進口箱管部工作手冊.docx

SITC上海新海豐集裝箱運輸有限公司 深圳分公司進口箱管部工作手冊JERRY LIU2011-10-21此工作手冊基本概括了進口箱管部日常工作。用于規(guī)范部門內(nèi)工作流程，公司部門間交流、新員工培訓(xùn)等方面。屬內(nèi)部資料。版本及修訂歷史日期修訂內(nèi)容修訂人2011-10-21初稿JERRY LIU目錄箱管流程3一報表發(fā)送4二集裝箱動態(tài)維護4三超期箱處理流程6四空箱需求預(yù)測及調(diào)箱安排8五特種柜渡箱及操作流程8六修箱流程8七凍柜預(yù)冷10八進口EIR 打印10九指定提柜流程10十冷代干流程11十一特殊安排箱11十二堆場費用結(jié)算流程11十三碼頭重箱堆存費結(jié)算流程11十四船代部EIR收費核對流程12十五船代部代收費核對12進口流程12一進口艙單維護12二上下船動態(tài)維護.12三進口中轉(zhuǎn)柜（國際中轉(zhuǎn)）操作流程12四進口財務(wù)結(jié)算流程13五進口超期重箱處理流程13六進口艙單更改流程13七進口支線費結(jié)算流程14箱管流程一 報表發(fā)送i. 日報表每天9：30前統(tǒng)計南集部堆場和珉豐堆場空箱數(shù)量做成daily stock report發(fā)給總部箱管、市場部。查詢系統(tǒng)做daily booking report 發(fā)給總部箱管，總部箱管將根據(jù)daily stock report和daily booking report安排調(diào)箱。ii. 周報表每周一發(fā)送完船周報。每周五發(fā)送調(diào)箱需求報表給總部箱管參考。二 集裝箱動態(tài)維護 i. 每天早上招港和珉豐會把將一天集裝箱進出閘的EDI發(fā)送給我們，將EDI導(dǎo)入系統(tǒng)使集裝箱的動態(tài)連貫。ii. 對進出口的集裝箱在系統(tǒng)維護上下船動作。進出口操作在系統(tǒng)中點擊完船確認(rèn)后，可進行上下船動作維護。iii. 出口操作錄入TDR后，在系統(tǒng)中根據(jù)進行IC/MM核實，確保系統(tǒng)卸船時間與實際時間一致。三 超期箱處理流程i. 在系統(tǒng)盤存查詢中找出超期19天的所有柜導(dǎo)出EXCEL同時在珉豐堆場看每日盤存DM柜，在招商港務(wù)網(wǎng)站上查明每個集裝箱超期的原因。ii. 空箱：與銷售溝通，多出超期柜型。將超期箱號發(fā)給堆場，通知堆場優(yōu)先放出超期箱。必要時通知碼頭鎖住沒有超期的空箱。iii. 重箱：催促用戶盡早提柜。四 空箱需求預(yù)測及調(diào)箱安排每周五根據(jù)市場部做出未來兩周的空箱預(yù)測，以及本周卸船空箱、拆空箱、修箱、駁船用箱、本周的還重提空等情況向總部申請調(diào)空箱。每周二向總部落實本周的調(diào)空箱是否按計劃進行，確保周末剩余空箱足夠未來一周的用量。如大船安排的空箱不足，則周二向總部申請由香港駁船調(diào)箱。五 特種柜渡箱及操作流程i. 市場部提前兩周向箱管確認(rèn)特種柜渡箱。箱管在收到客戶渡箱押金后，向總部申請渡柜。ii. 銷售向碼頭申請確認(rèn)碼頭裝卸費用、堆存費用。iii. 客戶填寫招商港務(wù)三超申請表此表轉(zhuǎn)發(fā)給碼頭計劃室。iv. 重箱必須在8:30-17:30內(nèi)還碼頭，其余時間碼頭不收柜。六 修箱流程 i. 