秘書處職能手冊.doc

目 錄第一章 秘書處工作職責(zé)1第二章 秘書處崗位職能2第三章 秘書處工作制度4第一節(jié) 公文管理辦法4第二節(jié) 文件管理辦法8第三節(jié) 報(bào)告管理辦法11第四節(jié) 會議管理辦法13第五節(jié) 督辦管理辦法16第六節(jié) 檔案管理辦法18第七節(jié) 保密管理辦法20第八節(jié) 對外接待管理辦法23第九節(jié) 總經(jīng)理日程安排管理辦法25第十節(jié) 秘書行為準(zhǔn)則與基本素養(yǎng)28第四章 工作流程30第五章 模板、范文37第一節(jié) 文件管理表單37第二節(jié) 報(bào)告管理表單44第三節(jié) 會議管理表單52第四節(jié) 公文范本64第五節(jié) 總經(jīng)理日程安排表單70第一章 秘書處工作職責(zé)一、在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下處理日常工作、協(xié)調(diào)部門工作，監(jiān)督各部門認(rèn)真及時貫徹事業(yè)部各項(xiàng)工作決策、指令。二、負(fù)責(zé)總經(jīng)理日程管理，包括會議安排、文件簽批安排、總經(jīng)理日程安排。三、負(fù)責(zé)文書工作，包括事業(yè)部各類文件的起草、打印、收發(fā)、傳閱、歸檔、作廢、銷毀等工作。四、負(fù)責(zé)信息、綜合資料的收集整理，為總經(jīng)理決策提供有價值信息，發(fā)揮參謀作用。五、負(fù)責(zé)會務(wù)管理，包括會議室的管理使用、會議議程安排、會議提案收集、會議材料準(zhǔn)備、會議通知、會議簽到、會議記錄、會議紀(jì)要和會議簡報(bào)的制發(fā)。六、負(fù)責(zé)會議決議的督辦、反饋工作。七、負(fù)責(zé)各部門周、月、季、半年、全年計(jì)劃、總結(jié)以及報(bào)告的收集、整理和上報(bào)工作。八、負(fù)責(zé)總經(jīng)理報(bào)告、匯報(bào)、致辭的起草工作。九、負(fù)責(zé)文件、信息、機(jī)要保密工作。十、負(fù)責(zé)電話記錄、電子郵件的傳接。十一、負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理交辦的其他工作。第二章 秘書處崗位職能一、總經(jīng)理助理、秘書處主任崗位職責(zé)（一）在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)助完成總經(jīng)理交辦的工作任務(wù)；（二）協(xié)助行政副總做好秘書處團(tuán)隊(duì)、文化、制度建設(shè)，定期對秘書處人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)；（三）協(xié)助行政副總制定秘書處整體工作規(guī)劃、工作計(jì)劃及報(bào)告； （四）協(xié)助行政副總對秘書處的相關(guān)管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督指導(dǎo)；（五）協(xié)助行政副總參與制定、執(zhí)行事業(yè)部內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及各類規(guī)章制度、有關(guān)方案；（六）負(fù)責(zé)起草、修改以事業(yè)部名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、講話、致辭等；（七）負(fù)責(zé)匯總實(shí)際工作遇到的問題，提出建設(shè)性意見并及時呈報(bào)行政副總；（八）負(fù)責(zé)督導(dǎo)秘書做好事業(yè)部文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作；（九）負(fù)責(zé)秘書處保密工作；（十）負(fù)責(zé)對外聯(lián)系、督辦、催辦事項(xiàng)及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。 二、秘書崗位職責(zé)（一）總經(jīng)理辦公室事務(wù)管理1負(fù)責(zé)總經(jīng)理工作期間日常事務(wù)管理；2負(fù)責(zé)總經(jīng)理日程安排，包括總經(jīng)理活動、內(nèi)外部接待安排、預(yù)約工作、商務(wù)活動安排；3負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室客人來訪預(yù)約、登記、接待及服務(wù)工作； 4負(fù)責(zé)總經(jīng)理文件和信函收發(fā)、分送及電話接聽等工作；5負(fù)責(zé)總經(jīng)理私人物品、辦公用品管理、單據(jù)整理等工作；6負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室整理工作，每天總經(jīng)理下班后，關(guān)閉門窗、電腦、電源，整理辦公室備品，做好保潔工作； 7負(fù)責(zé)總經(jīng)理交辦的其他工作。 （二）文件、檔案、保密管理、督辦工作8負(fù)責(zé)事業(yè)部日常文件信函、報(bào)告等材料的起草、打印、收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)遞、催辦工作，做到手續(xù)完備、及時準(zhǔn)確；9負(fù)責(zé)外來文件的分類、登記工作，并放入待處理文件夾內(nèi)，便于總經(jīng)理查閱；10外來公函、通知及文字材料，及時呈報(bào)總經(jīng)理批閱，根據(jù)總經(jīng)理批示辦理；11重要和緊急文件，須提醒總經(jīng)理；12每天將呈報(bào)總經(jīng)理批閱的文件清理一次，并核對登記記錄，及時按照總經(jīng)理批示進(jìn)行傳閱并做好登記；13根據(jù)檔案管理要求做好文件登記、立卷、歸檔工作；14做好借閱檔案的登記、回收工作；15不可私自對外界透露與公司有關(guān)信息，不可私自外借公司文件；16做好督辦工作。（三）會務(wù)管理17負(fù)責(zé)會議室安排、會議提案收集、會議程序擬定，以及會議通知；18負(fù)責(zé)會議材料準(zhǔn)備、會議簽到及記錄；19負(fù)責(zé)會議備品準(zhǔn)備、會場布置檢查；20負(fù)責(zé)會議紀(jì)錄、會議紀(jì)要、事業(yè)部簡報(bào)制發(fā)。