檔案管理辦法2009

中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 1 檔檔案案管管理理辦辦法法 第一章第一章 總則總則 第一條第一條 為了加強(qiáng)和完善中交第四公路工程四公局有限公司 以下 簡稱四公局 的檔案管理工作 保障檔案的完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 安全 充分發(fā)揮檔案的作用 更好地為四公局生產(chǎn)經(jīng)營管理及四公局的發(fā)展服 務(wù) 根據(jù) 中華人民共和國檔案管理辦法 及實(shí)施辦法以及有關(guān)規(guī)定 特制定本辦法 第二條第二條 本辦法所稱檔案指 四公局在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營 技術(shù)管理 經(jīng)營管理 企業(yè)管理 基本建設(shè)和科學(xué)研究等活動(dòng)中形成的 對(duì)于四公 局具有保存價(jià)值的各種文字 圖表 聲像 電子等不同形式和載體的歷 史記錄 第三條第三條 四公局形成的各類檔案均實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則 不得 由各承辦部門和個(gè)人分散保存 以確保檔案的齊全完整和有效利用 第四條第四條 四公局檔案工作由分管領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé) 綜合事務(wù)處專人負(fù) 責(zé)此項(xiàng)工作 其中 工程 基建 施工前期及結(jié)算 檔案 設(shè)備檔案由主 管此項(xiàng)工作的副總經(jīng)理分管 工程 施工文件 竣工圖 檔案由總工程 師分管 會(huì)計(jì)檔案由總會(huì)計(jì)師分管 第五條第五條 四公局檔案管理工作列入四公局發(fā)展規(guī)劃 納入企業(yè)管理 生產(chǎn)建設(shè) 技術(shù)管理和科學(xué)研究等管理規(guī)章制度中 納入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗 位職責(zé)和管理人員的崗位職責(zé)中 第六條第六條 檔案部門崗位培訓(xùn) 增添設(shè)備 購買用品及必要出差費(fèi)用 應(yīng)納入四公局經(jīng)費(fèi)管理計(jì)劃 確保檔案業(yè)務(wù)工作正常進(jìn)行 第二章第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)和主要任務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)和主要任務(wù) 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 2 第七條第七條 四公局在綜合事務(wù)處設(shè)立綜合檔案資料室 集中統(tǒng)一管理 四公局文書檔案 科技檔案 會(huì)計(jì)檔案 聲像檔案 實(shí)物檔案及其它各 種門類檔案 第八條第八條 檔案管理工作的主要任務(wù) 一 認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家及交通行業(yè)關(guān)于檔案工作的法律 法 規(guī) 方針 政策 制定四公局檔案管理的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃 并組織 實(shí)施 二 對(duì)四公局各部門和所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督 檢查 和指導(dǎo) 三 對(duì)四公局文書處理部門和其他歸檔單位的平時(shí)立卷和立卷工 作進(jìn)行指導(dǎo) 集中統(tǒng)一接收 整理 保管和統(tǒng)計(jì)各類檔案 對(duì)歸檔文件 材料的修改 補(bǔ)充進(jìn)行指導(dǎo)和檢查 四 編制多種檢索工具并提供編研資料 積極開展檔案的利用工 作 為四公局的企業(yè)管理 生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究服務(wù) 五 會(huì)同有關(guān)部門對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定 六 科技檔案人員應(yīng)參加有關(guān)部門組織召開的生產(chǎn) 技術(shù)會(huì)議 有計(jì)劃地參加工程竣工驗(yàn)收 參加科研成果評(píng)審 鑒定 參加儀器設(shè)備 開箱的文件材料的驗(yàn)收工作 七 根據(jù)上級(jí)檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定 向上級(jí)檔案管理部門移 交所需進(jìn)館的檔案 八 學(xué)習(xí) 研究和采用新技術(shù) 按計(jì)劃做好檔案的現(xiàn)代化開發(fā)與 利用工作 九 有計(jì)劃地參加有關(guān)檔案管理培訓(xùn) 努力提高檔案管理人員的 思想政治水平和業(yè)務(wù)素質(zhì) 十 參加上級(jí)檔案管理部門組織的檔案工作和業(yè)務(wù)交流會(huì)議及檔 案協(xié)作組活動(dòng) 十一 完成上級(jí)檔案管理部門及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交辦的檔案業(yè)務(wù)工作 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 3 第三章第三章 檔案人員的條件和職責(zé)檔案人員的條件和職責(zé) 第九條第九條 四公局及所屬各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要 配備檔 案人員 并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定 檔案人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則 認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策 熱愛檔案管理工作 有較強(qiáng)的事業(yè)心 努力鉆研檔案專業(yè)理論知識(shí) 了 解 熟悉四公局主管的業(yè)務(wù)范圍 忠于職守 遵守紀(jì)律 身體健康 應(yīng) 具備大專以上文化程度和一定專業(yè)知識(shí) 負(fù)責(zé)管理黨組織檔案工作人員 必須是共產(chǎn)黨員 符合機(jī)要人員條件 檔案室負(fù)責(zé)人 應(yīng)具備館員或相 當(dāng)館員以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員擔(dān)任 第十條第十條 檔案管理人員的主要職責(zé) 一 貫徹檔案工作的方針 政策及各項(xiàng)規(guī)章制度 并掌握現(xiàn)代化 檔案管理新技術(shù) 二 按照上級(jí)檔案管理部門規(guī)定的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部 門 下屬單位做好文件材料的立卷歸檔工作 提高檔案的案卷質(zhì)量 三 做好所管檔案的收集 整理 鑒定 登記和統(tǒng)計(jì)工作 熟悉 所保管檔案的情況 四 保護(hù)檔案安全 做好防護(hù)工作 五 做好檔案利用 服務(wù)工作 編制適用檢索工具 迅速準(zhǔn)確地 查調(diào)檔案 六 根據(jù)所保管的檔案資料做好匯編工作 為四公局的生產(chǎn)經(jīng)營 及各項(xiàng)管理工作服務(wù) 七 嚴(yán)格遵守保密制度 未經(jīng)批準(zhǔn) 不得利用方便擅自擴(kuò)大檔案 的利用范圍 不得泄露檔案機(jī)密內(nèi)容 確保檔案機(jī)密安全 八 熱情做好服務(wù)工作 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度 第四章第四章 立立 卷卷 第十一條第十一條 凡本四公局各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 4 均由文書處理部門或文件材料形成部門按照有關(guān)部門頒布的檔案質(zhì)量標(biāo) 準(zhǔn)的規(guī)定和要求進(jìn)行整理 并定期向檔案部門移交歸檔 科技檔案應(yīng)執(zhí) 行交通行業(yè)科技檔案管理制度 規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn) 立卷人員要做好平時(shí)歸卷工作 對(duì)已辦理完畢及批存的文件材料及 時(shí)收集 歸類 集中統(tǒng)一保管 編制平時(shí)歸卷使用的案卷類目 承辦人 員借用文件材料時(shí) 應(yīng)積極提供便利 