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WPS使用技巧大全WPS文字中級教程目錄第一節(jié)起草一份公文2-1-1簡單公文編輯2-1-2紅頭文件套打2-1-3傳真電報編輯2-1-4領導修訂文稿2-1-5版記下劃線第二節(jié)辦一張報紙2-2-1圖文排版2-2-2文本框的鏈接2-2-3縱向文本2-2-4組合及轉成PDF文檔第三節(jié)出一張試卷2-3-1試卷頭和密封線2-3-2頁號的處理2-3-1頁面設置及分欄（補充）2-3-4語文試卷技巧（拼音、繁簡轉換、稿紙方式）2-3-5數學試卷技巧（插入公式）2-3-6試卷答案的隱藏與顯示2-3-7電子試卷的制作第四節(jié)填一張賀卡（郵件合并）第五節(jié)編輯一本雜志2-5-1個性化的頁眉和頁腳2-5-2詳解分隔符2-5-3樣式和格式2-5-4生成目錄第六節(jié)其他辦公技巧2-6-1印章的制作2-6-2席位牌的制作2-6-3信箋紙的制作2-6-4插入水印和改變背景色2-6-5插入背景音樂第二章WPS文字2007中級技巧第一章里，我們學習了WPS文字的一些基本用法。從本章開始，我們結合實例，講解一些在日常工作中常用的中級技巧，其實，所謂初級、中級，是沒有一個明確的界線的，即使你只掌握了“初級”技巧，日常工作也基本上沒有什么問題了，而我所說的“中級”技巧，主要指辦公室工作中的一些應用技巧，也許會讓你工作越來效率更高一些，工作成果更規(guī)范一些罷了。下面就讓我們從起草一份公文說起吧。第一節(jié)起草一份公文所謂公文，是指行政機關在行政管理活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。公文又分簡單公文、紅頭文件、傳真電報、公函等很多各類。這里我們逐一介紹一下常用公文的格式及編輯技巧。2-1-1簡單公文編輯所謂“簡單公文”，是我自己胡亂起的一個說法，就是指除紅頭文件、傳真電報等正式的、需要上傳下達的文件之外的一般性文字材料吧，比如經驗材料、講話稿之類的。雖然說是“簡單公文”，但也還是有一定的規(guī)矩的，比如文檔的主標題用二號小標宋體，正文用三號仿宋體，而一級標題用三號黑體等等（具體標準大家可以到網上查一下，這里不多費筆墨了）。一、字體的安裝很多網友在論壇中提到，WPS Office 的字體沒有微軟Office的多。這話只說對了一半，確實，安裝微軟Office后，會自動向系統(tǒng)中安裝隸書、幼圓、華文新魏等字體，而如果沒有安裝微軟Office，只安裝WPS Office的話，則不會有這些字體。但是，字體其實是與Office軟件相互獨立的，并不依賴Office。也就是說，即使不安裝微軟Office，我也同樣可以安裝很多字體。這里以系統(tǒng)并不自帶，但在公文中卻經常用到的“小標宋簡體”為例，講一下如何安裝新字體。安裝字體，首先要有字體文件，我們可以通過百度搜索從網上下載到“方正小標宋簡體.rar”或類似的文件，將下載到的文件用WINRAR解壓縮，即可得到字體文件（FZXBSJW.TTF），將其放到一個方便記憶的文件夾（如“C:fonts”），從開始菜單打開“控制面板字體”，從“字體”文件夾的“文件”菜單中選擇“安裝新字體”，并從對話框中選擇字體文件所在目錄，系統(tǒng)會自動識別出字體文件和字體名稱，顯示在“字體列表”中，選擇要安裝的字體或直接點“全選”選中所有字體，再點“確定”即可將選中的字體安裝到系統(tǒng)之中（圖2-01）。其實，除了這種“正規(guī)”的方法，我們也可以直接將字體文件復制到系統(tǒng)的字體文件夾，它一般在系統(tǒng)目錄下的“fonts”子目錄下（默認為“c:windowsfonts”），我之所以不推薦這種辦法，是因為它并非總是有效，并且，在復制之前，你不一定能從字體文件的文件名中明確地知道它是個什么字體，因此，還是老老實實地用控制面板安裝吧其實還更簡單些。 圖2-01二、設置默認模板與MS WORD一樣，WPS 文字的默認模板也是A4紙、空白頁面，五號宋體字，且沒有插入頁碼，與我們日常需要的有相當的差距。顯然，如果每次擬制文檔前都重新設置一下文檔的紙型、字體、字號和插入頁碼，將是一件非常煩瑣和沒有效率的工作。如果一打開WPS文字，生成的新文檔就已經將上述內容設置成我們需要的形式，那該有多好啊。其實，這一點兒也不難，我為大家介紹3種辦法供選擇：第一種方法：默認頁面設置法新建一個空白文檔，雙擊橫向標尺的空白處，調出“頁面設置”面板，對頁邊距、紙張、版式、文檔網格等項目分別進行設置，設置完成后點一下“頁面設置”面板左下方的“默認”按鈕（如圖2-02），系統(tǒng)會提示“是否更改頁面默認值？”（圖2-03）點“確實”即可，下次啟動WPS文字程序時，頁面設置已經如你所愿了。 圖2-02 圖2-03第二種方法：修改默認模板法用第一種方法只能修改頁面設置，如果想同時修改一下默認文檔的字體、字號或者其他更多的信息，就無能為力了。讓我們看看第二種方法修改默認模板法。