商務旅行計劃編制教學PPT.ppt

商務旅行 1 了解旅行計劃的編制方法 2 旅行計劃的基本內(nèi)容 3 日程表的編制方法 編制商務旅行計劃 1 出差時間 啟程及返回日期 按站安排 2 出差路線 終點及途經(jīng)地點和住宿安排 3 會晤計劃 人員 地點 日期和時間 4 交通工具的選擇 航空公司 飛機客艙種類及停留地的交通安排 案例 香港游 5 需攜帶的文件等資料 旅行計劃的基本內(nèi)容 6 上司或接待人的特別要求 7 旅行區(qū)域的天氣狀況 8 行程安排 約會 會議計劃 會晤人員的名單背景 會晤主題 9 差旅費用 現(xiàn)金 兌換外幣 辦理旅行支票 信用卡 頭等艙 公務艙和經(jīng)濟艙三種等級 每種等級又按照正常機票價和多種不同特殊優(yōu)惠機票價劃分為不同的艙位代號 飛機艙位 cabin 頭等艙 公務艙 經(jīng)濟艙的區(qū)別 頭等艙一般設在客艙的前部 座椅本身的尺寸和前后之間的間距都比較大 長航線甚至會采用平躺式座椅 相對舒適 經(jīng)濟艙的座位設在從機身中間到機尾的地方 占機身的四分之三空間或更多 座位尺寸相對小 公務艙介于兩者之間 經(jīng)濟艙是旅行時座位等級較低的一個艙等 雖然座位不很舒適 空間有限 但因為價格比較便宜 還是受到很多旅客的歡迎 比如飛機上有頭等艙 商務艙 這兩個都比較貴 所以一般人士都會選擇經(jīng)濟艙 飛機經(jīng)濟艙的座位設在客艙靠中間到機尾的地方 占機身的四分之三空間或更多一些 座位安排的比較緊密 經(jīng)濟艙 經(jīng)濟艙 公務艙的價格是經(jīng)濟艙全價的130 在地面上 享受在機場的優(yōu)先辦理乘機手續(xù)和托運行李 免費30公斤 免費使用公務艙候機室和優(yōu)先登機 飛機上 座椅要比經(jīng)濟艙寬大 座位間距也寬敞 乘坐也要比經(jīng)濟艙舒適 提供的餐食和飲品也比經(jīng)濟艙好一些 公務艙 公務艙 一般指在飛機上 或輪船上的一種檔次比較高的艙位 由于其價格相對經(jīng)濟艙昂貴 一般由一些公務人士或商務人士來選擇乘坐 頭等艙的座位寬敞 旅客可以在座位之間的桌子上打牌或者攤開自己的文件 雞尾酒是免費的 食品更加精美 如果你想要 還可以供應香檳 乘務員只照顧10到15位旅客 所以旅客的每項要求都能立即得到滿足 頭等艙 頭等艙 旅行支票是由非銀行金融機構(gòu) 統(tǒng)稱旅行支票發(fā)行機構(gòu) 為方便國際旅行者在旅行期間安全攜帶和支付旅行費用而發(fā)行的一種固定面額票據(jù) 可在全球廣泛使用 可選品牌 美國運通國際股份有限公司發(fā)行的americanexpress旅行支票 主要幣種 美元 日元 加拿大元 澳大利亞元 英鎊 歐元 瑞士法郎 旅行支票 旅行支票 信用卡 visa與mastercard是兩個國際上最大的信用卡組織 兩種卡在國際上都擁有龐大 完整 先進的清算網(wǎng)絡 其它信用卡組織還有jcb 運通等 國內(nèi)的銀聯(lián)也是 在國外銀聯(lián)的只能在有銀聯(lián)標識的設備上才能使用 不大方便 但費用較低 制作旅程表 旅行計劃除內(nèi)容外還要求是什么 1 復印三份 上司 上司家屬 辦公室存檔2 時間不可太緊 應留有余地 3 了解目的地相關(guān)情況 氣候 交通等 4 如有可能 應多準備幾份旅行計劃 供上司參考 思考1 旅程計劃表主要包括哪些內(nèi)容 2 旅程表和旅行計劃 哪個更詳細 1 日期 年 月 日 星期幾 2 時間 出發(fā)及返回時間 中轉(zhuǎn)時間 具體活動時間 3 地點 目的地 中轉(zhuǎn)地 具體活動地點 日程表的編制方法 4 交通工具 出發(fā) 返程工具 5 具體事項 商務活動 洽談 訪問 會議以及私人事務活動 觀光 探親等 6 備注 中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機場 