酒店管理系統(tǒng)需求分析文檔

酒店管理系統(tǒng)需求分析及規(guī)格說明 系統(tǒng)概述 一 一 系統(tǒng)介紹系統(tǒng)介紹 酒店管理系統(tǒng)是一套功能強(qiáng)大而又簡便實(shí)用的管理管理軟件 其實(shí) 現(xiàn)的功能包括客房預(yù)定系統(tǒng) 前臺接待系統(tǒng) 前臺收銀系統(tǒng) 帳務(wù)系 統(tǒng) 管家系統(tǒng) 電話系統(tǒng) 經(jīng)理系統(tǒng) 帳務(wù)報(bào)表 幫助信息等九大功 能模塊 實(shí)現(xiàn)了餐飲住宿娛樂企業(yè)日常營運(yùn)的全面自動管理 是餐飲 住宿娛樂企業(yè)進(jìn)行電腦信息化管理的理想選擇 二 系統(tǒng)目標(biāo)二 系統(tǒng)目標(biāo) 酒店管理系統(tǒng)將先進(jìn)的電腦技術(shù)與現(xiàn)代酒店服務(wù)管理完美地結(jié)合起 來 實(shí)現(xiàn)了住宿 餐飲 娛樂全新概念的服務(wù)和管理方式 本管理系 統(tǒng)參照了大量的同類軟件 旨在用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成所有能完成的工 作 并保持很高的靈活性和易操作性 并使該軟件具備以下優(yōu)點(diǎn) 1 電腦收銀 打印帳單 快速準(zhǔn)確 減少賓客等待時(shí)間 并可杜 絕收銀過程中的舞弊現(xiàn)象 2 高效的客房管理 能有效的提高房率 增加營業(yè)收入 3 提高決策依據(jù) 管理者可以隨時(shí)了解經(jīng)營情況 以制定相應(yīng)的 經(jīng)營方針 4 減輕員工的工作負(fù)擔(dān) 從而使員工把更多的精力放在提高為賓 客服務(wù)的質(zhì)量上 5 簡單 方便地保存和查詢歷史資料 6 樹立良好的酒店形象 三 系統(tǒng)功能三 系統(tǒng)功能 1 1 客房預(yù)定系統(tǒng) 客房預(yù)定系統(tǒng) 散客預(yù)定 團(tuán)體預(yù)定 客房預(yù)定 預(yù)定未到處理 預(yù)售查詢 預(yù)定系統(tǒng)可隨時(shí)查詢 30 天以內(nèi)酒店客房預(yù)售一覽表 及可售房 間數(shù) 可查詢某間客房預(yù)定情況 對?？涂墒褂孟到y(tǒng)的客歷資料預(yù)定 及陪房 可大大減少資料的輸入 2 2 前臺接待系統(tǒng) 前臺接待系統(tǒng) 散客入住登記 合約入住登記 團(tuán)體自動入住和手動入住 補(bǔ)填客單 修改客人信息 轉(zhuǎn)房 調(diào)房 設(shè)置房態(tài) 客人留言 預(yù)定客房查詢 可售客房查詢 客人一旦入住酒店 將允許客人先消費(fèi) 簽單 后付帳 使用 一卡通 系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了限制消費(fèi)的功能 團(tuán)體入住后除了每個(gè)團(tuán)員 有自己的帳外 系統(tǒng)還自動產(chǎn)生該團(tuán)的主帳號 操作員每一個(gè)消費(fèi)記 入成員帳還是記入團(tuán)體帳 該團(tuán)成員的房租將自動記入團(tuán)主帳 3 3 前臺收銀系統(tǒng) 前臺收銀系統(tǒng) 記帳 包括客人在酒店各營業(yè)場點(diǎn)的消費(fèi) 埋單 限制客人消費(fèi) 退房 押金加入 查帳 可查總客帳 總收入帳 總消費(fèi)帳 