資格認定國考秘書三級工作實務題主要考點.doc

資格認定國考秘書三級工作實務題主要考點一、 會議管理 1、會議籌備方案的擬訂 內容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經(jīng)費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人員分工。 作用有：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協(xié)調到位、確保領導的意圖得以貫徹執(zhí)行。 （1）組建會議籌備委員會 （2）分成籌備小組 （3）形成籌備方案 （4）領導審核方案 2、會務檢查工作程序 內容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。 （1）開會檢查的程序 1）會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查 2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調會通知 3）召開協(xié)調會并在會上現(xiàn)場解決問題 4）匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實 （2）現(xiàn)場檢查的程序 1）指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點 2）制作檢查單，以便記錄和匯總 3）按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄 4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正 3、會議文件審核工作程序 內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內容，審核會議內容是否經(jīng)過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。 （1）起草該文件的秘書就內容進行自審 （2）主觀秘書進行初審 （3）如內容涉及部門較多，要進行會審 （4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審 4、擬訂會議的應急方案 內容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員。 （1）預測不可預知的情況 （2）提前準備應對的備選方案 （3）討論會議緊急情況 （4）確定會議應急方案 5、提示會議按計劃進行 是根據(jù)會議目標的需要，在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標相適應的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結論的形成。 （1）了解議題和議程 （2）準時宣布開會 （3）有效引導議題 6、處理會議突發(fā)事件的程序 （1）向領導報告 （2）啟動會議應急方案 （3）實施應急方案 （4）必要時向公共應急機構請求支援 （5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通） 7、會議總結工作程序 內容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。 （1）對會議征詢意見，擬就工作總結稿 （2）向領導報告會議結論 （3）總結定稿 （4）印發(fā) （5）歸檔 （6）組織全體工作人員進行總結 二、事務管理 1、禮賓次序確定步驟 亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。 （1）確定禮賓次序方案 （2）提前通知有關各方 （3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序 2、安排涉外迎送工作程序 （1）確定迎候人員 （2）準備迎賓的物品 （3）見面講究禮節(jié) （4）送行前的拜訪 （5）安排送行儀式 3、會見會談工作程序 會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。 （1）約定 （2）通知對方有關事項 （3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排 （4）迎接客人 （5）會見、會談 （6）送別客人 4、西餐禮儀 （1）赴宴前的準備 1）接到邀請后,要看清請柬的各項內容 2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變 3）到別人家赴宴需要帶禮物 4）要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝 5）要準時赴宴 （2）西餐的座次安排 主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐 （3）入席、退席禮節(jié) 1）客人要在主人的帶領下順序入席 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋 3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上 4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席 （4）餐具的使用方法與席間禮節(jié) 1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌 2）吃雞、蝦、魚的方法 3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中 4）吃意大利面條的方法 5）吃水果的方法 6）喝咖啡或茶的方法 7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內 8）進餐速度應該與大家一致 9）談話聲音一定要輕 （5）西餐的飲酒禮儀 1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡 2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上 5、招待會的禮儀 （1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復 （2）冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益 （3）酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩 6、不同辦公模式的特點 （1）在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。 （2）彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工 （3）遠程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。 （4）虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡發(fā)送。缺點：難以控制任務和信息的質量，難于管制網(wǎng)絡以及信息的安全保密。 （5）兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。 （6）定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。 （7）交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現(xiàn)工作混亂。 （8）臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。 7、選擇辦公模式的工作程序 （1）深入調查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題 （2）根據(jù)調查結果確定相應的新型辦公模式 （3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標準和責權利相結合的分配制度 （4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式 （5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失 8、設計辦公室的工作程序 （1）分析不同部門業(yè)務特點對于辦公條件的要求 （2）設計平面圖 （3）選擇辦公家具、設施和裝飾 （4）采光、溫度和通風來源:多智教育- 秘書資格考試站9、改進辦公事務工作程序 （1）定義一個需要加以分析和改進的流程 （2）確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價 （3）尋找所存在問題和差距的原因 （4）根據(jù)以上分析提出可行的改進方案 （5）實施改進方案 10、改進辦公事務的流程 （1）確定問題 （2）分析有關資料 （3）確定造成問題的可能的原因 （4）提出可能的解決方案 11、突發(fā)事件的預防措施 發(fā)生的事情是不可預見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。 （1）以書面形式確定緊急情況處理程序 （2）根據(jù)書面程序，對所有工作人員進行培訓 （3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名 （4）實行緊急情況模擬演練 （5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責 （6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況 （7）保證定期檢查和更新設備 12、突發(fā)事件的應對措施 （1）準備清楚的書面緊急情況處理程序 （2）用這些程序培訓所有人員 （3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序 （4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序 （5）明確員工在緊急情況下的職責 （6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員 （7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況 （8）保證定期檢查和更新設備 13、處理突發(fā)事件的流程 （1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場 （2）查找問題的原因 （3）成立臨時指揮中心 （4）控制源頭，釜底抽薪 （5）召開新聞發(fā)布會 14、上司交辦事項督查的程序 直接為上司服務、為實施上司的決策和實現(xiàn)上司決策的目標而進行的一項工作 （1）上司向有關督查人員授權轉承催辦 （2）很大一部分轉交各有關人員具體承辦 （3）有些又上司指導督查人員親自承辦 （4）轉交辦的事項要及時催辦 （5）督辦人員要對轉交辦事項深入的檢查 （6）上司交辦事項辦理完畢 （7）辦結回告 （8）對辦結回告進行審查評估 （9）立卷和歸檔 15、制定工作計劃的方法 （1）根據(jù)要求列出本團隊要完成的所有任務 （2）區(qū)別重要的任務和緊急的任務 （3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務完成的先后順序 （4）列出完成每項任務所需的資源和相關信息 （5）明確完成各項任務的每個階段指標和估算的時間要求 （6）指明每項任務的負責部門或承擔人以及負責人 （7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表 （8）確保計劃順利實施 （9）明確工作進展的情況和質量如何監(jiān)督和管理 16、制定工作計劃的程序 （1）估量機會 （2）確定計劃工作的目標 （3）確定計劃工作的前提條件 （4）擬訂可供選擇的行動方案 （5）評價各種備選方案 （6）選擇方案 （7）擬訂分計劃 （8）編制預算 17、制定承辦期限規(guī)定的程序 企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規(guī)定 （1）調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定 （2）時間期限適宜標準 （3）確定同一任務的不同承辦周期 （4）確定同一任務緊急情況不同的承辦周期 18、辦公室工作評估的程序 實質上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監(jiān)督工作。 （1）建立一套完整的目標體系 （2）制定目標 （3）組織實施 （4）檢查和評估 19、辦公用品與設備的采購程序 （1）提出購買申請 （2）審批，落實經(jīng)費 （3）招標，選擇供應商 （4）簽訂供貨合同 （5）貨物入庫 （6）支付貨款 20、制定采購預算方案程序 （1）確定預算的核算基數(shù) （2）進行市場調研 （3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格 （4）編寫預算方案 （5）征求意見，完善方案 21、辦公資源管理程序 包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。 （1）了解本單位所有辦公資源的基本情況 （2）對本單位所有辦公資源進行分類管理 （3）對辦公資源建檔，記錄應用情況 （4）定期進行數(shù)據(jù)分析 22、信息開發(fā)的主要形式 對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。 （1）剪報 （2）索引 （3）目錄編制 （4）文摘 （5）信息資料冊 （6）簡訊 （7）調查報告 23、信息開發(fā)的程序 （1）確定主題 （2）分析信息材料 （3）選擇信息開發(fā)方法 （4）選擇開發(fā)信息的形式 （5）形成信息產(chǎn)品 24、信息利用的工作程序 通過有效的方式將信息提供給利用者，實現(xiàn)信息的價值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性特點。 （1）熟悉信息的內容 （2）確定利用需求 （3）確定信息利用服務的途徑 （4）獲取信息 （5）提供信息 25、信息反饋的工作程序 將信息使用過程中產(chǎn)生的效應及活動中不斷產(chǎn)生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調整；為決策提供依據(jù)。 （1）明確目標 （2）選擇信息反饋的方法 （3）獲取反饋信息 （4）加工分析反饋信息 （5）傳遞反饋信息 （6）利用反饋信息 三、文書處理與擬寫 1、文書審核的工作程序 對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。 （1）明確審核范圍 （2）確定是否需要行文 （3）審核文書內容 （4）檢查文字表達 （5）檢查文件體式 （6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備 2、檔案利用的工作程序 是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。 （1）熟悉庫藏 （2）分析利用需求 （3）選擇檔案利用方式 （4）獲取檔案 （5）提供檔案 3、電子檔案管理的工作程序 在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。 （1）電子檔案的收集積累 （2）電子檔案的歸檔 （3）電子檔案的保管 （4）電子檔案的利用 4、文書擬寫 通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結、述職報告、講話稿、市場調查報告 以上文種重在記住結構、常用語，到時會寫。來源:多智教育- 秘書資格考試站 進行2009年秘書三級考試過關復習心得交流要充分了解考試題型，合理安排好答題時間。秘書考試分兩大塊，一塊是理論，一塊是實務?？祭碚摃r，要先選擇秘書基礎知識的題來作答。擬寫實務題的答題要點就是，把你自己認為和該部分相關的內容都朝上寫，決不能讓卷子空著。還有就是盡可能用書里的語言答題，口語不要太多。1、要有良好的心態(tài)。（心態(tài)是一個人成功的前提條件） 俗話說,人最大的敵人是自己,最好的朋友也是自己，所以做任何事都要自信。 要有一種贏取勝利的主動心態(tài)，積極一些，樹立自信心，別還沒打仗就畏首畏尾。 2、要充分了解考試題型，合理安排好答題時間。秘書考試分兩大塊，一塊是理論，一塊是實務?？祭碚摃r，要先選擇秘書基礎知識的題來作答，因為這一部分有些題還是需要時間來思考的，等基礎知識的題答完，再去答職業(yè)道德的題，因為職業(yè)道德題很多都是直觀題，千萬不要猶豫，不要左思右想，不要在職業(yè)道德上浪費時間。理論部分題量還是比較大的，大家一定要抓緊時間。實務部分先是情景題，就是看錄像，各位考生一定要邊看錄像邊找點，千萬不要等兩遍都放完了才回憶，那會漏掉很多點，而且浪費時間。擬寫實務題的答題要點就是，把你自己認為和該部分相關的內容都朝上寫，決不能讓卷子空著。還有就是盡可能用書里的語言答題，口語不要太多。 3、要做歷年考題。做歷年考題一是熟悉題型，二是鍛煉答題思路，三是題庫是一定的，你做的歷年考題，說不定在今年的考試中也可能出現(xiàn)，這一點很重要。 4、要注意休息，不要搞疲勞作戰(zhàn)，有效的看書是關鍵。 在復習期間，多吃咸魚、雞蛋、豆腐、海帶等富含卵鱗脂的東西，有助于增強記憶力。 5 總結就是：書讀一遍、課聽一遍、錄像看一遍、題做一遍。 6 凡事努力去做，認真努力做了，就不要再后悔了！來源:多智教育- 秘書資格考試站錄像題中經(jīng)?？己说闹饕幸韵轮R點： 1、辦公室環(huán)境：辦公室、會議室、會客室的布局、布置、衛(wèi)生清潔狀況，辦公用品的擺放是否合理，辦公室光線是否充足、有無綠色植物等。 2、職業(yè)形象：秘書是否穿著職業(yè)裝，坐姿、站姿、走姿等是否正確。 3、接待工作：環(huán)境狀況、辦公用品的準備情況、接待預約和未預約的來訪者、電話接待的要求等。 4、接打電話：電話擺放位置、接電話時間、接撥電話動作、電話用語、電話記錄、記錄用筆和本、電話找人、打電話內容、電話信息保密等。 5、日常寫作：會議通知、請柬、介紹信、協(xié)議書、合同等文種的寫作是否規(guī)范等。 6、溝通方面：包括溝通的基本技能、具體技能要求和內容等。 7、會議管理會議前的籌備工作、會中的服務工作、會后的善后工作、會議協(xié)調等。 8、檔案信息管理：檔案收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發(fā)工作等。 9、辦公室事務管理庫存管理、進貨保管、緊急事故的處理、辦公設備及用品的采購等。 10、法律知識：公司法、合同法、勞動法等相關法律常識。秘書資格考試秘書三級實務綜合資料（一）禮賓次序常用的5種方法 1依照來賓的具體身份和職務高低來排列順序。2按字母順序排列。 3依照來賓到達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列5不排列即不分先后 涉外禮賓的準備工作。 