工程項(xiàng)目會議管理制度

工程項(xiàng)目會議管理制度（一）基本原則1、堅(jiān)持以多種會議形式貫徹和落實(shí)公司各種規(guī)章制度及有關(guān)決定，及時(shí)研究和解決工程建設(shè)管理中存在的問題，多方交流信息，加快信息反饋的速度，不斷完善和改進(jìn)管理工作。2、所召開的會議本著既要解決問題，又要縮短時(shí)間的原則。盡量精簡會議頻率，可開可不開的會，堅(jiān)決不開；可在基層現(xiàn)場解決的問題，不在會上研究；屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的事情，不開全體會議。必須召開的會議，應(yīng)于會前通報(bào)議題，事先準(zhǔn)備好供會議討論的重要事項(xiàng)或文件材料。凡涉及對外或需向上級請示的，一定要在會前做好協(xié)調(diào)和請示等準(zhǔn)備工作。要使各種會議開得有內(nèi)容、有決議、有效果。3、各次會議要明確主辦部門，同時(shí)明確召集人和會議籌備人員，準(zhǔn)備好與會人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會議，原則上各個業(yè)務(wù)部門自行組織召集會議，辦公室協(xié)辦。4、凡涉及到公司會議，或者兩個部門以上參加的會議，以及要求上級領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，均需事前報(bào)辦公室備案并取得協(xié)調(diào)安排后，始得召開。5、凡會議需要費(fèi)用開支的，主辦部門必須提前做好會務(wù)方案，專門編制預(yù)算，經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)籌安排。6、會議決定的事項(xiàng)由辦公室或會議主辦部門根據(jù)會議紀(jì)要逐項(xiàng)負(fù)責(zé)落實(shí)、督辦，應(yīng)將執(zhí)行情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。7、對會議決定的事項(xiàng)，各部門要堅(jiān)決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過程中如存在問題，應(yīng)及時(shí)反饋。對各自職責(zé)范圍內(nèi)的問題，要積極協(xié)調(diào)解決；對涉及其他部門經(jīng)協(xié)商仍解決不了的，要如實(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)反映并提取建議，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（二）會議形式工程建設(shè)管理會議按召開類別主要可分為公司員工大會、公司周辦公例會、部門內(nèi)部工作會、工地現(xiàn)場會、技術(shù)專題研討會、工程重大問題專題會（質(zhì)量、安全、進(jìn)度）、監(jiān)理協(xié)調(diào)會、工地會議等形式。工程建設(shè)管理會議召開時(shí)間可分為定期會議和臨時(shí)會議兩種。定期會議要有固定的議題、時(shí)間、參加人員和會議地點(diǎn)。臨時(shí)會議一般是指由針對性解決專項(xiàng)問題的專題會議。（三）、會議的組織與落實(shí)1、員工大會公司員工大會是臨時(shí)會議，主要任務(wù)是傳達(dá)公司董事會和公司領(lǐng)導(dǎo)層對建設(shè)項(xiàng)目管理的要求，本項(xiàng)目總體工作計(jì)劃安排和發(fā)展目標(biāo)，公司最新決策、決議，以及公司下一步重要工作事項(xiàng)布置等。員工大會一般每季度或半年召開一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員工參加。會議由辦公室負(fù)責(zé)籌辦和召集，并擬定會議議程報(bào)公司經(jīng)理審定。辦公室負(fù)責(zé)會議記錄并在會后3天內(nèi)整理出會議紀(jì)要，由總經(jīng)理簽發(fā)并送公司各部門。2、公司周辦公例會周辦公例會，一般在每周初或末召開，會議由總經(jīng)理或委托副總經(jīng)理主持，公司各部門副職以上人員參加，辦公室負(fù)責(zé)會議召集并做好會議記錄，會后，需督促各部門積極完成公司布置的各項(xiàng)工作。會議的主要議題是：（1）檢查落實(shí)上周公司主要工作完成情況；（2）各部門提出本周工作重點(diǎn)；（3）對各部門之間的工作協(xié)調(diào)以及重要問題的討論研究；（4）其他需要在工作會議上討論決定的事項(xiàng)。