風俗習慣提醒等 商務旅行計劃日程表 旅行日程表 李恒壽總經(jīng)理 安排旅行日程的相關(guān)知識點 1 明確上司的旅行意圖 目的的 旅行時間 到在目的后的商務活動計劃 2 了解上司對交通工具及食宿的要求 熟悉公司對出差的有關(guān)規(guī)定3 制定旅程表時 向相關(guān)部門索取旅行資料 了解當?shù)亟煌üぞ哌\行情況 旅行路線 旅館環(huán)境情況 目的地的貨幣 外匯管理規(guī)則 經(jīng)商特點及有關(guān)護照 簽證 健康規(guī)定等常識4 需要中轉(zhuǎn)時 盡量選擇銜接時間在2 4小時之間的班機 減少時間的浪費 5 旅行計劃按時間編排 簡單明了 并留有余地6 國際旅行時注意時差問題7 建議多擬定幾個旅行方案 供領導選擇 確定出差目的和日期 確認總經(jīng)理出差陪同人 與出差地相關(guān)人員溝通 確定周到的日程安排 明確如早午晚餐安排 所到地地址 需要的路程時間 接待人員等信息 確定行程 預定機票 注意選擇好航空公司 機型及班次 酒店 選擇總經(jīng)理習慣的酒店 熟悉酒店的電話 傳真等 接 送機人員 明確接送機人的聯(lián)系方式 完善細致周到的日程表 時間 地點 對方參會人 議程等 見范例 根據(jù)總經(jīng)理的習慣 準備出差用物品 見物品攜帶表 擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復印件 財務部等 了解外匯 辦理兌換外幣收集所到國的背景資料 出差前 在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式 必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員 根據(jù)總經(jīng)理日程安排 隨時通報公司及gm關(guān)心的業(yè)務進展情況 配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作 及時掌握公司及業(yè)務相關(guān)信息 根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通 及時調(diào)整日程安排 出差中 及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展 出差資料整理 包括資料 名片 會談備忘 根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔 向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函 各種差旅費用報銷 跟進業(yè)務后續(xù)事宜 出差后 1 訂車票 機票2 預訂房間3 準備必備的文件資料及隨身攜帶的用品4 預支差旅費 商務旅行的準備工作 思考 上司出差 需要準備哪些物品 小知識 1 撰寫出國申請 2 辦理護照 3 辦理簽證 4 辦理 國際預防接種證書 5 辦理出境登記卡 6 訂票 7 辦理保險 辦理出國商務旅行手續(xù) 中華人民共和國護照是發(fā)給中國公民 供其出入國境和在境外旅行 居留時證明其國籍和身份的證件 護照種類 公安部和公安部授權(quán)的地方公安機關(guān)頒發(fā)因私普通護照 辦理延期 加頁 加注手續(xù) 港澳地區(qū)護照 護照頒發(fā)機關(guān)經(jīng)授權(quán)也可頒發(fā)代替護照的證件 對已經(jīng)發(fā)出的護照和代替護照的證件有權(quán)收繳 宣布作廢或吊銷 護照的注銷 xinjianguygurautonomousregion innermongoliaautonomousregion ningxiaautonomousregion guangxizhuangautonomousregion xizang