（四）其他工作21負(fù)責(zé)秘書處辦公用品的保管、發(fā)放登記等工作；22負(fù)責(zé)本部門辦公和接待區(qū)域的整體環(huán)境的整潔，創(chuàng)造良好的辦公和接待環(huán)境；23負(fù)責(zé)秘書處日志記錄；24接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，并做好電話記錄；25完成總經(jīng)理、行政副總、總經(jīng)理助理交辦的其他事項(xiàng)，并對其負(fù)責(zé)。第三章 秘書處工作制度第一節(jié) 公文管理辦法第一條 依據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999），結(jié)合事業(yè)部實(shí)際，特制定本辦法。第二條 公文管理辦法概念。公文管理制度是對事業(yè)部業(yè)務(wù)文書進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專項(xiàng)制度。第三條 公文管理辦法制定依據(jù)。貫徹執(zhí)行事業(yè)部各項(xiàng)決議和指令，記錄事業(yè)部經(jīng)營管理活動全部信息。第四條 公文的范圍1.內(nèi)部公文：事業(yè)部與下屬部門、下屬部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往來文書，分為：（1）上行文（如：請示、報(bào)告、意見、提案等）；（2）下行文（如：通知、批復(fù)、章程、制度、命令、決定、指令、公告、通報(bào)等）；（3）平行文（如：函等）。2.外部公文：事業(yè)部或事業(yè)部下屬部門與政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人等外界進(jìn)行往來的文書，大致可分為行政類、經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等，如請示、報(bào)告、函電賀信、合同協(xié)議等；第五條 公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號楷體字，公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，正文用3號仿宋體字，正文一般每頁排22行，每行排28個字（詳見模板）。第六條 公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。第七條 公文用紙。一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第八條 公文寫作1.寫作要求。遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡明扼要，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2.格式要求。內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注事業(yè)部統(tǒng)一文眉、頁尾，外部公文視行文內(nèi)容加蓋事業(yè)部印章（詳見模板）。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。秘密等級和保密期限。涉及事業(yè)部秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級和保密期限。秘密等級用3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識保密期限，標(biāo)識方法與秘密等級相同，秘密等級和保密期限之間用“”隔開?！敖^密”、“機(jī)密”公文應(yīng)在公文首頁左上角標(biāo)明份數(shù)序號。緊急程度。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。用3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標(biāo)注秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.發(fā)文標(biāo)識。由事業(yè)部全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成。發(fā)文標(biāo)識字體使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識（如人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部文件）。4.發(fā)文字號。由事業(yè)部代字、文種代字、年份和序號組成。如：下行文、平行文通常采用“事業(yè)部發(fā)（函）2009號”。各部門呈報(bào)的報(bào)告、請示由“事業(yè)部代字+部門代字+年+號”組成，如“事業(yè)部人資2009號”組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布。文種代字一般用“發(fā)”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2種。年份一律采用公元紀(jì)年全稱用六角括號“”括起，如2009，不得使用09之類簡稱。序號為每年同一文種按發(fā)出時間順序編流水號，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。5.簽發(fā)人。分公司、各部門上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人（應(yīng)為分公司、各部門的具體承辦人員）的姓名和電話。簽發(fā)人姓名一律在紅色反線之上居右空1字，簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。6.公文標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文分公司、部門。如轉(zhuǎn)發(fā)文件原件標(biāo)題過長時，可用原件發(fā)文字號代替，如“人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)2009號文件的通知”。