如何策劃和組織專場(chǎng)活動(dòng)方案 精品.docVIP

如何策劃和組織專場(chǎng)活動(dòng)策劃和組織專場(chǎng)活動(dòng)是一個(gè)很泛的話題，根據(jù)活動(dòng)的定位，主題，內(nèi)容，參與人員等不同，有著不同的策劃方向和組織模式。通常都包括以下幾個(gè)步驟：一、 活動(dòng)的準(zhǔn)確定位首先，要對(duì)活動(dòng)的性質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確的定位?；顒?dòng)主題的不同，活動(dòng)主辦單位的不同，參會(huì)人員的身份不同，都決定了活動(dòng)性質(zhì)的不同。有時(shí)需要嚴(yán)肅莊重，有時(shí)可以輕松活潑。因此，在綜合考慮各要素的基礎(chǔ)上，找準(zhǔn)定位至關(guān)重要，也決定了整場(chǎng)活動(dòng)的成與敗。二、 根據(jù)定位，制定活動(dòng)方案當(dāng)活動(dòng)進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段時(shí)，必須制定出一套詳細(xì)的、可操作的，具體的方案。詳細(xì)的活動(dòng)方案一般都要包括以下四點(diǎn)：活動(dòng)前期的準(zhǔn)備工作，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的分工，活動(dòng)后期的收尾工作安排以及注意事項(xiàng)。（一）、活動(dòng)前期的準(zhǔn)備工作活動(dòng)前期的準(zhǔn)備工作是最繁瑣的，最費(fèi)時(shí)，也是最需要精心準(zhǔn)備的。前期準(zhǔn)備工作的完善與否，很大程度決定了活動(dòng)完成的順利與否。前期準(zhǔn)備工作必須包括如下要素：1、明確活動(dòng)的整體信息。包括活動(dòng)的時(shí)間、日期、主題、目的、參與人員、活動(dòng)主辦方和協(xié)辦方、經(jīng)費(fèi)來源等。2、根據(jù)參會(huì)人員以及會(huì)議性質(zhì)，確定會(huì)議地點(diǎn)以及會(huì)議流程。3、制訂準(zhǔn)備工作進(jìn)度表，詳細(xì)列出各項(xiàng)工作，并明確相關(guān)工作負(fù)責(zé)人。包括會(huì)場(chǎng)的整體布置、會(huì)議簽到處的擺設(shè)、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的邀請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)座位牌的擺放、會(huì)議暖場(chǎng)音樂的播放、會(huì)議主持人的溝通等細(xì)節(jié)的工作，需要認(rèn)真對(duì)待、精心安排。還要充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)合作精神，強(qiáng)調(diào)高度責(zé)任感，確保個(gè)人負(fù)責(zé)的每項(xiàng)工作都能落實(shí)，不出差錯(cuò)。4、注意節(jié)點(diǎn)：每個(gè)工作人員都必須記住幾個(gè)主要的節(jié)點(diǎn)，例如會(huì)議流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、注意事項(xiàng)等。（二） 、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的工作分配1、提前進(jìn)行溝通，明確自己現(xiàn)場(chǎng)工作職責(zé)、熟悉同伴的工作職責(zé)，知道發(fā)現(xiàn)問題了應(yīng)該詢問哪些人員。2、確保工作人員提前到位，檢查工作落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。3、整個(gè)活動(dòng)流程派專人全場(chǎng)跟蹤，現(xiàn)場(chǎng)遇到的緊急情況要隨機(jī)應(yīng)變，第一時(shí)間處理。（三）、活動(dòng)后期的收尾工作包括安排專人歡送領(lǐng)導(dǎo)、專人整理資料、和專人負(fù)責(zé)費(fèi)用結(jié)算等。