做好服務(wù)工作 辦理借閱手續(xù) 第十二條第十二條 電子文件在歸檔移交前 歸檔與接收部門均應(yīng)對(duì)歸檔電 子文件的載體及技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測 確保載體的安全利用 第十三條第十三條 文件材料歸檔范圍和保管期限按照 文件材料歸檔范圍 和保管期限表 執(zhí)行 文書檔案 科技檔案 聲像檔案 實(shí)物檔案保管 期限分為永久 長期 十六至五十年左右 和短期 十五年以下 含十五 年 三種 會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久 定期兩類 定期分為三年 五 年 十年 十五年 二十五年五類 第十四條第十四條 保管期限計(jì)算 文書檔案 包括科技檔案綜合類及經(jīng)營 管理類 應(yīng)從案卷所屬年度 科技檔案 指項(xiàng)目檔案 應(yīng)從歸檔以后 如一個(gè)項(xiàng)目分批歸檔 則從最后一批歸檔時(shí) 的下一年 1 月 1 日起算 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)從會(huì)計(jì)年度終了后的第 1 天算起 第十五條第十五條 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定 標(biāo)明案卷密級(jí) 密級(jí)以卷內(nèi)文件材 料的最高密級(jí)為準(zhǔn) 第十六條第十六條 文書文件材料立卷 一 立卷原則 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn) 保持文件之間的 有機(jī)聯(lián)系 區(qū)別不同價(jià)值 便于保管和利用 二 立卷方法 運(yùn)用文件的主要特征 問題 作者 名稱 時(shí)間 進(jìn)行立卷 立卷時(shí) 把具有相同特征 聯(lián)系密切的文件組合在一起 立 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 5 成案卷 立卷時(shí)可結(jié)合多個(gè)特征 同時(shí)還要照顧文件的不同價(jià)值進(jìn)行立 卷 三 文書檔案的排列 區(qū)分不同保管期限 按年代 按組織機(jī)構(gòu)進(jìn) 行排列 四 文書檔案案卷內(nèi)容排列順序?yàn)?案卷封面 卷內(nèi)文件目錄 文 件材料 備考表 封底 五 卷內(nèi)文件排列的要求是 正件在前 附件在后 批復(fù)在前 請(qǐng) 示在后 正本在前 定稿在后 方針政策性文件在前 業(yè)務(wù)性文件在后 轉(zhuǎn)發(fā)件在前 被轉(zhuǎn)發(fā)件在后 案件結(jié)論 決定性文件在前 依據(jù)性材料 在后 一個(gè)作者 一個(gè)問題的案卷 按時(shí)間先后排列 一個(gè)作者 幾個(gè) 問題的案卷 按問題重要程度 結(jié)合時(shí)間排列 會(huì)議文件 按文件的形 成次序或重要程度排列 六 年度計(jì)劃 總結(jié) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 決算等應(yīng)放在內(nèi)容針對(duì)的年度立 卷 跨年度的請(qǐng)示與批復(fù) 放入復(fù)文年度立卷 也可以放在批復(fù)問題的 針對(duì)或生效年度立卷 請(qǐng)示沒有復(fù)文的 放在請(qǐng)示年度立卷 長遠(yuǎn)規(guī)劃 放在針對(duì)的第一年立卷 兩年以上的總結(jié) 放在總結(jié)的最后一年立卷 跨年度的會(huì)議文件 放在會(huì)議開幕年立卷 有的問題或案件要跨過數(shù)年 才能結(jié)束的文件 應(yīng)分階段立卷 七 歸檔文件定稿 要求手續(xù)必須齊全 應(yīng)有四公局領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā) 蓋有四公局印章 年 月 日清楚 電 傳文件應(yīng)復(fù)印后歸檔 八 案卷內(nèi)文件不齊全 完整時(shí) 必須在卷內(nèi)備考表上加以說明 九 歸檔的卷內(nèi)文件材料要采用阿拉伯?dāng)?shù)字 逐頁分別在有文字的 文件材料的正面右上角及背面的左上角編寫頁號(hào) 第十七條第十七條 科技文件材料立卷 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 6 一 科技文件材料立卷原則 要遵循科技文件材料的形成規(guī)律 保 持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系 便于檔案的保管和利用 二 科技文件材料立卷要求 一 案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn) 科研 基建 設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況 二 案卷內(nèi)科技文件材料應(yīng)齊全 完整 三 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料要符合耐久性的要求 四 編繪的竣工圖應(yīng)反差明顯 圖面整潔 線條及字跡清楚 能滿足縮微和計(jì)算機(jī)掃描的要求 三 組織案卷 一 工程檔案 1 組卷的基本原則 1 工程文件材料按單位工程組卷 2 工程檔案應(yīng)按照不同的收集 整理單位及文件材料的類別 按基建文件 施工前期準(zhǔn)備文件 施工文件 竣工圖以及施工結(jié)算文件 分別進(jìn)行組卷 3 卷內(nèi)文件材料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)的文件構(gòu)成而定 一般順 序?yàn)?封面 目錄 文件部分 備考表 封底 組成的案卷力求美觀 整齊 4 卷內(nèi)若存在多類文件時(shí) 同類文件按自然形成的順序和時(shí)間 順序 不同文件之間的排列順序可參照附件中的分類順序排列 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 7 5 案卷不宜過厚 一般不超過 40mm 案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件 2 組卷的具體要求 1 基建文件組卷 基建文件可根據(jù)類別和數(shù)量的多少組成一卷或多卷 如工程決策立 項(xiàng)文件卷 征地拆遷文件卷 工程竣工驗(yàn)收與備案文件卷等 同一類基 建文件還可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷 基建文件組卷內(nèi)容和順序可參考附件 2 施工前期準(zhǔn)備文件組卷 可根據(jù)類別和數(shù)量的多少組成一卷或多卷 組卷內(nèi)容和順序可參考 附件 3 施工文件組卷 施工文件組卷應(yīng)按照專業(yè) 系統(tǒng)劃分 每一專業(yè) 系統(tǒng)再按照類別 從 C1 至 C7 順序排列 并根據(jù)文件數(shù)量多少組成一卷或多卷 具體組卷 內(nèi)容和順序可參考附件 4 竣工圖組卷 竣工圖應(yīng)按專業(yè)進(jìn)行組卷 可分為建筑竣工圖卷 結(jié)構(gòu)竣工圖卷 給排水及采暖竣工圖卷 建筑電氣竣工圖卷等 每一專業(yè)可根據(jù)圖紙數(shù) 量多少組成一卷或多卷 3 文字材料和圖紙?jiān)瓌t上不能混裝在一個(gè)裝具內(nèi) 如文字材料較 少 需放在一個(gè)裝具內(nèi)時(shí) 文字材料和圖紙必須混合裝訂 其中文字材 料排前 圖樣材料排后 4 案卷頁號(hào)的編寫 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 8 1 編寫頁號(hào)以獨(dú)立卷為單位 在案卷內(nèi)文件材料排列順序確定 后 均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào) 2 每卷從阿拉伯?dāng)?shù)字 1 開始 用打號(hào)機(jī)或鋼筆依次逐張連續(xù)標(biāo) 注頁號(hào) 采用黑色 藍(lán)色油墨或墨水 案卷封面 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考 表不編寫頁號(hào) 3 頁號(hào)編寫位置 單面書寫的文字材料頁號(hào)編寫在右下角 雙 面書寫的文字材料頁號(hào)正面編寫在右下角 背面編寫在左下角 4 圖紙折疊后無論何種形式 頁號(hào)一律編寫在右下角 5 案卷封面的填寫 案卷封面填寫工程名稱 案卷題名 編制單 位 技術(shù)主管 編制日期 保管期限 密級(jí)等 1 工程名稱 填寫工程建設(shè)項(xiàng)目竣工后使用名稱 或曾用名 2 案卷題名 填寫本卷卷名 第一行按單位 專業(yè)及類別填寫 案卷名稱 第二行填寫案卷內(nèi)主要文件材料的內(nèi)容提示 