tibet autonomousregion 簽證 是在一個人所持的護照或旅行證件上簽注 蓋章 或貼上一張標簽 蓋章或標簽帶有清晰的說明文字 指明持有人進入該國的事由 允許停留的時間 或通過其領土前往其他國家的許可 簽證 簽證一般可做在護照上 也有的做在其它身份證件上 如前往未建交國家 往往做另紙簽證 與護照同時使用 簽證的等級分為外交 公務和普通簽證 申請前往國簽證 一般是向該國駐我國的使領館申請辦理 各國對我國公民進入該國 根據(jù)理由不同有不同的規(guī)定提交各種證件 所以 出國人員拿到護照后 還要認真 實事求是地準備必要的申請材料 提交前往國使領館 辦理簽證 黃皮書的英文為 internationalertificateofvaccination它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康 防止某些疾病傳染流行所要求的證明 國際預防接種證書 教你學會看機票 飛機上看云海 時差 國際規(guī)定以英國格林尼治時間 gmt 為標準時間 地球的兩個半球分為東八區(qū)和西八區(qū) 東八區(qū)時間比gmt早 西八區(qū)比gmt晚 對于出國人員來說 調(diào)整時差必不可少 通常計算是以經(jīng)線劃分 即格林尼治以東 每15度加1小時 以西 每15度減1小時 時差 時差 主要國家時差表 思考 出國應當辦理哪些手續(xù) 是不是每個手續(xù)都是必不可少的 預訂酒店 1 網(wǎng)上預訂2 電話預訂 酒店相關(guān)基礎知識 經(jīng)濟酒店經(jīng)濟房 豪華房 星級酒店商務房 五星級酒店 總統(tǒng)套房 房間之一 關(guān)于早餐 酒店早餐一般分為中早 中式早餐 西早 西式早餐 和中西自助早 中早 一般是饅頭 稀飯等 品種比較少 價格比較實惠 西早 價格大約比中式的高80 100 品種比較豐富 中西自助 有大餅油條 也有面包牛奶 是比較多和受歡迎的早餐 在預定酒店時問清是否提供早餐 早餐有哪些 是否與上司平時的飲食習慣相符 若上司不想在酒店用早餐 則查清酒店地理位置 并查看周邊是否方便就餐 經(jīng)濟型連鎖酒店 經(jīng)濟型酒店 一般是三星級以下的酒店 酒店以住房為主 其他輔助項目為輔 價格一般在250元以下 房間在50 100間左右 經(jīng)濟型連鎖酒店 裝修風格相同 全國范圍內(nèi)都有分店 錦江之星 莫泰168 如家快捷 速8酒店 24k國際連鎖酒店 寶隆居家連鎖 7天連鎖 城市客棧 豪華型連鎖酒店 君悅 萬豪 索菲特 喜來登 希爾頓 香格里拉等全球性連鎖的五星級酒店 信用卡擔保 留下信用卡如下信息 卡種 卡號 有效期 持卡人姓名 持卡人有效證件號驗證碼為什么要提供信用卡擔保酒店房間緊張 而我們給酒店的訂房量較大 為了確?？腿说娜胱『蜏p少酒店的損失 所以酒店要求我們做擔保 該城市目前有重大會議召開 房間緊張 需要擔保 例如 廣交會 華交會 糖酒會等 旅游旺地的酒店到店較晚 超過最晚保留時間 一般為18點 預付 為什么酒店要求預付房款當節(jié)假日期間或舉辦大型會展期間 旅游旺季等酒店房間緊張的情況下 部分酒店需要你將房款提前預付至酒店 以保證你的預訂能夠順利的獲得確定 需要預付的酒店 訂單一經(jīng)確認將不可取消或修改 因此請在填寫擔保訂單前慎重考慮你是否會修改行程 以免造成不必要的損失 掛牌星級 由旅游部考核后批準 在酒店醒目位置 掛設的星級銅牌 準星級 沒有星級銅牌 但該酒店的設施 設備達到了相應的星級 酒店星級 門市價 經(jīng)政府價格部門核定后 酒店各房型的最高限價 服務費 酒店收取的服務費用 三星級以下可收取10 的服務費 三星級以上可收取15 的服務費 凈房價 已經(jīng)包含服務費的房價 但不包括早餐的價格和城市建設費 優(yōu)惠價 酒店給訂房公司的協(xié)議價 要低于酒店前臺的銷售價 周末價 一般酒店指周五至周日的指定價 