企業(yè)新進員工職業(yè)化訓(xùn)練教程-工作能力訓(xùn)練.doc

課程目標(biāo)通過學(xué)習(xí)本課程，您將能夠：了解時間管理的基本理論，分析工作，掌握重點掌握接受委派的技巧，保證能按照要求完成工作通過觀察分析同事和上級，用適當(dāng)?shù)姆绞胶退麄兘煌私馐┘佑绊懙牟煌绞?，學(xué)會利用不同的方式來施加影響力掌握施加影響力的具體應(yīng)用課前總自檢一個人的職業(yè)態(tài)度很重要，但同時也沒有人會否認(rèn)職業(yè)技能的重要性。職業(yè)技能是指在各種職業(yè)中都能通用的工作技巧。你的職業(yè)技能如何？現(xiàn)在就測試一下吧！結(jié)合自己職業(yè)技能的實際情況，分別為每項打分，在相應(yīng)的“”內(nèi)劃“”。1你對自己工作時間的充分應(yīng)用是否滿意滿意一般很不滿意2你經(jīng)常用哪種方法來管理時間？便條日程安排表設(shè)立短期、中期和長期目標(biāo)3你認(rèn)為人員培訓(xùn)這項工作在日常的工作安排中應(yīng)處于什么位置？重要但不緊急緊急但不重要既緊急又重要4在工作過程中，你是否經(jīng)常對下屬的工作不放心？是有時很少5老板對委派給你完成的任務(wù)評價如何？經(jīng)常滿意有時滿意很少滿意6在接受委派時，你是否向上級確認(rèn)你的職權(quán)范圍？總是有時從不7你是否經(jīng)常覺得自己與公司現(xiàn)有的環(huán)境格格不入而萌生跳槽的想法？經(jīng)常有時從不8壞的天氣是否經(jīng)常影響你的工作效率？經(jīng)常有時從不9在談判中，你是否總是抱著“雙贏”的想法？是有時從不10你是否覺得周圍有好多人實在難以相處？是有時不是11你是否很了解自己的思維方式？是沒想過不是12當(dāng)同事想和你談一談時，你是否總是很清楚地了解對方想進行談話的目的？經(jīng)常有時不是現(xiàn)在你已經(jīng)做完測試了，接下來，請你參照評分標(biāo)準(zhǔn)，為自己評分。評分標(biāo)準(zhǔn)：從左至右分別為123選項1356911題1選項3分，2選項2分，3選項1分。其余選題1選項1分，2選項2分，3選項3分。如果總分在32分以上，說明你有很好的職業(yè)技能，但千萬不要驕傲噢！如果總分在16分以下，說明職業(yè)技能需要加強。無論你的得分多高或多低，學(xué)習(xí)總是需要不斷進行的。從現(xiàn)在就開始，共同努力吧！第1講 時間管理時間管理理念的目標(biāo)主要時間應(yīng)重點地放在什么工作上在實踐中管理時間的方法時間管理基本理念1時間究竟去了哪里在日常工作中，大多數(shù)的人常常都會抱怨時間的不夠用，一天的8小時中被“繁重”的工作搞得焦頭爛額，而且連周末也經(jīng)常在加班中渡過。我們的時間究竟都去了哪里？難道真的是時間不夠用嗎？其實實際情況并不是這樣的。仔細(xì)地回顧一下當(dāng)時的工作情景就會發(fā)現(xiàn)，大部分的有效工作時間都是在無效的工作中或是在無聊的閑談中浪費的。時間的浪費是觸目驚心的，時間是可以管理的，管理自己的時間是十分必要的。2時間管理基本理念時間管理理論的一個最為基本的理念是管理自己，時間管理理論是個人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點，合理有效地利用工作時間。簡而言之，時間管理的目標(biāo)是掌握工作的重點，其本質(zhì)是管理個人，是自我的一種管理。方法是通過良好的計劃和授權(quán)來完成這些工作。