SC-PD-AAA-001 文件與資料控制程序——(新).doc

文件與資料控制程序 SC-QP-AAA-001 程序文件文件與資料控制程序第1頁共6頁文件編號SC-QP-AAA-001編制部門文控中心擬 制李育添編制日期2010-6-1版本號/修改狀態(tài)C/1審 核修改日期2013-10-15生效日期2013-10-15批 準更改記錄修訂版本修訂日期修改內(nèi)容更改人審核批準 B/02011-6-2根據(jù)公司實際運作修訂全文徐美燕黃總彭總/伍總C/02013-8-1修訂文件編號和簡稱及擬制方（部門代號）李育添黃總彭總/伍總C/12013-10-15修改文件封面李育添黃總彭總/伍總會簽欄業(yè)務部研發(fā)總部生管部戶外燈具事業(yè)部光條事業(yè)部行政部市場部品管總部文控中心室內(nèi)燈具事業(yè)部面板燈事業(yè)部1 目的為了保證有效的使用文件和資料，對公司質(zhì)量管理體系之文件及資料的產(chǎn)生、編號、發(fā)放、回收、更改及外來文件進行控制。2 范圍公司質(zhì)量管理體系有關的所有文件與資料，包括外來文件，為本公司運作程序文件所規(guī)定的報告及記錄資料。3 定義文件：指信息及其承載媒介。質(zhì)量管理體系文件是指給出質(zhì)量管理體系相關信息的任何文件，如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、程序文件、計量計劃、規(guī)范、圖樣、標準、記錄表格等。而媒介可以是紙張、磁盤、光盤、照片、樣件、電子的或它們的組合。質(zhì)量管理體系文件是質(zhì)量管理體系運行的依據(jù)。受控文件：是指公司品質(zhì)手冊、程序文件、三級文件及國家國際標準等；外來文件：是指從外部轉(zhuǎn)來的文件，如國家/國際標準、法律法規(guī)、顧客提供的文件等。4 職責4.1 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標由最高管理者編制，總經(jīng)理批準；4.2 質(zhì)量手冊由文控中心編制，副總及管理者代表審核，總經(jīng)理批準。4.3 程序文件按各部門職能由相關部門編制，副總審核，管理者代表審核；4.4 三階文件（包括部門規(guī)范、部門業(yè)務程序、操作規(guī)范、產(chǎn)品標準、檢驗標準、作業(yè)指導書、技術性文件等），由各部門編制、審核，部門負責人批準。4.5 文控中心負責對公司所有受控文件的編號、分發(fā)、記錄、回收、更改進行控制和管理,保證各部門均能使用到最新版本之有效文件。4.6 副總統(tǒng)一安排公司電子文件的維護與管理。5 程序內(nèi)容5.1 文件分類5.1.1 公司的質(zhì)量管理體系文件（以下簡稱文件）分為以下6類： （1）形成文件的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標 （2）質(zhì)量手冊 （3）程序文件 （4）標準類文件（作業(yè)指導書、檢驗標準等） （5）技術資料（BOM、圖紙等） （6）質(zhì)量記錄5.2 質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準5.2.1 文件編制要求質(zhì)量管理體系文件在編制之前應考慮質(zhì)量管理體系文件的構(gòu)成及其類型，并確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性，同時列出質(zhì)量管理體系文件清單、外來文件清單等，明確文件的數(shù)量及其責任部門，使文件清晰可辨，易于識別和檢索。文件的編制必須具備文件名稱、文件編號、狀態(tài)、批準等基本內(nèi)容，正文內(nèi)容應含：目的、范圍、職責、程序內(nèi)容、引用/支持文件、質(zhì)量記錄、附錄等部分。5.2.2 文件編制、審核、批準 職責文件類別編制審核批準質(zhì)量手冊文控中心副總/管理者代表總經(jīng)理程序文件相關部門人員副總/管理者代表管理者代表/總經(jīng)理職務說明書相關部門人員部門負責人/管理者代表管理者代表/總經(jīng)理標準類文件相關部門人員相關部門人員相關部門負責人技術資料相關部門人員相關部門人員相關部門負責人質(zhì)量記錄表格相關部門人員相關部門人員相關部門負責人質(zhì)量計劃相關部門負責人管理者代表總經(jīng)理 質(zhì)量方針：由總經(jīng)理確認。 質(zhì)量目標: （1）公司質(zhì)量總目標由總經(jīng)理確認。（2）各職能部門的質(zhì)量目標由各部門編制，總經(jīng)理批準。5.2.3 質(zhì)量管理體系文件的歸類、編號 1) 質(zhì)量手冊、程序文件、三階文件以及崗位職責等都是受控文件，都必須有版本號及生效日期。（除三階文件中的技術資料外）其正本文件復印發(fā)放時在每份文件上加蓋“受控文件”紅色章，三階文件中技術資料正本文件復印發(fā)放時在每份文件上加蓋“技術文件發(fā)行章”，所有現(xiàn)場使用文件都必須是受控文件。 