其實，每次啟動WPS文字時，都會調會默認模板“normal.wpt”，這個模板位于“C:Documents and Settings用戶名Application DataKingsoftOffice6templates”目錄下，用WPS文檔的“打開”功能，直接找到并修改這個文檔，你把它修改成什么樣子，下載啟動WPS文檔時，新建文檔就是什么樣子。不過，有一點必須注意：這個文檔不能用雙擊的方法打開，雙擊它的話，會以它為模板，生成一個新的文檔。除了用WPS文字的“打開”功能外，你也可以在資源管理器用右擊該模板，并在右鍵菜單中選擇“打開”，同樣可以對其進行編輯。第三種方法：修改右鍵新建樣式用上面提供的兩種方法，可以把WPS啟動時生成的新文檔自定義為任何樣子。但也許你更習慣在桌面空白處右擊鼠標，并選擇“新建WPS文字 文檔”這樣的方法來新建WPS文檔。無論你先前如何設置，你會發(fā)現它們對這樣新建的文檔完全沒有效果，你新建出來的仍然是老舊的A4紙、五號宋體字。這時，你不必遺憾，請將先前制作好的normal.wpt文檔復制一份，然后進入WPS OFFICE 2007安裝目錄下的“2052”目錄（個人版默認為：C:Program FilesKingsoftWPS Office Personaloffice62052）,看到一個名為“newfile.wps”的文件了嗎？刪除它，再按一下CTRL+V,將剛剛復制好的normal.wpt粘貼進來，并將其改名為“newfile.wps”（注意，連擴展名也要改！）。再到桌面用鼠標右鍵菜單新建一個WPS文件，打開看看，是不是也變成了你所設置好的默認模板了？其實，在這個目錄下，你還會發(fā)現newfile.et、newfile.dps，它們分別是WPS表格和WPS演示的右鍵新建文檔的模板文件。怎么樣？是不是有些躍躍欲試了？那就趕緊下手吧。三、公文模板的制作用上述辦法，可以定制默認模板，那么，就讓我們來做一個標準公文的模板吧。首先是進行頁面設置。從“文件”菜單中選擇“頁面設置”，或直接用鼠標雙擊橫標尺前面的空白出，調出“頁面設置”對話框，按照公文的標準要求進行設置。目前的公文推薦使用A4紙，但也有很多機關喜歡用16開，諸如此類的設置我們在初級教程中已經掌握了，需要說一下的是，標準公文對每一頁的行數、每一行的字數都是有嚴格規(guī)定的，我們可以在“文檔網格”中加以設置。如科2-04所示，如果是16開紙型，選中“指定行和字符網格”，然后再設置為每行25字符，每頁20行，就比較符合規(guī)范了。 圖2-04頁面設置完成后應該插入頁號了。為體現節(jié)約辦公，目前大多數單位都要求文檔雙面打印，并且規(guī)范頁號在頁腳的外側，也即逢奇數頁在右側，逢偶偶數頁在左側。這一點也很容易實現，從“插入”菜單中選擇“頁碼”，并在“對齊方式”選項中選擇“外側”即可（如圖2-05）。 圖2-05WPS文字內置了很多頁碼格式，但很遺憾，都不符合新的公文標準。公文標準中要求頁碼用四號宋體字，并且左右各有伴個破折號。雖然WPS文字內置了形如“-1-”的頁碼樣式，但頁碼左右的短線太短了，并不符合要求。因此在圖2-05中，我們選擇了純粹的阿拉伯數字，為的是方便修改。再起點擊菜單中的“視圖頁眉和頁腳”激活頁眉和頁腳（也可以直接用鼠標雙擊頁號），把光標定位在頁號所在位置，在頁號左右各手中輸入半個破折號（點一個漢字位置），然后將其設置為四號宋體字。紙型和頁碼設置好以后，我們該設置文字部分了。首先是文章的總標題，由于我們是在制作模板，索性就在文檔的第一行輸入“總標題”三個字吧，把它設置為二號小標宋體，并且居中。注意，有些人喜歡將標題加粗，以示強調，其實這并不符合公文標準的要求，總標題設置為二號小標宋體已經足夠醒目了，不必再加粗?？倶祟}下面空一行，然后輸入受文單位，這里我們就輸入“受文單位”四個字吧，將其設置為三號楷體，并且頂格寫，后面再加一個冒號（：），回車。接下來就是正文了，我們就輸入“文章正文”四個字吧，設置成三號仿宋，并在“段落”屬性中設置成首行縮進2字符。注意在“段落”屬性中還要將“段間距”設置為1倍行距，并勾選“如果定義了網格，與則網格對齊”（圖2-06）。 圖2-06正文結束后，就應該是落款了。落款用與正文一樣的三號仿宋字，但不同的是，落款位置是在頁面的中間偏右的位置，且落款與落款時間上下要對齊。大家是否記得我們在初級教程中談到過“首行縮進”前提下的“居中對齊”？對了，這里剛好用到它。在需要落款的位置，用鼠標拖動橫標題上的首行縮進標志到適應的位置，輸入“落款單位”，再按兩次回車（即輸入一個空行），插入落款時間（如果要插入當前時間，可以按快捷鍵“Alt+I”，再按一下“T”,然后選擇合適的格式），注意落款時間要用小寫中文數字（即“二八年三月二日”這樣的格式），再次提請注意不要把“”寫成大寫字母“O”或者阿拉伯數字“0”。然后選中“落款單位”和“落款時間”按一下常用工具欄上的“居中對齊”按鈕就OK了（圖2-07）?？煊们懊娴姆椒ò阉O置成WPS文字的默認模板吧，以后再起草公文時，只需修改相應的部分就可以了。 