質(zhì)量記錄控制程序.doc

1. 目的對(duì)技術(shù)文件和資料的形成進(jìn)行有效控制，明確文件編號(hào)、管理職責(zé)和文件格式，確保有關(guān)場(chǎng)所得到和使用技術(shù)文件和技術(shù)資料的有效版本。2. 適用范圍適用于本公司所有工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和顧客圖紙、工程規(guī)范、外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)及其它技術(shù)文件和資料控制。3.引用文件無(wú)4.術(shù)語(yǔ)采用ISO9000：2015版質(zhì)量管理體系術(shù)語(yǔ)以及IATF16949:2016技術(shù)規(guī)范中相關(guān)的汽車行業(yè)術(shù)語(yǔ)和定義。5.職責(zé)5.1品質(zhì)部是記錄的歸口管理部門；5.2各部門指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作；5.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門編制的質(zhì)量記錄格式；5.4記錄人員填寫質(zhì)量記錄應(yīng)及時(shí)、字跡清楚，各欄目應(yīng)填全,不允許使用鉛筆填寫。6. 工作流程和內(nèi)容： 記錄控制程序流程圖記錄種類保存部門保存期限記錄編號(hào)建立記錄清單審批實(shí)施記錄需要時(shí)提供給顧客分析利用收集存檔不能提供保存批準(zhǔn)保密查閱永久保存定期銷毀責(zé)任單位工作內(nèi)容記錄各部門6.1根據(jù)體系運(yùn)行的要求，編制記錄和表格，經(jīng)相關(guān)人員審核、批準(zhǔn)后分發(fā)實(shí)施；其中表格的設(shè)計(jì)由各單位領(lǐng)導(dǎo)審核，主管批準(zhǔn)后，由品質(zhì)部統(tǒng)一編號(hào)；記錄的保存期限結(jié)合記錄的用途、國(guó)家法律法規(guī)要求和檔案管理的要求設(shè)定。（所有記錄至少保存5年以上；生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄（包括維護(hù)和所有權(quán)）、產(chǎn)品和過(guò)程設(shè)計(jì)記錄、采購(gòu)訂單（如適用）或者合同和修正，保存時(shí)間為產(chǎn)品在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中要求的有效期，再加一個(gè)日歷年；涉及安保件需保存15年以上，如客戶有要求按照客戶要求保存期限加上一個(gè)日歷年）6.2對(duì)來(lái)自供應(yīng)商的相關(guān)記錄，由歸口部門按原格式予以分類編號(hào)和保存。品質(zhì)部6.3各種記錄和表格都應(yīng)有名稱、編號(hào)、頁(yè)碼、版本號(hào)等識(shí)別標(biāo)識(shí)，品質(zhì)部統(tǒng)一按“文件和資料控制程序”規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。各單位6.4記錄清單，收集匯總記錄，編制“質(zhì)量記錄清單”，經(jīng)主管審核、管代批準(zhǔn)后，發(fā)放實(shí)施。質(zhì)量記錄清單6.5每年進(jìn)行一次記錄清單有效評(píng)估各單位6.6記錄的填寫要求：6.6.1紙質(zhì)記錄填寫要求記錄要按規(guī)定要求填寫，確保記錄的真實(shí)、完整、字跡清晰、準(zhǔn)確、可追溯；記錄表格一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何部門或個(gè)人涂改，以確保其原始性、可追溯性和證明作用，并為制定糾正/預(yù)防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄表格上采用“劃改”并蓋章或簽名形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄表格的可識(shí)別性；凡涂、貼、刮方式改動(dòng)的記錄表格一律作廢。填寫記錄時(shí)，一律用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫。填寫時(shí)字跡要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識(shí)別，填寫人員簽名時(shí)必須填寫全名。6.6.2 電子記錄填寫要求 公司的電子ERP系統(tǒng)、三坐標(biāo)測(cè)試數(shù)據(jù)等相應(yīng)的操作說(shuō)明書要求，填寫相應(yīng)的記錄，設(shè)定記錄的填寫和查閱權(quán)限；不允許隨意修改。品質(zhì)部6.7記錄表格的印制：記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外）填寫，記錄必須有規(guī)定的編號(hào)，表格中一般應(yīng)設(shè)制編制、審核、批準(zhǔn)及日期欄目。各程序規(guī)定的記錄表格及各部門（包括本系統(tǒng)）用的記錄表格均在每年1011月份，將下年度記錄表格的需求計(jì)劃經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交品質(zhì)部，由其編制記錄表格需求計(jì)劃，交綜合部實(shí)施。各相關(guān)部門6.8記錄分析評(píng)估和分發(fā)：對(duì)采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)和檢驗(yàn)及供應(yīng)商和顧客的記錄，記錄人員要及時(shí)進(jìn)行分析評(píng)估，分析質(zhì)量數(shù)據(jù)的趨勢(shì)和潛在問(wèn)題，并將存在的不合格和可疑異常情況及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，以便及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施；必要時(shí)將相關(guān)記錄提供給顧客。各相關(guān)部門6.9記錄的收集、歸檔：6.9.1 紙質(zhì)記錄管理各部門按體系文件規(guī)定形成的記錄，由各類人員負(fù)責(zé)填寫，經(jīng)審核后，按規(guī)定的時(shí)間和要求向有關(guān)部門或人員傳遞。各記錄保存的部門負(fù)責(zé)收集和管理體系文件規(guī)定而形成的記錄，按月進(jìn)行分類匯總，裝訂要整齊、結(jié)實(shí)、美觀，便于檢索，并進(jìn)行分析。各部門要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮、防光、防塵、防有害生物、防污染等工作。6.9.2 電子記錄的管理 各部門負(fù)責(zé)自己部門的電子記錄的保管，做好管理權(quán)限的設(shè)定、防病毒和定期備份工作，便于檢索。各部門6.10記錄的查閱/借閱： 查閱/借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后，方可查閱/借閱。與欲查閱的記錄內(nèi)容無(wú)直接關(guān)系的人員，無(wú)權(quán)查閱/借閱。原則上只限在保管處查閱記錄，外借必須經(jīng)記錄保管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。 查閱/借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)記錄，不準(zhǔn)在記錄上私自涂改和撕毀，保護(hù)記錄的完整和清潔，由各部門負(fù)責(zé)對(duì)借閱歸還的記錄進(jìn)行檢查，檢查是否有拆頁(yè)、更改等情況發(fā)生，發(fā)現(xiàn)以上問(wèn)題時(shí)，要追究其查閱/借閱者的責(zé)任。顧客查閱記錄時(shí)，須經(jīng)記錄保管部門主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)，有關(guān)部門要為顧客或其代表提供必要的方便。體系審核時(shí)，各部門接到審核通知后，要向?qū)徍巳藛T及時(shí)提供需要檢查的記錄。出于法律證實(shí)、處理質(zhì)量糾紛或其他目的的需要借閱記錄時(shí)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，借閱人向記錄保管部門辦理借閱手續(xù)。 各部門6.11記錄的處置：超過(guò)保存期限的記錄，由各部門記錄管理人員提出記錄銷毀申請(qǐng)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由記錄管理人員執(zhí)行銷毀，部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)銷。 記錄的處置方式為焚燒或粉碎。7.相關(guān)記錄:7.1質(zhì)量記錄清單8.參考文件無(wú)更改履歷更改日期更改內(nèi)容更改人備注2015.07.24新版發(fā)行王蕓菲2017.3.10IATF16