1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。 2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。 3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿 涉外會見、會談的程序。 1提前約定。2.通知對方有關事項。3.準備工作.4.迎接客人 5會見、會談6.送別客人 接待計劃與安排 1、說明接待計劃的三項內容： （1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費列支。 2、人員安排中計劃中應寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員； （3）住宿地點、標準、房間數(shù)量；（4）宴請時間、地點、標準、人數(shù) （5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。 3、日程安排計劃： （1）日期、時間、地點；（2）活動內容；（3）陪同人員。 4、接待經(jīng)費計劃（列支）； （1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費； （5）參觀費；（6）其他不可預見費用。 進行崗前培訓的基本原則和要求 .不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業(yè)的大小應以禮相待，互相尊重 依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律 內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。 了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發(fā)布會的注意事項1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。 3.確定會議主持人，精選發(fā)人4.處理好應回避的問題制定各種應變措施。 慶典活動組織工作重點。1.前期調查研究2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。 5.編排活動程序。6安排其他活動。7.善后工作處理。 開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。 1開放式：有利于溝通節(jié)省辦公空間辦公設備共享。難保機密干擾大無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密集中注意力保護隱私。難交流費用高 選擇不同辦公模式的方法 1.認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點。 3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應規(guī)章制度。 5.確定新的分配制度。 辦公模式發(fā)生變化的原因 1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變人們的聯(lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。2企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。秘書資格考試秘書三級實務綜合資料（二）制定計劃的作用。 1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù)3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致4指明事務順序先后安排5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃 計劃工作主要內容 1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限2每一項任務的數(shù)量和質量要求。 3每一項任務所需費用和其他資源4每一項任務所承擔的人員及負責人。5每一項任務完成情況的檢查和監(jiān)督。 安全檢查的主要內容及原則 1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關信息，掌握動向3.對以前發(fā)生的事件進行總結，制定防范措施。 4.對預測的突發(fā)事件制定應急方案5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置6.進行度突發(fā)事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能7.配備相關設備和資源8.定期檢查維護更新設備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。 原則：1加強領導統(tǒng)一指揮2.快速反應控制事態(tài)發(fā)展3以人為本保護公眾利益4公開透明面對公眾。 突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內容 必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應對各種賠償案件 內容：1.事故情況記錄表：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人 2.工傷情況報告表：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序 1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設備難更新。 2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。 便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。 采購程序：提出購買申請審批落實費用選擇供應商簽訂供貨合同貨物驗收入庫支付貨款。 正確選擇辦公設備和易耗品供應商須考慮的因素 1.價格和費用 比較不同供應商的要價：初次洽談的價格 降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或將其指定為唯一的辦公用品供貨商 購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金 2.