2-1-2紅頭文件套打上一小節(jié)我們講了一般公文如果編輯，這一節(jié)我們講一講怎樣設計紅頭文件。目前有很多單位使用已經帶有固定文字的文件紙張，然后在這種文件的相應的位置打印計算機所編輯好的文字，這就是平常所說的套打。如下圖2-08、圖-09、圖2-10。 圖2-08 圖2-09 圖2-10文字和格式先做出來，用戶在打開套打模板的時候知道該在什么地方輸入相應的內容，這樣就需要用到文字隱藏、顯示隱藏文字和套打隱藏文字這三個功能。最終效果就會像圖1所示一樣，用戶知道該在什么地方輸入相應的內容。文字隱藏下面我們來看看具體的操作：首先按照前面章節(jié)所說把公文格式做好。然后把紅頭部分“省環(huán)境保護局文件”全部選中，在選中部分單擊鼠標右鍵，選擇【字體】，選中【效果】中的【隱藏文字】的復選框，點擊【確定】；如圖2-11： 圖2-11顯示隱藏文字這時候會發(fā)現設置隱藏文字的內容看不見了，不用著急，我們單擊【工具】菜單中的【選項】，選擇【視圖】選項卡中【隱藏文字】復選框，如圖2-12。先不要點擊【確定】，后面還有操作； 圖2-12套打隱藏文字用戶在設置文字隱藏后，這個隱藏文字的位置就會被沒有隱藏的文字所替代，這樣就會出現輸入的內容可能覆蓋到已有的文字上，為了避免這種情況的發(fā)生，我們需要再設置一步。仍然是【選項】對話框，選擇【打印】選項卡，在【隱藏文字（I）】下拉菜單中選擇【套打隱藏文字】即可，如圖2-13。這時候點擊【確定】； 圖2-13這樣一個套打的文件模板就設置好了，如果是經常使用的文件，可以把這個文件保存為模板格式（*.wpt），以后每次使用只需要調用模板就可以了。掃描紅頭文件法其實，更多的時候，我們不一定還保存著紅頭文件的原始文檔，我們手頭有的，只是一張打印好的紙質的文件頭。這樣的話，前面的用隱藏文字來套打的方法就英雄無用武之地了。遇到這種情況，我們應該怎么辦呢？如果你的辦公室有掃描儀，那么恭喜你！首先，用掃描儀將頭紅文件掃描成圖片，用WPS文字新建一空白文檔，將紙型設置成與文件頭相一致。從【視圖頁眉和頁腳】中進入頁眉編輯狀態(tài)，通過【插入圖片來自文件】，把掃描好的圖片插入到空白文檔中來，然后將其調整其大小和位置，使其與整個頁面重合，退出頁眉和頁腳模板。此時，紅頭文件各個部分都已經在頁面中標識清楚了，在需要的地方插入文本框，并將文本框的邊框顏色設置為“無線條顏色”，將【內部邊距】全部設置為“0”（圖2-14、2-15）。 圖2-14 圖2-15在文本框中輸入需要的內容即可，密級、等級、發(fā)文字號都可以用這種辦法準確定位。至于正文部分，則不必使用文本框，直接在適應的位置開始輸入文字即可。注意：在正式打印之前，要記得進入頁眉和頁腳狀態(tài)，刪除其中的圖片啊有點卸磨殺驢啊。如果你沒有掃描儀，也沒有什么大不了的，可以采取估計的辦法，在大概的位置上插入文本框，然后打印輸出，與文件頭相對照，根據位置的偏差情況再調整各個文本框的位置即可。小技巧：如果需要對文本框的位置進行微調，只需用鼠標點擊文本框的邊框，使其處于激活狀態(tài)（如圖2-16），然后就可以用鍵盤上的方向鍵進行微調了。 圖2-162-1-3傳真電報編輯在日常辦公中，傳真電報也是最為常見的一種行文方式了。傳真電報有自己獨特的格式。如圖2-17所示，就是一個比較典型的傳真電報模板。 圖2-17我們來分析一下這個傳真電報，報頭文字沒有難度，中間的報頭部分也可以用表格輕松解決，正文部分更是不在話下。難點在于首頁的頁腳要顯示承辦單位、聯系人、電話以及電報的總頁數等信息，而從第2頁開始則不顯示這些信息，頁腳中僅有一個頁號就好了。其實，這也不難。跟我來：從【插入】菜單選擇【頁碼】，在頁腳中插入頁碼，（注意：如果想在第2頁（即除報頭外的第1頁）顯得“1”，將“起始頁號”設置為“0”即可。）。然后雙擊橫標尺，打開“頁面設置”對話框，在“版式”選項卡中勾選【首頁不同】項（圖2-18）?？梢园l(fā)現，首頁的頁腳處已經不再顯示頁號。 圖2-18接下來，點擊【視圖頁眉頁腳】在第一頁的頁腳處插入一個1行1列的表格，并在其中輸入“承辦單位”一行的所有內容，再表格的下邊線和左右兩邊的邊線設置為“無”，只留下上邊線。至于“共頁”，則可以先輸入“共頁”，然后將光標定位于“共”和“頁”之間，在“頁眉和頁腳”工具欄上點一下“插入頁數”按鈕即可?，F在，第一頁已經完全呈現在我們眼前，在第一頁的正文區(qū)輸入文字試試，當正文文字超出第一頁的范圍后，會自己轉入下一頁，由于在版式中設置了頁眉頁腳“首頁不同”，因此，首頁的頁腳顯示的是“承辦單位”一行，而從每2頁起，頁腳中顯示的就是頁號了！2-1-4領導修訂文稿現在的辦公族真是有福了。寫了稿子，送領導批閱后，可以直接在電腦上修改輸出就好了。想當初，我剛剛到機關工作時，都是用鋼筆謄寫到稿紙上的，一篇幾千字的稿件，即使領導只修改一兩個字，也必須重新抄寫一遍！更有許多領導自己也會用電腦，修改下屬的稿子時，直接拿電子文檔來，自己就在電腦上修改了，秘書真是連打字都不用了。只是這樣一來，也少了許多學習的機會，領導到底改了哪些地方，也很難查找了。