excel打印技巧.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡，如有侵權，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632Excel打印技巧沒有打印機一樣可以打印預覽 在沒有安裝打印機的電腦上按下Excel的“打印預覽”按鈕后，Excel會卻提示沒有安裝打印機，且無法打印預覽。其實，只要單擊“開始”“設置”“打印機”，然后雙擊“添加打印機”項目，再隨便安裝一個打印機的驅動程序。重啟Excel，就會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預覽了。 打印指定頁面 一個由多頁組成的工作表，打印出來后，發(fā)現(xiàn)其中某一頁（或某幾頁）有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍！只要選擇“文件”“打印”（不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來），打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。 首行重復打印 當工作表大于1頁時，用戶一般希望在打印時能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設置，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，接下來只需在“打印標題頂端標題行”文本框中輸入：:類似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會打印在每頁了。 表格也縮印 有時為工作需要，可能要求將多頁內(nèi)容調整為一頁打印出來（在Word中可以通過“縮放”技巧來實現(xiàn)），可選擇“文件”“頁面設置”，再在打開的“頁面設置”對話框中單擊“頁面”標簽，在“縮放”組下有一個“調整為”選項，只要在這里鍵入打印工作表內(nèi)容時所需要的頁數(shù)（注意頁寬和頁高兩個值必須一致）就可以了。不過，此功能對于與紙張高、寬比例嚴重不協(xié)調的工作表來說，建議不要采用，否則會嚴重影響打印效果。 打印選定區(qū)域 選定需要打印的區(qū)域，執(zhí)行“文件”“打印”，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個區(qū)域，可以先選定相應區(qū)域，再執(zhí)行“文件”“打印區(qū)域”“設置打印區(qū)域”。經(jīng)過這樣的設置后，無論是執(zhí)行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區(qū)域打印出來。 此時，如果想打印別的內(nèi)容，就必須先執(zhí)行“文件”“打印區(qū)域”“取消打印區(qū)域”命令，然后再進行打印操作。 打印不連續(xù)的單元格（區(qū)域） 如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格（區(qū)域）中的內(nèi)容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格（區(qū)域），選中多個不連續(xù)的單元格（區(qū)域，如A2.B2:C8.D10），然后選擇“文件”“打印”，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統(tǒng)將選中的每一個不連續(xù)單元格（區(qū)域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上）。 如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執(zhí)行“視圖”“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執(zhí)行打印操作就可以了。 打印不連續(xù)的行（或列） 有時，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊行（列）標，選中不需要打印出來的多個不連續(xù)的行（列），右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。 將公式打印出來 如果要將單元格中的公式打印出來，則執(zhí)行“工具”“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來。 一次打印多個工作表 在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時，用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續(xù)（或不連續(xù)）的工作表，進行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內(nèi)容”對話框中，選中“打印內(nèi)容”下面的“整個工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。 讓每一頁都打印出標題行 一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執(zhí)行“文件”“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”后面的方框中輸入：:（這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時，系統(tǒng)會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”后面的方框中輸入列標題區(qū)域，就可以為每一頁添加上列標題。 異地打印Excel表格 如果某臺電腦（A電腦）沒有安裝打印機，而另一臺有打印機的電腦（簡稱B電腦）上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機的驅動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調出“打印內(nèi)容”對話框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中“打印到文件”選項，并設置好其他選項，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名（如a.prn）后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn（保存在“我的文件”文件夾中）文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態(tài)下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目錄中，執(zhí)行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。 