3 編制單位 本卷檔案的編制單位 并加蓋公章 4 技術(shù)主管 編制單位技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章 5 編制日期 填寫卷內(nèi)文件材料形成的起 最早 止 最晚 日期 6 保管期限 由檔案保管單位填寫 7 密級(jí) 由檔案保管單位填寫 6 工程檔案卷內(nèi)目錄的填寫 內(nèi)容包括順序號(hào) 文件材料題名 原編字號(hào) 編制單位 編制日期 頁次 備注等 卷內(nèi)目錄應(yīng)與案卷內(nèi) 容相符 排列在封面之后 原資料目錄及設(shè)計(jì)圖紙目錄不能代替 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 9 1 序號(hào) 按卷內(nèi)文件排列先后用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 開始依次標(biāo)注 2 文件材料題名 填寫文字材料和圖紙名稱 無標(biāo)題的文件應(yīng) 根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題 3 原編字號(hào) 文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文號(hào)或圖紙?jiān)巿D號(hào) 4 編制單位 文件的形成單位或主要責(zé)任單位名稱 5 編制日期 文件的形成時(shí)間 文字材料為原文件形成日期 竣工圖為編制日期 6 頁次 填寫每份文件在本案卷的頁次或起止的頁次 7 備注 填寫需要說明的問題 7 卷內(nèi)備考表的填寫 內(nèi)容包括卷內(nèi)文字材料張數(shù) 圖樣材料張數(shù) 照片張數(shù)等 立卷單 位的立卷人 審核人及接收單位的審核人 接收人應(yīng)簽字 8 案卷脊背要填寫檔號(hào) 案卷題名 9 案卷的裝訂 文字材料必須裝訂成冊(cè) 圖紙材料可以裝訂成冊(cè) 也可以散裝在卷盒內(nèi)存放 裝訂時(shí)要剔除金屬物 案卷用棉線在左側(cè)三 孔裝訂 棉線訂結(jié)打在背面 裝訂線距左側(cè) 20mm 上下兩孔分別距中 孔 80mm 10 歸檔分工 在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的基建文件 施工前期準(zhǔn)備 文件 施工結(jié)算文件分別由四公局市場開發(fā)處 經(jīng)營管理處負(fù)責(zé)歸檔 施工文件 竣工階段形成的文件材料和竣工圖以及其它有關(guān)工程項(xiàng)目的 文件材料由四公局項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)歸檔審核 11 工程竣工檔案的移交遵照局項(xiàng)目管理處制定的 施工技術(shù)質(zhì)量 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 10 管理辦法 執(zhí)行 二 設(shè)備檔案 1 立卷方法 設(shè)備文件材料按專業(yè) 臺(tái)件立卷 2 設(shè)備維修中形成的文件材料單獨(dú)立卷 外購設(shè)備中的隨機(jī)文件 材料可以單獨(dú)立卷 3 立卷的要求 案卷內(nèi)設(shè)備文件材料應(yīng)齊全 完整 設(shè)備文件材料的載體和書寫材 料應(yīng)符合耐久性要求 4 案卷內(nèi)容排列 1 案卷內(nèi)容排列順序 案卷封面 卷內(nèi)目錄 設(shè)備文件材料 備考表 封底 2 案卷內(nèi)設(shè)備文件材料排列為 按依據(jù)性 開箱驗(yàn)收 隨機(jī)圖 樣 安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列 5 卷內(nèi)文件一般文字在前 圖樣在后 譯文在前 原文在后 6 檔案案卷編目 1 編寫案卷頁號(hào) 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào) 頁號(hào)編寫位置 單面書寫文件在右下角 雙面書寫文件 正面在右下角 背面在左下角 圖紙的頁號(hào)編寫在右下角 成套圖樣不必重新編寫頁號(hào) 各卷之間不連續(xù)編頁號(hào) 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 11 2 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄由序號(hào) 文件編號(hào) 責(zé)任者 文件題名 日期 頁號(hào)和備注等組成 要標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的件數(shù) 頁數(shù) 不同載 體文件的數(shù)量 說明立卷情況 如立卷人 檢查人 立卷時(shí)間等 7 四公局購置的設(shè)備由物資裝備處負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備文件材料歸檔 項(xiàng) 目部購買的設(shè)備 由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)設(shè)備文件材料收齊整理后交所屬項(xiàng)目處 歸檔 第十八條第十八條 會(huì)計(jì)文件材料立卷 一 會(huì)計(jì)檔案按其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn) 由財(cái)務(wù)部門隨時(shí)立卷 二 會(huì)計(jì)文件材料由會(huì)計(jì)人員在四公局檔案人員的指導(dǎo)和幫助下 按會(huì)計(jì)憑證類 會(huì)計(jì)賬簿類 財(cái)務(wù)報(bào)告類 其他類四大類整理立卷 1 會(huì)計(jì)憑證立卷 會(huì)計(jì)憑證一般按月立卷 會(huì)計(jì)人員將各種記賬 憑證 按時(shí)間和原始憑證號(hào)順序組卷 根據(jù)憑證數(shù)量組成一本或幾本 每本為一保管單位 并填寫憑證封面 原始憑證可不編號(hào)需折疊整齊 填寫憑證封面和背脊 注明單位名稱 年度 月份 起止日期 憑證 種類 起止號(hào)碼 在封面由裝訂人簽字或蓋章 2 會(huì)計(jì)賬簿立卷 會(huì)計(jì)賬簿按年度立卷 在會(huì)計(jì)年度完結(jié)時(shí)進(jìn)行 立卷時(shí) 嚴(yán)格按照賬簿種類進(jìn)行 一賬一卷 賬簿需加貼封面 3 財(cái)務(wù)報(bào)告立卷 財(cái)務(wù)報(bào)告按年立卷 可根據(jù)形成報(bào)表數(shù)量整理 為一卷 也可按月 季 年度報(bào)表分別組卷 每卷均需編有頁號(hào)和加裝 封面 4 會(huì)計(jì)文件材料其他類立卷 可根據(jù)會(huì)計(jì)材料形成規(guī)律 按年度 文件種類分別組卷 每卷均需編有頁號(hào)加裝封面 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 12 三 裝訂及編頁 會(huì)計(jì)核算材料經(jīng)整理后 應(yīng)在左側(cè)用線繩裝訂 頁號(hào)統(tǒng)一編寫在有書寫內(nèi)容頁面的右上角 正面 或左上角 背面 會(huì) 計(jì)憑證裝訂時(shí)可不加卷內(nèi)目錄和備考表 其他卷冊(cè)應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備 考表 四 案卷排列 四公局會(huì)計(jì)檔案案卷排列 采取年度 類別排列 再按保管期限長短排列 五 編號(hào) 為便于管理和查找 根據(jù)案卷排列的方法 一個(gè)年度編 一個(gè)流水號(hào) 六 填寫案卷目錄 四公局編制會(huì)計(jì)憑證 賬簿 報(bào)表的統(tǒng)一會(huì)計(jì) 檔案案卷目錄 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄 包括順序號(hào) 案卷名稱 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 記賬憑證號(hào) 存放柜號(hào)和備注等 第十九條第十九條 聲像資料 電子檔案的立卷 一 聲像資料 電子檔案是四公局在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各種錄 音 錄像 照片 電子光盤等具有保存價(jià)值的材料 歸檔總的要求是 保存聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系 便于保管 便于為利用者服務(wù) 1 要判斷保存價(jià)值 2 要原版原帶 3 要齊全完整 照片除本片外 要有文字說明 錄音 錄像等都 要有文字說明 4 錄音 錄像 照片等要分別立卷歸檔 二 聲像檔案的歸檔范圍 