展會(huì)物料準(zhǔn)備.doc

若一旦決定參加某一個(gè)展覽會(huì)，則需盡速開始進(jìn)行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手：1) 展品選擇：展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的最重要因素。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，在參觀這的記憶因素中，展品具有吸引力可占到39的比重，因此，應(yīng)給予特別的重視。選樣三原則： a) 針對(duì)性， b) 代表性 ; c) 獨(dú)特性。針對(duì)性 - 是指展品要符合展出的目的，方針，性質(zhì)和內(nèi)容。代表性 - 是指展品要體現(xiàn)展出者的高新技術(shù)，生產(chǎn)能力及本行業(yè)特點(diǎn)。獨(dú)特性 - 是指展品要有自己的獨(dú)到之處，以便與其他同類產(chǎn)品相比，明顯有別。2）展示方法：展品本身在大部分情況下，并不能說明其全部性能，顯示全部特征，需要通過借助其他材料或設(shè)備等手段，來加以說明，強(qiáng)調(diào)及渲染。要考慮讓參觀者在現(xiàn)場(chǎng)積極參與，并準(zhǔn)備一些小包裝樣品免費(fèi)派發(fā)。這些都是為了引起參觀者的興趣,增加客商們的購買欲。3）展臺(tái)設(shè)計(jì)：從表面上看，展臺(tái)設(shè)計(jì)的任務(wù)應(yīng)著重美觀，其實(shí)，并非如此簡(jiǎn)單。主要是展臺(tái)要能充分反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力。因此，還要注意以a) 展臺(tái)設(shè)計(jì)要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；b) 展臺(tái)設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主；c) 展臺(tái)設(shè)計(jì)需考慮參展商的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異；d) 展臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)，不要忽略展示，會(huì)談，咨詢和休息等基本功能。4) 人員配備：它是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺(tái)的人員配備可從四個(gè)方面加以考慮：a) 按展覽會(huì) 的性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；b)根據(jù)工作量的大小來決定人員數(shù)量；c) 注重人員的基本素質(zhì)；d) 加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)及產(chǎn)品性能的了解 ,如專業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺(tái)人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)對(duì)。如果大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其在技術(shù)上的突破性。5）客戶邀請(qǐng)。展覽會(huì)上若能顧客盈門當(dāng)然求之不得，便有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動(dòng)地等客戶到，還要有意識(shí)地請(qǐng)客戶來?？刹扇≈苯拥情T拜訪、通過媒體做廣告、場(chǎng)宣傳，派發(fā)資料等手段，邀請(qǐng)和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。附表： 參觀者記憶統(tǒng)計(jì)因素展品有吸引力 39%操作演示 25%展臺(tái)設(shè)計(jì) 14%展臺(tái)人員表現(xiàn) 10%散發(fā)資料 8%展出者的名氣 4%以下是多年來國外參展所積累的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，僅供各位參考：（一）12個(gè)月前1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計(jì)劃；2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料；3、選定場(chǎng)地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；4、了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃（二）9個(gè)月前1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；5、制作展覽宣傳冊(cè)；（三）6個(gè)月前1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng)；2、確定旅行計(jì)劃；3、支付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準(zhǔn)備必要和翻譯；5、安排展覽期間翻譯員；6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；（四）3個(gè)月前1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；2、最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標(biāo)簽，贈(zèng)送索取樣品的客商；3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定；4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；5、訓(xùn)練參展員工；6、排定展覽期間的約談；7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì)；8、購買外匯；（五）四天前1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；（六）三天前1、抵達(dá)，飯店登記；2、視查展覽廳及場(chǎng)地；3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá)；4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng)；5、連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩?；（七）兩天?、確定所有物品運(yùn)送完成；2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；3、布置展位；（八）一天前1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最的檢查；2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡(jiǎn)報(bào)；（九）展覽期間1、盡早到會(huì)場(chǎng)；2、於展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳；3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地；4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；5、對(duì)于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場(chǎng)允諾，及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù)，