不過，如果讓領導開啟“修訂”模式，他在文稿上的每一處增刪，都會清楚地標識出來（如圖2-19）。 圖2-19要實現這樣的效果，其實是非常簡單的，只需要在【工具】菜單中選中【修訂】即可。此時，“修訂”菜單圖標呈選中狀態(tài)（如圖2-20），此時對文檔做的任何修改都不會立即生效，而是會像圖2-19所示那樣，將添加的內容和刪除的內容用不同的顏色標記出來。不過，可能你的電腦上顯示的與圖2-19所示會有一些細微的差別，比如新添加的內容并不是綠色的，而是紅色的，比如在“刪除內容”標識后面并沒有修訂者的標識，甚至修改后與沒有啟動“修訂”狀態(tài)沒有什么區(qū)別，這是為什么呢？ 圖2-20其實修訂后的文稿如何顯示，都是可以自行定制的。從【工具】菜單調出【選項】，在彈出的面板中切換到【修訂】選項卡，你會發(fā)現這里可以設置的項目非常多樣化，包括“插入內容”、“刪除內容”格式和顏色，修訂行的邊框和顏色，批注、編號的顏色以及是否使用批注框、是否顯示與文字的連線、是否顯示作者縮寫等等（如圖2-21）。由于這些內容非常直觀易懂，我就不多鋁耍蠹易約好饕幌戮涂梢哉莆樟恕 圖2-21此外，當文檔進入“修訂”狀態(tài)后，WPS文字會自動調出“審閱”工具欄（圖2-22），如果沒有自動調出，或者不小心關閉了，可以在工具欄空白處右擊鼠標，選中“審閱”將其調出。在“審閱”工具欄上，從左到右功能鍵依次是顯示狀態(tài)按鈕（前兩個），定位按鈕（第3、4個），“接受修訂”按鈕（第5個，包括“接受（當前）修訂”和“接受所有修訂”），拒絕修訂按鈕（第6個，包括“拒絕（當前）修訂”和“拒絕所有修訂”），插入批注（第7個），突出顯示（第8個，可設置修訂內容底紋顏色）和修訂狀態(tài)形狀（用于切換修訂狀態(tài)和普通狀態(tài)）。 圖2-22所有設置都比較直觀，這里，只強調幾點應該注意的地方。第一，關于“審閱人”的含義。在左數第2個按鈕“顯示”下接菜單中的“審閱人”，這個“審閱人”并非當前操作系統(tǒng)（如Windows Xp）的登錄帳號，而是WPS Office 2007的用戶名。在我們安裝WPS Office 2007個人版完成后第一次運行時，會提示輸入用戶信息，就是它了。如果在圖2-21中勾選了“顯示作者縮寫”的話，在“刪除的內容”后面就會有一個方括號，其中顯示修訂者帳號的縮寫。但也許你會發(fā)現在你的文檔中，方括號中只有一個字母（比如不是“bntrees”，而是“b”），或者顯示的帳號名并不符合你的心意，沒關系，我們就把它改成你所想要的吧。在圖2-21的“選項”設置面板中切換到“用戶信息”，在這里設置一下，就OK了（圖2-23）。 圖2-23第二，關于批注按鈕。批注按鈕在修訂狀態(tài)和非修訂狀態(tài)都可以使用，但如果是在修訂狀態(tài)使用，并且批注點與修訂內容一致，則在完成修訂（即選擇了“接受”或“拒絕”）后，會自動消失，可以理解為“為修訂所作的說明”，而在非修訂狀態(tài)下使用時，或者雖然在修訂狀態(tài)下，但批注在非修訂內容處，則因為它本身與修訂內容無關，即使執(zhí)行了“全部接受”或“全部拒絕”也不會消失。但可以通過將顯示模式設置為“最終狀態(tài)”使其隱藏，而又可以設置為“顯示標記的最終狀態(tài)”使其顯示出來，可以理解為“為文檔內容所做的注釋”。第三，關于“突出顯示”，該功能其實與修訂功能關系不大，無論在修訂狀態(tài)還是普通狀態(tài)，都可以用它為文檔中的任何文字（不一定是插入或刪除的部分哦）加上底紋來“突出顯示”。不過奇怪的是，雖然效果幾乎一樣，但這個功能與通過【格式】菜單下的【邊框和底紋】設置的底紋并非一回事。好了，關于修訂的那些事兒，我們就講到這里吧。最后講一個小技巧，如果你既想了解領導是如何“修改”你的材料的，而又不想讓領導知道自己在使用“修訂”功能，可以在領導修改你的文稿之前，開啟修訂狀態(tài)，并將顯示模式設置為“最終狀態(tài)”（注意是在最左的下拉列表中選擇，不要錯選了“顯示標記的最終狀態(tài)”），并關閉“審閱”工具條。這樣，系統(tǒng)會默默在后臺記錄修訂的所有細節(jié)，但顯示的，卻與正常的修改沒有任何區(qū)別。至于怎樣才能在領導修改之前完成這些工作，就“八仙過海，各顯神通”了。2-1-5版記與下劃線正式公文的最后都有一欄叫“版記”的內容。根據不同的領域，公文的“版記”部分也大不相同，但有一點是一致的，就是版記下要有一條橫貫頁面的直線（圖2-24） 圖2-24這里的關鍵問題是每行文字下面的橫線如何來畫。方法是很多的，下面一一道來。（一）下劃線法即用“格式”工具條上的“下劃線”按鈕添加，是最簡便易行的辦法，不過效果不太好。其一是對于沒有文字的地方，不會出現橫線，要讓橫線貫穿頁面就必須用空格把整行補滿；其二是下線劃與文字的距離太近，幾乎是貼著文字，看上去不夠美觀。（二）“畫”橫線法即在“繪圖”工具欄上選擇“直線”工具，按下SHIFT鍵，用鼠標在頁面上“劃”出一條直線。優(yōu)點是操作比較簡單，且不必添加多余的空格。