采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度

.湖南贏利達(dá)城市建設(shè)工程有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制，對(duì)公司物品與勞務(wù)的流入、貨幣資金的流出、負(fù)債的發(fā)生實(shí)施監(jiān)督與控制，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和深交所上市公司內(nèi)部控制指引等法律法規(guī)，制定本規(guī)范。第二條 本制度適用于湖南贏利達(dá)城市建設(shè)工程有限公司及下屬子（分）公司。第三條 采購(gòu)與付款控制包括崗位分工控制、采購(gòu)預(yù)算控制、請(qǐng)購(gòu)與審批控制、驗(yàn)收控制、付款控制，其中請(qǐng)購(gòu)與審批控制、驗(yàn)收與付款控制是采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)。第四條 公司應(yīng)當(dāng)按照請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，并在采購(gòu)與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購(gòu)登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)手續(xù)、采購(gòu)訂單(或采購(gòu)合同)、驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、采購(gòu)發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。第五條 建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，以保證對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)實(shí)施有效控制。1、 不得由同一部門或個(gè)人辦理采購(gòu)與付款的全過(guò)程業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行職務(wù)分離控制的崗位有以下幾個(gè)方面：（1） 物品與勞務(wù)的請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)職務(wù)必須分離。公司對(duì)物品或勞務(wù)的需求應(yīng)由使用部門提出，經(jīng)授權(quán)人員審批，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)；（2） 采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)；（3） 采購(gòu)訂單的訂立與審批職務(wù)必須分離；（4） 付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)廠商和詢價(jià)業(yè)務(wù)；（5） 物品或勞務(wù)的采購(gòu)部門不能同時(shí)擔(dān)任驗(yàn)收工作；（6） 物品和勞務(wù)的采購(gòu)、存儲(chǔ)和使用人不能擔(dān)任會(huì)計(jì)帳務(wù)的記錄工作；（7） 審核付款的人員應(yīng)同付款人員分離；（8） 記錄應(yīng)付帳款的人員不能同時(shí)擔(dān)任付款業(yè)務(wù)。2、 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換。第六條 公司的所有采購(gòu)業(yè)務(wù)歸口采購(gòu)部進(jìn)行管理，非采購(gòu)部門或個(gè)人不得采購(gòu)各類物資，采購(gòu)部門也不得采購(gòu)申請(qǐng)門沒(méi)有需求申請(qǐng)的物資。第七條 采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本制度的原則出臺(tái)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的管理細(xì)則及相關(guān)人員的考核方案，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制，降低公司風(fēng)險(xiǎn)。第八條 各子公司在編制年度經(jīng)營(yíng)預(yù)算的同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中主要物資及勞務(wù)編制年度采購(gòu)預(yù)算，加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理采購(gòu)預(yù)算編制的程序：生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中主要物資及勞務(wù)由使用部門負(fù)責(zé)提出預(yù)算申請(qǐng)；非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中耗用的常備物資與勞務(wù)以及非常備物資與勞務(wù)，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)提出預(yù)算申請(qǐng)。第九條 各歸口管理部門應(yīng)明確相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。物品或勞務(wù)的歸口部門：物流部：原材料、油漆、化學(xué)品、燃料、包裝物、外協(xié)件、勞保用品、小五金及裝卸、運(yùn)輸、配送勞務(wù)等規(guī)劃部（工業(yè)工程部）：固定資產(chǎn)、備品備件總經(jīng)辦：辦公用品第十條 公司采購(gòu)的驗(yàn)收控制包括數(shù)量驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收兩個(gè)方面數(shù)量驗(yàn)收：由接收部門責(zé)任人進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)，對(duì)物資的規(guī)格、型號(hào)是否與采購(gòu)訂單相符進(jìn)行驗(yàn)收，與供應(yīng)商送貨單上確認(rèn)數(shù)量，同時(shí)錄入U(xiǎn)8系統(tǒng)；質(zhì)量驗(yàn)收：生產(chǎn)物資采購(gòu)由質(zhì)量部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收合格報(bào)告，固定資產(chǎn)由規(guī)劃部(工業(yè)工程部)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，出具資產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，電腦及辦公設(shè)備由信息部門進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；第十一條 采購(gòu)入庫(kù)后，采購(gòu)部經(jīng)辦人員收集相關(guān)憑證交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員檢查采購(gòu)合同、U8系統(tǒng)記錄、供應(yīng)商發(fā)票、入庫(kù)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否齊備且相符，據(jù)此按規(guī)定辦理相關(guān)會(huì)計(jì)手續(xù)。財(cái)務(wù)人員還應(yīng)檢查采購(gòu)業(yè)務(wù)是否符合采購(gòu)實(shí)物預(yù)算。如果采購(gòu)業(yè)務(wù)超過(guò)采購(gòu)預(yù)算限額，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。第十二條 采購(gòu)物資發(fā)生退貨與折讓情況，由采購(gòu)部經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商進(jìn)行協(xié)商，提出退貨或折讓要求，同時(shí)通知財(cái)務(wù)暫停支付相關(guān)款項(xiàng)，協(xié)商結(jié)束辦理相關(guān)手續(xù)。財(cái)務(wù)部憑采購(gòu)部、驗(yàn)收部門共同填寫的退貨退款通知單記錄退貨、退款。第十三條 公司在辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守湖南贏利達(dá)城市建設(shè)工程有限公司財(cái)務(wù)管理制度的相關(guān)規(guī)定。第十四條 財(cái)務(wù)部在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并檢查付款業(yè)務(wù)是否符合采購(gòu)資金預(yù)算。如果付款業(yè)務(wù)超過(guò)采購(gòu)預(yù)算限額，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。第十五條 公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。第十六條 應(yīng)付帳款及應(yīng)付票據(jù)應(yīng)由專人管理，按照約定的付款日期、折扣條件等要素進(jìn)行分類管理，對(duì)于已經(jīng)到期的應(yīng)付款項(xiàng)必須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后，方可辦理結(jié)算與支付。第十七條 財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。第十八條 公司審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期或不定期對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，以確定相關(guān)內(nèi)控制度是否健全并得到有效執(zhí)行。第十九條 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)控制審批過(guò)程中，授權(quán)審批人必須在職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行，不得越權(quán)審批。第二十條 經(jīng)辦人必須在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。對(duì)于審批人越權(quán)審批業(yè)務(wù)，有權(quán)拒絕辦理，并應(yīng)及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。第二十一條 公司建立對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，公司審計(jì)部，定期或不定期地進(jìn)行檢查。審計(jì)部應(yīng)制定相關(guān)監(jiān)督檢查規(guī)范，明確監(jiān)督檢查人員責(zé)任和權(quán)利以及監(jiān)督檢查工作的內(nèi)容和頻度。 公司審計(jì)部應(yīng)通過(guò)實(shí)施符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試檢查采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全，各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。采購(gòu)與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)包括： (一)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。 (二)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查大宗采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。 (三)應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。 (四)有關(guān)單據(jù)、憑