時間管理理念的沿革圖11 時間管理理念的沿革時間管理的方法有一個演變的過程。最早的時間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來記下工作的重點。第二代的時間管理方法更注重計劃性，人們利用安排表、效率手冊以至于商務(wù)通等電子手段來安排工作事項。在時間管理的第三個階段，人們設(shè)立近期、中期和長期的工作目標(biāo)，根據(jù)不同的目標(biāo)來分配各自的工作重點，安排工作時間。現(xiàn)在已經(jīng)進入了時間管理理論的時代。前幾代的時間管理注重完成工作的時間和工作量，而時間管理理論則更注重個人的管理，注重產(chǎn)能，關(guān)注完成的工作是否具有有用性。時間管理的四“象限”究竟什么占據(jù)了人們的時間？這是一個經(jīng)常令人困惑的問題。著名管理學(xué)家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。表11 時間管理的四個“象限”重要不重要緊急人事危機客戶投訴即將到期的任務(wù)財務(wù)危機電話鈴聲不速之客行政檢查主管部門會議不緊急新的機會人員培訓(xùn)制訂防范措施建立人際關(guān)系客套的閑談無聊的信件個人的愛好時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。實踐中的時間管理的方法1學(xué)會拒絕計劃趕不上變化是經(jīng)常遇到的情況，確實有很多時候自己原本已安排好了計劃，但是經(jīng)常會臨時出現(xiàn)一些變化。例如，自己的主管要給自己加派新的任務(wù)，而如果自己接受了這個任務(wù)，那就會超負(fù)荷地運轉(zhuǎn)而影響自己的業(yè)績，也會影響公司的業(yè)績。在這種情況下，要學(xué)會恰當(dāng)?shù)鼐芙^，這是時間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕自己的上級要講究技巧，不宜直截了當(dāng)，而要委婉，用讓上級覺得確實是合理的理由來拒絕這個新增派的任務(wù)。在絕大多數(shù)的情況下，上級是會有其它的安排來解決這個問題的。2授權(quán)的目標(biāo)和角色在時間管理上，授權(quán)是一個重要的要素。作為一個主管或一個項目的負(fù)責(zé)人，得到一個任務(wù)后一定要把它分出去，讓最擅長的人來負(fù)責(zé)項目內(nèi)的一部分。另外一個重要的要素是工作目標(biāo)。在進行時間管理時，一定要注意工作目標(biāo)，務(wù)必不要偏離這個目標(biāo)，否則一旦偏離了目標(biāo)，也就失去了重點。同時，還要注意自己“扮演”的角色，在整個項目里面自己“扮演”的是一個什么樣的角色呢？很顯然，一個普通員工和一個主管的工作任務(wù)勢必是不一樣的。能注意自己的角色就能更好地認(rèn)清自己的工作任務(wù)，也相應(yīng)地就能更好地管理自己的時間。【自檢】經(jīng)理要給小李另外加派新的任務(wù)，此時小李覺得自己早已經(jīng)是滿負(fù)荷地工作了，確實不能夠再接受任何別的新任務(wù)了。他對經(jīng)理的委派有兩種回答：對不起，經(jīng)理，這事兒我不能干，我原本已經(jīng)很忙了，你再給我加派新任務(wù)，我肯定就干不好了。經(jīng)理，我可以接受這個任務(wù)，但我要求把我原來的工作完成的期限也務(wù)必相應(yīng)地延長，以確保我能完成這個新增派的任務(wù)。你覺得哪種回答更合適呢？為什么？