凡是四公局形成的并反映四公局工作活動(dòng)的聲像材料 是歸檔的重 點(diǎn) 主要包括 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 13 一 反映四公局主要職能 重要?dú)v史面貌的聲像材料 二 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參與四公局重要公務(wù)活動(dòng)形成的聲像材 料 三 四公局組織的或參加的重要的外事活動(dòng)的聲像材料 四 四公局的各種重要會(huì)議的聲像材料 五 記錄四公局重大事件的聲像材料 六 四公局歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的照片 七 四公局的勞動(dòng)模范 先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的聲像材料 八 四公局榮獲的市級(jí)以上各種榮譽(yù)性實(shí)物的照片 三 聲像檔案的整理 一 錄音 錄像 光盤檔案的整理 1 錄音 錄像 光盤檔案在全宗內(nèi)按時(shí)間順序編制流水號(hào) 建立檔 案總登記帳和分類賬 登記項(xiàng)目包括流水號(hào) 收到日期 錄制日期 內(nèi)容 責(zé)任者 錄制單位 錄制地點(diǎn) 放送時(shí)間 數(shù)量和備注等 2 歸檔的錄音帶 錄像帶 光盤上應(yīng)當(dāng)粘貼標(biāo)簽 注明其內(nèi)容 講 演人 錄制日期 卷 盤 數(shù) 編號(hào) 帶長 時(shí)間 等項(xiàng)內(nèi)容 3 光盤應(yīng)當(dāng)簡要說明存貯文件的內(nèi)容 運(yùn)行的軟 硬件環(huán)境 版本 等 二 照片檔案的整理 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 14 照片檔案的整理應(yīng)以有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系 有利保管 便于為利用者提供服務(wù)為原則 照片檔案的底片可單獨(dú)整理和存放 也 可與照片一同整理和存放 1 底片的整理 1 底片在全宗內(nèi)按時(shí)間順序編制流水號(hào) 2 底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳膠劑面片邊處 3 底片需放入底片袋內(nèi)保管 底片袋的右上方應(yīng)表明底片號(hào) 可根據(jù)照片檔案裝具進(jìn)行整理和存放 2 照片的整理 1 文書類照片檔案采取年代 問題或問題 年度分類 即 先將照片按年度分開 年度內(nèi)再按問題區(qū)分 或先按問題分 開 在每個(gè)問題內(nèi)再按年度排列 一個(gè)單位內(nèi)應(yīng)采用同一種 分類方法 2 照片排列以保持照片有機(jī)聯(lián)系為原則 同一次活動(dòng)產(chǎn)生的照 片不應(yīng)分卷存放 3 照片檔案需編制文字說明 包括總說明和分說明 總說明包 括拍照事由 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 姓名 身份及在照片中的 位置 背景 攝影者六要素 總說明要準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容 文字力求簡明 通順 一般二百字內(nèi)為宜 總說明填寫在每 組照片第一張的上方空白處 時(shí)間采用阿拉伯?dāng)?shù)字 年 月 日用 表示 分說明包括照片題名 照片號(hào) 底片號(hào) 參見號(hào) 與本組照片或本張照片有聯(lián)系的其他門類檔案的檔 號(hào) 和文字說明 4 照片以每卷為單位統(tǒng)一編制流水號(hào) 編號(hào)應(yīng)規(guī)范 準(zhǔn)確 5 檔案室應(yīng)填寫照片檔案目錄和備考表 檔案目錄 備考表格 式與文書檔案相同 6 填寫備考表 照片檔案案卷內(nèi)的后面應(yīng)有備考表 以注明該 卷照片在整理 利用過程中出現(xiàn)的有關(guān)問題和情況 備考表 格式與文書檔案相同 7 編制案卷目錄 其使用目錄格式與文書檔案相同 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 15 四 聲像檔案歸檔時(shí)間要求 在每一件重要事件完成后 相關(guān)部門即可把形成的錄音 錄像 照片等進(jìn)行歸檔后移交檔案室 時(shí)間一般不超過一個(gè)月 第二十條第二十條 實(shí)物檔案的整理 一 實(shí)物檔案歸檔要求 凡是四公局在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的有保存價(jià) 值的實(shí)物 均應(yīng)歸檔 如獎(jiǎng)杯 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)?wù)?證書 錦旗 重 要的紀(jì)念品等應(yīng)作為實(shí)物檔案保存整理 二 四公局的實(shí)物檔案歸檔的內(nèi)容 主要有 營業(yè)執(zhí)照 資質(zhì)證書 工程獲獎(jiǎng)證書等 三 四公局實(shí)物檔案的整理應(yīng)按保管期限 制發(fā)機(jī)關(guān) 獲得獎(jiǎng)項(xiàng) 物品 年度及與文字檔案相關(guān)卷號(hào)編目登記 做為一個(gè)類目 集中保管 四 四公局實(shí)物檔案是四公局的重要檔案 是四公局重要的歷史記 錄 應(yīng)妥善保管 各處或項(xiàng)目獲獎(jiǎng)應(yīng)及時(shí)向四公局傳遞信息 并將證書 獎(jiǎng)杯等實(shí)物交四公局統(tǒng)一保存 管理 第二十一條第二十一條 歸檔案卷質(zhì)量應(yīng)符合以下十條標(biāo)準(zhǔn) 一 歸檔文件齊全 完整 二 分類清楚 保持聯(lián)系 三 命題確切 容易查找 四 卷內(nèi)排列 系統(tǒng)條理 五 保管期限準(zhǔn)確 六 密級(jí)劃分恰當(dāng) 七 藍(lán)圖折疊 符合要求 八 卷皮書寫 正楷整潔 九 案卷裝訂 整齊美觀 十 聲像資料 清楚清晰 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 16 第二十二條第二十二條 歸檔的文件材料必須做到線條 字跡 圖像清楚 紙 張優(yōu)良 格式統(tǒng)一 書寫工整 禁止使用純藍(lán)墨水 鉛筆 圓珠筆 復(fù) 寫紙書寫 歸檔文件左邊要留邊 1 5 2 0 厘米 便于裝訂 如有文件 材料破損需粘貼 對(duì)大小不一的文件材料需補(bǔ)鑲或折疊 第二十三條第二十三條 卷內(nèi)文件材料要采用阿拉伯?dāng)?shù)字 逐頁分別在有文字 的文件材料的正面右上角及背面的左上角編寫頁號(hào) 如所歸檔文件書符 合檔案保管要求的成本成冊(cè)的材料 已編頁號(hào)的只需在卷內(nèi)文件目錄頁 次中填寫冊(cè)數(shù) 折疊成幾折的文件和圖表 按張編頁號(hào) 聲像 實(shí)物檔 案資料在裝具適當(dāng)位置逐件編號(hào) 第二十四條第二十四條 案卷采用三點(diǎn)一線法裝訂 裝訂前去掉文件上的金屬 物 案卷封面和卷脊用毛筆或水筆書寫 卷面數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫 脊背數(shù)字用中文數(shù)字填寫 第二十五條第二十五條 文書檔案編寫案卷分類目錄 保管目錄和案卷目錄索 引 科技檔案 會(huì)計(jì)檔案 聲像檔案和實(shí)物檔案編寫案卷目錄 各一式 三份 第五章第五章 檔案的接收檔案的接收 第二十六條第二十六條 四公局各部門在生產(chǎn) 經(jīng)營 管理 基本建設(shè)和科學(xué) 研究等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料 均在檔案圖書資料 室的指導(dǎo)下 進(jìn)行整理 立卷 歸檔 第二十七條第二十七條 檔案分類及其定義 四公局的檔案分類是按照檔案內(nèi)容和信息表達(dá)的不同性質(zhì) 將全宗 內(nèi)的檔案劃分為若干門類 即 四公局全部檔案為一個(gè)全宗 全宗內(nèi)分 為文書檔案 專門檔案 科技檔案 聲像檔案 實(shí)物檔案等五大類 具 體包括 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 17 1 文書檔案 凡是反映四公局董事會(huì) 監(jiān)事會(huì) 黨務(wù) 行政領(lǐng)導(dǎo) 工作及業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料 包括 上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)執(zhí)行的文件 都是文書檔案 2 專門檔案 