（四）、注意事項(xiàng)方案中要明確一些注意事項(xiàng)，例如著裝要求、迎接禮儀和工作人員紀(jì)律要求等。三、 關(guān)鍵點(diǎn)：依據(jù)方案，明確責(zé)任，注意細(xì)節(jié)、強(qiáng)調(diào)溝通。無論活動(dòng)是簡(jiǎn)單還是復(fù)雜，大規(guī)模還是小范圍，每個(gè)人都必須認(rèn)真對(duì)待，抓住關(guān)鍵點(diǎn)，齊心協(xié)力，活動(dòng)才能圓滿、成功！學(xué)生會(huì)活動(dòng)策劃組織參考一、基本步驟與注意事項(xiàng)：1、了解需求：特別是自己做主創(chuàng)的活動(dòng)，一定要事先了解同學(xué)的需求，包括是否對(duì)此有興趣、希望以怎樣的活動(dòng)形式開展等，必要時(shí)還可以針對(duì)性的做調(diào)研工作。2、策劃先行：策劃是辦活動(dòng)的脈絡(luò)，一份好的策劃是成功的前提；策劃書應(yīng)該包括活動(dòng)的總體規(guī)劃、活動(dòng)實(shí)施各階段的具體安排、活動(dòng)的收尾總結(jié)工作的安排、活動(dòng)的應(yīng)急方案等各項(xiàng)內(nèi)容，目的就是通過這份策劃書的制定使得活動(dòng)能夠讓任何一個(gè)有一定責(zé)任心的人、只要按照策劃書執(zhí)行就能夠比較好的完成該項(xiàng)活動(dòng)的組織工作。3、獲得支持：獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，是一件非常有必要的事情，任何一個(gè)活動(dòng)必須得到學(xué)院/學(xué)校/任何與該活動(dòng)的審批、監(jiān)管有關(guān)的老師的支持都能夠使的活動(dòng)能夠大放異彩，而他們的阻撓則會(huì)讓你的心血付諸東流，所以必須盡可能獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持。4、組建團(tuán)隊(duì)：組織任務(wù)小組，分配人員職責(zé)。權(quán)責(zé)相應(yīng)，每個(gè)人都要非常明白自己的責(zé)任。注意，分配任務(wù)要以人為單位，而不能說某件事“你們幾個(gè)做”，這樣這件事情基本做不好。有幾個(gè)方向：指揮中心，外聯(lián)贊助組，現(xiàn)場(chǎng)工作組，宣傳媒體組，現(xiàn)場(chǎng)秩序、禮儀接待組、應(yīng)急人員。打印出權(quán)責(zé)清單，讓每個(gè)人看得明明白白。并且，每天碰頭一次，及時(shí)匯報(bào)進(jìn)展，以便處理各種信息；5、經(jīng)費(fèi)來源：如果沒有足夠的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，可以尋找贊助商，與他們進(jìn)行艱苦地談判，最后取得雙方能認(rèn)可的協(xié)議，當(dāng)然這個(gè)工作主要由公關(guān)部承擔(dān)，但是各個(gè)部門仍應(yīng)該盡量配合好公關(guān)部工作，必要時(shí)應(yīng)該由活動(dòng)的主創(chuàng)人員與公關(guān)部詳細(xì)說明活動(dòng)的細(xì)節(jié)甚至參與洽談，這是活動(dòng)需要。有了經(jīng)費(fèi)，一切好辦；注意：廣告不能太過分，談判一定掌握尺度，否則商業(yè)味道可能讓晚會(huì)failing！6、整合資源：資源可以分為人力、物力和財(cái)力；所謂財(cái)力就是上面所說的經(jīng)費(fèi)來源，所謂人力就是指活動(dòng)的策劃組織團(tuán)隊(duì)和活動(dòng)的具體執(zhí)行、參與者，所謂物力包括場(chǎng)地、設(shè)備、道具等。整合資源的意思就是，你要將現(xiàn)有的所有人力物力財(cái)力恰到好處的分配給活動(dòng)的各個(gè)項(xiàng)目，是活動(dòng)能夠順利地得到運(yùn)作。7、進(jìn)行宣傳：調(diào)足參與者的胃口，可以玩懸念，也可以獎(jiǎng)勵(lì)刺激，比如，講座有講座單、現(xiàn)場(chǎng)有抽獎(jiǎng)、參與有禮品等等。