3、部門（項(xiàng)目工作站）內(nèi)部工作會議部門（項(xiàng)目工作站）內(nèi)部工作會議可根據(jù)各部門的工作需要定期或不定期召開，由各部門（項(xiàng)目工作站）負(fù)責(zé)人主持，主要是傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)指示和對本部門（項(xiàng)目工作站）的工作要求，討論和解決本部門（項(xiàng)目工作站）工作中存在的問題等。會議需做好會議記錄，以備查核。4、工地現(xiàn)場會議工地現(xiàn)場會議是針對施工現(xiàn)場質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題的協(xié)調(diào)和討論設(shè)計(jì)變更、技術(shù)問題等方面的臨時(shí)性會議，一般由監(jiān)理代表擬訂會議議題，書面向公司相關(guān)部門（項(xiàng)目工作站）提出申請，也可由公司有關(guān)部門（項(xiàng)目工作站）提出。公司相關(guān)部門（項(xiàng)目工作站）根據(jù)具體事項(xiàng)，約定時(shí)間、地點(diǎn)，提前24小時(shí)書面通知承包人、監(jiān)理代表處和公司有關(guān)部門人員參加，必要時(shí)邀請公司領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)人員參加。工地現(xiàn)場會議由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門（項(xiàng)目工作站）負(fù)責(zé)人或授權(quán)人主持，監(jiān)理代表處負(fù)責(zé)召集， 并負(fù)責(zé)會議記錄和整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主辦部門（項(xiàng)目工作站）審查后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)（或授權(quán)項(xiàng)目工作站負(fù)者人）簽發(fā)，在會后3天內(nèi)發(fā)布。5、技術(shù)專題研討會議技術(shù)專題研討會議就是工程建設(shè)中重大技術(shù)問題和重要施工方案討論而召開的臨時(shí)會議，由公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門書面提出申請（包括會議議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、擬邀請專家名單、會議費(fèi)用預(yù)算等），經(jīng)總工程師審查后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后召開。會議由總工程師主持，辦公室負(fù)責(zé)籌辦及會務(wù)工作，相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員參加會議。技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)會議記錄和整理會議紀(jì)要，報(bào)總工程師審定后，由總經(jīng)理簽發(fā)。會后5天內(nèi)發(fā)布。6、工程重大問題專題會議工程重大問題專題會議是指工程建設(shè)中，為加強(qiáng)施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理，開展勞動競賽活動等專門召開的大型動員、總結(jié)會議。由總經(jīng)理主持，各監(jiān)理代表處、各承包人及有關(guān)建設(shè)協(xié)作單位代表、公司各部門主管以上人員參加。必要時(shí)請董事長及上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)參加。辦公室負(fù)責(zé)會議籌辦和召集工作，提前3天預(yù)訂和布置會場，擬訂會議議程報(bào)總經(jīng)理審定，發(fā)出書面會議通知。會議開支預(yù)算由辦公室專題簽報(bào)批準(zhǔn)。辦公室負(fù)責(zé)會議記錄和整理會議紀(jì)要，會后7天內(nèi)發(fā)布。7、監(jiān)理協(xié)調(diào)會監(jiān)理協(xié)調(diào)會是項(xiàng)目工作站與監(jiān)理代表處針對工程施工管理問題進(jìn)行交流的會議，由項(xiàng)目工作站負(fù)責(zé)主持，每月下旬在各監(jiān)理代表處分別定期召開。要求監(jiān)理代表處總監(jiān)、駐地高監(jiān)及專業(yè)監(jiān)理工程師參加，工程管理部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)主管參加，公司領(lǐng)導(dǎo)酌情參加。