但也有不足之處：在多行文字下“劃”線時，多條橫線可能會長短不一，當然，這個問題可以用復制粘貼的辦法較好的解決；另一個問題是多條橫線之間的間距不太好把握，把相鄰橫線的間距調整得完全一致要花費一些時間和精力。（三）表格法即選中需要劃線的文字，從菜單中執(zhí)行“表格轉換文本轉換為表格”，將其轉換成一個N行1列的表格，然后再去掉最上邊和兩個側邊的邊線（設置為“無邊框”）即可。顯示效果相當不錯，操作也不算復雜。唯一的不足是，在轉換成表格后，可能表格寬度會稍稍超出版心范圍，需要手工調整一下。（四）文字邊框法即選中該部分文字，從菜單中執(zhí)行“格式邊框和底紋”，在“邊框”選項卡中選擇“自定義”，設置好橫線的寬度（即粗細），按下中間和底部橫線的按鈕（如圖2-25），確定即可。 圖2-25在所有方法中，大家可以根據自己的習慣來選擇其中一種，我個人傾向于文字邊框法，其顯示效果最好，操作也并不是很復雜。第二節(jié)辦一張報紙與公文相比，報紙的排版非常個性化，可謂豐富多彩。不僅有標題、正文，更要圖文并茂，有許多的圖片穿插在文字中，即使是文字，也不像公文中的那么“正規(guī)”，可以橫排、縱排，而標題更是花樣繁多文字的表達能力是有限的，還是讓我們看一張真正的報紙是什么樣的吧（圖2-26）。 圖2-262-2-1圖文排版首先，我們要講的是報頭，圖中“中國青年報”幾個大字是偉人毛澤東的手書，是用任何輸入法、任何字體都無法重現的，因此，只能采取插入圖片的辦法和實現。同時，報紙中的插圖都都是必須用插圖來實現的。在WPS文字中，插入圖片的默認繞排方式是“嵌入型”，即把圖片“嵌入”到文字中，以便當文字改變時隨文字移動，不過這樣一來，想任意改變圖片在文檔中的位置就比較困難了。在報紙的排版中，由于對絕對位置的要求比較嚴格，因此，需要把圖片的繞排方式改為“四周型”或“浮于文字上”，這樣，我們可以隨時把圖片放在頁面的任何位置。除了報頭，報紙中的新聞圖片也是通過插入圖片的辦法插到片面的任意位置的。至于版面中直線、方框等簡單圖形，則可以用“繪圖”工具欄中的圖形工具輕松完成。但如果要插入比較復雜的圖形或者線條，“繪圖”工具無法完成時，也可以在PHOTOSHOP等圖像處理軟件中做好后直接以圖形方式插入版面。2-2-2文本框的鏈接說完了報頭，就該說說文章了。為了版面的靈活和排版的準確，文章一般采用文本框來實現。目前，WPS文字還不支持在文本框中分欄，因此，對于分成多欄的文章，我們還要另想辦法。我的解決辦法是使用多個文本框來完成一篇文章的輸入。這樣就有一個難題：多個文本框之間的文字彼此并不關聯，如果前面文本框中的文字做了調整，后面的也要隨之調整，這樣，在校改文章時就會變成非常繁瑣。這里，我們要用到一個非常好用的功能鏈接文本框。當我們選中某一文本框時，WPS文字會自動彈出一個“文本框”工具條（見圖2-27），這個工具條不能從“視圖”中調出，而只能在我們選擇文本框時自動出現，當沒有文本框出現時，它會自動消失。 圖2-27我們看文本框工具條的功能非常簡單，只有5個按鈕，從左至右依次是“創(chuàng)建一個文本框鏈接”、“斷開向前鏈接”、“前一文本框”、“后一文本框”和“更改文字方向”。除了“更改文字方向”外，其它4個按鈕全部與鏈接文本框功能有關。好了，閑話少敘，現在就讓我們來這個功能來實現分欄效果吧。以頭版頭條消息認真履行職責不負人民重托為例，消息的標題用一個普通的文本框來實現，設置好字體字號，不必多說。關鍵是消息正文的處理。第一步，插入一個文本框，調整后大小，約占該消息正文版面的1/4寬，并設置好其他屬性，這里的關鍵是文本框的“線條顏色”設置為“無線條顏色”，“內部間距”設置為“0”，這個在初級教程中講過，也就不多說了。第二步，把第一步做好的文本框復制粘貼3份，使4個文本框一字排開，為了整齊起見，可以同時選中這4個文本框，在“繪圖”工具欄中依次點選“繪圖對齊或分布底端對齊”，然后再執(zhí)行一次“繪圖對齊或分布橫向分布”（如圖2-28），這樣設置后，4個文本框就整整齊齊排好了。 圖2-28第三步，選中第1個文本框，然后在“文本框”工具條上點一下“創(chuàng)建一個文本框鏈接”，此時你會發(fā)現鼠標變成了一個口缸的形狀 ，把鼠標移到第2個文本框上，該口缸變成傾斜的，像是正在往第2個文本框中倒什么東西 ，此時在第2個文本框上點一下鼠標左鍵，即完成了第1、2個文本框的鏈接，再用同樣的辦法將后面的文本框鏈接到前一個文本框。第四步，在第1個文本框中輸入文字，當第2個文本框滿了的時候，后面的文字會自動進入第2個文本框，以此類推，直到第4個文本框。2-2-3縱向文本除了橫排的文字，有些時候，為了活躍版面，我們在報紙上還會用到縱向排版的文本。在“繪圖”工具條上，有兩個“插入文本框”的按鈕，前一個是“文本框”，后一個是“豎排文本框”，也就是橫向和縱向的了。其實，即使開始插入的是橫向文本框，要改成縱向的也很容易的事。還記得前一小節(jié)講到的“文本框”工具條嗎？最后一個按鈕就是“更改文字方向”，如果原來的文本框中的文字是橫向的，按一下就會變成縱向的，反之，如果原來是縱向的，按一下就會變成橫向的。