轉(zhuǎn)帳 設(shè)置跑單 客用保險(xiǎn)箱管理 團(tuán)體埋單及退房 每一個(gè)客人從預(yù)定房間起系統(tǒng) 一卡通系統(tǒng) 內(nèi)已自動產(chǎn)生了該 客人的帳號 住店的客人享受酒店的短期貸款 可以在酒店絕大部分 簽單 這將刺激客人的消費(fèi)心理 增加酒店的收入 記帳功能主要加 入酒店暫無連網(wǎng)的那些消費(fèi)場所和諸如賠償 日租 特別消費(fèi)等 酒 店管理者還可根據(jù)客人的情況鎖住其帳號 以限制其消費(fèi) 前臺收銀系統(tǒng)的埋單又與其他營業(yè)場所不同 前臺的埋單允許客 人一帳多單 分期埋單 分類別埋單 退房時(shí)能自動檢測 客人的帳 務(wù)余額為零 客人帳號的帳項(xiàng)為空 保險(xiǎn)箱鑰匙以歸還 否則系統(tǒng)拒 絕退房 轉(zhuǎn)帳功能也具有萬能分帳的功能 既不但可以把幾個(gè)帳號的消費(fèi)轉(zhuǎn)入 另一帳號 也可把某一帳號特定時(shí)期特定幾類消費(fèi)轉(zhuǎn)入另一帳號 轉(zhuǎn) 帳帳項(xiàng)將留下記號并且留下記錄以方便查核人員核對 團(tuán)體埋單與其他埋單相同 而團(tuán)體退房則采用全自動方式 不必 一一輸入房號 如果系統(tǒng)檢測到某團(tuán)的成員全部已退房 團(tuán)主單也隨 即自動退出 4 帳務(wù)系統(tǒng) 除具有收銀系統(tǒng)的功能外 還具有糾錯(cuò) 報(bào)表輸出等功能 能將 損失降至最低 5 5 管家系統(tǒng) 管家系統(tǒng) 設(shè)置凈房 臟房 壞房 及取消壞房 設(shè)置 SKIP 房 SLEEP 房 查詢凈房表 臟房表 壞房表 房間狀態(tài) 新入住查詢 6 電話系統(tǒng) 自動計(jì)費(fèi) 夜審系統(tǒng)夜審系統(tǒng) 夜間稽核應(yīng)該是控制酒店經(jīng)營的一個(gè)核心部分 每天的經(jīng)營情況都 必須經(jīng)由夜間審核 本系統(tǒng)提供的功能有 過房租 每天一次地將在住客 的帳目加上當(dāng)天的房租費(fèi)用日營業(yè)報(bào)表 將當(dāng)天的收入分類統(tǒng)計(jì) 產(chǎn)生 客人余額表 客人明細(xì)帳查詢 便于夜審人員核對明細(xì)帳 客人信息查詢 動態(tài)房態(tài)查詢 房間明細(xì)帳查詢 收銀員報(bào)表 當(dāng)日入住客人報(bào)表 7 客歷系統(tǒng) 客人資料手工 自動輸入 客人資料查詢與修改 黑名單 入住客人自動查詢客歷 入住客人自動歸入客歷 客歷合并 8 合約系統(tǒng) 可將酒店簽約的單位或個(gè)人的資料輸入電腦 并可隨時(shí)查詢 修 改和刪除 凡合約單位或個(gè)人入住 均可自動填單 系統(tǒng)還可自動打 印與合約單位或個(gè)人來往的信函信封等 9 經(jīng)理系統(tǒng) 修改客房定價(jià) 增加 刪除 修改各級密碼 修改特別客單 設(shè)置系統(tǒng)參數(shù) 內(nèi)部銀行系統(tǒng) 即 IC 卡功能 數(shù)據(jù)整理 自我診斷 數(shù)據(jù)備份 10 總經(jīng)理系統(tǒng) 住店客單查詢 查詢客房狀態(tài) 查詢可售情況 客房占用統(tǒng)計(jì) 帳務(wù)查詢 萬能查詢 報(bào)表輸出 11 密碼管理系統(tǒng) 12 報(bào)表系統(tǒng) 1 客房占用表 2 轉(zhuǎn)房改租表 3 