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文檔簡介
后勤精細(xì)化管理淺談 一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵精細(xì)化管理并不是新生事物,作為現(xiàn)代工業(yè)化時(shí)代的一種管理理念,它最早由日本企業(yè)在20世紀(jì)50年代提出。也正是在這種管理理念的指導(dǎo)下,日本經(jīng)濟(jì)很快趕超美國,成為世界上第二大經(jīng)濟(jì)體,從而迫使美國企業(yè)家放下架子到日本取經(jīng)。隨后,精細(xì)化管理理論及其方法隨著日本經(jīng)濟(jì)的迅速崛起而走向世界。理論界一般認(rèn)為,精細(xì)化管理是建立在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)之上,并將規(guī)范化管理引向深入的基本思想和管理模式。它的主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源,最大限度地降低管理成本。精細(xì)化管理的內(nèi)涵用一句話概括,就是精確定位、注重過程、量化考核。而精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)是強(qiáng)調(diào)在組織管理的全過程都要注重對細(xì)節(jié)的觀察和把握,從戰(zhàn)略的制定到具體的執(zhí)行都無一例外。二、后勤實(shí)施精細(xì)化管理的必要性分析(一)新世紀(jì)新階段全新的經(jīng)濟(jì)形勢要求企業(yè)實(shí)施精細(xì)化管理當(dāng)代社會,市場分工越來越細(xì),專業(yè)化程度越來越高,市場競爭日趨激烈,利潤空間逐漸縮小,整個(gè)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入微利時(shí)代。如沃爾瑪?shù)睦麧櫬尸F(xiàn)在只有4%,中國整個(gè)家電行業(yè)的利潤率也不到5%。在這樣一個(gè)背景下,經(jīng)營者要想在微利時(shí)代中取勝,就必須依靠精細(xì)化管理,也就必須實(shí)施成本控制。在西方發(fā)達(dá)國家,企業(yè)對精細(xì)化管理有這樣一個(gè)形象而又生動的比喻:一項(xiàng)建筑工程竣工后,一個(gè)螺栓都不能剩下,這就是精細(xì)化管理思想的精髓。一句話,就是要使有限的資源得到最恰當(dāng)?shù)睦?,不能浪費(fèi)一絲一毫,如此企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益才有可靠的保證,企業(yè)才能在面對競爭時(shí)從容而自信,才能不斷地超越競爭對手。汪中求在細(xì)節(jié)決定成敗一書中認(rèn)為“戰(zhàn)略決定命運(yùn)”,并明確提出企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略是“從細(xì)節(jié)中來,到細(xì)節(jié)中去”,也就是說細(xì)節(jié)決定企業(yè)未來競爭的成敗??梢哉f,隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展,一個(gè)精細(xì)化管理的時(shí)代已經(jīng)來臨。(二)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀要求高校實(shí)施精細(xì)化管理,建設(shè)節(jié)約型校園胡錦濤同志在十七大報(bào)告中明確提出的科學(xué)發(fā)展觀,強(qiáng)調(diào)了我們的管理工作必須尊重科學(xué),按客觀規(guī)律辦事,實(shí)行管理的科學(xué)化。而精細(xì)化管理作為科學(xué)化管理的第二個(gè)層次和發(fā)展階段,在舉國上下不斷深化改革的今天,是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn),是各個(gè)部門努力提高管理能力和服務(wù)水平的一種管理模式。精細(xì)化不僅僅是一種科學(xué)方法,更是一種和社會責(zé)任感緊密聯(lián)系在一起的科學(xué)精神和實(shí)事求是的態(tài)度。