_見參考答案11【本講小結(jié)】在日常工作中，很多人常常對于自己工作時間的應(yīng)用不滿意，感覺浪費了不少寶貴的時間。時間是可以管理的，時間管理理論的基本理念是首先管理好自己，其目標(biāo)是抓住重點，把時間有重點地主要運用在重點的工作上?？凭S的時間管理理論把工作分為：重要但不緊急、緊急但不重要、既緊急也重要、既不重要又不緊急等四個“象限”，指出主要的精力和工作時間應(yīng)有重點地放在重要但不緊急的工作上。在日常工作中，要善于拒絕，尤其要善于拒絕超過自己負(fù)荷的工作。作為項目的負(fù)責(zé)人，既要善于授權(quán)，又要注意認(rèn)清自己在工作中所“扮演”的角色，切記不能偏離了自己的工作目標(biāo)?！拘牡皿w會】_第2講 接受委派學(xué)習(xí)接受委派的重要性接受委派的六個步驟學(xué)習(xí)接受委派的重要性接受委派是日常工作中重要的組成部分。在接受老板或上級的委派之后，有時處理的結(jié)果會讓老板或上級感到滿意，但難免也有時是他們不滿意的。毫無疑問，提高上級對委派給自己任務(wù)的滿意度，對自己的職業(yè)生涯來說是很重要的。在工作中接受委派時，很多情況下自己對于這個工作的理解和上級的理解肯定會有差異。例如，經(jīng)理要求整理客戶的資料并認(rèn)為按照客戶名稱的漢語拼音排序比較好，以便于查找，而自己卻認(rèn)為應(yīng)按銷量和一些歷史數(shù)據(jù)進行排序。這樣在接受委派時就產(chǎn)生了分歧。如何接受委派1主動地溝通分歧的產(chǎn)生大多數(shù)來源于缺乏有效地溝通。接受委派時產(chǎn)生分歧，主要是由于員工缺乏接受委派的技巧，導(dǎo)致不能完全明確地把握上級對這項委派的要求。畢竟作為上級，委派時不能都面面俱到。在接受委派時，員工就要主動地和上級溝通。2接受委派的六個步驟在接受委派時應(yīng)如何減少分歧，更好地完成工作呢？按照接受委派的六個步驟就可以更好地完成工作。圖21 接受委派的六個步驟了解任務(wù)的重要性明確自己將要接受的任務(wù)為什么重要，對全局有什么影響。了解到任務(wù)的重要性以后，很容易也相應(yīng)地受到激勵，產(chǎn)生努力工作的動力。如果自己的上級在委派時沒有著重強調(diào)這項任務(wù)的重要性，那么自己就要主動地去了解這項委派的重要程度。這不僅是給自己增加動力的需要，而且還是建立一個全局觀念從而更好地完成這項工作的需要。向自己上級了解這項委派時，要注意方法，要關(guān)注這項委派之所以重要的原因，而不是程度。了解任務(wù)的要求在明確了自己任務(wù)的重要性后，要關(guān)注的應(yīng)是完成這個任務(wù)的要求、自己上級的期望、有什么注意事項。這個步驟很重要，直接關(guān)系到自己的任務(wù)完成的質(zhì)量。需要注意的是了解任務(wù)的要求而不是具體的做法。確認(rèn)職權(quán)范圍在著手工作之前，確認(rèn)職權(quán)范圍是很重要的。要明白自己的職權(quán)究竟都有哪些，什么是自己可以和不可以做的，自己可以利用的資源究竟都有哪些。權(quán)限會涉及到人、財、物，在接受任務(wù)時，應(yīng)把自己的人權(quán)、財權(quán)和對物品的調(diào)撥權(quán)都搞清楚。已在工作進行之中時如果再向自己的上級詢問起職權(quán)范圍或提出職權(quán)要求則是不合適的。了解任務(wù)完成的期限了解上級對委派給自己任務(wù)的時間要求是必要的。根據(jù)上級的時間要求可以進行自己的任務(wù)計劃安排，把時間與自己掌控的資源對比，更好地調(diào)派資源，整合時間以順利地完成任務(wù)。