Excel2007教程.ppt

1 2Excel2007的新界面 和以前的版本相比 Excel2007的工作界面顏色更加柔和 更貼近于WindowsVista操作系統(tǒng) Excel2007的工作界面主要由 文件 菜單 標(biāo)題欄 快速訪問(wèn)工具欄 功能區(qū) 編輯欄 工作表格區(qū) 滾動(dòng)條和狀態(tài)欄等元素組成 1 2 1 文件 菜單 單擊Excel工作界面左上角的Office按鈕 可以打開(kāi) 文件 菜單 在該菜單中 用戶可以利用其中的命令新建 打開(kāi) 保存 打印 共享以及發(fā)布工作簿 1 2 2快速訪問(wèn)工具欄 Excel2007的快速訪問(wèn)工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕 方便用戶使用 單擊快速訪問(wèn)工具欄中的按鈕 可以執(zhí)行相應(yīng)的功能 1 2 3標(biāo)題欄 標(biāo)題欄位于窗口的最上方 用于顯示當(dāng)前正在運(yùn)行的程序名及文件名等信息 如果是剛打開(kāi)的新工作簿文件 用戶所看到的文件名是Book1 這是Excel2007默認(rèn)建立的文件名 單擊標(biāo)題欄右端的按鈕 可以最小化 最大化或關(guān)閉窗口 1 2 4功能區(qū) 功能區(qū)是在Excel2007工作界面中添加的新元素 它將舊版本Excel中的菜單欄與工具欄結(jié)和在一起 以選項(xiàng)卡的形式列出Excel2007中的操作命令 默認(rèn)情況下 Excel2007的功能區(qū)中的選項(xiàng)卡包括 開(kāi)始 選項(xiàng)卡 插入 選項(xiàng)卡 頁(yè)面布局 選項(xiàng)卡 公式 選項(xiàng)卡 數(shù)據(jù) 選項(xiàng)卡 審閱 選項(xiàng)卡 視圖 選項(xiàng)卡以及 加載項(xiàng) 選項(xiàng)卡 1 2 5狀態(tài)欄與顯示模式 狀態(tài)欄位于窗口底部 用來(lái)顯示當(dāng)前工作區(qū)的狀態(tài) Excel2007支持3種顯示模式 分別為 普通 模式 頁(yè)面布局 模式與 分頁(yè)預(yù)覽 模式 單擊Excel2007窗口左下角的按鈕可以切換顯示模式 1 3Excel2007基本操作 在對(duì)Excel2007的基本功能與界面有所了解后 本節(jié)將詳細(xì)介紹Excel2007中的基本操作 包括運(yùn)行與關(guān)閉Excel2007以及創(chuàng)建 保存與打開(kāi)工作簿 1 3 1運(yùn)行Excel2007 要想使用Excel2007創(chuàng)建電子表格 首先要運(yùn)行Excel2007 在Windows操作系統(tǒng)中 用戶可以通過(guò)以下方法運(yùn)行Excel2007 使用 開(kāi)始 菜單中命令使用桌面快捷圖標(biāo)雙擊Excel格式文件 1 3 2創(chuàng)建Excel工作簿 運(yùn)行Excel2007后 會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿 用戶還可以通過(guò) 新建工作簿 對(duì)話框來(lái)創(chuàng)建新的工作簿 1 3 3保存Excel工作簿 在對(duì)工作表進(jìn)行操作時(shí) 應(yīng)記住經(jīng)常保存Excel工作簿 以免由于一些突發(fā)狀況而丟失數(shù)據(jù) 在Excel2007中常用的保存工作簿方法有以下3種 在 文件 菜單中選擇 保存 命令在快速訪問(wèn)工具欄中單擊 保存 按鈕使用Ctrl S快捷鍵 1 3 4打開(kāi)Excel工作簿 當(dāng)工作簿被保存后 即可在Excel2007中再次打開(kāi)該工作簿 打開(kāi)工作簿的常用方法如下所示 在 文件 菜單中選擇 打開(kāi) 命令 使用Ctrl O快捷鍵 1 3 5關(guān)閉工作簿與退出Excel2007 在 文件 菜單中選擇 關(guān)閉 命令 可以關(guān)閉當(dāng)前工作簿 但并不退出Excel2007 若要完全退出Excel2007 則可以單擊標(biāo)題欄右部的 關(guān)閉 按鈕 第02章輸入與編輯數(shù)據(jù) 在Excel2007中 最基本也是最常用最重要的操作就是數(shù)據(jù)處理 Execl2007提供了強(qiáng)大且人性化的數(shù)據(jù)處理功能 讓用戶可以輕松完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)操作 本章將以創(chuàng)建 五臺(tái)商場(chǎng)每日營(yíng)業(yè)額統(tǒng)計(jì) 表為例 介紹數(shù)據(jù)處理中的常用操作 為后面的進(jìn)階學(xué)習(xí)打下基礎(chǔ) 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 輸入數(shù)據(jù)刪除數(shù)據(jù)更改數(shù)據(jù)復(fù)制數(shù)據(jù)自動(dòng)填充數(shù)據(jù)查找數(shù)據(jù)替換數(shù)據(jù) 2 1輸入數(shù)據(jù) 在上一章中介紹了打開(kāi)Excel2007與創(chuàng)建工作表的方法 在創(chuàng)建好的工作表中就可以輸入數(shù)據(jù) 在Excel2007中可將數(shù)據(jù)分為文本 數(shù)字這兩種數(shù)據(jù)格式 2 1 1選定單元格 打開(kāi)工作簿后 用鼠標(biāo)單擊要編輯的工作表標(biāo)簽即打開(kāi)當(dāng)前工作表 將鼠標(biāo)指針移到需選定的單元格上 單擊鼠標(biāo)左鍵 該單元格即為當(dāng)前單元格 如果要選定的單元格沒(méi)有顯示在窗口中 可以通過(guò)移動(dòng)滾動(dòng)條使其顯示在窗口中 然后再選取 如果用鼠標(biāo)選定一個(gè)單元格區(qū)域 先用鼠標(biāo)單擊區(qū)域左上角的單元格 按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)到區(qū)域的右下角 然后放開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即可 2 1 2輸入文本數(shù)據(jù) 在Excel2007中的文本通常是指字符或者任何數(shù)字和字符的組合 輸入到單元格內(nèi)的任何字符集 只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字 公式 日期 時(shí)間或者邏輯值 則Excel2007一律將其視為文本 在Excel2007中輸入文本時(shí) 系統(tǒng)默認(rèn)的對(duì)齊方式是單元格內(nèi)靠左對(duì)齊 2 1 3輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù) 在Excel工作表中 數(shù)字型數(shù)據(jù)是最常見(jiàn) 最重要的數(shù)據(jù)類型 而且 Excel2007強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能 數(shù)據(jù)庫(kù)功能以及在企業(yè)財(cái)務(wù) 數(shù)學(xué)運(yùn)算等方面的應(yīng)用幾乎都離不開(kāi)數(shù)字型數(shù)據(jù) 2 1 4制定輸入數(shù)據(jù)類型 在Excel2007中 可以控制單元格可接受數(shù)據(jù)的類型 以便有效地減少和避免輸入數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤 比如可以在某個(gè)時(shí)間單元格中設(shè)置 有效條件 為 時(shí)間 那么該單元格只接受時(shí)間格式的輸入 如果輸入其他字符 則會(huì)顯示錯(cuò)誤信息 2 2刪除和更改數(shù)據(jù) 如果在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生了錯(cuò)誤 或者要改變單元格中的數(shù)據(jù)時(shí) 則需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯 用戶可以方便地刪除單元格中的內(nèi)容 用全新的數(shù)據(jù)替換原數(shù)據(jù) 或者對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些細(xì)微的變動(dòng) 2 2 1刪除單元格中的數(shù)據(jù) 要?jiǎng)h除單元格中的數(shù)據(jù) 可以先選中該單元格 然后按Del鍵即可 要?jiǎng)h除多個(gè)單元格中的數(shù)據(jù) 則可同時(shí)選定多個(gè)單元格 然后按Del鍵 