進(jìn)行專門活動(dòng)的真實(shí)記錄 如人事檔案 會(huì)計(jì)檔案 審計(jì)檔案等都屬于專門檔案 3 會(huì)計(jì)檔案 是指會(huì)計(jì)憑證 會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專 業(yè)材料 是記錄和反映四公局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù) 具 體包括 會(huì)計(jì)憑證 會(huì)計(jì)賬簿 財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類 4 科技檔案 凡是記述和反映指四公局基本建設(shè) 生產(chǎn)技術(shù)和科 學(xué)研究等活動(dòng)的具有保存價(jià)值并按照歸檔制度 作為真實(shí)歷史 記錄集中保管起來的科學(xué)文件材料都屬于科技檔案 科技檔案 有航務(wù)工程類 公路工程類 基本建設(shè)類 儀器設(shè)備類 科學(xué) 研究類等 1 工程檔案 是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存 價(jià)值的文字 圖表 聲像等各種形式的歷史記錄 2 設(shè)備檔案 是指組成固定資產(chǎn)的各種設(shè)備的檔案材料 包括 外購和自制設(shè)備 5 聲 像 電子檔案 凡是在四公局生產(chǎn) 經(jīng)營管理活動(dòng)中形成 的電影膠片 錄音 錄像 照片及電子光盤屬聲像電子檔案 6 實(shí)物檔案 是指四公局在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的有保存價(jià)值的實(shí)物 記錄 主要包括 營業(yè)執(zhí)照 資質(zhì)證書以及四公局獲得的各種 重要的獎(jiǎng)杯 證書實(shí)物等 第二十八條第二十八條 檔案接收后 檔案人員應(yīng)進(jìn)行必要的加工 整理 科 技檔案按 科技檔按分類編號(hào)辦法 進(jìn)行分類編號(hào)整理 第二十九條第二十九條 文書檔案 科技檔案的經(jīng)營管理類在第二年上半年歸 檔 工程 基建 科研項(xiàng)目檔案可分階段或項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔 聲像檔案可隨各類檔案一并歸檔 儀器設(shè)備類在開箱時(shí)同時(shí)驗(yàn)收文件材 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 18 料 開箱后半月內(nèi)完成歸檔 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案 在會(huì)計(jì)年度終了后 由財(cái)務(wù)部門保管一年后移交四公局檔案室 第三十條第三十條 檔案交接時(shí) 交接雙方需認(rèn)真履行交接手續(xù) 檔案人員 對(duì)所接收的檔案進(jìn)行檢查 清點(diǎn) 核對(duì) 并填寫檔案歸檔簽證單 履行 簽字手續(xù) 第六章第六章 檔案的保管與移交檔案的保管與移交 第三十一條第三十一條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生 嚴(yán)禁吸煙 堅(jiān)持做好 防火 防盜 防潮 防蟲鼠害 防塵 防曬 防震等七防工作 第三十二條第三十二條 檔案庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在 14 24 相對(duì)濕度控制 在 45 60 左右 堅(jiān)持做好溫 濕度記錄 第三十三條第三十三條 庫房內(nèi)所保管檔案及設(shè)備應(yīng)定期檢查 并做出記錄 對(duì)破損或褪變的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制 對(duì)意外事故及時(shí) 檢查并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) 采取有效措施 確保檔案安全 第三十四條第三十四條 建立收入 移出總登記簿 及時(shí) 準(zhǔn)確登記收入 移 出檔案 每年年末 對(duì)檔案庫存數(shù)量 利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和登記 按上 級(jí)檔案管理部門要求編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表并按時(shí)報(bào)出 第三十五條第三十五條 檔案人員應(yīng)在離職調(diào)動(dòng)工作之前辦好交接手續(xù) 第三十六條第三十六條 認(rèn)真執(zhí)行國家及上級(jí)檔案管理部門的有關(guān)保密規(guī)定 做好保密工作 對(duì)應(yīng)解密的檔案應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí) 第七章第七章 檔案的利用檔案的利用 第三十七條第三十七條 積極開展檔案的利用工作 主動(dòng) 熱情 準(zhǔn)確地提供 檔案 為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù) 各項(xiàng)管理和科學(xué)研究服務(wù) 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 19 第三十八條第三十八條 借閱檔案人員對(duì)所借檔案應(yīng)負(fù)安全 保密之責(zé) 不得 自行轉(zhuǎn)借 不得遺失 污損 嚴(yán)禁在檔案上擅自填注 涂改 加字 抽 取或拆散 第三十九條第三十九條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度 檔案借閱及歸還時(shí)要嚴(yán)格 檢查 當(dāng)面查清 第四十條第四十條 黨務(wù)檔案借閱時(shí)應(yīng)由黨員干部借閱 履行黨委書記簽字 批準(zhǔn)手續(xù) 借閱黨委文件和會(huì)議記錄及紀(jì)要等檔案一律不得借走 只能 在檔案閱覽室內(nèi)查閱 第四十一條第四十一條 外單位借閱四公局檔案時(shí) 必須持有單位介紹信 經(jīng) 四公局總經(jīng)理批準(zhǔn) 并一律不準(zhǔn)借走 只能在檔案閱覽室內(nèi)查閱 第四十二條第四十二條 借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí) 必須經(jīng)總經(jīng)理或總會(huì)計(jì)師同意 再 辦理借閱手續(xù) 借閱實(shí)物檔案時(shí) 必須經(jīng)四公局領(lǐng)導(dǎo)同意 再辦理借閱 手續(xù) 第四十三條第四十三條 檔案借閱后 檔案人員需填寫案卷代理卡 放置檔案 柜中 檔案歸還時(shí) 收回案卷代理卡 第四十四條第四十四條 檔案借閱后盡快歸還 最長不得超過十五天 若有特 殊需要可延長借期 但應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù) 第四十五條第四十五條 借閱檔案者如出差 休假 離職學(xué)習(xí) 出國及調(diào)離之 前必須將檔案歸還 檔案部門方可在調(diào)動(dòng)申請(qǐng)上簽字 第四十六條第四十六條 若發(fā)現(xiàn)檔案泄密 丟失情況應(yīng)立即報(bào)告檔案圖書資料 室 及時(shí)采取措施 對(duì)檔案丟失者 根據(jù)情節(jié)輕重 追究責(zé)任 第四十七條第四十七條 歸還檔案時(shí) 對(duì)檔案利用情況 所產(chǎn)生作用及有較大 經(jīng)濟(jì)效益 社會(huì)效益的需填寫檔案利用效果登記表 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 20 第四十八條第四十八條 編制多種切實(shí)可行的檢索工具 積極開展檔案的編纂 工作 為四公局的生產(chǎn)建設(shè) 經(jīng)營管理 科學(xué)研究等服務(wù) 所編纂材料 需經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽 領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后印發(fā)或歸檔 第八章第八章 檔案的鑒定與銷毀檔案的鑒定與銷毀 第四十九條第四十九條 根據(jù)四公局檔案保管期限的規(guī)定 對(duì)已超過保管期限 的檔案進(jìn)行鑒定 文書檔案鑒定工作應(yīng)在綜合事務(wù)處處長領(lǐng)導(dǎo)下 由檔 案管理人員與有關(guān)部門組成鑒定小組 科技檔案鑒定工作 由總工程師 或副總工程師 檔案管理人員和科技人員組成鑒定小組 會(huì)計(jì)檔案需由 財(cái)會(huì)部門組織鑒定 檔案室協(xié)助 第五十條第五十條 銷毀文書檔案 