當(dāng)然，這也不只是廣告、海報(bào)、橫幅等的職責(zé)，更應(yīng)該發(fā)動(dòng)學(xué)生會(huì)成員進(jìn)行“面?zhèn)鳌?，可能大家都沒有嘗試過這么做，但是這也不失為一種比較有效的宣傳傳播方式。8、現(xiàn)場(chǎng)指揮：現(xiàn)場(chǎng)必須有一個(gè)指揮中心/總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)及時(shí)調(diào)度，他的任務(wù)包括：在活動(dòng)舉行前，事先擬定一份現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作的實(shí)施細(xì)則，提前幾天發(fā)給各個(gè)工作人員，同時(shí)說明他們的職責(zé)；另外，對(duì)工作人員分組，分別確定組長(zhǎng)進(jìn)行負(fù)責(zé)；制定好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置工作的具體流程，確定各工作的完成時(shí)間并嚴(yán)格執(zhí)行。9、加強(qiáng)溝通：活動(dòng)進(jìn)行過程中，要有至少一種讓所有工作人員溝通的方式。比如手機(jī)短信，紙條或手勢(shì)。注意，在某些室內(nèi)活動(dòng)場(chǎng)所（例如，報(bào)告廳、部分教室）手機(jī)信號(hào)很差，所以必要時(shí)還是應(yīng)該使用原始的紙條或者手勢(shì)，實(shí)在迫不得已還可以通過傳話的方式當(dāng)然應(yīng)該避免影響現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的進(jìn)行。10、特別提醒：要事先安排好領(lǐng)掌的（托兒），即制造氣氛的人員要特別安排好，對(duì)于各種可能出現(xiàn)的冷場(chǎng)的情況也應(yīng)該做好相應(yīng)的應(yīng)急方案。另外，應(yīng)該特別注意禮儀，在迎、送參與活動(dòng)的高層人物（領(lǐng)導(dǎo)）時(shí)千萬謹(jǐn)慎，不要失去任何禮節(jié)；二、活動(dòng)的策劃類文案：活動(dòng)的組織策劃不僅是指制作一份計(jì)劃書，更重要的是如何通過事先制定的計(jì)劃書指導(dǎo)后續(xù)各項(xiàng)活動(dòng)的組織、準(zhǔn)備工作的有序進(jìn)行。下面將通過策劃書的各個(gè)部分為序，說明活動(dòng)的策劃組織需要注意的事項(xiàng)：（一）策劃書名稱：可參考下表，具體可根據(jù)頁(yè)面效果確定行內(nèi)容格式1活動(dòng)主辦單位+屆數(shù)+名稱居中、字體可以是黑體或者宋體加粗、字號(hào)可以是三號(hào)到二號(hào)2如有需要的話，活動(dòng)副標(biāo)題字號(hào)可與上一行相同，或者小一點(diǎn)（例如，上一行二號(hào)，本行可以小二號(hào)）3“活動(dòng)策劃書”例如：東華大學(xué)人文學(xué)院第三屆博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）活動(dòng)策劃書也可東華大學(xué)人文學(xué)院第三屆博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）活動(dòng)策劃書（二）活動(dòng)宗旨：（也可稱之為活動(dòng)目的、意義和目標(biāo)）活動(dòng)的目的、意義應(yīng)用簡(jiǎn)潔明了的語言將目的要點(diǎn)表述清楚；在陳述目的要點(diǎn)時(shí)，該活動(dòng)的核心構(gòu)成或策劃的獨(dú)到之處及由此產(chǎn)生的意義（經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)利益、媒體效應(yīng)等）都應(yīng)該明確寫出?；顒?dòng)目標(biāo)要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時(shí)效性。