“十二五”是我國全面建設(shè)小康社會、加快推進(jìn)社會主義現(xiàn)代化的關(guān)鍵時(shí)期,在這個(gè)關(guān)鍵時(shí)期,要進(jìn)一步樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,就要求我們必須轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長方式,加快建設(shè)節(jié)約型社會,在生產(chǎn)、建設(shè)、流通、消費(fèi)各個(gè)領(lǐng)域節(jié)約資源,提高資源利用效率,減少損失浪費(fèi),以盡可能少的資源消耗,創(chuàng)造盡可能大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。就高校而言,只有從自身做起,帶頭厲行節(jié)約,實(shí)施精細(xì)化管理,勤儉辦一切事業(yè),最大限度地避免人力、物力和財(cái)力的濫用,才能進(jìn)一步降低辦學(xué)成本,提高各種資金和資源使用效益,努力構(gòu)建節(jié)約型校園,以實(shí)際行動爭當(dāng)節(jié)約型社會建設(shè)的表率。在我們學(xué)校,管理沒落到細(xì)處、不節(jié)約的地方還有很多。如在我們管理的至善樓、圖書館等公共場所,照明用電基本上也處于一種粗放式的管理狀態(tài),教室在白天室內(nèi)照度很高的情況下,開燈作業(yè)的情況仍然普遍存在;夜間許多教室,即使僅有幾個(gè)學(xué)生在教室自習(xí),但室內(nèi)照明也是全部開啟。為此,要在高校切實(shí)貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,就需要引入精細(xì)化管理,建設(shè)節(jié)約型校園。(三)目前后勤隊(duì)伍和經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)狀要求實(shí)行精細(xì)化管理,建設(shè)節(jié)約型后勤1、在隊(duì)伍建設(shè)方面,我校后勤普遍存在如下現(xiàn)象:一是各個(gè)崗位之間分工不甚明確,更不善于合作,喜歡各自為戰(zhàn),所以容易出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象;二是做事粗放,缺乏精益求精的意識和作風(fēng);三是由于歷史原因,裙帶關(guān)系普遍,在日常工作中常常重人情、講關(guān)系,容易扭曲和破壞管理規(guī)則;四是組織公德缺乏,個(gè)人責(zé)任、組織利益常常被輕視;五是上有政策,下有對策的隱性規(guī)則泛濫,使執(zhí)行力大打折扣。所有這些,都影響到后勤隊(duì)伍的管理水平和服務(wù)效果,而要避免和消除上述不良現(xiàn)象,就要求我們在管理中細(xì)心引導(dǎo),嚴(yán)格要求,這就需要實(shí)施精細(xì)化管理,也就是前面講到的精確定位、注重過程、量化考核。2、在經(jīng)濟(jì)狀況方面,學(xué)校與企業(yè)既有相似之處,也有不同的地方。學(xué)校相對企業(yè)來說,普遍缺乏成本意識,由此引發(fā)的粗放、隨意等管理問題更多。就我校后勤而言,一是目前各個(gè)中心的造血功能不足,各類經(jīng)濟(jì)活動、服務(wù)項(xiàng)目參與社會競爭的程度不高,競爭力明顯不強(qiáng),所以我們的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動還經(jīng)不起市場沖擊;二是在各類經(jīng)濟(jì)活動中,即使有點(diǎn)利潤,也是一種學(xué)校政策保護(hù)下的微利,而且我們的人員成本、生產(chǎn)成本與社會平均成本相比整體偏高,這一點(diǎn)也決定了我們必須厲行節(jié)約、減少浪費(fèi)、提高經(jīng)濟(jì)效率;三是隨著高校后勤社會化改革的不斷推進(jìn),學(xué)校包辦后勤、大而全、小而全的模式將一去不復(fù)返,所以說這種生存的需要也決定我們必須實(shí)行精細(xì)化管理,努力建設(shè)節(jié)約型后勤。三、我校后勤工作如何落實(shí)精細(xì)化管理我校后勤改革自2002年啟動以來,取得了一定的成績,但如何進(jìn)一步全面提升服務(wù)水平,實(shí)施精細(xì)化管理對我們后勤系統(tǒng)而言仍是一個(gè)永恒的話題。