公文標(biāo)題中文種部分必須符合法定行文關(guān)系，與公文的內(nèi)容性質(zhì)相吻合。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。7.主送。指公文的主要受理機(jī)關(guān)、單位、部門，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂各用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。命令（令）、決定、會議紀(jì)要的主送機(jī)關(guān)寫于主題詞之下版權(quán)欄之上，“主送”二字用“已發(fā)”代替，后加冒號。最后一個發(fā)送單位后加句號。主送機(jī)關(guān)的全稱、特稱、單位概念，均應(yīng)使用統(tǒng)一文字表達(dá)形式，不得前后不一。8.公文正文。主送部門名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回行。正文要簡明扼要，層次清楚。9.附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。10.成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。并用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“”。11.印章。公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，一律加蓋印章。加蓋印章要端正、居中。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。12.附注。公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），如“此件以傳真形式發(fā)出”、“此件不登報(bào)”等，應(yīng)居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。13.主題詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，并刊于抄送欄橫線之上。14.抄送部門。抄送部門在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送部門依上級單位、平行單位、下級單位、部門次序排列，抄送部門間用逗號隔開，在最后一個抄送部門后標(biāo)句號。15.印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)。印發(fā)單位和印發(fā)日期位于抄送單位之下，占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，并在印發(fā)單位和印發(fā)日期橫線右下角刊字“共印份”。第九條 擬文。公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)，秘書處負(fù)責(zé)以事業(yè)部名義制發(fā)的文件起草。第十條 公文的處理流程1.上行文。提報(bào)事業(yè)部的文件均由秘書處秘書負(fù)責(zé)接收、處理。各部門按規(guī)定起草后將公文遞交秘書處辦理公文審批手續(xù)（附公文處理/審批專用單），呈總經(jīng)理批閱。秘書處秘書負(fù)責(zé)提醒總經(jīng)理對公文進(jìn)行及時批復(fù)，并將批復(fù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)送發(fā)文部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人，同時進(jìn)行收文登記（登記時間要精確）。提報(bào)董事會、政府部門的公文由秘書處負(fù)責(zé)制發(fā)、送達(dá)；2.下行文。由秘書處根據(jù)事業(yè)部決議或總經(jīng)理意圖起草，并以事業(yè)部名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記；3.平行文。指事業(yè)部之間、事業(yè)部內(nèi)部門之間的文件。對外部公司的文件由秘書處負(fù)責(zé)起草，用事業(yè)部文頭制發(fā)。事業(yè)部內(nèi)部門間的協(xié)商函由部門負(fù)責(zé)起草，并報(bào)秘書處存檔備案。第十一條 附經(jīng)營管理事業(yè)部常用公文模板、范本。第二節(jié) 文件管理辦法第一條 目的保證事業(yè)部文件管理科學(xué)、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)文件處理精確、及時，提高文件處理效率。第二條 定義 秘書處根據(jù)總經(jīng)理指示對于事業(yè)部通行文件進(jìn)行綜合管理，主要由文件制定、歸類，借閱、保存管理等構(gòu)成。 第三條 文件類型按照文件發(fā)布去向，可分為上行文、平行文、下行文、泛行文四類。1. 上行文：事業(yè)部向董事會或政府相關(guān)部門的發(fā)文。2. 平行文：事業(yè)部向其他平行部門的發(fā)文。3. 下行文：事業(yè)部對所屬各部門、團(tuán)隊(duì)的行文。4. 泛行文：可以同時上行、下行、平行及社會公布的一種行文（如行政公文中的公告，通告等）。按文件密級，可分為絕密、秘密、機(jī)密、普通、傳閱五類。1.絕密：極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。2.秘密：次級重要并且所涉及內(nèi)容不能像無關(guān)人員透露的文件。3.機(jī)密：不能向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。4.普通：非機(jī)密文件。5.傳閱：經(jīng)營管理事業(yè)部內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文件。第四條 發(fā)布形式根據(jù)發(fā)布文件公開性、重要性，按時效、節(jié)約、環(huán)保原則，確定以下發(fā)布形式。1.上行文：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)2.