讓工作表居中打印 有時，可能需要打印的數(shù)據(jù)不是很多。如果直接打印，這些內(nèi)容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調整又非常麻煩。這時，只要選擇“文件”“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“頁邊距”選項頁，如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節(jié)下勾選“水平”復選框即可；如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框，當然建議同時勾選這兩個復選項，這樣就美觀多了。 自動避開錯誤值打印 當工作表中存在公式時，有時難免會出現(xiàn)一些錯誤信息，當然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇“文件”“頁面設置”，單擊“工作表”標簽，再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“空白”，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。 打印公式原形 首先，需要在工作表中將公式顯示出來才行，在“工具”“公式審核”菜單下選中“公式審核模式”選項即可。然后選擇“文件”“打印”，接著單擊“選項”按鈕來選定區(qū)域、活動工作表或整個工作簿。 調整打印機的分辨率 單擊“文件”“打印”，在打開的“打印內(nèi)容”中單擊“屬性”按鈕，然后在打開窗口的對話框下“打印質量”下拉框中可以選擇一種點數(shù)較低的分辨率，例如360點/英寸，這樣打印起來速度就會快很多。 以草稿方式打印 以草稿方式打印工作表時，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機設置框中的“按草稿方式”復選框。 以單色方式打印 如果工作表中有很多彩色格式設置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時就會自動將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機設置框中的“單色打印”復選框。 不讓表頭到表格中 有時打印表格線時，經(jīng)常會把表頭也弄到表格里面。這時，可以選取表格中需要打印的區(qū)域（記住不要選擇表頭），然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號，在出現(xiàn)的邊框樣式中選“所有框線”就行了。這樣，打印出來后，表頭就再也不會跑到表格里面去了。 快速打開打印機窗口 Excel XP具有后臺打印功能，執(zhí)行打印任務時，你可以在前臺繼續(xù)從事其他操作，而系統(tǒng)會在后臺進行打印，狀態(tài)欄會顯示一個打印機圖標。此時，只需雙擊狀態(tài)欄中的打印機圖標即可打開打印機狀態(tài)窗口，從中可快速執(zhí)行暫停、刪除打印等操作。 打印預覽的妙用 假設Excel的一個工作簿建有兩個工作表，現(xiàn)第二個工作表的頁碼要接著第一個工作表的頁碼。只要選中第二個工作表，按“打印預覽”“設置”，進入“頁面設置”“頁面”，最下面有一項“起始頁碼”，默認是自動，現(xiàn)修改其默認值即可，如第一個工作表的結束頁碼是5，那么在起始頁碼中輸入6。 打印行號和列標 選擇“文件”“頁面設置”命令，單擊“工作表”標簽，再選中“行號列標”復選框即可。 不打印圖形 對于一個圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節(jié)省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實現(xiàn)：（1）執(zhí)行“工具”“選項”，單擊“打印”標簽，將“打印文件附加信息”下面的“圖形對象”復選框前面的對號去掉。（2）在“打印”對話框中，按下端的“選項”按鈕，即可單獨打開“選項”對話框中的“打印”標簽，去掉“圖形對象”前面的對號去掉。 縱橫向紙張混合打印 有時，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時，可這樣設置：將光標定位在表格所在頁（即需要橫向輸出的頁）的開頭，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”標簽下，將紙張類型設置為“橫向”，按“應用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點之后”選項，確定退出；再將光標定位在后面需要恢復“縱向”輸出頁的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設置為“縱向”。 雙面打印 （1）在“打印”對話框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數(shù)頁”選項，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，將打印了內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機（順序千萬不要搞錯喲），再將“偶數(shù)頁”打印上去就行了。（2）在“打印”對話框中，選中“人工雙面打印”選項，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，系統(tǒng)會彈出一個提示打印另一面的對話框，此時，將打印了“奇數(shù)頁”內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機，按下上述對話框的“確定”按鈕，將“偶數(shù)頁”內(nèi)容打印上去就好了。 小提示 如果打印機有夾紙的“不良”習慣，請采取前面的“打印指定頁面”的做法，一頁一頁實現(xiàn)雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠！ 打印連續(xù)頁碼 默認情況下，打印Excel表格時，每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果需要將多個工作表的表格頁碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數(shù)，接著切換到第二個工作表。單擊“文件”“頁面設置”，進入“頁眉/頁腳”選項卡，再單擊“自定義頁眉