如果想要完全地控制對(duì)單元格的刪除操作 只使用Del鍵是不夠的 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 編輯 組中 單擊 清除 按鈕 在彈出的快捷菜單中選擇相應(yīng)的命令 即可刪除單元格中的相應(yīng)內(nèi)容 2 2 2更改單元格中的數(shù)據(jù) 在日常工作中 用戶可能需要替換以前在單元格中輸入的數(shù)據(jù) 要做到這一點(diǎn)非常容易 當(dāng)單擊單元格使其處于活動(dòng)狀態(tài)時(shí) 單元格中的數(shù)據(jù)會(huì)被自動(dòng)選取 一旦開(kāi)始輸入 單元格中原來(lái)的數(shù)據(jù)就會(huì)被新輸入的數(shù)據(jù)所取代 如果單元格中包含大量的字符或復(fù)雜的公式 而用戶只想修改其中的一部分 那么可以按以下兩種方法進(jìn)行編輯 雙擊單元格 或者單擊單元格后按F2鍵 在單元格中進(jìn)行編輯 單擊激活單元格 然后單擊公式欄 在公式欄中進(jìn)行編輯 2 3復(fù)制與移動(dòng)數(shù)據(jù) 在Excel2007中 不但可以復(fù)制整個(gè)單元格 還可以復(fù)制單元格中的指定內(nèi)容 也可通過(guò)單擊粘貼區(qū)域右下角的 粘貼選項(xiàng) 來(lái)變換單元格中要粘貼的部分 2 3 1使用菜單命令復(fù)制與移動(dòng)數(shù)據(jù) 移動(dòng)或復(fù)制單元格或區(qū)域數(shù)據(jù)的方法基本相同 選中單元格數(shù)據(jù)后 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 剪貼板 組中單擊 復(fù)制 按鈕或 剪切 按鈕 然后單擊要粘貼數(shù)據(jù)的位置并在 剪貼板 組中單擊 粘貼 按鈕 即可將單元格數(shù)據(jù)移動(dòng)或復(fù)制到新位置 2 3 2使用拖動(dòng)法復(fù)制與移動(dòng)數(shù)據(jù) 在Excel2007中 還可以使用鼠標(biāo)拖動(dòng)法來(lái)移動(dòng)或復(fù)制單元格內(nèi)容 要移動(dòng)單元格內(nèi)容 應(yīng)首先單擊要移動(dòng)的單元格或選定單元格區(qū)域 然后將光標(biāo)移至單元格區(qū)域邊緣 當(dāng)光標(biāo)變?yōu)榧^形狀后 拖動(dòng)光標(biāo)到指定位置并釋放鼠標(biāo)即可 2 4自動(dòng)填充 在Excel2007中復(fù)制某個(gè)單元格的內(nèi)容到一個(gè)或多個(gè)相鄰的單元格中 使用復(fù)制和粘貼功能可以實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn) 但是對(duì)于較多的單元格 使用自動(dòng)填充功能可以更好地節(jié)約時(shí)間 另外 使用填充功能不僅可以復(fù)制數(shù)據(jù) 還可以按需要自動(dòng)應(yīng)用序列 2 4 1在同一行或列中填充數(shù)據(jù) 在同一行或列中自動(dòng)填充數(shù)據(jù)的方法很簡(jiǎn)單 只需選中包含填充數(shù)據(jù)的單元格 然后用鼠標(biāo)拖動(dòng)填充柄 位于選定區(qū)域右下角的小黑色方塊 將鼠標(biāo)指針指向填充柄時(shí) 鼠標(biāo)指針更改為黑色十字形狀 經(jīng)過(guò)需要填充數(shù)據(jù)的單元格后釋放鼠標(biāo)即可 2 4 2填充一系列數(shù)字 日期或其他項(xiàng)目 在Excel2007中 可以自動(dòng)填充一系列的數(shù)字 日期或其他數(shù)據(jù) 比如在第一個(gè)單元格中輸入了 一月 那么使用自動(dòng)填充功能 可以將其后的單元格自動(dòng)填充為 二月 三月 四月 等 2 4 3手動(dòng)控制創(chuàng)建序列 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 編輯 組中 單擊 填充 按鈕旁的倒三角按鈕 在彈出的快捷菜單中選擇 系列 命令 打開(kāi) 序列 對(duì)話框 在 序列產(chǎn)生在 類型 日期單位 選項(xiàng)區(qū)域中選擇需要的選項(xiàng) 然后在 預(yù)測(cè)趨勢(shì) 步長(zhǎng)值 和 終止值 等選項(xiàng)中進(jìn)行選擇 單擊 確定 按鈕即可 2 5查找和替換 如果需要在工作表中查找一些特定的字符串 那么查看每個(gè)單元格就過(guò)于麻煩 特別是在一份較大的工作表或工作簿中 使用Excel提供的查找和替換功能可以方便地查找和替換需要的內(nèi)容 2 5 1查找與某種格式匹配的單元格 在Excel中 經(jīng)常需要查找某些數(shù)據(jù) 在Excel中既可以查找出包含相同內(nèi)容的所有單元格 也可以查找出與活動(dòng)單元格中內(nèi)容不匹配的單元格 它的應(yīng)用進(jìn)一步提高了編輯和處理數(shù)據(jù)的效率 2 5 2替換文字或數(shù)字 通常 查找文字或數(shù)字是為了改錯(cuò)或者成批替換 以便將某些內(nèi)容替換為其他的內(nèi)容 第03章管理工作表與工作簿 工作表由多個(gè)單元格基本元素構(gòu)成 而這樣的若干個(gè)工作表構(gòu)成了一個(gè)工作簿 在利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的過(guò)程中 經(jīng)常需要對(duì)工作簿和工作表進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?例如插入和刪除工作表 設(shè)置保護(hù)重要的工作表或工作簿等 本章將對(duì)管理工作簿和工作表的方法進(jìn)行介紹 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 插入 刪除 重命名 移動(dòng)及復(fù)制工作表設(shè)置工作簿視圖拆分與凍結(jié)窗口隱藏工作簿元素保護(hù)工作表與工作簿 3 1插入工作表 在首次創(chuàng)建一個(gè)新工作簿時(shí) 默認(rèn)情況下 該工作簿包括了3個(gè)工作表 但是在實(shí)際應(yīng)用中 所需的工作表的數(shù)目可能各不相同 有時(shí)需要向工作簿添加一個(gè)或多個(gè)工作表 3 2刪除工作表 要?jiǎng)h除一個(gè)工作表 首先單擊工作表標(biāo)簽來(lái)選定該工作表 然后在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 單元格 組中單擊 刪除 按鈕后的倒三角按鈕 在彈出的快捷菜單中選擇 刪除工作表 命令 即可刪除該工作表 3 3重命名工作表 Excel2007在創(chuàng)建一個(gè)新的工作表時(shí) 它的名稱是以Sheet1 Sheet2等來(lái)命名的 這在實(shí)際工作中很不方便記憶和進(jìn)行有效的管理 這時(shí) 用戶可以通過(guò)改變這些工作表的名稱來(lái)進(jìn)行有效的管理 要改變工作表的名稱 只需雙擊選中的工作表標(biāo)簽 這時(shí)工作表標(biāo)簽以反白顯示 在其中輸入新的名稱并按下Enter鍵即可 3 4移動(dòng)或復(fù)制工作表 在使用Excel2007進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí) 經(jīng)常把描述同一事物相關(guān)特征的數(shù)據(jù)放在一個(gè)工作表中 而把相互之間具有某種聯(lián)系的不同事物安排在不同的工作表或不同的工作簿中 這時(shí)就需要在工作簿內(nèi)或工作簿間移動(dòng)或復(fù)制工作表 3 4 1在工作簿內(nèi)移動(dòng)或復(fù)制工作表 在同一工作簿內(nèi)移動(dòng)或復(fù)制工作表的操作方法非常簡(jiǎn)單 只需選擇要移動(dòng)的工作表 然后沿工作表標(biāo)簽行拖動(dòng)選定的工作表標(biāo)簽即可 如果要在當(dāng)前工作簿中復(fù)制工作表 需要在按住Ctrl鍵的同時(shí)拖動(dòng)工作表 并在目的地釋放鼠標(biāo) 然后松開(kāi)Ctrl鍵即可 3 4 2在工作簿間移動(dòng)或復(fù)制工作表 在工作簿間移動(dòng)或復(fù)制工作表也可以利用在工作簿內(nèi)移動(dòng)或復(fù)制工作表的方法來(lái)實(shí)現(xiàn) 不過(guò)這要求源工作簿和目標(biāo)工作簿均打開(kāi) 打開(kāi) 移動(dòng)或復(fù)制工作表 對(duì)話框 在 工作簿 下拉列表框中可以選擇目標(biāo)工作簿 3 5查看工作簿窗口 Excel2007是一個(gè)支持多文檔界面的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用軟件 