質量和交貨 保證購買后能滿足需求選擇不合格物品的供應商 比較供應商交貨的時間供應商能說到，做到，有誠信，很可靠 3.服務和位置 比較為客戶提供服務是否方便，如所提供的訂購方式 供應商所在地點方便聯(lián)絡和交貨4.安全和可靠性 送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨 比較供貨商賣貨手續(xù)及相關發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等 了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性 申請費用以及報銷結算的步驟是1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。 3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。 4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向對方索取相應的發(fā)票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。 5、商務工作結束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。 6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。秘書資格考試秘書三級實務綜合資料（三）制定采購預算方案的程序和內容 1程序：確定預算基數(shù)調研確定采購的產(chǎn)品編寫預算方案修改完善方案 2內容：預算的項目名稱目標需要的辦公資源采用預算方法測算的依據(jù)支付預算標準 政府采購主要方式 公開招標邀請招標競爭性談判單一來源詢價國務院政府采購監(jiān)督機構認定的其他方式合理調配和利用辦公資源 1.a制定合理的調配計劃：根據(jù)有關開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質重要的部門實行傾斜政策。2.建立辦公資源運行檔案（購買信息維修合同操作指南所有資源情況列表基本信息日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄按規(guī)定清退辦公用品、設備掌握人員流動情況） 會議籌備 1作用：了解會務工作的全局加強協(xié)調溝通確保會議目標實現(xiàn) 2特點：全面性和具體性計劃性明確性 3原則：嚴格時間事項明確會議必要 4內容：會議主題于議題會議名稱會議議程時間和日期地點需要設備和工具會議文件會議人員組成及人數(shù)與會人員的組成會議食宿安排確定會議經(jīng)費安排會議籌備機構和完成任務的期限 會議應急方案的內容 1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題場地問題設備問題資料問題健康與安全問題與會者情緒問題與會者返程問題行為問題2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責任 3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法 發(fā)出會議通知分發(fā)會議資料安排會場接通電話相互通報出席情況記錄 組織視頻會議的方法 視頻會議的會場做好會場布置工作配備和檢查設備設備維護為減少租用通信線路的時間節(jié)約費用 遠程會議籌備方案特點 （1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務機構商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。 （2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。 （3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。 （4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。 會議籌備情況檢查主要內容 1會議準備工作是否充分2文件材料的準備3會議布置情況4禮儀接待人員的準備5環(huán)境條件與用品的準備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內容 做好會務籌備情況檢查的方法有兩種： （1）聽取會議籌備人員的匯報 1）聽取匯報的領導要加強前期的調查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。 2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效。 3）選擇合適的匯報時間。 4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。 （2）會前現(xiàn)場檢查 1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。 2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。 3）設立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。 4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。 5）準備接待休息室。應在接待休息室內放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。 6）安排接待、服務人員。配備精通產(chǎn)品和服務的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。 7）遠程會議要加強對設備的檢查來源秘書資格考試秘書三級實務綜合資料（四）會議協(xié)調的內容 1協(xié)調會議召開的時間地點出席人員列席人員2協(xié)調會議相關事項3協(xié)調會議議題4協(xié)調會議紀要5協(xié)調會議決定事項的落實 推進會議進程的方法 1了解會議主題和議題2嚴格遵守會議時間3主題明確4鼓勵和引導與會者5消除交流故障抵制不和諧因素6合理安排議題7掌握會議休息的時機8適時結束會議 會議經(jīng)費使用的方法 1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體2向會議籌備委員會的領導人提出申請并按照審批權層層審批3領導審批后由財務部門提取現(xiàn)金或填寫支票4支出會議經(jīng)費5領導審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標準和報銷的這種財務制度和規(guī)定辦理結賬手續(xù)。 