例如，博雅盛典的活動(dòng)宗旨可以是“為促進(jìn)我校學(xué)術(shù)學(xué)科建設(shè)，展示人文學(xué)院8年來豐碩的教學(xué)成果，提高廣大同學(xué)的人文社會(huì)科學(xué)素養(yǎng)，豐富學(xué)校課外學(xué)術(shù)交流與實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容，特舉辦此屆東華大學(xué)人文學(xué)院博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）。”（三）活動(dòng)主題：這個(gè)根據(jù)不同活動(dòng)的性質(zhì)、內(nèi)容、目的、意義制定，通過一個(gè)短語簡(jiǎn)明扼要的說明此次活動(dòng)的主要內(nèi)容和主要思想，例如，“思想的交流，文化的融合”（四）主辦單位：說明該項(xiàng)活動(dòng)的主要策劃者和組織者，有必要的話也應(yīng)寫明承辦者。例如，校學(xué)生會(huì)的活動(dòng)由人文學(xué)院學(xué)生會(huì)承辦的，則應(yīng)注明主辦單位：東華大學(xué)松江校區(qū)學(xué)生聯(lián)合會(huì)承辦單位：東華大學(xué)人文學(xué)院學(xué)生會(huì)（五）活動(dòng)對(duì)象：寫明活動(dòng)主要針對(duì)的參與對(duì)象，以確定活動(dòng)的宣傳、組織主要應(yīng)針對(duì)哪些群體進(jìn)行。例如，教務(wù)處主辦、人文學(xué)院學(xué)生會(huì)承辦的普通話比賽就應(yīng)注明參與對(duì)象：全校學(xué)生（六）活動(dòng)時(shí)間：注明該項(xiàng)活動(dòng)的總體時(shí)間跨度，即該項(xiàng)活動(dòng)延續(xù)多少時(shí)間例如，博雅盛典活動(dòng)時(shí)間可以是20XX年10中旬至20XX年12月上旬（七）活動(dòng)主要內(nèi)容：主要適用于大型綜合性活動(dòng)，簡(jiǎn)單列明活動(dòng)的各項(xiàng)子活動(dòng)名稱和內(nèi)容，如果各項(xiàng)活動(dòng)可以確定時(shí)間的話，還應(yīng)注明活動(dòng)的大致時(shí)間。例如，第三屆博雅盛典活動(dòng)的主要內(nèi)容是（一）博雅殿堂I“百家爭(zhēng)鳴”II“博采眾長(zhǎng)”III“人文論壇”（由秘書處協(xié)助）（二）博雅書院I好書TOP10有獎(jiǎng)?wù)骷顒?dòng)II人文社科類學(xué)術(shù)征文活動(dòng)III師生交流沙龍（八）活動(dòng)組織：這是活動(dòng)策劃書中最核心的內(nèi)容，作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡(jiǎn)潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點(diǎn)能設(shè)想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計(jì)圖表等；對(duì)策劃的各工作項(xiàng)目，應(yīng)按照時(shí)間的先后順序排列，繪制實(shí)施時(shí)間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動(dòng)對(duì)象、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時(shí)間地點(diǎn)也應(yīng)在這部分加以說明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這部分加以考慮。主要應(yīng)包括活動(dòng)準(zhǔn)備、活動(dòng)組織、活動(dòng)總結(jié)三個(gè)部分，當(dāng)然，下述的具體內(nèi)容不一定要在同一份計(jì)劃書中出現(xiàn)，但是在活動(dòng)策劃階段必須對(duì)如下問題有針對(duì)性的制作相應(yīng)的計(jì)劃、實(shí)施細(xì)則等，以指導(dǎo)活動(dòng)的準(zhǔn)備與組織。1、活動(dòng)準(zhǔn)備：（活動(dòng)準(zhǔn)備是指活動(dòng)準(zhǔn)備階段的工作計(jì)劃）（1）宣傳工作：海報(bào)制作與張貼、橫幅制作與懸掛、邀請(qǐng)函制作與發(fā)送、宣傳傳單印發(fā)（2）活動(dòng)準(zhǔn)備：列出所需資源（人力資源、物力資源），包括使用的地方，如教室或使用活動(dòng)中心都詳細(xì)列出。