在其中可以打開(kāi)多個(gè)工作簿 對(duì)于打開(kāi)的每一個(gè)工作簿可以單獨(dú)設(shè)置顯示方式 最大化 最小化和正常窗口 如果所有工作簿窗口均處于正常狀態(tài) 則可以將這些窗口水平排列 垂直排列或?qū)盈B式排列 3 5 1工作簿視圖 在Excel2007中 用戶可以調(diào)整工作簿的顯示方式 打開(kāi) 視圖 選項(xiàng)卡 然后可在 工作簿視圖 組中選擇視圖模式 3 5 2并排比較工作表 在Excel2007中 對(duì)于同一工作簿中的不同工作表和不同工作簿的工作表 可以在Excel窗口中同時(shí)顯示 并可以進(jìn)行并排比較 3 5 3同時(shí)顯示多個(gè)工作簿 可以在Excel2007中的主窗口中顯示多個(gè)工作簿 打開(kāi)要同時(shí)顯示的多個(gè)工作簿 然后在 視圖 選項(xiàng)卡的 窗口 組中單擊 全部重排 按鈕 打開(kāi) 重排窗口 對(duì)話框 3 5 4拆分與凍結(jié)窗口 如果要獨(dú)立地顯示并滾動(dòng)工作表中的不同部分 可以使用拆分窗口功能 拆分窗口時(shí) 選定要拆分的某一單元格位置 然后在 視圖 選項(xiàng)卡的 窗口 組中單擊 拆分 按鈕 這時(shí)Excel自動(dòng)在選定單元格處將工作表拆分為4個(gè)獨(dú)立的窗格 可以通過(guò)鼠標(biāo)移動(dòng)工作表上出現(xiàn)的拆分框 以調(diào)整各窗格的大小 3 5 4拆分與凍結(jié)窗口 如果要在工作表滾動(dòng)時(shí)保持行列標(biāo)志或其他數(shù)據(jù)可見(jiàn) 可以通過(guò)凍結(jié)窗口功能來(lái)固定顯示窗口的頂部和左側(cè)區(qū)域 3 6隱藏或顯示工作簿的元素 當(dāng)隱藏工作簿的一部分時(shí) 可以將數(shù)據(jù)從視圖中移走 但并不從工作簿中刪除 保存并關(guān)閉工作簿后 再次打開(kāi)它時(shí) 隱藏的數(shù)據(jù)仍然會(huì)是隱藏的 在Excel2007中可以隱藏的元素有工作簿 工作表 行列和窗口元素等 3 6 1拆分與凍結(jié)窗口 隱藏工作簿的操作非常簡(jiǎn)單 只需打開(kāi)需要隱藏的工作簿 然后在 視圖 選項(xiàng)卡的 窗口 組中單擊 隱藏 按鈕即可 對(duì)于處于隱藏狀態(tài)的工作簿 還可取消其隱藏狀態(tài) 使其可以在Excel主窗口中重新顯示 在 視圖 選項(xiàng)卡的 窗口 組中單擊 取消隱藏 按鈕 打開(kāi) 取消隱藏 對(duì)話框 在對(duì)話框中選擇要取消隱藏的工作簿名稱 然后單擊 確定 按鈕 在窗口中重新顯示該工作簿 3 6 2隱藏或顯示工作表 需要隱藏工作表時(shí) 只需選定需要隱藏的工作表 然后在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 單元格 組中 單擊 格式 按鈕 在彈出的快捷菜單中選擇 隱藏和取消隱藏 隱藏工作表 命令即可 如果要在Excel2007中重新顯示一個(gè)處于隱藏狀態(tài)的工作表 可單擊 格式 按鈕 在彈出的快捷菜單中選擇 隱藏和取消隱藏 取消隱藏工作表 命令 在打開(kāi)的對(duì)話框中選擇要取消隱藏的工作表名稱 然后單擊 確定 按鈕即可 3 6 3隱藏或顯示窗口元素 為了盡可能多地利用屏幕顯示工作表數(shù)據(jù) 用戶可以隱藏大多數(shù)窗口元素 這些窗口元素包括Excel的編輯欄 網(wǎng)格線 標(biāo)題等 打開(kāi) 視圖 選項(xiàng)卡 在 顯示 隱藏 組中 可以設(shè)置隱藏或顯示的窗口元素 3 6 4設(shè)置工作表顯示的比例 如果工作表的數(shù)據(jù)量很大 使用正常的顯示比例不便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽和修改 則可以重新設(shè)置顯示比例 打開(kāi) 視圖 選項(xiàng)卡 在 顯示比例 組中 單擊 顯示比例 按鈕 打開(kāi) 顯示比例 對(duì)話框 在對(duì)話框的 縮放 選項(xiàng)區(qū)域中選擇要調(diào)整的工作表顯示比例 3 7 1添加批注 在Excel2007中可以為某個(gè)單元格添加批注 也可以為某個(gè)單元格區(qū)域添加批注 添加的批注一般都是簡(jiǎn)短的提示性文字 3 7 2設(shè)置批注格式 若Excel2007默認(rèn)的批注內(nèi)容格式無(wú)法滿足用戶的一些特殊需要 可以對(duì)批注添加一些必要的修飾 如修改批注的字體和字號(hào)等 3 8保護(hù)工作簿數(shù)據(jù) 存放在工作簿中的一些數(shù)據(jù)十分重要 如果由于操作不慎而改變了其中的某些數(shù)據(jù) 或者被他人改動(dòng)或復(fù)制 將造成不可挽回的損失 因此 應(yīng)該對(duì)這些數(shù)據(jù)加以保護(hù) 這就要用到Excel的數(shù)據(jù)保護(hù)功能 3 8 1設(shè)置保護(hù)工作簿與工作表 設(shè)置保護(hù)工作簿和工作表可限制對(duì)工作簿和工作表進(jìn)行訪問(wèn) Excel2007提供了多種方式 用來(lái)對(duì)用戶如何查看或改變工作簿和工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行限制 利用這些限制 可以防止其他人更改工作表中的部分或全部?jī)?nèi)容 查看隱藏的數(shù)據(jù)行或列 查閱公式等 利用這些限制 還可以防止其他人添加或刪除工作簿中的工作表 或者查看其中的隱藏工作表 3 8 2設(shè)置允許用戶編輯區(qū)域 工作表被保護(hù)后 其中的所有單元格都將無(wú)法編輯 對(duì)于大多數(shù)工作表來(lái)說(shuō) 往往需要用戶編輯工作表中的一些區(qū)域 此時(shí)就需要在被保護(hù)工作表中設(shè)置允許用戶編輯的區(qū)域 第04章格式化工作表 使用Excel2007創(chuàng)建工作表后 還可以對(duì)工作表進(jìn)行格式化操作 使其更加美觀 Excel2007提供了豐富的格式化命令 利用這些命令可以具體設(shè)置工作表與單元格的格式 幫助用戶創(chuàng)建更加美觀的工作表 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 設(shè)置單元格格式調(diào)整行高與列寬使用條件格式套用單元格與工作表格式創(chuàng)建頁(yè)眉與頁(yè)腳 4 1設(shè)置單元格格式 在Excel2007中 對(duì)工作表中的不同單元格數(shù)據(jù) 可以根據(jù)需要設(shè)置不同的格式 如設(shè)置單元格數(shù)據(jù)類型 文本的對(duì)齊方式和字體 單元格的邊框和圖案等 4 1 1設(shè)置單元格格式的方法 在Excel2007中 通常在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡中設(shè)置單元格的格式 對(duì)于簡(jiǎn)單的格式化操作 可以直接通過(guò) 開(kāi)始 選項(xiàng)卡中的按鈕來(lái)進(jìn)行 如設(shè)置字體 對(duì)齊方式 數(shù)字格式等 其操作比較簡(jiǎn)單 選定要設(shè)置格式的單元格或單元格區(qū)域 單擊 開(kāi)始 選項(xiàng)卡中的相應(yīng)按鈕即可 對(duì)于比較復(fù)雜的格式化操作 則需要在 設(shè)置單元格格式 對(duì)話框中來(lái)完成 4 1 2設(shè)置數(shù)字格式 默認(rèn)情況下 數(shù)字以常規(guī)格式顯示 當(dāng)用戶在工作表中輸入數(shù)字時(shí) 數(shù)字以整數(shù) 小數(shù)方式顯示 此外 Excel還提供了多種數(shù)字顯示格式 如數(shù)值 貨幣 會(huì)計(jì)專用 日期格式以及科學(xué)記數(shù)等 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 數(shù)字 組中 可以設(shè)置這些數(shù)字格式 若要詳細(xì)設(shè)置數(shù)字格式 則需要在 設(shè)置單元格格式 對(duì)話框的 數(shù)字 選項(xiàng)卡中操作 4 1 3設(shè)置字體 為了使工作表中的某些數(shù)據(jù)醒目和突出 也為了使整個(gè)版面更為豐富 通常需要對(duì)不同的單元格設(shè)置不同的字體 4 1 4設(shè)置對(duì)齊方式 所謂對(duì)齊 是指單元格中的內(nèi)容在顯示時(shí)相對(duì)單元格上下左右的位置 默認(rèn)情況下 單元格中的文本靠左對(duì)齊 數(shù)字靠右對(duì)齊 邏輯值和錯(cuò)誤值居中對(duì)齊 此外 