科技檔案 會(huì)計(jì)檔案時(shí) 鑒定小組應(yīng)將 失去保存價(jià)值的檔案剔出 并向四公局領(lǐng)導(dǎo)提交檔案銷毀目錄和檔案鑒 定報(bào)告 對(duì)其未了結(jié)的債權(quán) 債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出單獨(dú)立卷 由檔案 管理人員保管到結(jié)清債權(quán) 債務(wù)為止 剔出檔案經(jīng)四公局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方 可銷毀 銷毀時(shí)要有專人監(jiān)銷 會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí) 應(yīng)有財(cái)會(huì)部派員參加 監(jiān)銷 監(jiān)銷人員要對(duì)檔案所列內(nèi)容核對(duì)清點(diǎn)并在監(jiān)銷目錄上簽字 未經(jīng) 鑒定和批準(zhǔn)的檔案不得隨意銷毀 第九章第九章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰獎(jiǎng)勵(lì)與處罰 第五十一條第五十一條 根據(jù) 中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法 規(guī)定 符合 下列規(guī)定之一者 應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì) 一 對(duì)檔案的收集 整理 提供利用做出顯著成績者 二 對(duì)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績者 三 對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)者 四 將重要或者珍貴檔案捐獻(xiàn)給國家者 五 同違反檔案法律 法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出者 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 21 第五十二條第五十二條 根據(jù) 中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法 規(guī)定 有下 列行為之一者應(yīng)視情節(jié)輕重給予處分 一 損壞 丟失或者擅自銷毀對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值檔案或者 應(yīng)當(dāng)保密 的檔案 二 將職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件 資料據(jù)為己有者 三 擅自提供 抄錄 公布屬于國家所有的檔案 以及應(yīng)當(dāng)保密的 檔案的 四 涂改 偽造檔案的 五 因玩忽職守 造成檔案損失者 第十章第十章 庫房管理庫房管理 第五十三條第五十三條 庫房的管理 一 庫房溫濕度調(diào)節(jié) 根據(jù)北京地區(qū)夏季高溫高濕 冬季低溫干燥 的特點(diǎn)在夏季做好除濕降溫的工作 冬季做好加濕工作 二 做好庫房的 七防 工作并經(jīng)常檢查 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決 三 檔案柜排列整齊并與窗戶垂直以免陽光直射并便函于通風(fēng) 四 將庫房內(nèi)所有檔案柜進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)以便于檔案的管理 五 做好檔案庫房的安全工作 設(shè)置報(bào)警器 滅火器等安全設(shè)施 六 檔案柜采用國家規(guī)定的五節(jié)鐵皮柜保存檔案 第十一章第十一章 檔案借閱管理辦法檔案借閱管理辦法 第五十四條第五十四條 為充分發(fā)揮檔案的作用 維護(hù)檔案的安全和完整 更 好地為四公局各項(xiàng)工作提供服務(wù) 檔案的借閱要遵守如下規(guī)定 一 檔案的借閱僅限于形成檔案的部門和人員 如需查其他部門的 檔案 須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 22 二 機(jī)關(guān)各部門借閱非保密檔案 由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后方可 辦理借閱手續(xù) 三 借閱四公局黨政聯(lián)席會(huì)記錄 紀(jì)要 人事 財(cái)會(huì)檔案的借閱須 經(jīng)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批 四 檔案材料原則上只供四公局內(nèi)部人員借閱 若外單位來借閱必 須持本單位介紹信 寫明借閱人的身份 借閱目的 范圍 借閱期限和 使用方法 在不影響四公局利益的前提下 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借 閱 五 借用時(shí)必須嚴(yán)格履行登記手續(xù) 由借用人在 借閱檔案登記表 上逐項(xiàng)登記 并當(dāng)面點(diǎn)清楚 歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查 防止受損和污染檔案 入庫 并在借用檔案登記簿上注銷 六 檔案借閱最長不得超過十五天 若因工作需延期使用 需辦理 延期使用手續(xù) 七 借閱者對(duì)所借檔案必須妥善保管 負(fù)有安全保密之責(zé) 不得遺 失 刪改 剪貼 污損 調(diào)換 抽取 勾劃或拆散 轉(zhuǎn)借 八 如有檔案泄密 丟失等情況要立即報(bào)告檔案部門 以便及時(shí)采 取措施 對(duì)檔案丟失者將按 檔案法 的有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任 九 借閱者出差 休假 離職學(xué)習(xí)及調(diào)離之前必須將檔案歸還 十 凡根據(jù)檔案材料抄錄 復(fù)制 復(fù)印的材料 應(yīng)經(jīng)檔案部門核對(duì) 無誤 蓋章后 始可與原本檔案同效 十一 借閱檔案的人員要嚴(yán)格遵守保密制度 嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無 關(guān)人員泄漏 違者按有關(guān)規(guī)定 視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育 以至行政處 分 第十二章第十二章 附附 則則 第五十五條第五十五條 本管理辦法自發(fā)布之日起實(shí)施 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 23 第五十六條第五十六條 2007 年 2 月 1 日以后新開工的工程 其工程檔案的 收集 整理 移交按本管理辦法執(zhí)行 第五十七條第五十七條 四公局所屬單位撤銷或合并時(shí) 需要移交四公局檔案 圖書資料室的文件材料 按本管理辦法進(jìn)行整理 移交 第五十八條第五十八條 本管理辦法由綜合事務(wù)處負(fù)責(zé)解釋 附件 1 文件材料歸檔范圍和保管期限表 2 會(huì)計(jì)檔案保管期限表 3 設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限表 4 實(shí)物檔案歸檔范圍及保管期限表 附件一 文件材料歸檔范圍和保管期限表 一 文書檔案歸檔范圍和保管期限表 序 號(hào) 分類 序號(hào) 歸 檔 文 件 保管期限 備 注 一 領(lǐng)導(dǎo) 指導(dǎo)性文件 11 1 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要四公局貫徹執(zhí)行的決 議 決定 指示 命令 條例 規(guī)定 批 轉(zhuǎn) 通知和通報(bào)等文件 重要的永久 一 般的長期 或短 期 21 2 代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的文件 重要的長期 一般的短期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 24 31 3 四公局頒發(fā)的 包括與其它單位聯(lián)合頒發(fā) 的 條例 章程 規(guī)定 辦法 決議 決 定 批轉(zhuǎn) 通報(bào)等 重要的永久 一般的長期 41 4 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人視察本四公局的指示 講 話 題詞 題字 錄音 錄像 照片 光 盤等資料 永久 51 5 上級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù) 但需要執(zhí)行的文件 重要的長期 一般的短期 