講到縱向文本框，有兩點不能忽視：其一，是文字的方向，按照古代中文的行文習慣，應該是由右向左排的，但一些人不懂得這個規(guī)則，喜歡由左向右排，這是錯誤的。當我們將文字設置為“縱向”時，默認也是由右向左排，如果不是，請在【格式】【文字方向】對話框中把它改過來（如圖2-29）。 圖2-29其二，是標點符號。橫向文字和縱向文字的標點符號大部分是相同的，但是也有一些差異，比如小括號、書名號、省略號等，應該從原來“豎”的狀態(tài)改為“橫”的狀態(tài)，再比較雙引號，在縱向文本中應該用“”如圖2-30所示。在一般情況下，在我們將文字方向設置為縱向的同時，這些標點符號已經自動轉換過來了，不用我們去過問，但在應用某些不太成熟的字體時，有可能會出現標點稱號沒有轉換的情況，特別是雙引號，仍然顯示為“”的狀態(tài)，這時，我們就要考慮是否需要重新換一個成熟些的字體了。 圖2-302-2-4組合及轉成PDF文檔你看，辦一張報紙其實也并不像想像的那么復雜吧？接著把整張報紙做完吧，在所有工作完成后，為了使報紙版面中各元素不會亂跑，可以用“繪圖”工具條上的“選擇對象”工具，框選所有的元素（包括圖片、文本框、圖形等），然后在任一元素上右擊鼠標，執(zhí)行“組合組合”，使整個版面“合為一體”，我們這一版報紙就算做好了。如果你還是擔心也許有人會把組合好的對象“分解”開，造成跑版，那么干脆把它轉成PDF文檔吧。WPS文字可以輕松地把WPS文字和DOC文字轉換為PDF格式，只要在常用工具欄上點一下“輸出為PDF格式”按鈕，按提示操作就OK了。不過，目前WPS文字還不支持打開PDF格式文檔，要查看的話，還需要安裝PDF的專用閱讀軟件啊。最后，我提供一個制作好的報紙版面，請大家參考： 中國青年報.wps (141.64 KB)中國青年報.wps (141.64 KB)下載次數: 16872008-3-11 17:57第三節(jié)出一張試卷試卷，是教師朋友們接觸最多的辦公應用了吧。從這一節(jié)開始，我們講一講用WPS文字制作試卷的一些技巧。下面我們以制作一張8開紙，4個版面，雙面打印的試卷為例，重點講解一些需要注意的要點。2-3-1試卷頭和密封線制作試卷首選要做的是制作密封線。密封線一般在試卷的左側，在密封線外側是學校、班級、姓名、考號等信息。而內側，就是試卷的題目了。其實，密封線的制作非常簡單，只要插入一個文本框，并在其中輸入學校、班級、考號、姓名等考生信息，留出足夠的空格，并為空格加上下劃線，試卷頭就算完成了，然后另起一行，輸入適量的省略號，并在省略號之間鍵入“密封線”等字樣，最后將文本框的邊線設置為“無線條顏色”即可（圖2-31）。 圖2-31在制作過程中，可能會出現考生信息不能居中的問題，即使將其設置為“居中對齊”了，可它卻總是有些偏右，這是怎么回事呢？原來，在WPS文字中，是將空格（即使是全角空格）當作西文處理的，并且在排版的時候，連續(xù)的空格會自動被忽略掉，因此，在圖2-31中，極有可能從“學校”到“姓名：”這部分內容居中了，但“姓名：”之后的空格被忽略掉了。解決的辦法是，選中考生信息部分，右擊鼠標，在右鍵菜單中選擇“段落”，彈出“段落”設置對話框，切換到“換行和分布”選項卡，選中“換行”項目下的“允許西文在單詞中間換行”（圖2-32）即可。 圖2-32試卷頭做好了，但它是“橫”著的，怎樣才能把它“豎”起來呢？用鼠標右擊該文本框，選擇“設置對象格式”在“文本框”選項卡中勾選上“允許文字隨對象旋轉”，確定退出（圖2-33）。 圖2-33這時，我們再次選中文本框，把光標放到文本框正上方的綠色調整點上，會發(fā)現光標變成一個旋轉的形狀（圖2-34），此時調整鼠標位置好可旋轉這個文本框，按下SHIFT鍵可以較好地定位到左旋90度的位置（也即旋轉270度，如圖2-35），放開鼠標右鍵，并用鼠標點一下文本框之外的位置，這個文本框就“豎”起來了。用鼠標把它拖動到頁面的左側，即完成了試卷頭的制作。 圖2-34 圖2-352-3-2頁號的處理試卷頭做好了，下面就是試題了。其實試題的排版上并沒有什么特別要的要求，起碼比編輯報紙要簡單一些，因此我們就不多講了。這一小節(jié)主要講一下頁碼的設置。如前所述，我們要做的試卷是8開4版雙面印刷。也就是說，紙的一面有兩個版，也就需要兩個頁號（如圖2-36）。 圖2-36而WPS文字并不支持為每欄插入頁號，這又該怎么辦呢？平時我們在文檔中插入的頁號其實都是用“域”來實現的。試一下，在任意文檔中進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，然后按快捷鍵“Ctrl+F9”，會在光標位置上出現一對大括號（），并且光標在這個大括號的中間。在其中輸入英文“page”，再按一下快捷健“Shift+F9”，看到什么了？對，大括號連同其中的“page”消失了，取而代之的是當前頁的頁號！這就是“域”。在WORD中，域代碼可以參與計算，這樣，在制作試卷的頁碼時，就可以利用計算公式來實現。