碼頭內(nèi)修箱統(tǒng)計殘損箱數(shù)量，將殘損箱信息發(fā)送給珉豐南集部修箱負(fù)責(zé)人黃通曉，黃通曉回復(fù)郵件確認(rèn)吊費給招港，招港安排吊箱到修箱場維修。ii. 渡箱到堆場修箱 如盤存好柜不夠用，在碼頭修箱來不及的情況下，可以安排渡箱到珉豐堆場修箱。iii. 系統(tǒng)中導(dǎo)入修箱估價單EDI 可能會出現(xiàn)以下被拒原因:1.估價單號重復(fù) 解決方法:查看估價單號柜號是否與申請的柜號一樣,一樣說明估價單號與柜號都重復(fù),郵件聯(lián)系gfortune_. 若不一樣,可直接在EDI中更改估價單號然后再導(dǎo)入2.修箱部位未維護 解決方法:郵件gfortune_ 確認(rèn)修箱部位簡稱是否正確.3.日期重復(fù) 解決方法:確認(rèn)修箱估價是否已經(jīng)申請過.若已經(jīng)申請請與gfortune_.聯(lián)系.iv. 修箱估價EDI導(dǎo)入系統(tǒng)完成后在修箱估價申請中加入修箱圖片.七 凍柜預(yù)冷 BOOKING FORM 上有預(yù)冷要求，則將需要做PRE-COOL的S/O號、提柜時間、設(shè)定溫度等信息通知珉豐，珉豐根據(jù)我們提供的信息在客戶提柜前做好PRE-COOL。PRE-COOL費用客戶付給SITC 。堆場每月和SITC結(jié)算PRE-COOL 費用。八 進口EIR 打印 客戶持海關(guān)放行條（D/O到代理打印EIR.在提柜單上打印相應(yīng)提柜有效期，還柜有效期。對有申請FREE TIME的提單號，會根據(jù)FREE TIME天數(shù)收取相應(yīng)的滯期費。九 指定提柜流程 i. 如客戶訂艙時有指定柜號要求。訂艙部將郵件通知箱管，并在BOOKING FORM 中注明需收取指定提柜費。箱管在挑選入場時間比較短的好柜柜號發(fā)給堆場。堆場確認(rèn)后，訂艙部在BOOKING LIST 中備注所指定的柜號。ii. 指定提新柜?？障湫洞?，在系統(tǒng)中查詢?nèi)陜?nèi)新柜，將清單發(fā)給招港，讓其分開堆放。若客戶訂艙時有特定要求提新柜，BOOKING LIST 中備注“三年內(nèi)新柜”EIR 上會打印箱屬為“SIT3Y”。碼頭放柜時優(yōu)先放SIT3Y ，SIT3Y沒柜的情況下可放普通柜。十 冷代干流程 i. 客戶訂艙時BOOKING FORM 注明REEFER DRY。BOOKING LIST 備注REEFER DRY.ii. 堆場會憑EIR備注的“REEFER DRY ”放沒有做過PTI的柜給客戶。iii. 還重柜時要貼上干凍的膠紙封住插頭。制作出口艙單同時注明“REEFER DRY”.代理上船時特別通知船方不要插電。十一 特殊安排箱做出口上船動作時查看是否有退租箱標(biāo)志，將有退租箱標(biāo)志的柜號清單及可退租口岸等信息發(fā)送給目的港代理，目的港代理再安排退租箱出運到可退租口岸。十二 堆場費用結(jié)算流程修箱搬移費、拖車費、上下車費制作FORM D 并錄入系統(tǒng)向總部申請 ,修箱費制作FORM E，只做表格不需錄系統(tǒng)。i. 修箱費 堆場每月上旬發(fā)送修箱費電子賬單。總部導(dǎo)入系統(tǒng)核對無誤后，深圳公司可通知堆場開發(fā)票。ii. 修箱搬移費 南集部修箱搬移費由堆場付給碼頭。我們再付給堆場，在系統(tǒng)中查詢在南集部修箱的空柜數(shù)目可確認(rèn)修箱搬移費。