表21 常見的接受委派時的反饋任務(wù)重要性任務(wù)的要求職權(quán)范圍任務(wù)的期限常見合適的詢問或反饋這對全局的項目進行有什么影響嗎？這和達(dá)成整體目標(biāo)有什么關(guān)系？您有什么要求？讓我負(fù)責(zé)這項任務(wù)我有什么權(quán)限嗎？我可以決定的支付金額是多少？您要求我什么時間完成？我覺得時間挺緊的，您能多給我兩天時間嗎？常見不合適的詢問或反饋真的很重要嗎？有多重要呢？為什么很重要呢？沒問題，保證完成。我要怎么做呢？我馬上就開始出現(xiàn)困難時，您得允許我時間太緊了，我完不成。我覺得時間太緊，下周吧！【自檢】經(jīng)理給小王一項委派，要求本周三完成。小王覺得時間挺緊的。以下是給經(jīng)理的反饋。請選出你認(rèn)為合適的并說明理由。星期三時間太緊了，那下星期三吧，不過我會盡量提前的。星期三，我看下周吧，下周一定完成。如果星期三完成的話我覺得時間確實有點兒緊，那能再給我一天的時間或能再給我兩天的時間嗎？如果星期三我可以拿到全部的資料，那么下個星期三呢我就可以把這個問題都解決，把這個項目都做完。見參考答案21確認(rèn)理解在確定自己已經(jīng)清楚了上級的委派之后，不可缺少的一個步驟是確認(rèn)理解。即向上級確認(rèn)你對這項委派的理解是否與上級的委派相符合。通常的做法是就這項任務(wù)的意義、上級的要求、工作的期限、自己可使用的資源等問題向上級做一遍簡明準(zhǔn)確的陳述，再一次得到上級的確認(rèn)。如果自己對這項工作的重要性已經(jīng)很清楚了，那就沒有必要再一次地在上級面前確認(rèn)這一點。過程中的檢查過程中的檢查是指發(fā)出委派的上級的檢查，而非其他人的檢查。在接受委派時，要和上級約定檢查的時間，讓上級來檢查自己工作的進展情況。其意義在于避免任務(wù)完成以后才發(fā)現(xiàn)結(jié)果與上級的要求有偏差?！颈局v小結(jié)】接受委派是一項重要的職業(yè)技能，有一定的步驟可供遵循：了解自己將要承擔(dān)的任務(wù)的重要性，這有助于從宏觀的角度上先總體地了解自己所接受的任務(wù)，增強任務(wù)的動力。接受委派時要了解清楚的是上級對這項任務(wù)的要求、自己的授權(quán)以及工作完成的期限，這些都是保證按時高質(zhì)量地完成任務(wù)的需要。向上級確認(rèn)對委派給自己任務(wù)的理解也是必要的。最后要請求上級在任務(wù)實施過程中給予檢查，和上級約定好檢查的日期，以保證自己的任務(wù)和上級的要求相吻合?！拘牡皿w會】_第3講 施加影響的技巧關(guān)切范圍和影響范圍影響范圍和增強影響力的密切關(guān)系利用影響力擺脫困境的步驟影響力的作用每個人都希望自己具有影響力，可以對周圍的人、事物產(chǎn)生一定的影響。對人的影響是用于人際交往，使自己在人際交往中游刃有余。對事物的影響主要表現(xiàn)在日常工作中。在公司里面，如果自己有影響力，提出的建議就容易被采納；在和別人合作時，自己的影響力可以促成這次合作，促成這個交易；在和別人競爭時，自己的影響力有助于贏得一個機會或一筆生意；在遇到困境時，一個具有影響力的人可以很快地帶領(lǐng)眾人找到解決問題的方法，最終脫離困境。因此，影響力對一個人的職業(yè)生涯是很重要的，對于領(lǐng)導(dǎo)者尤其更是如此。增強自己的影響力1關(guān)切范圍和影響范圍圖31 影響范圍與影響力強弱的關(guān)系怎樣才能增強自己的影響力呢？科維著名的“關(guān)切范圍”和“影響范圍”的說法給我們提供了答案。