可以列為已有資源和需要資源兩部分。并注明包括“場(chǎng)地聯(lián)系”“工作人員”“活動(dòng)人員的聯(lián)系”“活動(dòng)材料的準(zhǔn)備”等的具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)（即各項(xiàng)工作的完成時(shí)間）。（3）嘉賓評(píng)委的邀請(qǐng)（4）活動(dòng)出現(xiàn)突發(fā)事件的應(yīng)急計(jì)劃的制定2、活動(dòng)組織：（活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備階段的工作計(jì)劃）基本準(zhǔn)備：這個(gè)部分需要對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的種種所需設(shè)施、物品、人員做好規(guī)劃，主要包括：會(huì)場(chǎng)布置、嘉賓/評(píng)委、現(xiàn)場(chǎng)工作人員、技術(shù)/設(shè)備、信息聯(lián)絡(luò)、其他（1）會(huì)場(chǎng)布置：主要包括飲用水、席卡、座位（座次）、參考資料的發(fā)放、講臺(tái)、鮮花、其他裝飾用品等（2）嘉賓評(píng)委：主要包括確認(rèn)各位嘉賓評(píng)委是否能夠到場(chǎng)（保險(xiǎn)起見可“三次確認(rèn)”：遞交邀請(qǐng)函的時(shí)候、活動(dòng)前一天、活動(dòng)開始前4小時(shí)左右分別確認(rèn)一次）、是否需要嘉賓/評(píng)委的休息室（以供嘉賓評(píng)委提前當(dāng)場(chǎng)的休息、評(píng)委退場(chǎng)評(píng)議等）、由專人負(fù)責(zé)迎接嘉賓/評(píng)委（適用于邀請(qǐng)校外的老師或?qū)＜遥?、嘉賓/評(píng)委致辭稿、嘉賓/評(píng)委所使用的資料（包括活動(dòng)流程、活動(dòng)簡(jiǎn)介、小紀(jì)念品、筆等）（3）現(xiàn)場(chǎng)工作人員：主要包括A人選：主持人（包括主持稿的確定）、禮儀人員、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、秩序維持、技術(shù)人員（例如，PPT的播放）B分工：現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備時(shí)的“總指揮”、各小組的負(fù)責(zé)人、各小組的具體工作內(nèi)容（包括進(jìn)行必要的培訓(xùn)和演練）等（4）技術(shù)/設(shè)備：主要包括A技術(shù)：現(xiàn)場(chǎng)所需要的特殊設(shè)備的租借/采購(gòu)、安裝、調(diào)試，PPT、視頻、音頻文件的制作、調(diào)試，相應(yīng)工作人員的確認(rèn)和必要的培訓(xùn)演練。B設(shè)備：主要是指活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)用到的話筒（固定式？有線/無線？幾個(gè)？怎么安排？）、燈光、音響、投影儀、舞臺(tái)、道具、服裝、獎(jiǎng)品等（5）信息聯(lián)絡(luò)：主要是指活動(dòng)相關(guān)參與人員的聯(lián)絡(luò)工作，包括參賽者、嘉賓評(píng)委領(lǐng)導(dǎo)、觀眾、工作人員，贊助單位、合作單位，甚至采訪的媒體等的聯(lián)絡(luò)工作，確認(rèn)活動(dòng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作以及活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容的告知等。（6）其他：是指雖然與活動(dòng)本身可能并無直接聯(lián)系，但是仍需要事先準(zhǔn)備的工作，包括接送車輛、合影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等，根據(jù)活動(dòng)的具體情況調(diào)節(jié)選用。