比如在第一面的頁腳中輸入兩個“第頁共頁”，然后在第一個“第”與“頁”之插入代碼“PAGE*2-1”，在“共”與“頁”之間插入“ NUMPAGES*2”，在第二處則將“第”與“頁”之間的代碼改為“PAGE*2”，并利用空格或者制表符來調整頁腳文字到適應的位置，即可實現。好了，我承認，上面說遠了。其實WPS是不支持域的計算的。上面的辦法只能在WORD中用，在WPS文字中是不起作用的。在WPS文字中，我們只好采取變通的方法了。我的辦法是，在第一面，直接在頁腳中輸入“第1頁，共4頁”和“第2頁，共4頁”，并把它們調整到適應的位置。等到第一面內容滿了，進入反面的時候，其頁腳處仍然是“第1頁，共4頁”和“第2頁，共4頁”，這可不行，穿幫了！記住，在第一頁內容排滿后，先插入一個“下一頁分節(jié)符”，然后在反面進入頁腳編輯狀態(tài)，此時，在出現的“頁眉和頁腳”工具條上，“同前節(jié)”按鈕是處于“按下”狀態(tài)的，用鼠標點擊一下，使其呈“彈起”狀態(tài)（圖2-37），這樣，我們就可以設置與前一節(jié)不同的頁眉和頁腳了。 圖2-37用前面的辦法，在第3欄和第4欄下面分別改成“第3頁，共4頁”和“第4頁，共4頁”。哈哈，解決了穿幫的問題了！這個辦法很笨是吧？這一點我承認，讓我們祈禱WPS的域快些支持計算功能吧。不過，因為試卷的頁數都不會太多（一般不會超過12頁吧），因此，方法雖然笨了一點，但還是比較有效的。試卷前后頁必須分節(jié)的，因為試卷一般是雙面打印，這樣，第一頁左邊是密封線，故左邊距要大一些，而背面（即第二頁）就應該是右邊距大一些，否則試題內容就要被裝訂起來了。PS：謝謝提醒。不過，這樣的效果也不一定必須要分節(jié)來實現。現撰寫一部分，補充到這里，不會介意吧？bntrees2-3-1頁面設置及分欄（補充）這一部分沒有什么難點。頁面選擇8開紙橫向，將一個頁面分成2欄即可。唯一需要注意一下的是，在進行頁面設置時，要注意為密封線留出足夠的空間。我們知道，密封線通常在試卷正面的左側，那么，反過來就是右側了。遺憾的是，WPS Office 2007在WPS文字中并沒有提供“對稱頁邊距”的功能。我們需要另外想辦法來實現這一效果了。進入“頁面設置”對話框，在“預覽應用于”下選擇“整篇文檔”，在“頁邊距”選項卡中，將“裝訂線位置”設置為“左”，將“裝訂線寬”設置為一個適應的數字（比如10），然后切換到“版式”選項，在“頁眉和頁腳”選項中勾選“奇偶頁不同”（如圖），并確定。 這時，我們會發(fā)現，試卷正面左邊距較大，而反面的右邊距較大，剛好讓我們來安排試卷頭和密封線。2-3-4語文試卷技巧語文試卷主要以文字為主，這是WPS文字的長項，也沒有更多的技巧，因此，這一小節(jié)我們主要講一講在語文試卷中用到的文字之外的東西。其中之一是拼音，不過關于拼音的問題，在我們的初級教程中已經講得比較到位了，因此這里就不多講了，如果要復習一下，請回到第一章。除了拼音，在語文試卷中無法避免的部分就是作文。具體到技巧方面，就是稿紙制作。雖然在初級技巧中也談到了稿紙，但WPS內置的“稿紙方式”是應用于整個文檔的，而語文試卷中的稿紙，只占試卷的一部分（如圖2-39）。其實，要實現這一功能，并不需要用到WPS文字2007提供的稿紙方式，只需用表格即可輕松搞定。 圖2-39第一步，利用常用工具欄上的“插入表格”工具插入一個2行20列的表格，選中第一行，將文字大小設置為5號字，再通過“格式”菜單，將行間距設置為“單倍行距”，并使“如果定義了文檔網格，則與網格對齊”處于未選中狀態(tài)（圖2-40），確定。 圖2-40第二步，仔細調整單元格大小，使之看起來比較美觀（即使每個單元格都大小一致，并基本呈正方形）。第三步，將第二行所有單元格合并為一個單元格，把光標置于單元格中，將字號設置為7號或更小，調整單元格的高度，使之為第一行高度的1半左右。第四步，將表格線的顏色設置為綠色（如果是黑白試卷，則不需此步）。第五步，全選整個表格，復制，將光標置于表格下面的一行，反復粘貼，即可生成連續(xù)的空白稿紙。2-3-5數學試卷技巧（插入公式）新版WPS Office 2007（1606及以上版本）已經加入公式編輯器了，這一部分內容可以不必看了。數學試卷主要涉及的問題是種類數學公式的輸入問題。目錄，WPS OFFICE 2007還不直接支持公式輸入，要實現公式輸入，必須借助于第三方軟件，比如Mathtype就是一款比較好用的數學公式編輯器。首先，在網上下載MathType（當前版本為5.2，漢化版下載地址：/soft/19673.htm），安裝并注冊。安裝好MathType后，打開WPS 文字，點擊“插入對象”，出現如圖2-41設置面板，選擇“新建”，在“對象類型”中選擇“Mathtype 5.0 Equation”，單擊“確定”，即可打開“Mathtype”的主界面（圖2）。 圖2-41 圖2-42在這里編輯你需要的公式，編輯好了用鼠標選擇“文件關閉并返回到文檔”，此時會提醒你“保存改變到文檔中的公式嗎？”選擇“是”，即退出“MathType”，并將編輯好的公式插入到文檔中了。