律師事務所培訓資料 新入職員工培訓資料（文書排版篇）090721

LovellsLLP 廣大律師事務所新入職員工培訓資料 法律文書排版格式與應用 2 自2000年11月 國家行政機關公文格式 及 公文格式排版中的字體要求 國務院辦公廳秘書局編2000 11 發(fā)行以來 國家機關單位對外公文都日趨規(guī)范化 現(xiàn)針對我所對機關單位的常用重要法律文書 如訴狀 答辯書 法律意見 中文版式 一般排版格式及WORD文檔格式的應用建議和說明如下 前言 訴訟類法律文書排版基本格式 紙張 采用國際標準60g m2 80g m2的A4白紙 210mm 297mm 白度為85 90 頁邊與版心尺寸 天頭 上白邊 為 37mm 1mm 訂口 左白邊 為 28mm 1mm 版心尺寸為 156mm 225mm 不含頁碼 文頭 標題 上空1行 用二號黑體或宋體 可分一行或多行居中排布 回行時 要做到詞意完整 排列對稱 間距要恰當 可以通過字間距來調節(jié) 標題下空1行 訴訟類法律文書排版基本格式 正文 用3號 或4號 仿宋體字 文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字 主送機關名稱下1行 每自然段左空2字 回行頂格 數(shù)字 年分不能回行 行間距 一般每頁排22行 每行排28個字 即行間距為單行倍或固定值30 32磅間 標準字間距 紙張 采用國際標準60g m2 80g m2的A4白紙 210mm 297mm 白度為85 90 我所用的是80G特級A4紙 附件 在正文下空1行空2字用3號 或4號 仿宋字標識 附件 后標全角冒號和名稱 附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼 訴訟類法律文書排版基本格式 級別符號文中標題遵循的序號一般分七級 第1級 第一章 第2級 第一節(jié) 第3級 一 第4級 第5級 第6級 第7級 文中不存在章 節(jié)時 可以從第3級開始編排級別符號 訴訟類法律文書排版基本格式 頁碼 2頁以上要插入頁碼 在 插入 欄中直接頁碼即可 插入頁碼放居中位置或右下角 同個文件插入不同頁碼頁眉頁腳 應用 的頁眉和頁角部分有說明 引用名稱 全文第一次出現(xiàn)一個法規(guī)名稱或公司名稱時用全稱 之后可在括號內(nèi)寫明用簡稱 例如 中華人民共和國刑法 以下簡稱 刑法 廣東廣大律師事務所 以下簡稱 廣大所 訴訟類法律文書排版基本格式 主題詞 用3號黑體字 居左頂格標識 后標全角冒號 詞目用3號小標宋體字 詞目之間空1字 文件名的編制及分類存檔 歸納文件的綱要內(nèi)容作為文件名 并在后面加上日期 文件按類別歸入不同文檔的文件夾中 裝訂 左側裝訂 一般采用平訂 訂位為兩釘鋸外訂眼跟書芯上下各1 4處 允許誤差4 mm WORD文檔格式的應用 頁眉和頁腳 頁眉和頁腳插入常規(guī)的頁眉和頁腳時 在 視圖 菜單欄中執(zhí)行 頁眉頁腳 按鍵面提示在頁眉或頁腳插入所需文字或圖片即可 如制作單位函頭紙 傳真頭 個人信箋 已經(jīng)插入頁眉或頁腳的文檔也可以去掉 即選定頁眉頁腳的文字或圖片內(nèi)容再按刪除鍵 包括空白位置 如果不刪除完全會留下一條橫線 如果在Word文檔中創(chuàng)建了頁眉 頁腳 那么在默認情況下 一篇文章從頭到尾的頁眉頁腳都是一樣的 但在長文檔中 常常會遇到第一頁是封面或類似性質的在同一個文檔中需有多個不同的頁眉或頁腳的情況 WORD文檔格式的應用 頁眉和頁腳 首頁或奇偶頁不同 在 文件 菜單中打開 頁面設置 有的WORD版在 頁眉和頁腳 命令中就有 頁面設置 