以下根據(jù)不同活動(dòng)類型列舉部分活動(dòng)需要特別注意的內(nèi)容以供參考：（1）會(huì)場(chǎng)型活動(dòng)（例如，演講比賽、講座、論壇等）：預(yù)防冷場(chǎng)的“現(xiàn)場(chǎng)氣氛調(diào)節(jié)”（也就是“托兒”）、現(xiàn)場(chǎng)控制（現(xiàn)場(chǎng)秩序、提問等環(huán)節(jié)的時(shí)間控制等等）（2）舞臺(tái)類活動(dòng)（例如，迎新晚會(huì)等）：服裝、道具、活動(dòng)后清理人員等（3）戶外型活動(dòng)（例如，運(yùn)動(dòng)會(huì)等）：安全措施、活動(dòng)后清理人員等其他可能涉及的內(nèi)容：贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、校園宣傳、廣告制作等。3、活動(dòng)總結(jié)主要包括活動(dòng)資料的記錄和整理、活動(dòng)總結(jié)的制作、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等（1）活動(dòng)資料的記錄和整理：包括參與者反響、活動(dòng)報(bào)道、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、影音資料等的記錄和整理；（2）活動(dòng)總結(jié)的制作，包括活動(dòng)總結(jié)書的制作、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)影音資料的整理匯總等；（3）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，針對(duì)活動(dòng)策劃組織的各個(gè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，找出問題或者漏洞并制定相應(yīng)的解決辦法，避免今后的活動(dòng)中出現(xiàn)類似問題。（九）經(jīng)費(fèi)預(yù)算：活動(dòng)的各項(xiàng)費(fèi)用在根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體、周密的計(jì)算后，用清晰明了的形式列出。需要注意的是，這部分的寫作可能有其“兩面性”，主要出現(xiàn)在由學(xué)校或者學(xué)院撥款的活動(dòng)上面，例如，由學(xué)院撥款的博雅盛典、由教務(wù)處撥款的普通話比賽：首先，先要做一份所謂的“自己的預(yù)算”，對(duì)活動(dòng)中可能的花費(fèi)做好嚴(yán)格的估計(jì)，盡可能詳細(xì)的羅列出各項(xiàng)支出項(xiàng)目、單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)等，以便控制好活動(dòng)總體的花費(fèi)。同時(shí)，對(duì)于活動(dòng)操作過程中也要嚴(yán)格遵守，禁止超支。然后，要做一份用于上交的“預(yù)算”，這份預(yù)算的要求是“做滿”。具體的來說，就是把該項(xiàng)活動(dòng)撥款的全部金額都做進(jìn)預(yù)算并適當(dāng)“超支”（超個(gè)10%），比如，普通話比賽的撥款是2000元，這個(gè)時(shí)候，上交的預(yù)算的總金額應(yīng)該在2100-2200之間，這樣可以充分利用該項(xiàng)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)。最后，在做完了兩個(gè)預(yù)算后，要對(duì)活動(dòng)預(yù)計(jì)的各項(xiàng)支出內(nèi)容做一個(gè)審核，看看是否合理：比如，每項(xiàng)支出的金額是否有“浪費(fèi)”之嫌。（十）活動(dòng)中應(yīng)注意的問題及細(xì)節(jié)：（也可稱之為應(yīng)急方案）內(nèi)外環(huán)境的變化，不可避免的會(huì)給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時(shí)是否有應(yīng)變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在策劃中加以說明。