主要議程：（1）各合同段駐地高監(jiān)匯報(bào)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作情況和存在問題，提出有關(guān)工作方面的建議和意見；（2）總監(jiān)總結(jié)本月監(jiān)理代表處工作，對公司管理工作提出建議和改進(jìn)意見；（3）項(xiàng)目工作站和公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對監(jiān)理代表處轄區(qū)內(nèi)的監(jiān)理工作提出建議和改進(jìn)意見，并交流工作體會；（4）項(xiàng)目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對監(jiān)理代表處提出的問題和意見進(jìn)行答復(fù)。8、工地會議工地會議分第一次工地會議和常規(guī)工地會議（一下簡稱工地例會），由監(jiān)理代表處組織召開。第一次工地會議是在各合同段正式開工前必須召開的會議，會議由監(jiān)理代表處總監(jiān)主持，參加人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各工程相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量監(jiān)督站代表、設(shè)計(jì)代表、監(jiān)理代表處專業(yè)工程師、相關(guān)駐地監(jiān)理辦駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師及合同段承包人授權(quán)代表、合同段項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人及當(dāng)?shù)卣淼?。會議主要議程如下：（1）介紹各方人員及組織機(jī)構(gòu)（包括地址及通訊）公司應(yīng)向監(jiān)理工程師授權(quán)，并聲明自己仍保留哪些權(quán)利；宣布公司職能機(jī)構(gòu)、主要人員及職責(zé)范圍。監(jiān)理工程師將授權(quán)書、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及全體監(jiān)理工程師名單提交承包人。承包人應(yīng)書面提交工地代表（項(xiàng)目經(jīng)理）授權(quán)書、主要人員名單、項(xiàng)目經(jīng)理部職能機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及有關(guān)人員的資料材料，以取得監(jiān)理工程師的批準(zhǔn)；監(jiān)理工程師應(yīng)在本次會議中進(jìn)行審查并口頭予以批準(zhǔn)（或有保留的批準(zhǔn)），會后正式予以書面確認(rèn)。（2）宣布承包人的施工進(jìn)度計(jì)劃在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應(yīng)就施工進(jìn)度計(jì)劃作出如下說明：施工進(jìn)度計(jì)劃可于何日批準(zhǔn)或哪些分項(xiàng)已獲得批準(zhǔn)；根據(jù)批準(zhǔn)或?qū)⒁鷾?zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃，承包人何時(shí)可以開始哪些工程施工準(zhǔn)備，有無其他條件限制；有哪些重要或復(fù)雜的分項(xiàng)工程還應(yīng)單獨(dú)編制進(jìn)度計(jì)劃提交批準(zhǔn)。（3）檢查承包人的施工準(zhǔn)備承包人應(yīng)就施工準(zhǔn)備情況按如下主要內(nèi)容提出陳述報(bào)告，監(jiān)理工程師應(yīng)逐項(xiàng)予以澄清、檢查和評述。主要施工管理人員和施工人員（含項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、主要技術(shù)人員及主要機(jī)械操作人員）是否進(jìn)場或?qū)⒑稳者M(jìn)場，并應(yīng)提交進(jìn)場人員計(jì)劃及名單；用于工程的進(jìn)場材料、機(jī)械、儀器和設(shè)備是否進(jìn)場或?qū)⒂诤稳者M(jìn)場，是否將會影響施工，并應(yīng)提交進(jìn)場計(jì)劃及進(jìn)場清單；用于工程的本地材料來源是否落實(shí)，并應(yīng)提交料源分布圖、供料計(jì)劃清單及向甲方提供的供材計(jì)劃；施工進(jìn)度及臨時(shí)工程的進(jìn)展，并應(yīng)提交駐地及臨時(shí)工程建設(shè)計(jì)劃和布置圖；工地試驗(yàn)室、流動試驗(yàn)室及其設(shè)備是否安裝就緒或?qū)⒂诤稳瞻惭b就緒，并應(yīng)提交試驗(yàn)室布置圖、流動試驗(yàn)室分布圖及儀器設(shè)備清單；施工測量的基礎(chǔ)資料是否已經(jīng)落實(shí)并經(jīng)過復(fù)核，施工測量是否進(jìn)行或?qū)⒂诤稳胀瓿桑⑻釕?yīng)交施工測量計(jì)劃及有關(guān)資料；其他與開工條件有關(guān)的內(nèi)容及事項(xiàng)。