Excel還允許用戶為單元格中的內(nèi)容設(shè)置其他對(duì)齊方式 如合并后居中 旋轉(zhuǎn)單元格中的內(nèi)容等 4 1 5設(shè)置邊框和底紋 默認(rèn)情況下 Excel并不為單元格設(shè)置邊框 工作表中的框線在打印時(shí)并不顯示出來(lái) 但在一般情況下 用戶在打印工作表或突出顯示某些單元格時(shí) 都需要添加一些邊框以使工作表更美觀和容易閱讀 應(yīng)用底紋和應(yīng)用邊框一樣 都是為了對(duì)工作表進(jìn)行形象設(shè)計(jì) 使用底紋為特定的單元格加上色彩和圖案 不僅可以突出顯示重點(diǎn)內(nèi)容 還可以美化工作表的外觀 4 2設(shè)置單元格格式 在編輯工作表的過(guò)程中 經(jīng)常需要進(jìn)行單元格 行和列的插入或刪除等編輯操作 接下來(lái)就介紹在工作表中插入與刪除行 列和單元格的操作 4 2 1插入行 列和單元格 在工作表中選擇要插入行 列或單元格的位置 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 單元格 組中單擊 插入 按鈕旁的倒三角按鈕 彈出如圖4 20所示的菜單 在菜單中選擇相應(yīng)命令即可插入行 列和單元格 其中選擇 插入單元格 命令 會(huì)打開(kāi) 插入 對(duì)話框 在該對(duì)話框中可以設(shè)置插入單元格后如何移動(dòng)原有的單元格 4 2 2刪除行 列和單元格 需要在當(dāng)前工作表中刪除某行 列 時(shí) 單擊行號(hào) 列標(biāo) 選擇要?jiǎng)h除的整行 列 然后在 單元格 組中單擊 刪除 按鈕旁的倒三角按鈕 在彈出的菜單中選擇 刪除工作表行 列 命令 被選擇的行 列 將從工作表中消失 各行 列 自動(dòng)上 左 移 4 3調(diào)整行高和列寬 在向單元格輸入文字或數(shù)據(jù)時(shí) 經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象 有的單元格中的文字只顯示了一半 有的單元格中顯示的是一串 符號(hào) 而在編輯欄中卻能看見(jiàn)對(duì)應(yīng)單元格的數(shù)據(jù) 出現(xiàn)這些現(xiàn)象的原因在于單元格的寬度或高度不夠 不能將其中的文字正確顯示 因此 需要對(duì)工作表中的單元格高度和寬度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整 4 4使用條件格式 條件格式功能可以根據(jù)指定的公式或數(shù)值來(lái)確定搜索條件 然后將格式應(yīng)用到符合搜索條件的選定單元格中 并突出顯示要檢查的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù) 4 5套用單元格樣式 樣式就是字體 字號(hào)和縮進(jìn)等格式設(shè)置特性的組合 將這一組合作為集合加以命名和存儲(chǔ) 應(yīng)用樣式時(shí) 將同時(shí)應(yīng)用該樣式中所有的格式設(shè)置指令 在Excel2007中自帶了多種單元格樣式 可以對(duì)單元格方便地套用這些樣式 同樣 用戶也可以自定義所需的單元格樣式 4 5 1套用內(nèi)置單元格樣式 如果要使用Excel2007的內(nèi)置單元格樣式 可以先選中需要設(shè)置樣式的單元格或單元格區(qū)域 然后再對(duì)其應(yīng)用內(nèi)置的樣式 4 5 2自定義單元格樣式 除了套用內(nèi)置的單元格樣式外 用戶還可以創(chuàng)建自定義的單元格樣式 并將其應(yīng)用到指定的單元格或單元格區(qū)域中 4 5 3刪除單元格樣式 如果想要?jiǎng)h除某個(gè)不再需要的單元格樣式 可以在單元格樣式菜單中右擊要?jiǎng)h除的單元格樣式 在彈出的快捷菜單中選擇 刪除 命令即可 4 6套用工作表樣式 在Excel2007中 除了可以套用單元格樣式外 還可以整個(gè)套用工作表樣式 節(jié)省格式化工作表的時(shí)間 在 樣式 組中 單擊 套用表格格式 按鈕 彈出工作表樣式菜單 4 7創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳 頁(yè)眉是自動(dòng)出現(xiàn)在第一個(gè)打印頁(yè)頂部的文本 而頁(yè)腳是顯示在每一個(gè)打印頁(yè)底部的文本 有關(guān)打印和打印設(shè)置的內(nèi)容將在后面的章節(jié)中進(jìn)行介紹 本節(jié)只介紹如何創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳 4 7 1添加頁(yè)眉和頁(yè)腳 頁(yè)眉和頁(yè)腳在打印工作表時(shí)非常有用 通?？梢詫⒂嘘P(guān)工作表的標(biāo)題放在頁(yè)眉中 而將頁(yè)碼放置在頁(yè)腳中 如果要在工作表中添加頁(yè)眉或頁(yè)腳 需要在 插入 選項(xiàng)卡的 文本 組中進(jìn)行設(shè)置 4 7 2在頁(yè)眉或頁(yè)腳中插入各種項(xiàng)目 在工作表的頁(yè)眉或頁(yè)腳中 還可以根據(jù)需要插入各種項(xiàng)目 包括頁(yè)碼 頁(yè)數(shù) 當(dāng)前時(shí)間 文件路徑以及圖片等 這些項(xiàng)目都可以通過(guò) 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 頁(yè)眉和頁(yè)腳元素 組中的按鈕來(lái)完成 第05章數(shù)據(jù)計(jì)算 分析和處理Excel2007工作表中的數(shù)據(jù)離不開(kāi)公式和函數(shù) 公式是函數(shù)的基礎(chǔ) 它是單元格中的一系列值 單元格引用 名稱或運(yùn)算符的組合 利用其可以生成新的值 函數(shù)則是Excel預(yù)定義的內(nèi)置公式 可以進(jìn)行數(shù)學(xué) 文本 邏輯的運(yùn)算或者查找工作表的信息 本章將詳細(xì)介紹在Excel2007中使用公式與函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算的方法 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 運(yùn)算符的類型與優(yōu)先級(jí)公式的基本操作引用單元格函數(shù)的基本操作 5 1公式的運(yùn)算符 在Excel2007中 公式遵循一個(gè)特定的語(yǔ)法或次序 最前面是等號(hào) 后面是參與計(jì)算的數(shù)據(jù)對(duì)象和運(yùn)算符 每個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)象可以是常量數(shù)值 單元格或引用的單元格區(qū)域 標(biāo)志 名稱等 運(yùn)算符用來(lái)連接要運(yùn)算的數(shù)據(jù)對(duì)象 并說(shuō)明進(jìn)行了哪種公式運(yùn)算 本節(jié)將介紹公式運(yùn)算符的類型與優(yōu)先級(jí) 5 1 1運(yùn)算符的類型 運(yùn)算符對(duì)公式中的元素進(jìn)行特定類型的運(yùn)算 Excel2007中包含了4種類型的運(yùn)算符 算術(shù)運(yùn)算符比較運(yùn)算符文本運(yùn)算符引用運(yùn)算符 5 1 2運(yùn)算符優(yōu)先級(jí) 如果公式中同時(shí)用到多個(gè)運(yùn)算符 Excel2007將會(huì)依照運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)來(lái)依次完成運(yùn)算 如果公式中包含相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符 例如公式中同時(shí)包含乘法和除法運(yùn)算符 則Excel將從左到右進(jìn)行計(jì)算 Excel2007中的運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)如下表所示 其中 運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)從上到下依次降低 5 2應(yīng)用公式 在工作表中輸入數(shù)據(jù)后 可通過(guò)Excel2007中的公式對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng) 精確 高速的運(yùn)算處理 5 2 1公式的基本操作 在學(xué)習(xí)應(yīng)用公式時(shí) 首先應(yīng)掌握公式的基本操作 包括輸入 修改 顯示 復(fù)制以及刪除等 5 2 2引用公式 公式的引用就是對(duì)工作表中的一個(gè)或一組單元格進(jìn)行標(biāo)識(shí) 從而告訴公式使用哪些單元格的值 通過(guò)引用 