切換到 版式 在 頁眉頁腳 選 首頁不同 或 奇偶頁不同 處打勾 再到 視圖 菜單下的 頁眉和頁腳 按命令進行頁眉和頁腳的編輯即可 WORD文檔格式的應用 頁眉和頁腳 需要讓文章有多個不同的頁眉和頁腳 則需要使用不同格式的頁眉頁腳的文章相應的分節(jié) 這樣就可以實現(xiàn)每個章節(jié)用上不同的頁眉或頁腳了 首先將光標定位于每個需要使用新頁眉 腳 的位置 然后執(zhí)行 插入 菜單下的 分隔符 下的 分節(jié)符類型 中的 下一頁 命令 等整個文章分好節(jié)以后 就可以點 視圖 菜單下的 頁眉和頁腳 的命令進行頁眉或頁腳的編輯模式了 在輸入完頁眉 腳 后 點擊頁眉與頁腳工具欄中的 鏈接到前一個 按鈕 切斷本節(jié)與前一節(jié)的頁眉內(nèi)容聯(lián)系 然后再輸入本節(jié)的頁眉 對于需要多個頁眉頁腳的文檔可以插入多個分節(jié)符 按照上面的方法操作即可 如果是插入不同頁碼 則是在分節(jié)后后 鏈接到前一個 然后再插入頁碼 并設定起始頁碼即可 WORD文檔格式的應用 分欄符 分欄符同一個文檔中有時候需要分為多欄 如在編輯書刑雜志就常用到 即選定所需設定文檔內(nèi)容 在 格式 窗口中 分欄 并按所需選定或設定欄數(shù)即可 還可設定欄的寬度和間距 亦或選擇整篇文章或插入點之后 WORD文檔格式的應用 批注 批注是閱讀者對他人所寫內(nèi)容的看法和意見 它只存在于電子文檔 不存在于書面文檔 加入批注 首先圈選欲批注文句 點擊 插入 批注 視窗分裂為上下兩半 上半段是文檔內(nèi)容 下半段是批注視窗 視窗會列出批注者名稱并自動對批注編號 如需要修改或刪除批注 點擊右鍵完成 寫批注時將日期時間加入去 可以點擊 插入 日期和時間 是否打印批注可以在打印選項中設置 作清潔稿時可以選定刪除 WORD文檔格式的應用 修訂 修訂文檔的完成過程中需要頻繁地溝通協(xié)商進行修訂 可點擊 工具 修訂 突出顯示修訂 決定修訂記錄顯現(xiàn)與否 用戶可以通過點擊 工具 修訂 接受或拒絕修訂 來決定是否接納修訂 WORD文檔格式的應用 腳注 腳注是正文的補充 論文中常用到 腳注可以是數(shù)字也可以是符號 頁面最下方以橫線分隔的為腳注文本 光標移到插入腳注的地方 點 插入 腳注和尾注 腳注是處于頁面底端 尾注則處于文檔結尾 兩者之間的轉換可以通過點 插入 腳注和尾注 點擊 選項 再點擊 轉換 來實現(xiàn) WORD文檔格式的應用 插入文件 插入文件在編輯文章時會經(jīng)常用到插入其它已存在于文檔中的文件 如果用插入方式更為直接方便 即在把光標移至需添加文件的當前位置 在 插入 菜單中執(zhí)行 文件 選擇文件源并確定插入的文件即可 WORD文檔格式的應用 插入圖片 在WORD文檔中插入圖片點擊 插入 菜單中的 圖片 選項 有 剪貼畫 來自文件 來自掃描儀或照相機 圖表 等8個選擇文件源 按需要選擇圖片源并確定插入圖片 圖片插入后在點擊右鍵選擇對話的 顯示 圖片 工具欄 在工具欄的 文字環(huán)繞 選定 嵌入型 或各式 環(huán)繞型 如果是 嵌入型 的還可能按需要用到 襯于文字下方 或 浮于文字上方 插入圖片后還可在 設置圖片格式 中按需要修改圖片的大小 顏色 線條等 WORD文檔格式的應用 插入圖片 如果是制作數(shù)據(jù)統(tǒng)計表則經(jīng)常會用到圖表來表述 即在 插入 菜單欄中選定 圖表 并按設定需要選擇 圖表類型 在隨即跳出來的 數(shù)據(jù)表 上修改數(shù)據(jù)及文字確定 即可完成一張直觀簡潔的數(shù)據(jù)統(tǒng)計表 