各崗位職責(zé)說明書相關(guān)知識

各崗位職責(zé)說明書相關(guān)知識各崗位職責(zé)說明書相關(guān)知識 以下是小編精心收集整理的各崗位職責(zé)說明書相關(guān)知識 供大家參考和借鑒 更多資訊請繼續(xù)留意崗位說明書欄目 企業(yè)如何編寫職務(wù)說明書企業(yè)如何編寫職務(wù)說明書 在企業(yè)組織中 崗位是最基本的構(gòu)成單位 想把一個企業(yè) 管好 必須把一個個崗位管理好 崗位管理是一個復(fù)雜的體系 其中最基礎(chǔ)的手段就是通過工作分析對崗位進(jìn)行文字性的界定 和說明 也就是我們通常所說的編寫職務(wù)說明書 職務(wù)說明書 是表明企業(yè)期望員工做什么 員工應(yīng)該作什么 應(yīng)該怎么作和 在什么樣的情況下履行職責(zé)的匯總 在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中 科學(xué)地進(jìn)行工作分析 能夠確保將整個企業(yè)的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為所有 員工的個人目標(biāo) 使企業(yè)的經(jīng)營壓力轉(zhuǎn)化為每個員工的工作動 力和責(zé)任約束 職務(wù)說明書的主要作用職務(wù)說明書的主要作用 職務(wù)說明書主要發(fā)揮四個方面的作用 首先 職務(wù)說明書 清晰地列出了員工的職責(zé)范圍 在年初的時候 看看自己的職 務(wù)說明書 就可以大致了解一年的工作目標(biāo) 第二 職務(wù)說明書 囊括了崗位所需要的能力 員工可以對照 自己在這些方面發(fā) 展得如何 哪些能力還需要進(jìn)一步提高 第三 職務(wù)說明書令上 下級關(guān)系一目了然 誰向你匯報(bào) 你又向誰匯報(bào) 第四 職務(wù)說 明書還有利于上級主管對員工進(jìn)行管理 主管招聘新員工 考 核老員工的工作表現(xiàn) 都可以參考職務(wù)說明書的要求 一般來 說 員工及其上級主管都必須在員工的職務(wù)說明書上簽字 表 明雙方都認(rèn)可說明書的各項(xiàng)條款 這其實(shí)就是上下級的溝通過 程 溝通好了 可以為后面的工作掃清不少障礙 由于職務(wù)說 明書具有明確工作職責(zé)與權(quán)限 工作目標(biāo) 工作特點(diǎn) 任職要 求等作用 并能為工作評價(jià) 人員招聘 績效管理 培訓(xùn)與開 發(fā) 薪酬管理等提供依據(jù) 它已受到企業(yè)重視 并成為現(xiàn)代企 業(yè)管理的基礎(chǔ)工作之一 職務(wù)說明書的編寫職務(wù)說明書的編寫 企業(yè)應(yīng)該把職務(wù)說明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一 次大盤點(diǎn) 或者說是一次業(yè)務(wù)流程的重組 從而明確各崗位的 職責(zé)與權(quán)限 規(guī)范工作流程 以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的 職務(wù)說 明書編寫的過程 其實(shí)是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認(rèn)識的過程 一 套科學(xué) 規(guī)范的職務(wù)說明書能對企業(yè)的各項(xiàng)工作及人力資源管 理的其他工作提供依據(jù) 根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來進(jìn)行組織結(jié)構(gòu) 設(shè)計(jì) 根據(jù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)來進(jìn)行職能分解 根據(jù)職能分解來做 崗位設(shè)置 根據(jù)崗位設(shè)置來做工作分析和崗位研究 最后形成 職務(wù)說明書 在開展職務(wù)說明書的編寫工作之前 人力資源經(jīng)理應(yīng)和高 層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論 