有些酒店指周六和周日的價格 周末價在商務城市通常會降價 在旅游城市通常會上漲 節(jié)日價 國定長假 元旦 勞動節(jié) 國慶節(jié)等 酒店推出的特別價格 在商務城市通常會降價 在旅游城市通常會上漲 四星級 五星級酒店在商務城市降價幅度在30 40 左右 在旅游城市上漲幅度在20 左右 中賓價 指持有大陸身份證和大陸暫住證 工作證的客人 四星級 五星級酒店會分中 外賓價 外賓價 指持有大陸身份證和大陸暫住證 工作證的以外的客人 房型 酒店所擁有的各類房間的統(tǒng)稱 三星級酒店 標房 高級標間 行政房 豪華標間 低于三星級的酒店很少設行政房 現(xiàn)付 客人在接受預定后直接將費用付至酒店前臺 發(fā)票由酒店出俱 預付 在客人確定用房后 由客人先把費用支付給預定公司 再由預定公司付給酒店的方式 客人到達酒店后無須再支付房費給酒店 但必須支付押金和其他雜費 雜費包括客人在酒店中的自行消費 如 餐費 購物 城市承建費 免費升級 在酒店確認后 因酒店責任不能保證客人入住的 酒店安排客人入住高一等級的客房 酒店可在第二天有同等客房時安排客人入住 客人也有權(quán)提出不更換客房 信用卡擔保 在某些特定酒店 對超過18點入住的客人 需要提供客人的信用卡作保證入住 在客人超過預定時間未到達時 酒店有權(quán)在客人信用卡上扣除房費 誠信擔保 無須信用卡 由訂房公司擔保 預訂號 酒店為此定單編制的號碼 一般三星級以上酒店都有預訂號 方便客人查找預訂和公司查詢 具有安全性和唯一性 自助早餐 各種食物品種25種以上 由客人自行使用的早餐方式 團隊中早 10人一桌同時用餐的方式 境外旅行的注意事項 旅美交往注意 1 切莫搭便車2 夜間不要乘地鐵3 不要稱呼黑人為 negro 4 不能隨便說 iamsorry 5 謙虛并非美德6 同陌生人打招呼7 交談時的話題8 別忘了問候孩子9 同性不能一起跳舞10 莫在別人面前脫鞋 旅美交往注意 11 女性不能單獨喝酒12 不可在別人面前伸舌頭13 不要無來由地微笑14 座前通過要彎腰15 宴會上切忌喝醉16 不亂送禮物17 外出前莫吃大蒜18 不為別人付帳19 使用洗手間之后將門留縫20 手勢的含意 入住歐美酒店小常識 若去酒店高級餐廳進餐 可以把大衣以及帽子 雨傘等寄存衣帽間 在進餐中途暫時離開座位時 餐巾應放在椅子上 如果放在桌子上 會被誤以為已用完餐 歐美餐廳算帳大都在座位上付錢 如果用餐者發(fā)現(xiàn)帳單上不含服務費 那么就應付總額10 至15 的小費 不過 有些沒有寫明 服務費 的帳單上會寫者 ok 表示不須付小費 中國十大商務城市 1 上海2 北京3 深圳 廣州5 蘇州 6 大連7 青島8 杭州9 東莞10 寧波 職業(yè)情景 李小燕杭州的浙江欣達低壓電器公司的秘書 今年剛剛參加工作 公司一方面讓李小燕熟悉公司的機構(gòu) 工作流程及業(yè)務 另一方面 可以發(fā)揮她外語方面的特長 為公司翻譯一些資料 外賓來訪 還可充當翻譯 上班沒幾天 李小燕碰到了這么一件難事 公司行政會議討論研究了近期工作安排 其中包括兩位領導外出的情況 一是黃總經(jīng)理到北京出席5月8日至9日召開的全國低壓電器行業(yè)發(fā)展論壇 5月12日下午參加成都舉行的企業(yè)家沙龍 5月14日上午還要出席本公司的一個新產(chǎn)品推廣會議 考慮到北京論壇與成都的沙龍尚有一定的空隙 黃總有意在北京期間拜會北京xx低壓電器公司的領導 同時 走訪信息產(chǎn)業(yè)部科技情報處 并到公司駐北京辦事處 聽聽他們下半年的打算 作些溝通 二是由于黃總活動已排滿 原定5月上旬到美國p公司參觀考察只能由主管技術(shù)的施副總前往 而施副總從未出過國門 令李小燕犯難的是 會議決定讓她負責兩位領導商務旅行的一些準備工作 包括預訂機票 聯(lián)系住宿 資料準備 辦理護照等 請試著幫助李小燕編制一則旅行計劃 涉及需要網(wǎng)絡查詢的信息可以用