可以在一個(gè)公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù) 或者在幾個(gè)公式中使用同一單元格的數(shù)值 在Excel2007中 引用公式的常用方式包括 相對(duì)引用絕對(duì)引用混合引用 5 3應(yīng)用函數(shù) Excel2007將具有特定功能的一組公式組合在一起以形成函數(shù) 與直接使用公式進(jìn)行計(jì)算相比較 使用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算的速度更快 同時(shí)減少了錯(cuò)誤的發(fā)生 函數(shù)一般包含3個(gè)部分 等號(hào) 函數(shù)名和參數(shù) 如 SUM A1 F10 表示對(duì)A1 F10單元格區(qū)域內(nèi)所有數(shù)據(jù)求和 5 3 1函數(shù)的基本操作 在介紹常用的函數(shù)應(yīng)用前 本節(jié)先介紹函數(shù)的基本操作 在Excel2007中 函數(shù)的基本操作主要有插入函數(shù)與嵌套函數(shù)等 5 3 2常用函數(shù)應(yīng)用舉例 Excel2007中包括7種類型的上百個(gè)具體函數(shù) 每個(gè)函數(shù)的應(yīng)用各不相同 下面對(duì)幾種常用的函數(shù)進(jìn)行講解 包括 求和函數(shù)平均值函數(shù)條件函數(shù)最大值函數(shù) 第06章管理表格中的數(shù)據(jù) Excel2007與其他的數(shù)據(jù)管理軟件一樣 擁有強(qiáng)大的排序 檢索和匯總等數(shù)據(jù)管理方面的功能 Excel2007不僅能夠通過(guò)記錄單來(lái)增加 刪除和移動(dòng)數(shù)據(jù) 而且能夠?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序 篩選 匯總等操作 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 數(shù)據(jù)清單的概念數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)篩選創(chuàng)建與隱藏分類匯總分級(jí)顯示數(shù)據(jù)清單合并計(jì)算數(shù)據(jù) 6 1數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單是指包含一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行 Excel2007在對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行管理時(shí) 一般把數(shù)據(jù)清單看作是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)清單中的行相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄 行標(biāo)題相當(dāng)于記錄名 數(shù)據(jù)清單中的列相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段 列標(biāo)題相當(dāng)于數(shù)據(jù)序中的字段名 6 2數(shù)據(jù)排序 數(shù)據(jù)排序是指按一定規(guī)則對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理 排列 這樣可以為數(shù)據(jù)的進(jìn)一步處理作好準(zhǔn)備 Excel2007提供了多種方法對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序 可以按升序 降序的方式 也可以由用戶自定義排序 6 2 1對(duì)數(shù)據(jù)清單排序 對(duì)Excel2007中的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序時(shí) 如果按照單列的內(nèi)容進(jìn)行排序 可以直接 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 編輯 組中完成排序操作 如果要對(duì)多列內(nèi)容排序 則需要在 數(shù)據(jù) 選項(xiàng)卡中的 排序和篩選 組中進(jìn)行操作 6 2 2數(shù)據(jù)的高級(jí)排序 數(shù)據(jù)的高級(jí)排序是指按照多個(gè)條件對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序 這是針對(duì)簡(jiǎn)單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行的一種排序方式 6 3數(shù)據(jù)篩選 數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建完成后 對(duì)它進(jìn)行的操作通常是從中查找和分析具備特定條件的記錄 而篩選就是一種用于查找數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的快速方法 經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行 以供用戶瀏覽 分析 6 3 1自動(dòng)篩選 自動(dòng)篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合某種條件記錄的功能 使用自動(dòng)篩選功能篩選記錄時(shí) 字段名稱將變成一個(gè)下拉列表框的框名 6 3 2自定義篩選 使用Excel2007中自帶的篩選條件 可以快速完成對(duì)數(shù)據(jù)清單的篩選操作 但是當(dāng)自帶的篩選條件無(wú)法滿足需要時(shí) 也可以根據(jù)需要自定義篩選條件 6 3 3數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選 使用高級(jí)篩選功能 必須先建立一個(gè)條件區(qū)域 用來(lái)指定篩選的數(shù)據(jù)所需滿足的條件 條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名 這些字段名與數(shù)據(jù)清單中的字段名必須完全一樣 6 4分類匯總 分類匯總是對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的一種方法 分類匯總對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中指定的字段進(jìn)行分類 然后統(tǒng)計(jì)同一類記錄的有關(guān)信息 統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容可以由用戶指定 也可以統(tǒng)計(jì)同一類記錄的記錄條數(shù) 還可以對(duì)某些數(shù)值段求和 求平均值 求極值等 6 4 1創(chuàng)建分類匯總 Excel2007可以在數(shù)據(jù)清單中自動(dòng)計(jì)算分類匯總及總計(jì)值 用戶只需指定需要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)項(xiàng) 待匯總的數(shù)值和用于計(jì)算的函數(shù) 例如 求和 函數(shù) 即可 如果要使用自動(dòng)分類匯總 工作表必須組織成具有列標(biāo)志的數(shù)據(jù)清單 在創(chuàng)建分類匯總之前 用戶必須先根據(jù)需要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)列對(duì)數(shù)據(jù)清單排序 6 4 2隱藏或顯示分類匯總 為了方便查看數(shù)據(jù) 可將分類匯總后暫時(shí)不需要使用的數(shù)據(jù)隱藏起來(lái) 減小界面的占用空間 當(dāng)需要查看隱藏的數(shù)據(jù)時(shí) 可再將其顯示 6 5分級(jí)顯示 在上一節(jié)介紹分類匯總操作時(shí) 已經(jīng)使用了Excel2007中的分級(jí)顯示功能 使用該功能可以將某個(gè)范圍的單元格關(guān)聯(lián)起來(lái) 并可以將其折疊與展開(kāi) 6 6數(shù)據(jù)合并 通過(guò)合并計(jì)算 可以把來(lái)自一個(gè)或多個(gè)源區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總 并建立合并計(jì)算表 這些源區(qū)域與合并計(jì)算表可以在同一工作表中 也可以在同一工作簿的不同工作表中 還可以在不同的工作簿中 第07章統(tǒng)計(jì)圖表 