使高層領(lǐng)導(dǎo)率先樹立崗位責(zé)任意識 對各項(xiàng) 工作實(shí)行歸口管理 改變自由隨意的管理風(fēng)格 編寫過程中 各部門的主管和員工應(yīng)積極配合 人力資源部為其提供編寫技 術(shù)的培訓(xùn) 指導(dǎo)和審核 人力資源部可靈活選用問卷調(diào)查法 面談法 工作日志法 實(shí)地觀察法等方法 進(jìn)行認(rèn)真的工作分 析和調(diào)查 了解每一個崗位的工作任務(wù) 工作目標(biāo) 工作條件 上下級關(guān)系 對內(nèi)對外的聯(lián)系 任職資格等要素 行業(yè)的發(fā)展 企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求 因此 企業(yè)編寫出規(guī)范的 職務(wù)說明書后 還應(yīng)建立起職務(wù)說明書的動態(tài)管理制度 由專 人負(fù)責(zé)管理更新 在與高層領(lǐng)導(dǎo)取得共識 進(jìn)行必要的宣教后 接下來要做 的就是崗位信息的調(diào)查 崗位調(diào)查是以工作崗位為對象 采用 科學(xué)的調(diào)查方法 收集各種與崗位有關(guān)的信息的過程 崗位調(diào) 查必須采用科學(xué)方法認(rèn)真進(jìn)行 確保材料的真實(shí)性 可靠性和 完整性 崗位調(diào)查是職務(wù)說明書編寫工作的重要組成部分 只 有做好這項(xiàng)工作 職務(wù)說明書的編寫才能順利進(jìn)行 崗位調(diào)查的主要方式崗位調(diào)查的主要方式 1 面談 就是拿著崗位調(diào)查表到現(xiàn)場和從事這個崗位工作 的員工進(jìn)行面對面的交流 了解情況 面對面調(diào)查的時候 調(diào) 查者應(yīng)該做好記錄 詳細(xì)把被調(diào)查者的原話記下來 回去以后 進(jìn)行分析 特別注意的就是必須記下原話 這樣才能保證獲得 的信息是 綠色信息 2 現(xiàn)場觀測 在現(xiàn)場進(jìn)行觀測 了解這個崗位的工作內(nèi)容 工作的時間和工作負(fù)荷等問題 將現(xiàn)場的情況如實(shí)記錄下來 并結(jié)合通過其他方法得到的崗位信息全面分析該崗位的情況 3 書面調(diào)查 給在這個崗位工作的員工發(fā)放一個崗位調(diào)查 表 通過這些調(diào)查表進(jìn)行崗位信息的收集 整理和分析 書面 形式的效果不如面談和現(xiàn)場觀測 因?yàn)楫?dāng)面調(diào)查的時候被調(diào)查 者可以提供很多信息 分析工作能夠更深入或者更能得出準(zhǔn)確 的結(jié)論 但在崗位非常多的情況下 面談和現(xiàn)場觀測會耗費(fèi)大 量的時間和成本 筆者建議對重要崗位用面談和現(xiàn)場觀測的方 法 對一般崗位可以采用書面調(diào)查的方法 崗位信息調(diào)查表的內(nèi)容包括 崗位信息調(diào)查表的內(nèi)容包括 1 工作任務(wù)的性質(zhì) 內(nèi)容 程序 地點(diǎn) 時間 比如是做什么工作的 是部門領(lǐng)導(dǎo)還是某一方面的主管 是做研發(fā)的還是做銷售的 這些內(nèi)容里面哪些比較重要 哪些比 較次要 工作經(jīng)過哪些程序 是怎么做的 完成這項(xiàng)任務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)有 沒有在時間上的要求等等 2 本崗位的責(zé)任 這個崗位負(fù)哪些責(zé)任 哪些負(fù)主責(zé) 哪些負(fù)部分責(zé)任 哪 些工作只是支持別人 3 要求的學(xué)歷 經(jīng)驗(yàn) 年齡及其他資格和條件 崗位要求什么樣的任職條件 比如對學(xué)歷 經(jīng)驗(yàn) 年齡和 身體有什么要求 比如某些崗位女同志做不太適合 要求一定 是男性 有些工作一定要求大本以上學(xué)歷 或者五年以上的工作 經(jīng)驗(yàn)等 4 工作的應(yīng)知應(yīng)會的技能 