預(yù)定未到表 4 客房取消表 5 房租分析表 6 經(jīng)營統(tǒng)計(jì)表 7 可售情況表 8 房間狀況表 9 壞房報(bào)告表 10 日租統(tǒng)計(jì)表 11 合約銷售表 13 帳務(wù)報(bào)表 1 收入報(bào)表 前臺收入明細(xì)表 現(xiàn)付收入明細(xì)表 2 消費(fèi)報(bào)表 3 顧客帳務(wù) 住客帳務(wù) 離店客人帳務(wù)和跑單帳務(wù) 4 交班報(bào)表 5 信用卡報(bào)表 6 街帳報(bào)表 7 應(yīng)收報(bào)表 8 催帳報(bào)表 9 轉(zhuǎn)帳報(bào)表 10 借貸總表 11 聯(lián)網(wǎng)消費(fèi) 12 酒店總表 四 數(shù)據(jù)流圖設(shè)計(jì)及分析四 數(shù)據(jù)流圖設(shè)計(jì)及分析 1 系統(tǒng)各模塊分析 DFD 圖和數(shù)據(jù)字典 總流程圖 圖 2 系統(tǒng)總流程圖 表 1 系統(tǒng)總流程數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)流名 登記 組 成 客戶信息 房間信息 押金 時(shí)間 數(shù) 據(jù) 項(xiàng) 客戶信息 備 注 個(gè)人或團(tuán)隊(duì) 組 成 身份證號 姓名 性別 年齡 民族 出生日期 家庭住址 VIP 人數(shù) 單位 單位地址 電話 手機(jī) BP 機(jī)號碼 E MAIL 地址 照片 組 織 身份證號 數(shù) 據(jù) 項(xiàng) 客房信息 組 成 房號 類型 單價(jià) 狀態(tài) 組 織 房號 客人 酒店 管理 系統(tǒng) 登記 客人 離店憑據(jù) 數(shù) 據(jù) 項(xiàng) 狀態(tài) 取值 空房可用 空房待修 預(yù)訂占用 正在占用 數(shù) 據(jù) 項(xiàng) 押金 組 成 預(yù)訂金 入住押金 入住租金 取 值 現(xiàn)金 信用卡 轉(zhuǎn)帳支票 掛帳 免費(fèi) 數(shù) 據(jù) 項(xiàng) 時(shí)間 組 成 預(yù)訂時(shí)間 入住時(shí)間 預(yù)計(jì)離店時(shí)間 住宿時(shí)間 數(shù)據(jù)流名 離店憑據(jù) 備 注 指客人辦理手續(xù)后 所持有的酒店開出的票據(jù) 組 成 住店發(fā)票 停車場收據(jù) 其它票據(jù) 2 第二層流程圖 圖 3 第二層流程圖 數(shù)據(jù) 庫 1 客人 前臺 后臺 停車 場 數(shù)據(jù) 庫 2 數(shù)據(jù) 庫 3 表 2 流程圖數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)處理名 前臺加工 簡 述 在酒店中直接與客人發(fā)生關(guān)系的活動 為客人提供的一 切服務(wù) 包 括 客人進(jìn)入酒店前的預(yù)訂 預(yù)訂后的入住 消費(fèi) 以及離 店前的手續(xù) 辦理 組 成 預(yù)訂 接待 取消預(yù)訂 離店 數(shù)據(jù)處理名 后臺加工 簡 述 在酒店中不直接與客人發(fā)生關(guān)系的活動 包括間接為客 人提供的服 務(wù) 以及酒店的內(nèi)部管理體系 主要是庫房管理 IC 卡 管理 總理 查詢等 組 成 數(shù)據(jù)備份 經(jīng)理查詢 數(shù)據(jù)處理名 停車場加工 簡 述 