合同審核及付款管理規(guī)定.doc

*有限公司合同審核及付款管理規(guī)定根據(jù)*有限公司的有關(guān)規(guī)定，各下屬單位經(jīng)營所需的物資采購或買賣合同、加工承攬合同、倉儲合同、服務(wù)合同、運輸合同、租賃合同、資產(chǎn)購置與轉(zhuǎn)讓合同以及其它無名合同等的合同需經(jīng)各隸屬工廠廠長、公司財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理參照*企業(yè)財務(wù)經(jīng)理管理制度辦法進(jìn)行審核后方可執(zhí)行。由于審核業(yè)務(wù)工作量大、范圍廣，為更好地履行公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的服務(wù)和監(jiān)督職能，提高合同審核工作效率，明確送審和審核部門的責(zé)任和義務(wù)，使審核或付款環(huán)節(jié)簡捷順暢，同時最大程度地維護(hù)公司權(quán)益，特制定本管理規(guī)定。第一章 合同審核管理條例第一條 審核的宗旨： 比質(zhì)比價進(jìn)行審計，維護(hù)公司合法權(quán)益，為公司經(jīng)營服務(wù)。第二條 合同內(nèi)容要素：（1）當(dāng)事人的名稱或姓名和地址、電話、開戶行、帳戶；（2）標(biāo)的；（3）數(shù)量；（4）型號、規(guī)格、時段等；（5）計量單位；（6）價款及酬金；（7）結(jié)算方式；（8）運輸方式、包裝及費用；（9）履行期限、地點和方式；（10）驗收標(biāo)準(zhǔn)（非國標(biāo)的，應(yīng)以本廠生產(chǎn)、質(zhì)量部門或需求部門的要求為主，并同供貨商協(xié)商確立檢驗標(biāo)準(zhǔn)）；（11）違約責(zé)任；（12）解決爭議的方法；（13）后期的售后、維修、服務(wù)等；（14）其它與此合同相關(guān)的事項；第三條 送審合同規(guī)范要求： 1、合同內(nèi)容要素：見第二條2、送審合同范圍：本范圍適合設(shè)備、主、輔原材料、包裝物、零配件等所有經(jīng)營業(yè)務(wù)合同。3、合同簽署要求：各項物資采購（低值易耗辦公用品除外）一次性采購金額人民幣一萬元以上的必須簽訂相關(guān)合同，采購金額人民幣一萬元以下不簽訂合同的須上報廠級主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽名確認(rèn)后方可執(zhí)行。未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名確認(rèn)的合同或業(yè)務(wù)，財務(wù)部不允許核銷付款。4、合同送審程序：經(jīng)廠級主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，物控部進(jìn)行市場詢價，貨比三家，比質(zhì)比價采購計劃單上報廠級主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽名確認(rèn)物控部門提交書面采購計劃單，報部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名確認(rèn)物控部門提供詢價報告單，須附有兩家以上供貨商（唯一供應(yīng)商除外），報部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名確認(rèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，物控或工程部門進(jìn)行采購或后續(xù)業(yè)務(wù)特殊業(yè)務(wù)采購的將詢價報告單及兩家以上報價資料上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn) 5、 合同送審基本條件： （1）符合合同內(nèi)容要素，合同文字清晰明了，附有標(biāo)的物的技術(shù)參數(shù)和物理指標(biāo)； （2）兩家以上報價，提供競價供貨商的報價單和相關(guān)資料； （3）事前送審，時間至少提前一周（不符合本條，按急需審批合同處理）； （4）急需審批的合同（指不超過兩個工作日）：應(yīng)有送審部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽署的書面說明（因生產(chǎn)、業(yè)務(wù)急需，來不及送審的合同）； *注：為了在實際工作中做到既能及時滿足業(yè)務(wù)生產(chǎn)需要，又能為公司審核把關(guān)，對該類合同審核部門只作條款審核，而對價格審核保留事后審核的權(quán)利。第二章 簽署合同的規(guī)定第四條 合同經(jīng)辦人員工作職責(zé)：1、認(rèn)真的作事前的市場調(diào)查，按公司要求比質(zhì)比價；招標(biāo)類的合同需事前邀約意向單位或個人； 2、認(rèn)真負(fù)責(zé)的作出篩選符合或達(dá)標(biāo)的合作意向單位或個人，起草書面意向合同并遞交部門負(fù)責(zé)人予以審核； 3、因生產(chǎn)、業(yè)務(wù)急需來不及送審的合同，應(yīng)對部門負(fù)責(zé)人送審書面報價予以備案； 4、必須做好書面驗收記錄和收發(fā)存記錄，記錄內(nèi)容包括質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、期限和相關(guān)資料等內(nèi)容，并有經(jīng)辦人、驗收人和主管負(fù)責(zé)人簽名。該記錄作為合同執(zhí)行抽查責(zé)任或付款時的必須憑據(jù)。 第五條 合同審核人員的工作職責(zé)： 1、部門負(fù)責(zé)人或合同審核人員必須跟蹤合同執(zhí)行情況， 不定期進(jìn)行抽查，對違反合同的操作行為應(yīng)出處罰意見。 2、除審核合同必須外，明確界定本部門內(nèi)部或部門與部門之間此合同事項所涉及到的人員的工作分工及職責(zé)，必要時可直接參予合同的運作。 3、不得在該合同事項所涉及到的相關(guān)人員不知情的情況下擅自改動內(nèi)容、價格等重要合同要素。第三章 處罰管理規(guī)定第六條 在履行合同的過程中，如有下列情況者，按相關(guān)制度予以處罰，具體內(nèi)容如下： 1、不按合同送審要求提供兩家以上供貨商報價資料的，每份合同處罰合同經(jīng)辦人100元，部門負(fù)責(zé)人審核簽字的50元（特殊情況除外）； 2、先執(zhí)行，后送審的合同，經(jīng)事后審核調(diào)查，確定對公司造成損失的，按損失的程度對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行重罰或建議免職； 3、不按合同簽署要求提供標(biāo)的相關(guān)技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量驗收指標(biāo)的，每份合同處罰合同經(jīng)辦人100元，部門負(fù)責(zé)人審核簽字的50元（特殊情況除外）； 4、經(jīng)事后審查核實，合同執(zhí)行當(dāng)中出現(xiàn)不規(guī)范操作行為，每次處罰責(zé)任人500-1000元。對弄虛作假，給公司造成損失的，根據(jù)損失情況重做處罰意見，情節(jié)嚴(yán)重的建議免職。第4章 付款核銷第7條 質(zhì)量驗收程序：物控或工程部門所采購的物資必須經(jīng)生產(chǎn)、質(zhì)量或需求部門的相關(guān)人員（或指定人員）根據(jù)需求或合同訂立時的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)予以驗收。 第八條 付款審核程序： 1、必須嚴(yán)格執(zhí)行“誰簽合同誰負(fù)責(zé)，誰付款誰負(fù)責(zé)”的原則。 2、付款報銷程序： （1）提供付款審核資料包括：簽訂的有效合同、發(fā)票、入庫單、驗收單等，簡化程序為：合同-驗收-稅票 或 合同 -“固定資產(chǎn)購置驗收單”-稅票； *注：付款時未附上有效合同、發(fā)票、入庫單、驗收單、等資料的，財務(wù)部可執(zhí)行不付款。 （2）涉及5萬元以上預(yù)算內(nèi)資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)、預(yù)算外支出業(yè)務(wù)、工程費用業(yè)務(wù)、設(shè)備大修理業(yè)務(wù)需廠長審批報銷。 （3）付款審批流程：公