公司行政部的職能及組織架構(gòu).doc

公司行政部的職能及組織架構(gòu) （行政部草擬） 公司行政部是管理企業(yè)“物”的部門，是一個(gè)企業(yè)的三大支柱（資源、執(zhí)行力、發(fā)展戰(zhàn)略）之一。行政部的工作主要包括日常辦公、行政接待、會(huì)議管理、公關(guān)事務(wù)、安全保衛(wèi)、總務(wù)后勤等六大部分。每部分詳細(xì)說(shuō)明如下： 職能1：日常辦公。主要包括制定本部門的工作目標(biāo)，擬訂本部門的月度、年度工作計(jì)劃；組織編寫公司辦公事務(wù)管理規(guī)章制度起草工作，報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后嚴(yán)格執(zhí)行并組織實(shí)施和監(jiān)督、檢查制度的落實(shí)情況；管理企業(yè)的財(cái)產(chǎn)物資，建立行政財(cái)產(chǎn)物資賬冊(cè)并定期盤點(diǎn)；按照公司月度、年度財(cái)務(wù)預(yù)算，對(duì)辦公費(fèi)用支出進(jìn)行審核與控制，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶?；管理企業(yè)的檔案、印信、圖書及各種公文、信件；擬定公文（函）及信件；辦公設(shè)備的清潔、保養(yǎng)及維修報(bào)廢程序。 職能2：行政接待。主要包括來(lái)賓登記、接待和引見(jiàn)；接收轉(zhuǎn)發(fā)電話及信件，將工作信息記錄、整理并建檔；分發(fā)企業(yè)文件、通知，做好分發(fā)記錄并及時(shí)歸檔；制作、打印、復(fù)印通訊錄等辦公文件；預(yù)定機(jī)票、火車票及酒店；接收、反饋并處理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。職能3：會(huì)議管理。主要包括會(huì)議前的準(zhǔn)備工作：根據(jù)需要安排適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)所；備齊會(huì)議所需設(shè)備，并進(jìn)行調(diào)試，確保其能夠正常使用；將準(zhǔn)備好的議事日程分發(fā)給與會(huì)者；復(fù)印會(huì)議所需的相關(guān)文件資料；準(zhǔn)備出席人員的登記簿、會(huì)議記錄本等會(huì)議所需用品；與無(wú)法出席會(huì)議的人員進(jìn)行必要的溝通，為其提供幫助；做好開(kāi)會(huì)過(guò)程中的各項(xiàng)安排：帶齊會(huì)議所需品，提前到會(huì)；安排好會(huì)議座次，備齊茶水；安排與會(huì)者在出席登記簿上簽名；協(xié)助提供會(huì)議所需的相關(guān)文件資料；做好會(huì)議記錄；會(huì)議結(jié)束后相關(guān)事務(wù)的處理：將會(huì)議中使用的所有文件資料收回存檔；整理會(huì)議記錄，由會(huì)議主席或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字后分發(fā)各個(gè)會(huì)議成員或相關(guān)部門；復(fù)印歸檔會(huì)議中產(chǎn)生的文字資料。 職能4：公關(guān)事務(wù)管理。主要包括協(xié)調(diào)公司內(nèi)外各方面的關(guān)系；開(kāi)展公眾關(guān)系調(diào)查，及時(shí)掌握內(nèi)外部客服動(dòng)向；開(kāi)拓、維護(hù)媒介資源，掌握信息傳播的渠道和方式；審閱公司對(duì)外發(fā)布的稿件，配合其他部門開(kāi)展公關(guān)活動(dòng)；參與處理公司的突發(fā)危機(jī)事件等。 職能5：安全保衛(wèi)。主要包括貫徹執(zhí)行公司的安保制度和安保程序；規(guī)劃并建設(shè)公司的安全設(shè)施，同時(shí)做好防護(hù)工作；組織開(kāi)展安檢活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患并向上級(jí)匯報(bào)；處理各種突發(fā)安全事故；進(jìn)行日常的安保管理工作，重點(diǎn)檢查容易存在安全隱患的辦公場(chǎng)所和部位。 職能6：總務(wù)后勤。主要包括擬定總務(wù)后勤管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督、檢查制度的落實(shí)情況；編制總務(wù)后勤的經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算，并對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)行必要的控制；管理公司車輛的安排、保養(yǎng)、維修、車輛手續(xù)辦理等；負(fù)責(zé)員工食堂的日常管理工作；負(fù)責(zé)員工宿舍的日常管理工作（現(xiàn)公司還未設(shè)立員工宿舍）；負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生和