為酒店內(nèi)外客人提供停車的系統(tǒng) 數(shù) 據(jù) 庫 1 所有在前臺與客人有關(guān)的信息庫 組 成 歷史客人信息表 房間占用信息表 IC 卡管理表 數(shù) 據(jù) 庫 2 組 成 酒店日常消耗品庫存管理表 日現(xiàn)金帳目表 數(shù) 據(jù) 庫 3 說 明 停車場建立的有關(guān)車輛進(jìn)出停車場的時(shí)間及費(fèi)用信息表 3 前臺子系統(tǒng) 客 人 預(yù)訂 離店 接待 取消 預(yù)訂 圖 4 前臺系統(tǒng)示意圖 備注備注 按照客人從住店 離店的過程將系統(tǒng)劃分為預(yù)訂 接待 取消 預(yù)訂和離店四個(gè)處理過程 客人通過預(yù)訂 也可直接到酒店登記住宿 客人預(yù)訂后 也可能取消預(yù)訂 客人分為個(gè)人與團(tuán)體兩類 個(gè)人預(yù)訂 圖 5 個(gè)人預(yù)訂 DFD 圖 表 3 個(gè)人預(yù)訂數(shù)據(jù)字典 掛帳個(gè)人表 訂金 預(yù)訂證明 表 客 人 收 銀 訂房 預(yù)訂金入帳 表 客人預(yù)訂信息表 客 人 客人 信息 查詢 客人黑名單 房 間 查 詢 客房預(yù)訂信息表 1 客房預(yù)訂信息表 2 是黑客 有無指定房間 已預(yù)訂完 訂金收據(jù) 預(yù)訂登記 表 數(shù)據(jù)處理名 房間查詢 簡 述 根據(jù)客人的預(yù)訂要求 查詢客房預(yù)訂信息表 確定是否有 空房 輸 入 客戶信息 來源 外部實(shí)體 客人 輸 出 1 無客房 去處 外部實(shí)體 客人 2 有客房 預(yù)訂登記表 去處 客人信息 數(shù)據(jù)流名稱 預(yù)訂登記表 簡 述 在房間查詢有房時(shí)所填的表 用于記載客人信息 組 成 身份證號 姓名 性別 年齡 民族 國籍 家庭住址 VIP 電 話 數(shù)據(jù)處理名 訂房 簡 述 根據(jù)客人的預(yù)訂要求 確定客人訂什么房 哪類房 多少 間房 是否 確定具體房間 輸 入 訂金收據(jù) 來源 收銀 輸 出 預(yù)訂證明表 去處 外部實(shí)體 客人 數(shù)據(jù)流名稱 預(yù)訂證明表 簡 述 在訂房 收銀后所填的表 用于記載客人訂房的信息和證 明 組 成 身份證號 姓名 性別 家庭住址 電話 押金 房間數(shù)量 類 別 時(shí)間 客人來店預(yù)訂 服務(wù)員查詢 客房預(yù)訂信息表 無空房則返回客人 有客房則登記 并核對 客人黑名單 進(jìn)行消費(fèi)而未付帳的客人名 單 及 掛帳表 無誤后收取預(yù)訂押金并記入 預(yù)訂金入帳表 進(jìn)行訂房 將預(yù)訂信息記入 客人預(yù)訂信息表 修改 客房預(yù)訂信 息表 的客房狀態(tài) 給客人預(yù)訂證明表 預(yù)訂完成 2 2 團(tuán)隊(duì)預(yù)訂 團(tuán)隊(duì)預(yù)訂 圖 6 團(tuán)隊(duì)預(yù)訂 DFD 圖 表 4 團(tuán)隊(duì)預(yù)訂數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)處理名 房間查詢 簡 述 根據(jù)客人的預(yù)訂要求 查詢客房預(yù)訂信息表 確定是否有 空房 輸 入 客戶信息 來源 外部實(shí)體 客人 輸 出 1 無客房 去處 外部實(shí)體 客人 2 有客房 預(yù)訂登記表 去處 客人信息 數(shù)據(jù)流名稱 預(yù)訂登記表 