負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作必須要懂某些方面的知識 比如一定要懂化 工或辦公設(shè)備自動化等等 5 與公司內(nèi)部和外部的關(guān)系 比如你是某某部門的職員 首先打交道的是部門經(jīng)理 再 上面是分管這項(xiàng)工作的總監(jiān)或者副總 可能要和營銷部 技術(shù) 部打橫向交道 對外 比如說要和工商局 技術(shù)監(jiān)督局打交道 這些情況在崗位調(diào)查的時候都要摸清楚 6 工作環(huán)境條件 工作處在一種什么條件下 特別是對于勞動密集型的企業(yè) 比如說港口行業(yè) 建筑行業(yè) 化工行業(yè) 可能涉及野外 高空 作業(yè)或接觸有毒氣體等等 在做崗位分析和評價(jià)的時候要考慮 這些因素 比如化工行業(yè)和接觸有毒氣體的車間的員工除了基 本工資還得給與營養(yǎng)補(bǔ)貼 職務(wù)說明書的主要內(nèi)容職務(wù)說明書的主要內(nèi)容 有了崗位信息以后 我們就可以著手制定職務(wù)說明書了 大多數(shù)情況下 職務(wù)說明書應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容 1 工作標(biāo)識 包括崗位名稱 崗位編號 所屬部門 直屬 上級 縱向晉升崗位 橫向輪換崗位 崗位系列 崗位級別 2 管理幅度 為該崗位所直接管理的人數(shù) 它包括直接管 理的崗位名稱和人數(shù) 也就是直接向該崗位匯報(bào)工作的員工人 數(shù) 3 崗位目的 簡要說明工作的主要內(nèi)容 設(shè)置此崗位的意 義 4 崗位責(zé)任 指該崗位所承擔(dān)的責(zé)任 著重強(qiáng)調(diào)必須完成 的任務(wù) 一旦發(fā)生過失應(yīng)受到懲罰 責(zé)任性質(zhì)需要加以界定 包括領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任 全部責(zé)任 主要責(zé)任和次要責(zé)任 5 崗位權(quán)限 指為完成該崗位工作內(nèi)容 而賦予該崗位的 權(quán)限范圍 包括業(yè)務(wù)權(quán)限 人事權(quán)限和財(cái)務(wù)權(quán)限 6 工作關(guān)系 指該崗位與公司內(nèi)外其它崗位之間的關(guān)系 包括與上級 同級和下級的溝通 以及公司外部組織等 7 任職要求 指對從事該崗位員工的身體素質(zhì) 教育背景 工作經(jīng)驗(yàn) 專業(yè)知識 職業(yè)資質(zhì) 工作能力的要求 職務(wù)說明書根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定 而且在編制時 要注意文字簡單明了 使用淺顯易懂的文字 內(nèi)容要越具體越好 避免形式化和書面化 隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大 職務(wù)說明書要 在一定的時間內(nèi)給予修正和補(bǔ)充 以便與公司的發(fā)展保持同步 職務(wù)說明書的編寫誤區(qū)職務(wù)說明書的編寫誤區(qū) 目前有很多企業(yè)在完善了職務(wù)說明書的工作后 并沒有讓 它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用 筆者認(rèn)為 這并不是職 務(wù)說明書本身的局限 更多是企業(yè)走進(jìn)了職務(wù)說明書編寫的誤 區(qū) 降低了其在管理中的應(yīng)用性 那么 職務(wù)說明書的編寫有 哪些誤區(qū)呢 1 功能錯位功能錯位 在談及崗位描述時 很多企業(yè)都能捧出一疊厚厚的文案 但細(xì)讀后 就會發(fā)現(xiàn) 他們并不是職務(wù)說明書 而僅僅是崗位 職責(zé)制 企業(yè)的崗位職責(zé)制并不是職務(wù)說明書 崗位職責(zé)制是 崗位任職人應(yīng)該完成的職責(zé) 并不能全面反映崗位的信息 并 沒有其行為或工作活動的結(jié)果 但是職務(wù)說明書則全面反映了 崗位和崗位任職人的全面信息 2 責(zé)任不清責(zé)任不清 