61 6 四公局的報(bào)告 請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù) 下 級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示報(bào)告與本四公局的批復(fù)和其 它需要審批的文件 重要的永久或 長期 一般的短期 二 會(huì)議文件 72 1 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需本單位貫徹執(zhí)行的會(huì)議 的主要文件 長期 82 2 四公局黨 政 工 團(tuán)召開的工作會(huì)議代 表會(huì)議文件的簽報(bào) 批復(fù) 會(huì)議通知 代 表名單 工作報(bào)告 會(huì)議總結(jié)紀(jì)要 會(huì)議 決定 決議 先進(jìn)工作者名單獎(jiǎng)勵(lì)文件 重要的聲像材料 等會(huì)議簡報(bào) 議程 經(jīng)驗(yàn)材料先進(jìn)事跡等 永久至長期 一般的短期 92 3 本單位黨 工團(tuán)委員會(huì)議 委員會(huì)會(huì)議 擴(kuò)大會(huì)議 民主生活會(huì)議的記錄 紀(jì)要等 永久至長期 102 4 行政 經(jīng)營領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會(huì)議 駐外機(jī)構(gòu) 負(fù)責(zé)人會(huì)議 四公局所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議及 其它工作會(huì)議的記錄 紀(jì)要等文件 永久至長期 三 計(jì)劃 統(tǒng)計(jì) 總結(jié) 調(diào)研 113 1 上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的年度計(jì)劃 長遠(yuǎn)規(guī)劃長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 25 123 2 四公局上報(bào)及下達(dá)的各種年度計(jì)劃 長遠(yuǎn) 規(guī)劃及年度工作總結(jié) 年度以上永久 年度以下短期 133 3 本單位編制或匯總的各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)表長期 143 4 本機(jī)關(guān)的各種工作報(bào)告 總結(jié) 包括專題 總結(jié) 專題報(bào)告 綜合報(bào)告 典型事例報(bào) 告 下級(jí)報(bào)送的工作報(bào)告 重要的永久至長期 一般的短期 153 5 本機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門年度工作計(jì)劃 工作 總結(jié) 短期 163 6 下級(jí)單位報(bào)來的各種年度計(jì)劃 長遠(yuǎn)規(guī)劃 及年度工作總結(jié)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表 短期 四 機(jī)構(gòu) 人事 勞資文件 174 1 上級(jí)對(duì)本四公局和本四公局對(duì)下級(jí)批準(zhǔn)機(jī) 構(gòu)成立 合并 撤消更改名稱 啟用印信 印章 印模等文件 永久 184 2 四公局組織簡冊(cè) 章程 條例 工作職責(zé) 人員編制 職工花名冊(cè) 職工考核 永久 194 3 四公局干部任免 聘任 評(píng)級(jí) 調(diào)資升級(jí) 名冊(cè) 職工考核材料 離退休 退職 調(diào) 動(dòng)等文件材料 永久至長期 204 4 四公局干部專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘 考核 獎(jiǎng) 勵(lì)等文件材料 永久至長期 214 5 四公局職工調(diào)配 錄用 出國工作 留學(xué) 職工培訓(xùn) 職工教育等文件材料 長期至短期 224 6 四公局評(píng)選出的先進(jìn)工作者 勞動(dòng)模范的 決定 決議 通報(bào)及事跡材料 永久至長期 234 7 有關(guān)對(duì)本四公局職工犯錯(cuò)誤的行政 黨內(nèi) 處分 決定 通知 通報(bào)等文件 永久 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 26 244 8 本四公局離退休職工檔案 死亡人員檔案 等文件材料 長期 254 9 本四公局的歷史沿革 大事記和反映本單 位重要工作活動(dòng)的簡報(bào) 照片 錄音 錄 像 重要紀(jì)念品 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)杯 錦旗 榮 譽(yù)證書等實(shí)物檔案 永久至長期 264 10 辦理本四公局職工調(diào)動(dòng)和黨 團(tuán) 工會(huì)組 織關(guān)系介紹信 長期 五 財(cái)務(wù)文件 275 1 四公局編制和下級(jí)企業(yè)報(bào)來的年度收支計(jì) 劃 預(yù)算 長期 285 2 對(duì)下級(jí)單位報(bào)送 審批的各種決算年度 長期 295 3 四公局編制上報(bào)和下級(jí)單位報(bào)來的年度收 支計(jì)劃 決算 年度永久 半 年 季度的短期 305 4 財(cái)務(wù)賬務(wù)處理的來往文件 重要長期 一般短期 315 5 財(cái)務(wù)賬本 報(bào)表 憑證 其他 執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)檔 案保管期限表 六 紀(jì)檢 檢察 保衛(wèi)文件 326 1 四公局紀(jì)檢 檢察工作有關(guān)問題的制度 請(qǐng)示 報(bào)告和批復(fù)等文件 重要的長期 一般的短期 336 2 有關(guān)黨風(fēng) 黨紀(jì) 違法違紀(jì)案件的調(diào)查 審察 處理 結(jié)論 決定 通知等文件 重大的永久 一般的短期 346 3 四公局處理群眾來信 來訪的記錄 處理 意見及上報(bào)材料 重要的長期 一般的短期 七 審計(jì)工作文件 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 27 357 1 四公局制定的審計(jì)工作制度規(guī)定及對(duì)下屬 單位審計(jì)工作的通知 決定 結(jié)論 會(huì)議 紀(jì)要對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面意見 請(qǐng)示及批復(fù) 等文件 重要的長期 一般的短期 367 2 四公局所屬單位負(fù)責(zé)人任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任和離 任審計(jì)的審計(jì)報(bào)告以及主要資料 審計(jì)結(jié) 論和處理決定文件 永久 八 法律業(yè)務(wù)文件 378 1 經(jīng)濟(jì)案件 訴訟標(biāo)的在五百萬元以上案件 重大涉外經(jīng)濟(jì)案件 有重大影響的經(jīng)濟(jì)案 件 民事案件 房屋 土地等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益 糾紛案件 訴訟標(biāo)的在五十萬元以上的案 件 較大的涉外案件 永久 388 2 經(jīng)濟(jì)案件 訴訟標(biāo)的在一百萬元以上不滿 五百萬元的案件 一般涉外案件 民事案件 訴訟標(biāo)的在十萬元以上不滿五 十萬元的案件 一般涉外案件 缺席判決 的案件 長期 398 3 一般經(jīng)濟(jì)案件 一般民事案件 咨詢 代 書業(yè)務(wù)檔案 短期 九 經(jīng)營管理類 409 1 四公局有關(guān)企業(yè)申請(qǐng)登記營業(yè)執(zhí)照 注冊(cè) 登記文件 各種證書 產(chǎn)權(quán)證書等有關(guān)材 料 永久 419 2 四公局與外企業(yè)簽定的合同 協(xié)議書 意 向書等文件 長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 28 429 3 四公局與外企業(yè)簽定的合同 協(xié)議書 意 向書等文件 永久或長期 439 4 四公局或聯(lián)營四公局的經(jīng)營方針 目標(biāo)及 管理方面的文件材料 工作總結(jié)及工作報(bào) 告 長期至短期 449 5 四公局或聯(lián)營四公局召開的工作會(huì)議 董 事會(huì)議的文件材料 重要的永久 一般長期至短期 459 6 實(shí)行股份制 持有其他企業(yè)股份及與其他 企業(yè)聯(lián)營或投股文件 重要的永久 一般長期至短期 469 7 