科維的“關(guān)切范圍”是指個人所關(guān)切的事，例如自己的健康、收入等狀況，事業(yè)、家庭以至于世界和平。在這個范圍之內(nèi)，有些事情是自己可以加以影響的，例如健康、收入、家庭等，而有些事情自己幾乎是無能為力的，沒有能力施加影響，如世界和平、“非典”的肆虐等。自己可以施加影響的這個范圍就是“影響范圍”。2擴大影響范圍要增強自己的影響力，正確的做法是增大自己的影響范圍，把自己的注意力和精力主要放在影響范圍之內(nèi)，主要用于處理自己可以施加影響的事情上。例如在日常生活中，人們發(fā)現(xiàn)天氣狀況往往與人們的工作效率有關(guān)系。運用科維的影響力理論來分析就能發(fā)現(xiàn)，天氣狀況是屬于關(guān)切范圍之列，而心情好壞屬于影響范圍之列。大多數(shù)人非常關(guān)注天氣的好壞，這樣就擴大了關(guān)切的范圍，而縮小了自己的影響力范圍，從而使得自己對心情的影響力越來越小。專注于影響圈的人，會增大其影響力，專注于關(guān)切圈的人，其影響力會逐漸減小?！咀詸z】從以下諸要素中選出哪些是你可以加以影響的，哪些是你幾乎無法影響的。老板的作風(fēng)可以影響幾乎無法影響公司的文化可以影響幾乎無法影響自己的工作特點可以影響幾乎無法影響同事的性格可以影響幾乎無法影響見參考答案31影響力的不同風(fēng)格不同人的影響力具有不同的風(fēng)格。影響力雖然都能對自己和對方產(chǎn)生一定的影響，但不同風(fēng)格的影響力所產(chǎn)生的結(jié)果是大相徑庭的，對自己工作的成敗也產(chǎn)生較大的影響。在工作中，受歡迎的是合作型的管理者。這種類型的管理者善于用合作的方式來影響周圍的人，和對方建立順利的合作，能較圓滿地使雙方都獲得較大的利益。利用影響力應(yīng)付僵局圖32 利用影響力應(yīng)付僵局的五個步驟在日常的工作中，影響力有廣泛的應(yīng)用。作為一名管理者，在工作中會遇到很多困難的情況。強大的影響力將有助于促使自己擺脫僵局，走向成功。運用影響力來妥善地處理僵局，以下五個步驟很有幫助：建議脫離僵局，先緩和一下氣氛；與對方確認(rèn)雙方一致的區(qū)域，明確合作的出發(fā)點和繼續(xù)合作的可能性；表明自己的態(tài)度，讓對方明白自己的感覺；指出自己認(rèn)為問題的癥結(jié)所在；就阻礙雙方合作的問題提出自己的解決方法，與對方進行協(xié)調(diào)，或暫時休息，給對方以思考的時間。同時，也可以施加影響力，使對方表明自己的想法。通過這樣的方法，能有助于擺脫困境。【自檢】回想你第一次獨立參加商業(yè)談判的情形，把簡要經(jīng)歷敘述如下_在這次談判中，談判有沒有曾經(jīng)陷入僵局，如果有，當(dāng)時你是如何解決的？_你對當(dāng)時的效果滿意嗎？現(xiàn)在的你又將如何打破當(dāng)時的僵局呢？_【本講小結(jié)】影響力對一個人的職業(yè)生涯非常重要，尤其對于領(lǐng)導(dǎo)者來說更是如此?？凭S的影響力理論認(rèn)為，人的注意力范圍分為關(guān)切和影響等兩部分范圍。影響力的強弱與影響范圍的大小成正比例的關(guān)系，與關(guān)切范圍的大小成反比例的關(guān)系。要增大影響力就必須擴大影響范圍。不同的人具有不同的影響力風(fēng)格，合作型的管理者往往容易取得成功。在日常工作中，影響力常常體現(xiàn)在主動地擺脫僵局。這一過程中有一定的步驟可供遵循，其中確認(rèn)一致的領(lǐng)域，明確雙方共同的利益，是成功地完成這一過程的關(guān)鍵步驟。