iii. 拖車費 在系統(tǒng)中查詢動態(tài)當(dāng)月MT動態(tài)的數(shù)目可確認(rèn)由南集部渡箱到珉豐堆場的數(shù)目。根據(jù)合同費率確認(rèn)拖車費。iv. 上下車費 在系統(tǒng)中堆場查詢MT, OP動態(tài)的數(shù)目確認(rèn)當(dāng)月的上下車費。v. PTI 費系統(tǒng)中查詢當(dāng)月凍柜VL動態(tài)的數(shù)目與珉豐賬單核對，核對一致后交商務(wù)入系統(tǒng)?？偛可虅?wù)確認(rèn)PTI費用后，可以支付給珉豐。vi. 預(yù)冷費BOOKING FORM 中有相應(yīng)預(yù)冷的信息?？头?jù)此向客戶收費。每月財務(wù)確認(rèn)已向客戶收取費用后可支付給珉豐。十三 碼頭重箱堆存費結(jié)算流程i. 出口操作做在LOADING LIST 時將每水船中的超期箱標(biāo)注，SHARP 貨特別注明。ii. 出口客服根據(jù)LOADING LIST 指示向客戶開賬單收取超期費用并登記表格，如有減免情況由銷售負(fù)責(zé)申請確認(rèn)。SHARP 的柜號在截關(guān)當(dāng)天發(fā)給箱管。iii. 箱管每周在碼頭網(wǎng)站上查詢裝船記錄計算出普箱堆存超過8天，凍箱超過4天的柜號列表。如船期正常，此列表應(yīng)與收費記錄表的一致。iv. 每水船截關(guān)當(dāng)天發(fā)送SHARP 柜號清單給碼頭申請15天免堆。v. 進口堆存費由船代部在打提柜EIR時收取。每月船代部與箱管核對。箱管發(fā)現(xiàn)漏收費用的，應(yīng)及時讓船代部催繳。vi. 箱管每月上旬核對完碼頭堆存費賬單。船期DELAY, 或爆倉甩柜產(chǎn)生的堆存費向總部申請，填入FORM D表格同時錄入系統(tǒng)。十四 船代部EIR收費核對流程i. 核對系統(tǒng)動態(tài)查詢功能統(tǒng)計出OC, ID的數(shù)量是否與外運EIR收費統(tǒng)計表一致。ii. 打印船代部收費統(tǒng)計表手寫確認(rèn)扣除手續(xù)費后的實際收費。每月第一周內(nèi)核對完畢，文件存檔。商務(wù)需要時才轉(zhuǎn)交商務(wù)。十五 船代部代收費核對i. 目前主要是進口代收費，出口基本沒有代收費。進口代收DOC,THC，滯期費。ii. 系統(tǒng)中統(tǒng)計每月蛇口本地進口貨量，核對DOC THC 金額是否一致。iii. 打印統(tǒng)計表備商務(wù)隨時索取。進口流程一 進口艙單維護將上一港發(fā)送過來的艙單EDI導(dǎo)入系統(tǒng)，核對提單號、柜型、數(shù)量、收貨人信息、重量、體積等信息。若與艙單上的信息對不上應(yīng)與上一港聯(lián)系確認(rèn)信息，若核對無誤則將本地重箱，國際中轉(zhuǎn)箱，本地空箱分別導(dǎo)出對應(yīng)艙單。同時導(dǎo)出進口EDI，將從系統(tǒng)中導(dǎo)出的艙單和進口EDI發(fā)送給報關(guān)部和招港計劃部。i. 國際中轉(zhuǎn)箱：發(fā)郵件通知香港安排駁船，收到駁船公司的駁船信息后做報關(guān)委托以及二程船名更新通過郵件發(fā)送給報關(guān)部和碼頭計劃室。ii. SIT3Y 柜盤存SIT3Y柜如沒有足夠數(shù)量，在系統(tǒng)箱信息查看中找出3年內(nèi)新柜和艙單一同發(fā)給碼頭。