為適應(yīng)外部競爭環(huán)境 許多企業(yè)以團(tuán)隊(duì)來設(shè)計(jì)工作任務(wù) 即同一項(xiàng)工作任務(wù)需要幾個部門或幾個崗位共同完成 這就出 現(xiàn)了職責(zé)交叉 正確地處理職責(zé)交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應(yīng) 取 長補(bǔ)短 提高工作效率 但很多企業(yè)在撰寫職務(wù)說明書時對這 些職責(zé)交叉的工作沒有明確各崗位的職責(zé)權(quán)限 以及對工作結(jié) 果應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任 反而導(dǎo)致工作中崗位職責(zé)不清 多頭領(lǐng)導(dǎo) 工作中出現(xiàn)問題各部門間又互相推諉 降低了工作的效率 3 職責(zé)重疊職責(zé)重疊 在企業(yè)的實(shí)際中 對于工作任務(wù)性質(zhì)相同 工作任務(wù)量較 大的工作 有的崗位不可避免會出現(xiàn)了一崗多人的現(xiàn)象 在崗 位描述時是否只需編制一份職務(wù)說明書呢 很多企業(yè)在描述此類 崗位時 采取了簡單的一刀切的方法 歸納出該崗位的共同特 征 定義了崗位的共同要求 卻忽視了該崗位的不同任職者之 間工作任務(wù)的差別 以及由此導(dǎo)致的對任職人資格要求的差異 這顯然是一種不可取的方法 如果是對崗位進(jìn)行描述 應(yīng)該采 用 一崗一份 說明書的方式 每個任職人持有一份 目前不少 企業(yè)在開展工作分析時 卻混淆了 工作 和 崗位 這兩個概念 4 閉門造車閉門造車 目前 不少企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到職務(wù)說明書的作用 紛紛在企 業(yè)開展工作分析的工作 但編寫出來的職務(wù)說明書卻未真正起 作用 有的企業(yè)在對工作分析缺乏正確認(rèn)識的情況下 就盲目 隨大流 要各個崗位上的任職人自己編寫職務(wù)說明書 有的企業(yè) 由人力資源部閉門造車 使描述脫離本崗位的實(shí)際 尤其是對 任職人資格的界定缺乏客觀的標(biāo)準(zhǔn) 結(jié)果使職務(wù)說明書無法在 實(shí)際工作中使用 成為案頭擺設(shè) 只好被束之高閣 5 不成體系不成體系 職務(wù)說明書編寫的過程 其實(shí)是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認(rèn)識 的過程 一套科學(xué) 規(guī)范的職務(wù)說明書能對企業(yè)的各項(xiàng)工作及 人力資源管理的其他工作提供依據(jù) 但是 不少企業(yè)的崗位描 述都有不完整 夸大職責(zé)或縮小職責(zé) 任職資格主觀性強(qiáng)等問 題 有的為了節(jié)約成本 甚至只對關(guān)鍵崗位或部門進(jìn)行崗位描 述 導(dǎo)致后續(xù)的崗位評價(jià) 招聘等工作缺乏客觀 統(tǒng)一的尺度 科學(xué)的人力資源管理工作也無從談起 職務(wù)說明書編寫誤區(qū)的原因分析職務(wù)說明書編寫誤區(qū)的原因分析 在職務(wù)說明書編寫工作中 為什么會出現(xiàn)這樣的誤區(qū) 筆者 認(rèn)為會出現(xiàn)這樣或那樣的誤區(qū)的主原因主要以下幾點(diǎn) 1 為編寫而編寫為編寫而編寫 目前 在一些企業(yè)中 由于管理流程的不規(guī)范 或管理者 本身的行為不規(guī)范等問題 使得企業(yè)存在職責(zé)不清 工作任務(wù) 隨意性較大 出現(xiàn)問題互相推諉等管理問題 不少企業(yè)只關(guān)注 職務(wù)說明書的結(jié)果或形式 使得職務(wù)說明書成為現(xiàn)實(shí)工作流程 的再現(xiàn) 企業(yè)職務(wù)說明書編寫工作的開展 應(yīng)該側(cè)重于工作分 析的過程 把職務(wù)說明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次 大盤點(diǎn) 或者說是一次業(yè)務(wù)流程的重組 