（4）檢查業(yè)主負(fù)責(zé)的開工條件公司應(yīng)就工程占地、拆遷以及其他與開工條件有關(guān)的問題進(jìn)行說明；監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)或?qū)⑴鷾?zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃安排，對上述事項(xiàng)提出建議及要求。（5）明確施工監(jiān)理例會程序在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應(yīng)溝通與承包人的聯(lián)系渠道，明確工作例行程序，提出有關(guān)表格及說明：計(jì)量控制的主要程序、表格及說明；計(jì)劃進(jìn)度控制的主要程序、圖表及說明；計(jì)量支付的主要程序、證書、報(bào)表及說明；延期與索賠的主要程序、報(bào)表及說明；工程變更的主要程序、圖表及說明；工程質(zhì)量事故及安全事故的報(bào)告程序、表格及說明；函件的往來傳遞交接程序、格式及說明；確定工地例會的時(shí)間、地點(diǎn)及程序。（6）檢查討論與開工條件有關(guān)的其它事項(xiàng)。第一次工地會議由監(jiān)理代表處負(fù)責(zé)會議記錄和整理會議紀(jì)要，由總監(jiān)簽發(fā)，在會后3天分別送各有關(guān)單位。工地例會時(shí)根據(jù)“FIDIC”條款和合同管理要求，在建設(shè)施工中各參建方進(jìn)行協(xié)調(diào)的定期會議。它應(yīng)在工程開工后的整個施工活動期內(nèi)定期舉行，每一個月召開一次，每次半天或一天，其具體時(shí)間間隔可根據(jù)施工中存在問題的緩急程度由監(jiān)理工程師決定，工地例會由監(jiān)理代表處或駐地監(jiān)理辦組織召開，參加人員為項(xiàng)目工作站、公司工程管理相關(guān)部門、監(jiān)理工程師及承包人的相關(guān)人員，每月月底召開。承辦人項(xiàng)目經(jīng)理部各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人也必須參加會議。各承包人應(yīng)在會議召開前48小時(shí)提交書面匯報(bào)材料（統(tǒng)一格式）。在工地例會中如出現(xiàn)延期、索賠及工程事故等重大問題，可另行召開專門會議協(xié)調(diào)處理。工地例會應(yīng)按既定的例行議程進(jìn)行，一般應(yīng)由承包人逐項(xiàng)進(jìn)行陳述并提出問題和建議措施；監(jiān)理工程師應(yīng)逐項(xiàng)組織討論并作出決定或決議的意向。工地例會一般包括主要議程如下：（1）落實(shí)和確定上次工地例會所決定事項(xiàng)的完成情況，征詢意見并在本次會議進(jìn)一步落實(shí)未完成事項(xiàng)；（2）承包人匯報(bào)上月工程計(jì)劃完成情況和質(zhì)量、安全狀況，以及施工中存在的問題和原因分析。根據(jù)合同規(guī)定向監(jiān)理和公司提出工程實(shí)施中急需解決的問題和要求，并對下月的工程計(jì)劃作出安排；（3）審查工程進(jìn)度：主要是關(guān)鍵線路上的施工進(jìn)展情況及影響施工進(jìn)度的因素和對策；（4）審查現(xiàn)場情況：主要是現(xiàn)場機(jī)械、材料、勞力的數(shù)額以及對進(jìn)度和質(zhì)量的適應(yīng)情況并提出解決措施；（5）審查工程質(zhì)量：主要應(yīng)針對工程缺陷和質(zhì)量事故，就執(zhí)行控制標(biāo)準(zhǔn)、施工工藝、檢查驗(yàn)收等方面提出問題及解決措施；（6）審查財(cái)務(wù)事項(xiàng)：主要是期中支付、價(jià)格調(diào)整、額外的臨時(shí)金額等發(fā)生或?qū)l(fā)生的問題及初步處理意見或意向；（7）審查安全事項(xiàng)：主要是對發(fā)生的安全事故或隱藏的不安全因素以及對交通和民眾的干擾提出問題及解決措施；（8）討論施工環(huán)境：主要是承包人無力防范的外部施工干擾或不可預(yù)見的施