簡 述 在房間查詢有房時(shí)所填的表 用于記載客人信息 組 成 團(tuán)隊(duì) ID 號 團(tuán)隊(duì)名稱 領(lǐng)隊(duì)人 領(lǐng)隊(duì)手機(jī) 團(tuán)隊(duì)開戶行 帳號 地址 聯(lián)系 電話 人數(shù) 人員名單 房間數(shù)量 是黑客 已預(yù)訂完 預(yù)訂證明 表 客 人 收 銀 訂房 預(yù)訂金入帳 表 團(tuán)體預(yù)訂信息表 客 人 客人 信息 查 詢 客人黑名單 房 間 查 詢 客房預(yù)訂信息表 1 客房預(yù)訂信息表 2 有無空房 間 訂金收據(jù) 交款 預(yù)訂登記 表 掛帳單位表 數(shù)據(jù)處理名 訂房 簡 述 根據(jù)客人的預(yù)訂要求 確定客人訂什么房 哪類房 多少 間房 是否 確定具體房間 輸 入 訂金收據(jù) 來源 收銀 輸 出 預(yù)訂證明表 去處 外部實(shí)體 客人 數(shù)據(jù)流名稱 預(yù)訂證明表 簡 述 在訂房 收銀后所填的表 用于記載客人訂房的信息和證 明 組 成 團(tuán)隊(duì) ID 號 團(tuán)隊(duì)名稱 地址 聯(lián)系電話 人數(shù) 進(jìn)店日期 離 店日期 房間 數(shù)量 押金 團(tuán)體預(yù)訂與個(gè)人預(yù)訂基本一樣 只是將團(tuán)隊(duì)預(yù)訂信息記入 團(tuán)體 預(yù)訂信息表 3 取消預(yù)訂 圖 7 取消預(yù)訂 DFD 圖 客 人 退款客 人 團(tuán)體或個(gè)人預(yù)訂信息表 客房預(yù)訂信息表 預(yù)訂金入帳 表 預(yù)訂 查詢 客人預(yù)訂信息表 1 預(yù)訂登記 表 預(yù)訂收據(jù) 現(xiàn)金 退款記錄 表 表 5 取消預(yù)訂數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)處理名 預(yù)訂查詢 簡 述 核對客人的 預(yù)訂證明表 輸 入 預(yù)訂證明表 來源 外部實(shí)體 客人 輸 出 預(yù)訂收據(jù) 去處 退款處理 客人要取消預(yù)訂 只需將 預(yù)訂證明表 和 預(yù)訂收據(jù) 交給服 務(wù)員 經(jīng)核對后退款并修改 客房預(yù)訂信息表 及 團(tuán)隊(duì)或個(gè)人預(yù)訂 信息表 4 接待團(tuán)體 未預(yù)訂的客人 圖 8 接待團(tuán)體 DFD 圖 表 6 接待團(tuán)體數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)處理名 空房查詢 簡 述 根據(jù)客人的住房要求 查詢 目前房間占用信息表 確 定是否有空房 輸 入 客戶信息 來源 外部實(shí)體 客人 輸 出 1 無客房 去處 外部實(shí)體 客人 客人黑名單 客 人 無空房 是黑客 客 人 客人 查詢 歷史客人信息 表 1 收 銀 押金入帳表 查詢 空房 目前房間占用信息表 1 有無空房 間 有客人 ID 的 IC 卡 客房占用信息表 2 歷史客人信息表 2 交款 住房登記 表 掛帳單位 掛帳單位表 表 寫 IC 卡 IC 卡管 理表 IC 卡 鎖 押金收據(jù) 2 有客房 住房登記表 去處 客人查詢 數(shù)據(jù)流名稱 住房登記表 簡 述 在房間查詢有空房時(shí)所填的表 用于記載客人信息 組 成 身份證號 姓名 性別 年齡 民族 國籍 家庭住址 電話 單 位 