常用的圖表類型有 柱形圖 條形圖 餅圖 折線圖 等 柱形圖和條形圖一般用于多組數(shù)據(jù)的對比 餅圖為百分比分配圖 折線圖為某段時期的數(shù)據(jù)走向圖 WORD文檔格式的應用 繪制流程圖的制作 繪制流程圖的制作首先從視圖中選 工具欄 繪圖 然后按設定圖形在 繪圖 的 自選圖形 中選擇相應圖形或條線或箭頭 圖形大小 位置 方向可以隨意拉動調整 WORD文檔格式的應用 繪制流程圖的制作 要注意的是 制圖前要先在文檔中預留一塊制圖位置 即在文檔中點擊多下回車鍵 因為有可能圖的下方還要編輯文字等內(nèi)容 另外也方便有需要時復制整段文檔內(nèi)容 非文字圖形若需添加文字時按鼠標右鍵選擇添加文字 或點繪圖選擇疊放次序 圖形襯于文字下方 貼藝術字時則不需要 WORD文檔格式的應用 自動生成文章目錄的制作 自動生成文章目錄的制作在任一個WORD文檔的 格式 窗口中選 樣式與格式 在 樣式格式 欄中 分別選擇 標題1 或 標題2 標題3 標題1 代表目錄的第一級 標題2 代表目錄的第二級 相應類推 把按級別標題級應用到文中各個章節(jié)的標題上 例如 文中的最大標題用 標題1 定義 第二大題題用 標題2 定義 依此類推一直到全文結尾 WORD文檔格式的應用 自動生成文章目錄的制作 標題1 標題2 標題3 的屬性 如字體大小 居中 加粗 等等 可以自行修改的 修改方法 右鍵點擊 標題1 選 修改 會彈出修改菜單 可以根據(jù)自己的要求自行修改 當都定義好后 就可以生成目錄了 把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置 在 插入 窗口中選 引用 索引和目錄 即完成自動生成目錄了 生成自動目錄后還需要修改文章內(nèi)容的 改動較大的無疑頁碼有相應變動 則可以再選定生成的目錄后點擊右鍵按需要選擇 更新域 或 編輯域 切換域代碼 即可 WORD文檔格式的應用 在WORD文檔中制表 在WORD文檔中制表對于數(shù)據(jù)少 無需公式計算 用文字表述部分較多的表格一般采用WORD制表更為簡便 直觀 便于文字的表述 WORD提供了多種表格格式供選擇 即點擊 表格 插入 表格 在對話框中點選 自動套用格式 進行選擇適用的格式 也可在插入 表格 后 設定 行 數(shù)和 列 數(shù)即可成表 行和列可以按需要自由合并和拆分 行 列的高寬亦可在 表格屬性 中按需要設定數(shù)值或自由拉動 WORD文檔格式的應用 在WORD文檔中制表 最簡捷的制表方法就是手繪表格 即在工具欄上點擊 繪制表格 按設定需要畫上即可 縱向排版文檔中插入橫向表格或橫向表中插入縱向表 光標放在所需插入表格頁的頂端 在 頁面設置 選擇 插入點之后 選擇頁面的橫向或縱向 頁面即改變了原來的縱 橫向 就可以繪制表格了 EXCEL表格和WORD表格是可以通過復制 粘貼互為轉換的 包括在EXCEL中制作的餅形圖 圓柱形 折線形圖等都可以復制到WORD文件中 文本和表格亦可以在 表格 欄中選擇 轉換 來實現(xiàn)的 WORD文檔格式的應用 閱讀權限的設置 閱讀權限的設置一個文件完成之后如果是涉及保密資料應當設置閱讀權限 即打開文件在 文件 菜單中選擇 另存為 工具 安全措施選項 再設定 打開文件的密碼 并最后確定即完成閱讀權限的設置了 字符間距換算 字符間距換算表1厘米 28 35磅1十二點活字 字符 12磅1英寸 2 54厘米 廣大所格式紙打印設置 用廣大所函頭信紙打印文件 頁面設置 A4紙格式 頁邊距 上4 5厘米 下2 5厘米 寬按電腦默認A4標準寬度 用廣大所簡介紙打印簡介 頁面設置 A4紙格式 頁邊