上級(jí)下達(dá)的國民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃 規(guī)劃 設(shè)計(jì)等 文件 長期至短期 479 8 上級(jí)批準(zhǔn)的四公局編制的規(guī)劃 設(shè)計(jì)及本 集團(tuán)的下達(dá)的計(jì)劃 年度以上的短期 489 9 四公局及下屬企業(yè)報(bào)送的各種生產(chǎn) 經(jīng)營 計(jì)劃 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 年度以上的長期 年度以下的短期 499 10 四公局編制的各種規(guī)劃 生產(chǎn)建設(shè) 經(jīng)營 管理 科學(xué)研究等方面的計(jì)劃 永久或長期 509 11 四公局年度生產(chǎn) 技術(shù) 經(jīng)營管理計(jì)劃執(zhí) 行情況總結(jié) 工作報(bào)告等文件材料 長期 519 12 四公局及下屬企業(yè)的年度經(jīng)濟(jì) 技術(shù)指標(biāo) 等文件 長期 529 13 四公局生產(chǎn)技術(shù)會(huì)議問題的請(qǐng)示 報(bào)告 批復(fù) 批示 會(huì)議紀(jì)要 技術(shù)規(guī)程 標(biāo)準(zhǔn) 定額等文件 重要的長期 一般的短期 539 14 四公局頒發(fā)的基本建設(shè) 生產(chǎn)技術(shù) 科學(xué) 研究等方面的專題技術(shù)決定 決議 實(shí)施 細(xì)則等文件 重要的長期 一般的短期 549 15 涉外活動(dòng)中的請(qǐng)示 報(bào)告 批復(fù)文件及會(huì) 談?dòng)涗?會(huì)談紀(jì)要及總結(jié) 聲像材料等文 件 長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 29 559 16 四公局安全生產(chǎn) 質(zhì)量管理 設(shè)備更新改 造 節(jié)約能源等方面的制度 規(guī)章 請(qǐng)示 工作計(jì)劃 總結(jié)及上級(jí)企業(yè)對(duì)四公局批示 批復(fù)等文件 重要的永久 長期或短期 569 17 四公局一般事故 大事故 重大事故的調(diào) 查報(bào)告 四公局或上級(jí)企業(yè)處理意見 決 定 通知 通報(bào)及上級(jí)企業(yè)對(duì)四公局批示 批復(fù)等文件 重要的長期 一般的短期 579 18 經(jīng)營活動(dòng)中的調(diào)研考察報(bào)告及可行性研究 報(bào)告等文件 長期或短期 589 19 反映四公局在經(jīng)營活動(dòng)中音像 報(bào)刊材料 及各種編輯出版刊物 技術(shù)手冊(cè)及簡報(bào)等 資料 重要的永久 長期或短期 599 20 參加生產(chǎn)技術(shù) 經(jīng)營交流等會(huì)議文件帶回 的資料及論文等材料 重要的長期 一般的短期 609 21 四公局辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)管理方面的立 項(xiàng)報(bào)告 工作計(jì)劃等文件材料 長期 619 22 四公局辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)管理中系統(tǒng) 設(shè)計(jì)報(bào)告 程序設(shè)計(jì)說明書 程序清單及 使用說明書及請(qǐng)示 報(bào)告 批復(fù) 批示等 文件材料 長期 629 23 四公局辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)測試 及分析報(bào)告 辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的其他文件 材料 長期 十 工程項(xiàng)目類文件 6310 1 項(xiàng)目立項(xiàng) 資格預(yù)審材料長期 6410 2 投標(biāo) 報(bào)價(jià)資料長期 6510 3 招標(biāo)及中標(biāo)文件 簽約 合同 協(xié)議 履 約保函 內(nèi)部 外部 代理協(xié)議 等文件 材料 長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 30 6610 4 開工令 施工組織設(shè)計(jì) 施工計(jì)劃 施工 洽商記錄 施工總結(jié) 工程技術(shù)總結(jié) 施 工工程中驗(yàn)收及交接簽署文件等 長期或短期 6710 5 項(xiàng)目實(shí)施過程中重要會(huì)議記錄 紀(jì)要 涉 及特別重要事件的來往信函 長期或短期 6810 6 總承包項(xiàng)目 重要自營項(xiàng)目竣工圖長期 6910 7 工程竣工驗(yàn)收文件及工程決算文件永久 7010 8 工程項(xiàng)目索賠文件材料長期至短期 7110 9 工程項(xiàng)目養(yǎng)護(hù)階段形成的文件材料短期 7210 10 工程項(xiàng)目施工管理的有關(guān)文件材料短期 7310 11 項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料長期 7410 12 工程項(xiàng)目有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察的資料及項(xiàng)目聲像 材料 永久或長期 十一 基本建設(shè)文件 7511 1 項(xiàng)目建議書 可行性研究報(bào)告 立項(xiàng)批準(zhǔn) 文件及設(shè)計(jì)任務(wù)書 委托書等文件 永久 7611 2 征地文件 紅線圖 拆遷協(xié)議等永久 7711 3 工程地質(zhì) 水文 氣象等原始資料永久 7811 4 設(shè)計(jì)計(jì)算書 說明書 工程概算長期 7911 5 施工組織設(shè)計(jì) 圖紙 施工方案及工程洽 商更改文件 短期 8011 6 開工報(bào)告 技術(shù)要求 技術(shù)交底材料等短期 8111 7 原材料及構(gòu)件出廠證明 質(zhì)量鑒定 建筑 材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告材料 長期 8211 8 分項(xiàng) 分部 單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收評(píng)定 材料 長期 8311 9 施工總結(jié) 技術(shù)總結(jié)短期 8411 10 竣工報(bào)告 驗(yàn)收文件 竣工圖永久 8511 11 事故處理報(bào)告永久至長期 8611 12 工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務(wù)處管理制度 31 8711 13 工程決賽永久 十二 工業(yè)產(chǎn)品 設(shè)備儀器類 8812 1 機(jī)械產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書 委托書 合同 協(xié) 議書 短期 8912 2 產(chǎn)品技術(shù)設(shè)計(jì)文件 圖紙 計(jì)算書 說明 書 短期 9012 3 產(chǎn)品竣工圖紙 試車 調(diào)試報(bào)告 產(chǎn)品驗(yàn) 收文件 質(zhì)量檢驗(yàn)證書 技術(shù)鑒定文件 長期 9112 4 四公局進(jìn)口設(shè)備 儀器 圖紙 說明書 使用維修說明書 計(jì)算書等 短期 9212 5 設(shè)備 儀器修理記錄卡長期 十三 技術(shù)管理 科學(xué)研究類 9313 1 技術(shù)工作 科學(xué)研究等項(xiàng)工作的可行性研 究報(bào)告 課題立項(xiàng)報(bào)告及批復(fù)文件 課題 計(jì)劃任務(wù)書 研究大綱等文件 四公局長期 下屬單位短期 9413 2 技術(shù)工作 科研研究合同 協(xié)議 實(shí)驗(yàn)資 料 實(shí)驗(yàn)報(bào)告等材料 四公局長期 下屬單位短期 9513 3 技術(shù)工作 研究報(bào)告 技術(shù)鑒定報(bào)告 鑒 定文件及證書 四公局長期 下屬單位短期 9613 4 科研成果推廣 樣機(jī)批量生產(chǎn)材料 四公局長期 下屬單位短期 9713 5 四公局產(chǎn)生各種論文 著作長期至短期 9813 6 四公局產(chǎn)生的譯文 學(xué)術(shù)報(bào)告等材料長期至短期 十四 檔案工作文件 9914 1 四公局檔案鑒定工作報(bào)告及檔案銷毀審批 清冊(cè)等文件材料 永久 10014 2 四公局檔案信息資源開發(fā) 編研材料長期 10114 3 四公局檔案管理升級(jí)有關(guān)材料永久至長期