從而明確各崗位的職 責(zé)與權(quán)限 規(guī)范工作流程 以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的 2 缺乏專業(yè)技術(shù)或培訓(xùn)缺乏專業(yè)技術(shù)或培訓(xùn) 職務(wù)說明書的編寫是人力資源管理工作的一項(xiàng)專門技術(shù) 不少企業(yè)由于缺乏職務(wù)說明書編寫的專業(yè)技能或培訓(xùn) 所以也 存在描述不規(guī)范 用語不準(zhǔn)確的現(xiàn)象 尤其是在崗位職責(zé)的描 述上 它應(yīng)該是關(guān)于一項(xiàng)工作最終要取得的結(jié)果的陳述 因此 應(yīng)準(zhǔn)確 清晰地界定崗位任職人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任 所具有的權(quán)限 和工作必須達(dá)到的目標(biāo) 規(guī)范權(quán)責(zé)利的關(guān)系 但不少企業(yè)的職 務(wù)說明書在描述用語的選擇上 籠統(tǒng)地使 負(fù)責(zé) 管理 等詞語 導(dǎo)致崗位職責(zé)的描述過小或者過大 標(biāo)準(zhǔn)的崗位職責(zé)描述格式 動詞 賓語 結(jié)果 動詞的選擇可參照崗位職責(zé)動詞使用規(guī)范表 賓語表示該項(xiàng)任務(wù)的對象 即工作任務(wù)的內(nèi)容 結(jié)果表示通過 此項(xiàng)工作完成要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo) 可用 確保 保證 爭娶推動 促 進(jìn) 等詞語連接 崗位職責(zé)動詞使用規(guī)范表崗位職責(zé)動詞使用規(guī)范表 管理職責(zé)業(yè)務(wù)職責(zé) 決策層主持 制定 策劃 指導(dǎo) 督辦 協(xié)調(diào) 委派 考 核 交辦審核 審批 批準(zhǔn) 簽署 核轉(zhuǎn) 管理層組織 擬定 提交 制定 支持 督促 布置 提 出編制 開展 考察 分析 綜合 研究 處理 解決 推廣 執(zhí)行層策劃 設(shè)計(jì) 提出 參與 協(xié)助 代理編制 收集 整理 調(diào)查 統(tǒng)計(jì) 記錄 維護(hù) 遵守 維修 辦理 呈報(bào) 接待 保管 核算 登記 送達(dá) 3 宣傳不到位宣傳不到位 職務(wù)說明書的編寫應(yīng)是一個由上而下的過程 涉及到企業(yè) 各個層面 編寫職務(wù)說明書的目的就是要使員工明確自己的工 作責(zé)任 作用及基本要求等 所以 在編制過程中應(yīng)得到全體 員工的支持和參與 但是不少企業(yè)或各級管理者把該項(xiàng)工作作 為 作業(yè) 來應(yīng)付 并沒有與員工充分交流 任職人的 反饋 或 確認(rèn) 環(huán)節(jié) 所以作用不大 有的由于宣傳不到位 員工不知道職 務(wù)說明書的作用 有些員工誤認(rèn)為職務(wù)說明書的編寫就是 定崗 定編 這對員工顯然是一種威脅 由此出現(xiàn)員工不理解 不利用 不執(zhí)行的情況 使職務(wù)說明書變成可有可無的擺設(shè) 4 編寫工作定位不明晰編寫工作定位不明晰 不少企業(yè)把編寫職務(wù)說明書的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作 流程 解決多頭領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象 改善現(xiàn)有的職責(zé)劃分等 但是在實(shí) 際工作中常常會面臨兩難的選擇 是對企業(yè)各個崗位工作現(xiàn)狀 的描述還是對目標(biāo)狀態(tài)的描述 是什么 和 應(yīng)該是什么 的問題 若選擇后者 應(yīng)該是什么 則在界定各個崗位職責(zé)時必須對現(xiàn) 存的職責(zé)交叉 職權(quán)不明的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)整 這將導(dǎo)致一部分員 工的工作職責(zé)