會議總結的目的 1檢查會議目標的實現(xiàn)情況2檢查各小組分工執(zhí)行情況3檢查個人工作情況4表彰先進個人5妥善解決會議遺留的問題高效率會議的決定因素 1會議召開的必要性2經(jīng)過精心準備3地點選擇適中4形式多樣化5嚴格執(zhí)行了會議的各項議程6與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選7嚴格開會、散會時間8會議作出的決定事項 9會議經(jīng)費支出合理10會議服務熱情周到 信息利用的要求 1信息利用要給組織帶來效益2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權保護的相關法律法規(guī) 登記 （1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。 （2）登記分為兩種類型； 總括登記，對存儲信息按批分類登記； 個別登記，按信息存儲順序逐件登記。 （3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。 2、編碼： （1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。 （2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù) （3）編碼的兩種方法： 順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼； 分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式 1要求：依法開展利用工具主動及時開展利用工作不斷完善檔案服務方式和手段掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作 2方法：開設閱覽室提供利用檔案外借制發(fā)檔案復制本提供咨詢服務印發(fā)檔案目錄舉辦檔案展覽 編寫大事記的工作步驟和注意事項 1.接受任務后，首先收集有關文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。 2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列來秘書資格考試外賓接待工作外賓接待工作的原則外賓接待工作，是關系到國家與國家之間的大事，其好壞直接影響到國家的利益和聲譽。因此，每個負責外賓接待工作的人員都必須遵守以下原則：1平等友好的原則。無論外賓來自哪個國家和地區(qū)，都一律平等對待，并且尊重他們的風俗習慣，不把自己的觀念和思想強加于人。在接待工作中，舉止要文明禮貌、不卑不亢、熱情友好。2內外有別的原則。接待外賓時，必須注意內外有別嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定。提高警惕，防范各種可能的收集政治、軍事、經(jīng)濟、科技等情報的活動，不得在對外交往中泄露國家機密。3不牟私利的原則。在接待外賓的過程中，不允許背著組織內外賓私自交往，收受禮品，不允許利用職權營私牟利。要堅決維護國家利益和主權，維護國家的尊嚴，嚴格按國家的法規(guī)法令辦事，不做任何有損國格、人格的事。4文明禮貌的原則。接待外賓時，要尊重各國的風俗習慣，不把我國的生活習俗強加于人?？傊?，外賓接待工作要做到：既堅持原則，嚴守紀律，平等相待；又熱情友好，文明禮貌，不卑不亢。秘書資格考試外賓接待工作外賓接待的程序外賓指國外來賓，也包括港、澳、臺同胞和海外僑胞等。外賓接待工作不是簡單的交際和應酬，而是一項政治性、政策性都很強的工作，必須按照嚴格規(guī)定程序進行：1、接待前應做好充分的準備工作，包括了解上級意圖，了解外賓的有關情況，并據(jù)此訂出接待計劃，準備各種有關資料，做好各方的聯(lián)絡。重要外賓的接待計劃應報請上級批準。2、迎接工作，應根據(jù)外賓的身份，對等安排有關領導和人員去迎接，并安排好車輛和賓館，重要接待有時還要安排備用車輛隨行。3、接待負責人與外賓商談活動日程安排。安排外賓的日常生活，應根據(jù)各國習俗，要注意尊重不同的生活習慣。4、對重要外賓，要安排專門會見。會見時，主人應先到達會見地點迎接客人。引見介紹后，按序就座。會見完畢，主人應送客人到門口或上車處。5、宴請，要按照外事工作的規(guī)定、外賓的情況，確定宴請的規(guī)模、菜單、席次和陪客人員。6、參觀游覽，要在接待計劃中先行安排，包括參觀游覽的路線、活動具體內容等。7、禮品和交換的紀念品要事先研究，應根據(jù)不同對象來確定。客人重訪時，禮品可作相應變動，不要重復。8、對重要外賓的接待，應根據(jù)情況作適當?shù)男侣剤蟮馈Ｈ缬斜匾?，可將報紙的報道內容剪下（地方報紙不對外，不能全送），與訪問時的留影一起裝訂成冊，贈給外賓。9、做好安全保衛(wèi)工作，特別是重要外賓，事先應和公安、交通、外事等部門聯(lián)系好，以確保外賓的安全。10、當外賓抵離國境時，接待人員應協(xié)助外賓辦理出入境手續(xù)。秘書資格考試外賓接待工作涉外活動禮賓次序安排禮賓次序，是指國際交往中對出席活動的國家、團體、各國人士的位次按某些規(guī)則和慣例進行排列的次序。禮賓次序通常按以下規(guī)則排列：1、按身份與職務的高低排列。這是禮賓次序排列的主要根據(jù)。一般的官方活動，經(jīng)常是按身份與職務的高低排列。2、按字母順序排列。多邊活動中的禮賓次序有時按參加國國名字母順序排列。一般以英文字母排列居多，少數(shù)情況也有按其他語種的字母順序排列。3、按通知代表團組成的日期先后排列。按通知代表團組成的日期先后排列禮賓次序是經(jīng)常采用的方法之一。東道國對同等身份的代表團，按派遣團組成的日期排列；或按代表團抵達活動地點的時間先后排列；或按派遣國通知代表團參加活動的答復時間先后排列。注意事項1背景資料準備得越充分越好，對對方了解越多越好，包括對方的職位、信譽情況、經(jīng)濟狀況、人事變動、來賓個性、興趣愛好等等。2對方以前曾來訪過，最好按以前的接待規(guī)格接待。應慎用高規(guī)格接待，特別是在多國參加的國際活動中，如僅對某國來賓高規(guī)格，可能會引起其他來賓的不滿。3接待人員名單定下