使用Excel2007對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算 統(tǒng)計(jì)等操作后 得到的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)結(jié)果還不能更好地顯示出數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)或分布狀況 為了解決這一問(wèn)題 Excel2007將處理的數(shù)據(jù)建成各種統(tǒng)計(jì)圖表 這樣就能夠更直觀地表現(xiàn)處理的數(shù)據(jù) 在Excel2007中 用戶可以輕松地完成各種圖表的創(chuàng)建 編輯和修改工作 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 圖表的基本組成創(chuàng)建與修改圖表設(shè)置圖表選項(xiàng)設(shè)置圖表底紋添加趨勢(shì)線 7 1圖表的應(yīng)用 為了能更加直觀地表達(dá)工作表中的數(shù)據(jù) 可將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示 通過(guò)圖表可以清楚地了解各個(gè)數(shù)據(jù)的大小以及數(shù)據(jù)的變化情況 方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比和分析 Excel自帶各種各樣的圖表 如柱形圖 折線圖 餅圖 條形圖 面積圖 散點(diǎn)圖等 各種圖表各有優(yōu)點(diǎn) 適用于不同的場(chǎng)合 7 2圖表的基本組成 在Excel2007中 有兩種類型的圖表 一種是嵌入式圖表 另一種是圖表工作表 嵌入式圖表就是將圖表看作是一個(gè)圖形對(duì)象 并作為工作表的一部分進(jìn)行保存 圖表工作表是工作簿中具有特定工作表名稱的獨(dú)立工作表 在需要獨(dú)立于工作表數(shù)據(jù)查看或編輯大而復(fù)雜的圖表或節(jié)省工作表上的屏幕空間時(shí) 就可以使用圖表工作表 7 3創(chuàng)建圖表 使用Excel2007提供的圖表向?qū)?可以方便 快速地建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)類型或自定義類型的圖表 在圖表創(chuàng)建完成后 仍然可以修改其各種屬性 以使整個(gè)圖表更趨于完善 7 4修改圖表 如果已經(jīng)創(chuàng)建好的圖表不符合用戶要求 可以對(duì)其進(jìn)行編輯 例如 更改圖表類型 調(diào)整圖表位置 在圖表中添加和刪除數(shù)據(jù)系列 設(shè)置圖表的圖案 改變圖表的字體 改變數(shù)值坐標(biāo)軸的刻度和設(shè)置圖表中數(shù)字的格式等 7 4 1更改圖表類型 若圖表的類型無(wú)法確切地展現(xiàn)工作表數(shù)據(jù)所包含的信息 如使用圓柱圖來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)的走勢(shì)等 此時(shí)就需要更改圖表類型 7 4 2移動(dòng)圖表位置 在Excel2007的圖表中 圖表區(qū) 繪圖區(qū)以及圖例等組成部分的位置都不是固定不變的 可以拖動(dòng)它們的位置 以便讓圖表更加美觀與合理 7 4 3調(diào)整圖表大小 在Excel2007中 除了可以移動(dòng)圖表的位置外 還可以調(diào)整圖表的大小 用戶可以調(diào)整整個(gè)圖表的大小 也可以單獨(dú)調(diào)整圖表中的某個(gè)組成部分的大小 如繪圖區(qū) 圖例等 7 4 4修改圖表中文字的格式 若對(duì)創(chuàng)建圖表時(shí)默認(rèn)使用的文字格式不滿意 則可以重新設(shè)置文字格式 如可以改變文字的字體和大小 還可以設(shè)置文字的對(duì)齊方式和旋轉(zhuǎn)方向等 7 4 5修改圖表中文字的格式 在Excel2007中 默認(rèn)創(chuàng)建圖表的形狀樣式很普通 用戶可以為圖表各部分設(shè)置形狀填充 形狀輪廓以及形狀效果等 讓圖表變得更加美觀和引人注目 在圖表中右擊文字 在彈出的 格式 工具欄中可以設(shè)置文字的格式 7 5設(shè)置圖表布局 選定圖表后 Excel2007會(huì)自動(dòng)打開(kāi) 圖表工具 的 布局 選項(xiàng)卡 在該選項(xiàng)卡中可以完成設(shè)置圖表的標(biāo)簽 坐標(biāo)軸 背景等操作 還可以為圖表添加趨勢(shì)線 7 5 1設(shè)置圖表標(biāo)簽 在 布局 選項(xiàng)卡的 標(biāo)簽 組中 可以設(shè)置圖表標(biāo)題 坐標(biāo)軸標(biāo)題 圖例 數(shù)據(jù)標(biāo)簽以及數(shù)據(jù)表等相關(guān)屬性 7 5 2設(shè)置坐標(biāo)軸 在 布局 選項(xiàng)卡的 坐標(biāo)軸 組中 可以設(shè)置坐標(biāo)軸的樣式 刻度等屬性 還可以設(shè)置圖表中的網(wǎng)格線屬性 7 5 3設(shè)置圖表背景 在 布局 選項(xiàng)卡的 背景 區(qū)域中 可以設(shè)置圖表背景墻與基底的顯示效果 還可以對(duì)圖表進(jìn)行三維旋轉(zhuǎn) 7 5 4添加趨勢(shì)線 趨勢(shì)線就是用圖形的方式顯示數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)趨勢(shì)并可用于預(yù)測(cè)分析 也叫做回歸分析 利用趨勢(shì)線可以在圖表中擴(kuò)展趨勢(shì)線 根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)數(shù)據(jù) 打開(kāi) 圖表工具 的 布局 選項(xiàng)卡 在 分析 組中可以為圖表添加趨勢(shì)線 第08章使用數(shù)據(jù)透視表 Excel2007提供了一種簡(jiǎn)單 形象 實(shí)用的數(shù)據(jù)分析工具 數(shù)據(jù)透視表及數(shù)據(jù)透視圖 使用該工具可以生動(dòng) 全面地對(duì)數(shù)據(jù)清單重新組織和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 本章將詳細(xì)介紹創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖的方法 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 常用術(shù)語(yǔ)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的選項(xiàng)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖 8 1數(shù)據(jù)透視表的基本術(shù)語(yǔ) 數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格 它不僅可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果 也可以顯示不同頁(yè)面以篩選數(shù)據(jù) 還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù) 8 2創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 在Excel2007工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟大致可分為兩步 第一步是選擇數(shù)據(jù)來(lái)源 第二步是設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局 8 3使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)按用戶設(shè)置的布局進(jìn)行分類 從而方便用戶分析表中的數(shù)據(jù) 如可以通過(guò)選擇字段來(lái)篩選統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)據(jù) 8 4設(shè)置數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng) 在 數(shù)據(jù)透視表工具 的 選項(xiàng) 選項(xiàng)卡中還可以設(shè)置其他常用數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng) 8 4 1設(shè)置字段 打開(kāi) 數(shù)據(jù)透視表工具 的 選項(xiàng) 選項(xiàng)卡 在 