那么如何推進(jìn)我校后勤實(shí)施精細(xì)化管理呢? (一)轉(zhuǎn)變觀念,樹立精細(xì)化管理的理念一個(gè)單位管理水平的提高,首先應(yīng)該是管理理念的提升,因?yàn)槔砟钕扔谛袆?,同時(shí)也指導(dǎo)行動,有什么樣的理念就有什么樣的行動。我校后勤已經(jīng)歷了兩輪改革,在管理的規(guī)范化建設(shè)方面積累了不少的經(jīng)驗(yàn),有力地推動和促進(jìn)了我校各項(xiàng)事業(yè)的長足發(fā)展,也為進(jìn)一步實(shí)施后勤精細(xì)化管理奠定了良好的基礎(chǔ)。因此,我們一定要轉(zhuǎn)變以上觀念,在后勤管理上樹立精細(xì)化管理的理念。(二)統(tǒng)籌兼顧,努力實(shí)踐高校后勤精細(xì)化管理只有理念,沒有辦法,就容易成為大而空的口號,無法操作和具體實(shí)施。精細(xì)化管理的方法很多,而我認(rèn)為主要應(yīng)在以下幾個(gè)方面進(jìn)行嘗試和探索:1精確定位。在管理實(shí)踐中,經(jīng)??赡艹霈F(xiàn)由于各個(gè)崗位的具體職責(zé)不夠明確,部門之間缺乏溝通、協(xié)調(diào)機(jī)制而各自為陣、多重管理或管理真空的問題;各個(gè)部門之間、各個(gè)崗位之間銜接配合不好,出了問題則各部門互相推脫責(zé)任。對此,我們可以對每個(gè)部門、崗位的工作任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定和有機(jī)銜接,以明確各方職責(zé),形成合力。例如去年,后勤各中心就對所有正式職工和臨時(shí)工的工作崗位、工作范圍、工作職責(zé)、工作要求作了詳細(xì)的規(guī)定,讓各位員工都能各安其位、各司其職、各負(fù)其責(zé)。2、注重過程。實(shí)踐中我們也常常發(fā)現(xiàn),在某種程度上,程序甚至比制度更重要。要使我們的管理達(dá)到滿意的效果,就必須通過具體的程序來保證制度的實(shí)施,否則只注重制度而不注重程序,往往達(dá)不到預(yù)期目的。制定可操作、易執(zhí)行的后勤服務(wù)辦事程序,是實(shí)施后勤精細(xì)化管理的基礎(chǔ)性工作。后勤管理與服務(wù)工作涉及師生員工生活的方方面面,以燈具維修為例,可將其分成若干個(gè)步驟或作業(yè)程序,并對每一個(gè)程序再規(guī)定工作的具體時(shí)限和要求,使得工作人員只要按照作業(yè)程序操作即可完成。3、量化考核。量化是細(xì)化的深入,是更精確的細(xì)化。我們的后勤工作存在許多需要量化而沒有量化的問題,尤其是管理人員的工作,不像企業(yè)生產(chǎn)人員那樣,產(chǎn)品的數(shù)量和質(zhì)量都容易測量。后勤工作成果的測算,需要較高的技術(shù)技巧。因此,在工作中預(yù)先就要制定精打細(xì)算的評估機(jī)制,并分項(xiàng)進(jìn)行量化,形成數(shù)據(jù)信息,利用電腦進(jìn)行管理。以樓棟燈具維修為例,全校有多少樓棟,多少種燈,規(guī)格品牌是什么,每種燈的數(shù)量多少,什么位置安裝的什么燈,各個(gè)房間都有多少盞燈,更換維修用多高的梯子等等。在逐一進(jìn)行量化后,即可確定總的工作量,而根據(jù)總的工作量可以確定燈具維修崗位的編制,這樣即可實(shí)現(xiàn)科學(xué)的定崗定編。量化管理的難點(diǎn)是考核。如果只是一味地要求大家管理精細(xì)化,但在考核、激勵(lì)方面沒有采取具體的措施,沒有使之與精細(xì)化管理接軌,就必然導(dǎo)致精細(xì)化管理落不到實(shí)處。因此,在量化之后,要本著“無威不足以立規(guī)矩,不懲不足以守規(guī)矩”的原則,本著有利于推進(jìn)工作、有利于調(diào)動員工積極性的原則,對員工嚴(yán)格加以考核。要根據(jù)考核結(jié)果,及時(shí)、嚴(yán)格地兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲。對于工作優(yōu)異、表現(xiàn)突出的,給予肯定和表揚(yáng),促其繼續(xù)保持和發(fā)揚(yáng)光大;對于工作消極、成績較差的,給予否定和批評,促其認(rèn)識錯(cuò)誤,整改提高。