以后，如果要對公式中的數據進行修改，只要在文檔中雙擊該公式，即可調用“MathType”對公式進行編輯修改，非常方便。注意：用此方法插入到文檔中的公式采用的是5號字大小，并且無法通過格式工具欄中的“字號”列表或者格式菜單中的“字體”來改變其大小，要改變大小的話，可以先用鼠標左鍵單擊該公式，在其周圍公出現8個白色調整點和1個綠色調整點（如圖2-43），8個白色調整點可以調整公式的大小和位置，那個綠色調整點則可以用來旋轉公式。 圖2-43如果你覺得這樣操作還是太麻煩的話，建議到論壇下載初少版主制作的插件（下載地址：/WPS2005/wps2007addin.rar），下載解壓縮后，在目錄中雙擊“install.bat”即可成功安裝。安裝完成后，再次打開WPS文字時，在“常用工具”條上，即可看到“調用公式編輯器”按鈕（圖2-44）。單擊這個工具，就可以調用Mathtype來編輯公式了。 圖2-44另，據我測試，如果你的系統(tǒng)中安裝了MS Office 2003以上版本，則不必安裝Mathtype，按下“調用公式編輯器”后會自動調用MS Office的公式編輯器。2-3-7試卷答案的隱藏與顯示試卷出好了，做為教師，還需要擬制標準答案。但是，這里又有一個難題：把答案放到另外一個文檔中，時間長了可能記不起哪個試卷文檔與哪個答案文檔相配套，要從成百上千的答案文檔中找出所需的絕非易事；而如果把答案與試卷放在同一目錄下，設置成相關的文件名，或者干脆把答案做在試卷中的話，則他人也很容易找到答案，這樣，答案的保密性就無從保證了。其實，充分利用WPS文字的功能，巧施“障眼法”，就可以“魚和熊掌兼得”。既把答案放到了試卷中，別人又不能輕易看到。第一障眼法：白色文字。即把答案文字的顏色設置為白色，這樣，雖然答案明明白白地擺在那里，卻很難被發(fā)現。優(yōu)點：簡單易用，特別適合制作選擇題、填空題等標題試卷的答案。缺點：雖然看不到，但答案占位置，如果選中這些文字，則會有黑色文字塊出現（圖2-45），雖然不重新設置顏色仍看不到內容，但答案藏身的位置已經暴露，別人揪出答案只是早晚的事。 圖2-45第二障眼法：隱藏文字。先將答案輸入到解答的位置，然后選中答案文字，從“格式”菜單中進入“字體”設置面板，在“字體”選項卡中勾選“效果”下的“隱藏文字”。這時，你會發(fā)現在“預覽”中已經看不到任何文字了（圖2-46），確定后，在文檔中剛剛選中的部分就“人間蒸發(fā)”了，并且，你連它所在的位置都找不到。 圖2-46如果你勾選“隱藏文字”后，發(fā)現無論是預覽框還是文檔中，被隱藏的部分還是能顯示出來，那么請從“工具”菜單中進入“選項”設置面板。然后在“視圖”選項卡中看是否勾選了“隱藏文字”，如果勾選了，趕緊把它取消，確定后文檔中的隱藏文字已經不再顯示了。 圖2-47不過，除此之外，還有一個更方便的辦法使隱藏文字“現身”，就是用鼠標左鍵點擊一下“常用工具”條上的【顯示/隱藏編輯標記】按鈕 ，當其呈“按下”狀態(tài)時，所有的編輯標記（包括隱藏屬性的文字）都將現身，而當我們再點擊一下，使其呈“彈起”狀態(tài)時，則所有的編輯標記都不留一點痕跡了。優(yōu)點：答案不占位，不易被發(fā)現。缺點：按一下“顯示/隱藏編輯標記”即現原型，遇到不想看到回車符或其他編輯標記的人隨意點一下，就現原形了。第三障眼法：巧用域功能。隱藏文本，本來不是“域”的功能，卻也不妨讓它“客串”一下。在需要輸入答案的地方，按一下快捷鍵“Ctrl+F9”則會插入一對大括號“”，在此大括號中輸入標準答案，然后再按一下快捷鍵“Shift+F9”，包括大括號在內的所有域代碼都不見了。優(yōu)點：不占位置，不易查覺，也不容易因其它操作而現身（必須在域代碼的插入點按“Shift+F9”才會現身）。缺點：如果自己都忘記這里有答案的話，也是很難找到或想起哦。小提示：1、作為域代碼標記的大括號必須是用快捷鍵“Ctrl+F9”或從菜單“插入域”的方式來插入的，而不能從鍵盤上鍵入，那是完全不一樣的。 2、如果不知道自己插入域的位置了，或想一次性查看所有題目的答案，可以先全選整個文檔，再按一下快捷鍵“Shift+F9”即可。2-3-7電子試卷的制作前面講的試卷，都是紙制試卷。在網絡時代，雖然仍是主流，卻早已不是前沿了?，F在無紙化辦公、無紙化考試已經漸成潮流，那么，也讓我們來制作一份電子試卷，體驗一下無紙化考試吧(見2-48)。 圖2-48安裝VBA環(huán)境如果你的電腦沒有安裝VBA,則WPS的“控件工具箱”處于不可用狀態(tài)，要用此功能，必須先安裝VBA。但是，可能是由于版權等原因，WPS官方網站并沒有提供VBA的安裝程序。如果要安裝，可以利用AUTOCAD安裝盤，在安裝時只選擇“VBA”即可，另外，也有熱心的網友提取出了VBA的獨立安裝程序，大家可以自己在WPS OFFICE論壇中搜索一下。VBA安裝完成后，在WPS文字的工具欄空白區(qū)域右擊鼠標，即可調出“控件工具箱”。選擇題的制作第一步：啟動WPS文字2007，在新建的空白文檔合適的位置輸入選擇題題干的內容，如“1、WPS Office 2007是哪個公司的