活動(dòng)字段 組中可以詳細(xì)設(shè)置數(shù)據(jù)透視表中各字段的屬性 8 4 2移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表 對(duì)于已經(jīng)創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)透視表 用戶不僅可以在當(dāng)前工作表中移動(dòng)位置 還可以將其移動(dòng)到其他工作表中 8 4 3創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖 數(shù)據(jù)透視圖可以看作是數(shù)據(jù)透視表和圖表的結(jié)合 它以圖形的形式表示數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù) 在Excel2007中 可以根據(jù)數(shù)據(jù)透視表快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖 更加直觀地顯示數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù) 方便用戶對(duì)其進(jìn)行分析 8 4 4更改數(shù)據(jù)源 若要修改數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源 可以打開(kāi) 數(shù)據(jù)透視表工具 的 選項(xiàng) 選項(xiàng)卡 在 數(shù)據(jù) 組中 單擊 更改數(shù)據(jù)源 按鈕 在彈出的菜單中選擇 更改數(shù)據(jù)源 命令 打開(kāi) 更改數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)源 對(duì)話框 8 4 5調(diào)整數(shù)據(jù)透視表顯示選項(xiàng) 打開(kāi) 數(shù)據(jù)透視表工具 的 選項(xiàng) 選項(xiàng)卡 在 顯示 隱藏 組中可以設(shè)置是否在數(shù)據(jù)透視表中顯示字段列表 按鈕 字段標(biāo)題 8 5設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)透視表 在 數(shù)據(jù)透視表工具 的 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡中 可以設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局 樣式以及樣式選項(xiàng)等 幫助用戶設(shè)計(jì)所需的數(shù)據(jù)透視表 8 5 1調(diào)整數(shù)據(jù)透視表布局 在 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 布局 組中 可以調(diào)整數(shù)據(jù)透視表的分類匯總的顯示位置 總計(jì)范圍 報(bào)表的顯示方式以及是否插入空行等布局設(shè)置 8 5 2設(shè)置數(shù)據(jù)透視表樣式 在Excel2007中預(yù)置了一些數(shù)據(jù)透視表的樣式 在 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 數(shù)據(jù)透視表樣式 組中 可以設(shè)置數(shù)據(jù)透視表快速套用預(yù)置樣式 第09章插入與編輯圖形 Excel2007不僅具有數(shù)據(jù)處理功能 還有圖形處理功能 允許向工作表中添加圖形 圖片和藝術(shù)字等項(xiàng)目 使用圖形可以突出重要的數(shù)據(jù) 加強(qiáng)視覺(jué)效果 對(duì)于Excel工作表中的圖形 還可以根據(jù)需要進(jìn)行對(duì)齊和組合等操作 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 繪制與縮放基本圖形在工作表中插入對(duì)象設(shè)置文本框格式設(shè)置圖片格式 9 1繪制圖形 在Excel2007中 在 插入 選項(xiàng)卡的 插圖 組中單擊 形狀 按鈕 可以打開(kāi) 形狀 菜單 單擊菜單中相應(yīng)的按鈕 可以繪制常見(jiàn)的圖形 如直線 箭頭 矩形和橢圓等基本圖形 9 1 1繪制基本圖形 利用 形狀 菜單 可以方便地繪制各種基本圖形 比如直線 圓形 矩形 正方形 星形等 利用 形狀 菜單中的繪圖工具在Excel工作表中繪制各種圖形的方法具有相似的操作步驟 首先選擇繪圖工具 然后在工作表上拖動(dòng)鼠標(biāo)繪制圖形 9 1 2縮放圖形 如果需要重新調(diào)整圖形的大小 可以拖動(dòng)圖形四周的控制柄調(diào)整尺寸 或者在 大小和屬性 對(duì)話框中精確設(shè)置圖形大小 9 2插入對(duì)象 Excel2007的工作表中 不僅可以繪制簡(jiǎn)單的圖形 還可以在工作表中插入以下幾種常用對(duì)象 文本框藝術(shù)字圖片剪貼畫(huà) 9 2 1插入剪貼畫(huà) Excel2007自帶很多剪貼畫(huà) 用戶只需在剪貼畫(huà)庫(kù)中單擊要插入的圖形 即可輕松達(dá)到美化工作表的目的 9 2 2插入圖片 在工作表中除了可以插入剪貼畫(huà)外 還可以插入已有的圖片文件 并且Excel2007支持目前幾乎所有的常用圖片格式 9 2 3插入SmartArt 在工作表中插入SmartArt圖形可便于演示流程 循環(huán) 關(guān)系以及層次結(jié)構(gòu) 在 插入 選項(xiàng)卡的 插圖 組中單擊SmartArt按鈕 即可打開(kāi) 選擇SmartArt圖形 對(duì)話框 在對(duì)話框中選擇一種SmartArt圖形樣式 然后單擊 確定 按鈕 即可將其插入至當(dāng)前工作表中 9 2 4插入文本 在工作表的單元格中可以添加文本 但由于其位置固定而經(jīng)常不能滿足用戶的需要 通過(guò)插入文本框來(lái)添加文本 則可以解決該問(wèn)題 9 2 5插入藝術(shù)字 對(duì)于想在工作表中突出表現(xiàn)的文本內(nèi)容 可以將其設(shè)置為藝術(shù)字 在Excel2007中預(yù)設(shè)了多種樣式的藝術(shù)字 此外 用戶也可以根據(jù)需要自定義藝術(shù)字樣式 9 3設(shè)置對(duì)象格式 在工作表中插入圖形 圖片或其他對(duì)象之后 還可以對(duì)其進(jìn)行修改和設(shè)置 比如對(duì)圖形的邊框 樣式等屬性進(jìn)行調(diào)整 對(duì)于插入的多個(gè)對(duì)象 有時(shí)還需要進(jìn)行對(duì)齊分布 組合等方面的設(shè)置 9 3 1設(shè)置文本框與藝術(shù)字格式 在Excel2007中設(shè)置文本框與藝術(shù)字格式的方法相同 在工作表中選擇文本框或藝術(shù)字后 打開(kāi) 繪圖工具 的 格式 選項(xiàng)卡 在該選項(xiàng)卡中即可快速設(shè)置文本框與藝術(shù)字格式 9 3 2設(shè)置圖片格式 對(duì)于插入工作表中的剪貼畫(huà)與圖片 經(jīng)常需要對(duì)其進(jìn)行對(duì)齊 旋轉(zhuǎn) 組合等操作 以使圖片的分布更均勻 更有條理 在工作表中選擇要編輯的圖片 然后打開(kāi) 圖片工具 的 格式 選項(xiàng)卡 在該選項(xiàng)卡中可以完成對(duì)圖片的編輯操作 第10章提高辦公效率 Excel2007支持模板功能 使用其內(nèi)置模板或自定義模板 可以快速創(chuàng)建新的工作簿與工作表 對(duì)于Excel2007中常用的一些操作 可以將其錄制為宏 可以多次調(diào)用以達(dá)到提高辦公效率的目的 本章將詳細(xì)介紹在Excel2007中使用模板與宏的方法 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 創(chuàng)建模板使用與修改模板錄制宏執(zhí)行宏 10 1使用模板 模板是包含指定內(nèi)容和格式的工作簿 它可以作為模型使用以創(chuàng)建其他類似的工作簿 在模板中可包含格式 樣式 標(biāo)準(zhǔn)的文本 如頁(yè)眉和行列標(biāo)志 和公式等 使用模板可以簡(jiǎn)化工作并節(jié)約時(shí)間 從而提高工作效率 10 1 1創(chuàng)建模板 Excel2007內(nèi)置的模板有時(shí)并不能完全滿足用戶的實(shí)際需要 這時(shí)可按照自己的需求創(chuàng)建新的模板 通常 創(chuàng)建模板都是先創(chuàng)建一個(gè)工作簿 然后在工作簿中按要求將其中的內(nèi)容進(jìn)行格式化 然后再將工作簿另存為模板形式 便于以后調(diào)用 10 1 2應(yīng)用模板 在Excel2007中 模板可分為 已安裝的模板 