【心得體會】_第4講 與難相處的人打交道四種不同的思維方式及其相互關(guān)系產(chǎn)生溝通障礙的主要原因人際交往中需要注意的問題不可避免的交往在日常生活中，你不可避免地要和各種各樣的人打交道。在交往中你會發(fā)現(xiàn)，有些人比較難相處。他們或說話比較偏激，或行事比較怪癖，你也許非常不喜歡這樣的人。但是不喜歡歸不喜歡，在很多場合下你又必須和他們打交道，或是業(yè)務(wù)上的關(guān)系，或是合作上的關(guān)系。因此學(xué)會如何與難處的人打交道是很有必要的。什么人難相處1大腦分工理論科學(xué)研究早已發(fā)現(xiàn)，人類的大腦分為左右兩個半球，不同的部分功用不同。人的左腦主要負(fù)責(zé)數(shù)字、詞匯、邏輯、列單以及順序和細(xì)節(jié)，趨向于理性思維；右腦則感性的多，主要負(fù)責(zé)圖像、想象、色彩、韻律、節(jié)奏以及空間感、全局性。曾經(jīng)是美國通用公司培訓(xùn)部經(jīng)理的乃特赫爾曼對左右腦的分工理論又進行了進一步的深入研究，他得出的結(jié)論是人除了有左右腦的簡單區(qū)分以外，還有左上、左下和右上、右下的區(qū)分，不同的部位負(fù)責(zé)不同的功能。人的思維特點及行為方式在很大程度上取決于大腦不同部分的發(fā)達(dá)程度。圖41 人的大腦左右分工理論示意圖2四種思維方式根據(jù)大腦分工理論，每個人根據(jù)其思維方式可以被分別劃入不同的類屬。分析型，這種人的邏輯性非常強，喜歡分析，特別注重事實，強調(diào)量化；組織型，做事有條理，循序漸進，注重規(guī)劃和細(xì)節(jié)，善于未雨綢繆；共鳴型，愿意并且善于和人交往，喜歡表達(dá)，說出自己的意見和看法；歸納性，這種人特別注重自己的知覺，善于把握事物的整體，具有全局觀念。歸納型的人的另外一個特點是善于演繹推理，經(jīng)常能做到不為某一事物所束縛而看到事物以外的東西或這一事物的前景，因此這種人往往具有前瞻的眼光。不同的思維方式?jīng)Q定了不同的行為和溝通的各自方式。受不同的思維方式的影響，分析型和共鳴型的人比較難處，而組織型和歸納型的人存在著溝通障礙。圖42 四種思維方式【自檢】公司里的一名員工接連三天都遲到了，原因是因為他在這三天的每天早上都熱心幫助鄰居的一位患病的大媽到醫(yī)院打點滴。假設(shè)公司人事部經(jīng)理分別是分析、組織、歸納和共鳴等四種不同類型的人，請選出他在得知真實情況后可能采取的各自不同的反饋。分析型組織型歸納型共鳴型 按照公司的相關(guān)規(guī)定，記大過，降工資 熱心的好員工，不處罰，進行表揚 應(yīng)首先計劃一下工作，在不影響工作的情況下盡最大可能地幫助鄰居 助人為樂是好風(fēng)尚，全社會都應(yīng)該發(fā)揚這個風(fēng)尚見參考答案413了解對方的思維傾向要想進行比較順利的溝通，就必須了解對方的思維傾向，同時也要明確自己的思維傾向。但是上述的四個類別只是相對而言的，事實上，一個人的思維很難絕對地單純屬于一個部類，往往是幾種思維方式并存，在不同的情況下可能表現(xiàn)為不同的思維方式，只是在大多數(shù)的時間里和情況下主要表現(xiàn)為某一種思維方式、思維傾向。因此，所謂的難相處，實質(zhì)是思維方式的不合拍，并非處于道德或其它方面的原因。了解了這一點，有利于減少人與人之間的沖突。在一個團體中，具有四類思維傾向的人往往都是不可或缺的。分析型的人才可以進行項目的策劃；組織型的人才負(fù)責(zé)項目的實施；共鳴型的人才有利于融洽團隊的氣氛，加強團隊的團結(jié)；歸納型的人才可以著眼