數(shù)據(jù)處理名 客人查詢 簡 述 根據(jù)客人的住房登記表 從 客人黑名單 掛帳單位 等多個(gè)表中 查詢核對 輸 入 住房登記表 來源 查詢空房 輸 出 交款 去處 收銀處理 數(shù)據(jù)流名稱 押金收據(jù) 簡 述 在收銀后所開出的證明 用于記載客人住房時(shí)交的押金 組 成 身份證號 姓名 押金金額 房間數(shù)量 類別 入住時(shí)間 離 開時(shí)間 5 接待個(gè)人 未預(yù)訂的客人 圖 9 接待個(gè)人 DFD 圖 接待的客人是個(gè)人時(shí) 過程基本與接待團(tuán)隊(duì)相同 首先通過 目 前房間占用信息表 查詢目前有無空房 有則填 住房登記表 根 據(jù)客人的信息核對 客人黑名單 掛帳個(gè)人 等多個(gè)表 確認(rèn)后 收取住房押金 將客人的有關(guān)信息記入 歷史客人信息表 并用寫卡 機(jī)將客人的 ID 寫入 IC 卡 6 接待團(tuán)體 已預(yù)訂 圖 10 接待預(yù)訂團(tuán)體 DFD 圖 客 人 客房預(yù)訂信息表 3 查詢驗(yàn) 證預(yù)訂 表 團(tuán)體預(yù)訂信息表 預(yù)訂金入帳表 寫 IC 卡 收 銀 住房押金入帳表 客 人 客房占用信息表 住店客人信息表 查詢 客房 預(yù)訂證明 表 押金收據(jù) 有客人 ID 的 IC 卡 登記 表 交款 IC 卡管理 IC 卡鎖 掛帳單位 表 7 接待預(yù)訂團(tuán)體數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)處理名 查詢驗(yàn)證預(yù)訂表 簡 述 核對客人的預(yù)訂表是否與數(shù)據(jù)庫中的相符 輸 入 預(yù)訂證明表 來源 外部實(shí)體 客人 輸 出 登記表 去處 查詢客房 接待團(tuán)隊(duì) 已預(yù)定 的過程與接待未預(yù)訂的相似 只是開始要驗(yàn)證 預(yù)訂表 同時(shí)不必進(jìn)行客人查詢而可直接入住 將預(yù)訂金轉(zhuǎn)為住 房押金 7 接待個(gè)人 已預(yù)訂 圖 11 接待預(yù)訂個(gè)人 DFD 圖 接待個(gè)人 已預(yù)定 的過程與接待未預(yù)訂的相似 只是開始要驗(yàn)證 預(yù)訂表 同時(shí)不必進(jìn)行客人查詢而可直接入住 將預(yù)訂金轉(zhuǎn)為住 房押金 客 人 查 詢 驗(yàn)證預(yù) 訂表 個(gè)人預(yù)訂信息表 預(yù)訂金入帳表 寫 IC 卡 收 銀 住房押金入帳表 客 人 客房占用信息表 住店客人信息表 查 詢客房 有無空房 押金收據(jù) 有客人 ID 的 IC 卡 登記 表 交款 IC 卡鎖 IC 卡管 理 掛帳個(gè)人 客房預(yù)訂信息 表 3 8 離店 表 8 離店收銀數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)處理名 退房 簡 述 在客人離店的時(shí)候 核實(shí)房間的物件等 同時(shí)更改 客房 占用信息表 輸 入 有客人 ID 的 IC 卡 來源 外部實(shí)體 客人 輸 出 1 有問題 去處 外部實(shí)體 客人 2 無問題 退房憑證 去處 收銀 數(shù)據(jù)流名稱 退房憑證 簡 述 在房間核實(shí)無誤后開給客人的允許結(jié)帳憑證 組 成 身份證號 姓名 性別 IC 卡 ID 號 客房核實(shí)結(jié)果 數(shù)據(jù)處理名 收銀 客 人