與 我的模板 兩種類型 前者為Excel2007自帶的模板 而后者則是用戶自己創(chuàng)建的模板 10 1 3下載模板 Excel2007提供模板下載功能 只要計(jì)算機(jī)能接入Internet 就可以從網(wǎng)上下載更多 更新的模板文件 10 1 4修改模板 對(duì)于已經(jīng)創(chuàng)建好的模板 若還有不完善或需要改動(dòng)的地方 可以隨時(shí)調(diào)出該模板進(jìn)行編輯修改 10 2使用宏 宏的英文名稱為Macro 它指能完成某項(xiàng)任務(wù)的一組鍵盤和鼠標(biāo)的操作或一系列的命令和函數(shù) 使用宏 可以方便地執(zhí)行需要頻繁執(zhí)行的操作 打開(kāi)Excel2007的 視圖 選項(xiàng)卡 在 宏 組中可以完成創(chuàng)建與編輯宏等操作 10 2 1錄制宏前的準(zhǔn)備工作 在錄制宏前 需要進(jìn)行一些準(zhǔn)備工作 如定義宏的名稱 設(shè)置宏的保存位置 設(shè)置宏的快捷鍵等 10 2 2錄制宏 完成錄制宏的準(zhǔn)備操作后 即可開(kāi)始錄制新宏 方法為 在選定的單元格區(qū)域中完成所要錄制的操作 如輸入數(shù)據(jù) 設(shè)定函數(shù)等 然后在 視圖 選項(xiàng)卡的 宏 組中單擊 宏 按鈕 在彈出的菜單中選擇 停止錄制 命令即可 10 2 3執(zhí)行宏 完成錄制宏后 即可通過(guò) 宏 對(duì)話框或快捷鍵執(zhí)行宏 Excel2007會(huì)根據(jù)宏中的操作快速完成相應(yīng)工作 需要注意的是 為了防止宏病毒 Excel2007默認(rèn)設(shè)置下會(huì)禁止執(zhí)行宏 因此在執(zhí)行宏前 還需要在Excel的信任中心中設(shè)置允許執(zhí)行宏 10 2 4編輯宏 在Excel2007中創(chuàng)建宏后 若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤 常常需要重新錄制宏 對(duì)于擁有編程經(jīng)驗(yàn)的用戶 可以使用VisualBasic編輯器對(duì)已創(chuàng)建的宏進(jìn)行編輯 10 2 5調(diào)試宏 在創(chuàng)建宏時(shí) 有時(shí)會(huì)遇到由于在錄制宏時(shí)的一些誤操作而造成無(wú)法正常執(zhí)行宏的情況 當(dāng)執(zhí)行這些有錯(cuò)誤的宏時(shí) Excel2007會(huì)自動(dòng)彈出對(duì)話框提示錯(cuò)誤原因 單擊 調(diào)試 按鈕 會(huì)打開(kāi)VisualBasic編輯器 并將出錯(cuò)代碼以黃色底紋標(biāo)出 用戶可以根據(jù)提示解決宏中的錯(cuò)誤 完成調(diào)試操作 第11章打印工作表 當(dāng)制作好工作表后 通常要做的下一步工作就是把它打印出來(lái) 利用Excel2007提供的設(shè)置頁(yè)面 設(shè)置打印區(qū)域 打印預(yù)覽等打印功能 可以對(duì)制作好的工作表進(jìn)行打印設(shè)置 美化打印的效果 本章將介紹打印工作表的相關(guān)操作 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 添加打印機(jī)預(yù)覽打印效果設(shè)置打印頁(yè)面設(shè)置打印內(nèi)容打印工作表 11 1添加打印機(jī) 在打印Excel工作表之前 首先要在當(dāng)前系統(tǒng)中添加打印機(jī) 在WindowsXP操作系統(tǒng)中 可以通過(guò)添加打印機(jī)向?qū)?lái)添加新的打印機(jī) 該打印機(jī)可以是連接在本地計(jì)算機(jī)中的本地打印機(jī) 也可以是連接在局域網(wǎng)中的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī) 11 2預(yù)覽打印效果 Excel2007提供打印預(yù)覽功能 用戶可以通過(guò)該功能查看打印后的實(shí)際效果 如頁(yè)面設(shè)置 分頁(yè)符效果等 若不滿意可以及時(shí)調(diào)整 避免打印后不能使用而造成浪費(fèi) 在Excel2007中單擊Office按鈕 在彈出的菜單中選擇 打印 打印預(yù)覽 命令 即可打開(kāi)打印預(yù)覽窗口 在其中可以預(yù)覽當(dāng)前活動(dòng)工作表的打印效果 11 3設(shè)置打印頁(yè)面 在打印工作表之前 可根據(jù)要求對(duì)希望打印的工作表進(jìn)行一些必要的設(shè)置 例如 設(shè)置打印的方向 紙張的大小 頁(yè)眉或頁(yè)腳和頁(yè)邊距等 在 頁(yè)面布局 選項(xiàng)卡的 頁(yè)面設(shè)置 組中可以完成最常用的頁(yè)面設(shè)置 11 3 1設(shè)置頁(yè)邊距 頁(yè)邊距指的是打印工作表的邊緣距離打印紙邊緣的距離 Excel2007提供了3種預(yù)設(shè)的頁(yè)邊距方案 分別為 普通 寬 與 窄 其中默認(rèn)使用的是 普通 頁(yè)邊距方案 通過(guò)選擇這3種方案之一 可以快速設(shè)置頁(yè)邊距效果 11 3 2設(shè)置紙張方向 在設(shè)置打印頁(yè)面時(shí) 打印方向可設(shè)置為縱向打印和橫向打印兩種 在 頁(yè)面設(shè)置 組中單擊 紙張方向 按鈕 在彈出的菜單中選擇 縱向 或 橫向 命令 可以設(shè)置所需打印方向 11 3 3設(shè)置紙張大小 在設(shè)置打印頁(yè)面時(shí) 應(yīng)選用與打印機(jī)中打印紙大小對(duì)應(yīng)的紙張大小設(shè)置 在 頁(yè)面設(shè)置 組中單擊 紙張大小 按鈕 在彈出的菜單中可以選擇紙張大小 11 3 4設(shè)置打印區(qū)域 在打印工作表時(shí) 經(jīng)常會(huì)遇到不需要打印整張工作表的情況 此時(shí)可以設(shè)置打印區(qū)域 只打印工作表中所需的部分 10 3 5設(shè)置分頁(yè)符 如果用戶需要打印的工作表中的內(nèi)容不止一頁(yè) Excel2007會(huì)自動(dòng)在其中插入分頁(yè)符 將工作表分成多頁(yè) 這些分頁(yè)符的位置取決于紙張的大小及頁(yè)邊距設(shè)置 用戶也可以自定義插入分頁(yè)符的位置 從而改變頁(yè)面布局 10 3 5設(shè)置打印標(biāo)題 在打印工作表時(shí) 可以選擇工作表中的任意行或列為打印標(biāo)題 若選擇行為打印標(biāo)題 則該行會(huì)出現(xiàn)在打印頁(yè)的頂端 若選擇列為打印標(biāo)題 則該列會(huì)出現(xiàn)在打印頁(yè)的最左端 11 4打印Excel工作表 單擊Office按鈕 在彈出的菜單中選擇 打印 打印 命令 即可打開(kāi) 打印內(nèi)容 對(duì)話框 在該對(duì)話框中 可以選擇要使用的打印機(jī)還可以設(shè)置打印范圍 打印內(nèi)容等選項(xiàng) 設(shè)置完成后 在 打印內(nèi)容 對(duì)話框中單擊 確定 按鈕即可打印工作表 11 5打印圖表 在Excel2007中除了可以打印工作表中的表格外 還可以打印工作表中的圖表 打印圖表的方法與打印表格的方法相同 第12章與外部對(duì)象的協(xié)作 在Excel2007中 可以使用鏈接或嵌入對(duì)象的方式 將其他應(yīng)用程序中的對(duì)象插入到Excel中 比如將通過(guò) 畫(huà)圖 程序繪制的圖形鏈接或嵌入到Excel中 另外 Excel還可以與Office的其他組件如Word等進(jìn)行數(shù)據(jù)移動(dòng)或鏈接 以實(shí)現(xiàn)程序的協(xié)作和信息的共享 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 外部對(duì)象的分類插入外部對(duì)象編輯外部對(duì)象與Word的協(xié)作與PowerPoint的協(xié)作與Access的協(xié)作 12 1外部對(duì)象 在Excel2007中 插入的外部對(duì)象可分為鏈接對(duì)象與嵌入對(duì)象兩種 鏈接對(duì)象是指該對(duì)象在源文件中創(chuàng)建 然后插入到目標(biāo)文件中 并且維持這兩個(gè)文件之間的鏈接關(guān)系 更新源文件時(shí) 目標(biāo)文件中的鏈接對(duì)象也可以得到更新 嵌入對(duì)象是將在源文件中創(chuàng)建的對(duì)象嵌入到目標(biāo)文件中 使該對(duì)象成為目標(biāo)文件的一部分 通過(guò)這種方式 如果源文件發(fā)生了變化 不會(huì)對(duì)嵌入的對(duì)象產(chǎn)生影響 而且對(duì)嵌入對(duì)象所做的更改也只反映在目標(biāo)文件中 12 1 1鏈接對(duì)象與嵌入