2) 部分技術文件的編號有特殊規(guī)定外，其它文件全部按5.2.3 3)編號，特殊規(guī)定如下： 工程圖面:產(chǎn)品編碼PD+XX， xx為序號01-99,版本則自A版開始 產(chǎn)品生產(chǎn)SOP: 產(chǎn)品編碼SOP+XX, xx為序號01-99,版本則自A版開始 BOM編號：產(chǎn)品編碼BOM+XX, xx為序號01-99,版本則自A版開始3）（除部分技術文件外）所有已審批的質(zhì)量管理體系文件按以下方式編號，文件的編號方法如下：SCXXXXXXXX表示文件序號（如001、002）擬制方(部門代號)：(總經(jīng)理GZT;文控中心 AAA;品管部QQT;業(yè)務部SEA;市場部SEB采購部FMT;行政部AAT;研發(fā)部DZT; 光條事業(yè)PST;室內(nèi)燈具事業(yè)部PNT;室外燈具事業(yè)部PUT; 面板燈事業(yè)部PL）文件類別：質(zhì)量手冊 簡稱 (QM)程序文件 簡稱（QP）三階文件 簡稱（WI）質(zhì)量記錄 簡稱（QR）其它 簡稱（EL） 公司名縮寫（SC） 如：質(zhì)量手冊 SC-QM-AAA-0015.3 外來文件的控制5.3.1 外來文件包括國際、國家、部級、地方的標準、法律法規(guī)和客戶提供的文件等。5.3.2 相關部門收集到外來文件后，技術性資料交研發(fā)部、法律法規(guī)類文件交管理者代表或總經(jīng)理審批，然后再轉(zhuǎn)交文控中心，文控中心在正本文件蓋上“外來文件章”，并編制外來文件清單。5.3.3 各部門對需更新版本的外來文件（如國家/國際標準、法律法規(guī)等）應及時跟蹤（不超過半年），確保使用有效版本的適用的外來文件，外來文件的更新按5.3.2執(zhí)行。5.4 質(zhì)量管理體系文件的分發(fā)5.4.1質(zhì)量手冊、程序文件、三階文件的分發(fā)質(zhì)量手冊、程序文件和三階文件經(jīng)過批準后，由文控中心編制文件分發(fā)/回收記錄表或在正本文件后記錄發(fā)放與接收的情況，經(jīng)部門負責人批準，按發(fā)放記錄填寫、登記及發(fā)放，文件接收人在其上簽名。5.4.2外來文件根據(jù)實際需要分發(fā)，分發(fā)時由接收人在文件分發(fā)/回收記錄表或文件上簽字。5.4.3臨時發(fā)行的文件，由編制部門在編號加“L”，按5.2.2審批后轉(zhuǎn)交到文控中心，并在文件上加蓋“參考文件章” ，文控中心根據(jù)需要分發(fā)到相關部門并做好記錄，文件作廢按5.7執(zhí)行。5.5 質(zhì)量管理體系文件的保管和借閱5.5.1文件的保管1) 質(zhì)量管理體系文件正本由文控中心保管。文控中心根據(jù)實際需要確認是否發(fā)放相應的受控副本，受控副本由各部門文件管理員或持有人負責保管。2) 保管者必須將持有的文件分類放置，使文件便于識別和檢索。3) 文件在保管和使用過程中需保持清晰，不可隨意涂劃。4） 文控中心對各部門文件的使用及保管情況不定期地進行檢查，以達到對各部門文件管理實施監(jiān)控的目的。5.5.2文件的借閱如公司內(nèi)部員工需要暫時借閱質(zhì)量管理體系文件，應到文控中心或相關部門辦理借閱和歸還手續(xù)，并填寫文件借閱登記表。5.6 質(zhì)量管理體系文件的評審和更改5.6.1文件評審1) 文件發(fā)布后，管理和使用部門須根據(jù)公司的實際運作情況對文件進行評審，對不適當之處提出更改申請，必要時填寫文件修訂、廢止申請單。2) 在每次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核之現(xiàn)場審核前，審核組對文件進行評審，對不符合及不適當處提出更改申請。5.6.2文件更改1) 對需更改或修改的文件，（必要時）由申請人填寫文件修訂、廢止申請單，再交文控中心進行初審后編制新文件，再按本程序5.2執(zhí)行。2) 文件修改不背離標準和法規(guī)要求。3) 與質(zhì)量管理體系的其它相關要求一致，對關聯(lián)的文件明確更改要求。4） 更改后的要求在公司的實際條件下是可行的。5）文件修改的狀態(tài)：文件修改其狀態(tài)依09依次遞增，并記錄(文件未發(fā)生更改時狀態(tài)為0)。6）文件修改后的換版：文件修改滿十次或經(jīng)過重大修改后(重大修改為程序的大改動)，必須改用新的版本號，按A-Z依次增加，并登記。7) 質(zhì)量記錄表格需要修改時，由申請人直接修改，版本號由A至Z依次遞增，并更新質(zhì)量記錄一覽表內(nèi)容；ERP系統(tǒng)中質(zhì)量記錄表格需修改時，由申請部門填寫文件修訂、廢止申請單經(jīng)副總審批后再安排修改（此質(zhì)量記錄表格保存期限為長期）。8）更改文件后，應更新受控原件，按5.4的規(guī)定分發(fā)及換回舊版文件并記錄。5.7 質(zhì)量管理體系文件的廢棄5.7.1 質(zhì)量管理體系文件新版生效時，舊版同時作廢（有特殊說明的除外）。5.7.2有必要保留的已作廢質(zhì)量管理體系文件原版，由文控中心加蓋“作廢文件章”,在文件更改記錄一覽表中登記，并妥當保存。5.7.3無必要保留的作廢原版和副本文控中心統(tǒng)一收回并銷毀，也可在每頁上加蓋“作廢文件章”或畫“”留作其它用途。5.8 文件和記錄的管理5.8.1 質(zhì)量管理體系文件正本由文控中心進行