例如，在戶外的活動(dòng)應(yīng)該防備陰雨天氣的影響；競(jìng)賽類活動(dòng)應(yīng)該防備評(píng)委的因故缺席等等。另外：可以專門給策劃書制作封頁(yè)，力求簡(jiǎn)單，凝重；策劃書可以進(jìn)行包裝，如用設(shè)計(jì)的徽標(biāo)做頁(yè)眉，圖文并茂等；如有附件可以附于策劃書后面，也可單獨(dú)裝訂；策劃書需從紙張的長(zhǎng)邊裝訂；一個(gè)大策劃書，可以有若干子策劃書。三、會(huì)場(chǎng)布置：1、席卡的擺放：首先要弄清楚各位領(lǐng)導(dǎo)的“大小”，一般順序（也就是主持人介紹到場(chǎng)嘉賓的順序）如下：（1）我學(xué)院的：人文學(xué)院黨總支書記沙國(guó)華人文學(xué)院院長(zhǎng)張怡人文學(xué)院副院長(zhǎng)陸益軍人文學(xué)院副院長(zhǎng)吳志剛?cè)宋膶W(xué)院黨總支副書記沈潔（大）人文學(xué)院分團(tuán)委書記周錚錚然后是輔導(dǎo)員，一般可以根據(jù)年齡大小、專職兼職排列（例如，李順良前沈潔（?。┖螅?）其他非學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)可以按照黨、政、團(tuán)的順序排列，同一系統(tǒng)（例如同是教務(wù)處的）按照正職、副職、一般的順序排列。（3）校級(jí)高于院級(jí)然后是席卡的擺放，一般從嘉賓席的正中間開始，左右左右（一般座位安排，左為上）排列，例如：吳志剛、張怡、沙國(guó)華、陸益軍、沈潔（大）最后要注意的是席卡的印制，一般選用隸書、華文新魏等字體，盡量避免使用華文行楷一類的字體。2、嘉賓所用材料的準(zhǔn)備：任何一個(gè)活動(dòng)，嘉賓手中需要有如下材料：活動(dòng)流程、活動(dòng)簡(jiǎn)介、活動(dòng)相關(guān)資料、筆、水，嘉賓所用的材料一般都采用粉紅色的紙印制。（1）嘉賓致辭：一般嘉賓致辭最好在邀請(qǐng)嘉賓時(shí)就選定需要致辭的嘉賓，并將我們擬定的發(fā)言稿先交給嘉賓；活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要在需要致辭的嘉賓的材料中放入一份嘉賓致辭發(fā)言稿，同時(shí)主持人手上、主持臺(tái)上都要有一份以防萬一，發(fā)言稿均使用粉紅色紙印制，字號(hào)一般不小于四號(hào)、多采用1.5倍行距、最好不要采用花哨的字體（例如，應(yīng)該避免使用諸如華文行楷一類的字體，便于嘉賓辨識(shí)），一般發(fā)言稿不多于一頁(yè)A4紙。（2）活動(dòng)流程：如果每位嘉賓都有不同的參與（例如致辭、揭幕、宣布開始、點(diǎn)評(píng)等）可以在該嘉賓的流程中注明，如果實(shí)現(xiàn)無法確定嘉賓是否出席的，可以在每張流程上均注明何處需某位嘉賓做什么。（3）活動(dòng)簡(jiǎn)介：一般情況下，活動(dòng)簡(jiǎn)介可算是在所有材料中最吸引眼球的部分，可以通過“造型”的改變突出新意，例如可以做成紀(jì)念封、通訊錄、小臺(tái)歷一類的，不失實(shí)用價(jià)值，又能起到一定的宣傳效果，當(dāng)然如果能控制一下成本的話，甚至可以用這種方法作為宣傳手段。（4）活動(dòng)相關(guān)資料：例如，類似比賽的活動(dòng)需要評(píng)分表、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；類似頒獎(jiǎng)的活動(dòng)需要簡(jiǎn)單說明頒獎(jiǎng)方法或安排；類似總結(jié)的活動(dòng)需要活動(dòng)的簡(jiǎn)單總結(jié)材料等等，都要視該次活動(dòng)的內(nèi)容而定。3、工作人員安排：（1）禮儀接待人員：安排好活動(dòng)的禮儀接待人員，包括引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓入場(chǎng)、發(fā)放嘉賓所用材料、發(fā)放活動(dòng)簡(jiǎn)介和流程等。（2）現(xiàn)場(chǎng)秩序維持：例如，競(jìng)賽類活動(dòng)對(duì)觀眾秩序的維持和選手的引導(dǎo)、頒獎(jiǎng)?lì)惢顒?dòng)領(lǐng)獎(jiǎng)人的引導(dǎo)