(三)通過訓(xùn)練提升員工素質(zhì),著力提高職工服務(wù)能力精細(xì)化管理要求按規(guī)則行事,而在一套行之有效的規(guī)則建立之后,更重要的就在于讓每位后勤員工都能不折不扣地執(zhí)行,形成強(qiáng)大的戰(zhàn)斗力,這就要靠訓(xùn)練達(dá)到目的,通過訓(xùn)練養(yǎng)成習(xí)慣。首先,管理者在觀念上要樹立工資是給勞動力買單,訓(xùn)練是為崗位投資的意識,認(rèn)識到訓(xùn)練本身就是工作的一部分。因此,在管理的過程中,要舍得投資和花時(shí)間,讓每位后勤員工學(xué)規(guī)則、懂規(guī)則,特別要通過一些行為細(xì)節(jié)的學(xué)習(xí)、討論和交流,讓后勤員工真正提升職業(yè)素養(yǎng)。其次,充分發(fā)揮言傳身教、典型引路、示范帶動的作用。榜樣的力量是無窮的。在日常工作中,我們對那些表現(xiàn)優(yōu)異的員工,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行重點(diǎn)表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì),并要求大家向身邊的先進(jìn)人物學(xué)習(xí),以調(diào)動后勤員工的工作積極性。四、我們在落實(shí)精細(xì)化管理方面的幾點(diǎn)困惑(一)如何處理規(guī)范化發(fā)展不平衡與實(shí)施精細(xì)化管理的關(guān)系如前所述,科學(xué)化管理分為規(guī)范化管理、精細(xì)化管理和個(gè)性化管理三個(gè)不同的階段和層次。所以一般而言,首先要加強(qiáng)的就是規(guī)范化建設(shè)。只有在規(guī)范化管理達(dá)到一定的基礎(chǔ)和水平之后,精細(xì)化管理的實(shí)施才不致成為“空中樓閣”。而在目前我校的后勤管理工作中,各個(gè)中心、各個(gè)部門甚至各個(gè)中心和部門內(nèi)部各個(gè)方面的規(guī)范化發(fā)展并不平衡,因此,在目前并不成熟的規(guī)范化管理基礎(chǔ)上全面實(shí)施精細(xì)化管理,從正面意義上可以說是讓我們的后勤工作發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢,直接完成從粗放式管理到精細(xì)化管理的跨越;但從反面意義上說則是在沒學(xué)會走之前就嘗試去跑,所以在實(shí)際推進(jìn)精細(xì)化管理的過程中我們也確實(shí)常常感到勉為其難和力不從心。(二)精細(xì)化管理受到學(xué)校辦學(xué)條件的限制后勤工作和師生員工的生活息息相關(guān)。我們常說“細(xì)中見精”,其實(shí)在生活的層面上,細(xì)節(jié)就代表了一種品質(zhì)。沒有細(xì)節(jié),就沒有品質(zhì)。雖然不能絕對地說人們對細(xì)節(jié)重視的程度完全與社會生活水平的高低成正比,但人們對細(xì)節(jié)的關(guān)注,在一定程度上確實(shí)要受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的制約,在管理中也是如此。與過去相比,現(xiàn)在學(xué)校對后勤的經(jīng)費(fèi)投入確實(shí)大幅增加,但要使我校的后勤工作達(dá)到社會上同行業(yè)的服務(wù)水平,在經(jīng)費(fèi)上還有一段很大的差距。比如:學(xué)校給我們各個(gè)中心撥付的臨時(shí)工工資是1萬元/年,平均也就800元/月左右,這樣的工資水平最多也只能請到中下素質(zhì)的職工,而在服務(wù)質(zhì)量上我們卻要求他們達(dá)到中上甚至優(yōu)秀的等級,這明顯不符合經(jīng)濟(jì)規(guī)律,也是做不到的事情。如此一來,再精細(xì)的管理可能也是麻布袋繡花底子太差。當(dāng)然盡管如此,我們還是盡一切所能,做好力所能及的事情。(三)量化考核難以落到實(shí)處要確保精細(xì)化管理有效實(shí)施,很重要的一條就是量化考核,但量化考核要真正落到實(shí)處,是要付出艱辛的努力,克服很多困難的。首先,量化考核對我校后勤來說,本身就是一種改革。在這種改革中,我們又基本上只能
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