二 上下船動態(tài)維護.i. 進口艙單導(dǎo)入并完船確認(rèn)后進行裝卸船動態(tài)維護.進口有特殊標(biāo)識的柜通知招港分開堆放.出口有特殊標(biāo)識的柜通知目的港拆空后返指定港口.。三 進口中轉(zhuǎn)柜（國際中轉(zhuǎn)）操作流程i. 佳能貨由香港公司負(fù)責(zé)跟進，海防會將艙單資料抄送給香港進口部。深圳公司根據(jù)德寶駁船安排的郵件發(fā)報關(guān)委托給海豐報關(guān)部、碼頭計劃室等。等海關(guān)放行后德寶可安排裝船。ii. 其他中轉(zhuǎn)貨船到前一天發(fā)送郵件給香港進口部申請安排駁船。香港會委托德寶安排駁船。收到駁船信息的郵件后，發(fā)送報關(guān)委托給海豐報關(guān)部。iii. 登記進口支線費表格供財務(wù)與香港對賬。iv. 商務(wù)會根據(jù)報關(guān)委托與外運核對報關(guān)費用。四 進口財務(wù)結(jié)算流程i. 本地進口重箱 a) 預(yù)付OF 的 發(fā)艙單時就在系統(tǒng)截出DOC THC AF 等費用。b) 到付OF 的先將艙單導(dǎo)入系統(tǒng)，由市場部向總部申請單票特價協(xié)議。將生效的協(xié)議號填入系統(tǒng)自動結(jié)算出海運費及相應(yīng)雜費，給客戶開發(fā)票，查到賬才通知外運放貨。ii. 進口中轉(zhuǎn) 由德寶收海運費，THC DOC 等費用。香港公司每月寄紙質(zhì)賬單對賬。應(yīng)收香港公司THC DOC OF ,應(yīng)付香港公司FWT支線費。iii. 對賬單轉(zhuǎn)財務(wù)收到商務(wù)通知后在系統(tǒng)中將應(yīng)收客戶對賬單確認(rèn)并轉(zhuǎn)財務(wù)。五 進口超期重箱處理流程 具體參見安全運營中心超期重箱處理操作流程簡要流程如下i. 免費期后每七天發(fā)送一次到貨通知及催費通知，ii. 超過30天仍未換單的，通知裝貨港代理向發(fā)貨人發(fā)送催費通知iii. 收貨人棄貨的，要求收貨人提供棄貨保函，索要正本提單或取消電放。由原發(fā)貨人退運或轉(zhuǎn)運或者申請海關(guān)拍賣或銷毀。iv. 收貨人棄貨但不提供保函或者聯(lián)系不到收貨人的，應(yīng)通知裝貨港代理聯(lián)系發(fā)貨人。六 進口艙單更改流程 i. 更改收貨人 重新收取貨權(quán)轉(zhuǎn)讓書，船代部收取客人改單費200/份。ii. 更改其他項目很可能移交緝私科處理, 將會產(chǎn)生500050000元的罰款, 由收貨人在遞單前先交付10000元押金到海豐船代，待緝私科處罰通知出來后由船代代交罰款，多退少補，案件處理完畢后會有海關(guān)處罰決定書及告知單復(fù)印件、罰款收據(jù)等返還給貨主，抬頭均為海豐船代，船代將不再另出發(fā)票給貨主。進口貨主需準(zhǔn)備以下資料：a) 出錯方的更改申請書兩份，加蓋公章；b) 收貨單位更改申請書兩份，加蓋公章；c) 貨物裝箱單、發(fā)票、合同或征免稅證明、收貨人營業(yè)執(zhí)照等復(fù)印件一份，并加蓋公章；d) 船公司更改申請書（蓋章原件）一份；e) 船公司給緝私科的解釋報告（蓋章原件）一式兩份。f) 出錯方給緝私科寫一份對違法違規(guī)行為的解釋報告(需加蓋公章，一式兩份），內(nèi)容如下： 1.