平行文：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)3.下行文：電子郵件、紙質(zhì)4.泛行文：公司網(wǎng)站、電子郵件注：以電子郵件、紙質(zhì)形式發(fā)布文件時，視必要程度，接受者須簽收登記。第五條 文件管理原則 文件制定遵循實(shí)用性、可操作性原則；文件管理遵循保密性、可追溯性原則。第六條 文件制定根據(jù)指示和規(guī)定，負(fù)責(zé)文件的起草、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、回收、歸檔工作。1.文件起草：根據(jù)總經(jīng)理要求，負(fù)責(zé)總經(jīng)辦相關(guān)文件的起草工作。2.文件審核：秘書處起草文件后，須報(bào)送行政副總或總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。3.文件編號：領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，對文件進(jìn)行編號、印發(fā)、登記。4.文件轉(zhuǎn)發(fā)：部門需要秘書處轉(zhuǎn)發(fā)的文件，呈報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由秘書處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)，如有必要，進(jìn)行回收、歸檔。第七條 文件收發(fā) 事業(yè)部（本事業(yè)部與董事會、其他事業(yè)部之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及事業(yè)部下屬部門文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度，由秘書處執(zhí)行、管理。1.文件接收：文件由秘書處接收，進(jìn)行登記、分類，經(jīng)秘書處主任審核、整理后呈報(bào)總經(jīng)理審批。2.文件發(fā)送：根據(jù)文件發(fā)布類型、領(lǐng)導(dǎo)簽批指示，進(jìn)行呈報(bào)或發(fā)送，如需傳閱進(jìn)行逐步登記。第八條 文件歸檔 1.歸檔范圍：歸檔的文件材料必須按年度立卷，事業(yè)部內(nèi)部在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，均按本辦法規(guī)定，分別立卷歸檔。包括：（1）會議材料，包括會議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議紀(jì)要等。 （2）董事會關(guān)于事業(yè)部的決定、決議、指示、命令等文件材料。 （3）事業(yè)部對外的正式發(fā)文及與其他事業(yè)部或政府來往的文書。（4）事業(yè)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。 （5）事業(yè)部與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 （6）事業(yè)部負(fù)責(zé)人任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 （7）事業(yè)部職工勞動、工資、福利方面的文件材料。（8）事業(yè)部的歷史沿革、大事記及反映事業(yè)部重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。2.文件保管：文件按內(nèi)容整理后，分為兩類保管：一類是尚未完結(jié)的文書，一類是可以歸檔的文件。全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在文件保存簿上做好登記，歸檔保存。按文書類別不同，保存年限不同。（1）凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計(jì)及會計(jì)文書，以及員工人事勞資文書等歸于永久保存文書。（2）類似永久保存文件性質(zhì)，沒有必要永久保存的文書，如合議書、志愿書、違約書、往來公文、復(fù)命書、報(bào)告書和重要往來信函等，可保存十年。（3）保存期從編輯之日起計(jì)算，次重要且沒有必要保存十年的文書，可保存五年。3.借閱復(fù)制：借閱或復(fù)制有關(guān)文件,須填寫文件借閱復(fù)制申請表，行政副總或總經(jīng)理簽批后方可借閱或復(fù)制，須在借出當(dāng)日17時前歸還。4.作廢銷毀：填寫文件作廢審批表、文件銷毀申請表對所有失效文件進(jìn)行登記備案，經(jīng)行政副總或總經(jīng)理審批后進(jìn)行銷毀。銷毀須由兩人以上共同執(zhí)行并簽字。第九條 本辦法解釋權(quán)歸屬人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部秘書處所有。如與事業(yè)部其他制度相抵觸，以其他制度為準(zhǔn)。第三節(jié) 報(bào)告管理辦法第一條 目的：提升經(jīng)營管理事業(yè)部內(nèi)控管理水平，強(qiáng)化管理溝通意識，增強(qiáng)工作計(jì)劃有效性，為經(jīng)營管理事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時、準(zhǔn)確依據(jù)。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。第三條 定義：本辦法中報(bào)告包括經(jīng)營管理事業(yè)部下屬各運(yùn)營、營銷、市場開發(fā)團(tuán)隊(duì)以及人力資源、行政辦、品牌管理中心等各職能部門負(fù)責(zé)人，定期或?qū)崟r向事業(yè)部總經(jīng)理進(jìn)行述職報(bào)告的行為；各事業(yè)部或項(xiàng)目經(jīng)營團(tuán)隊(duì)之間需協(xié)同或通報(bào)事項(xiàng)；經(jīng)營管理事業(yè)部向董事會進(jìn)行的工作匯報(bào)行為等。第四條 報(bào)告分類主要包括例行報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告和其他報(bào)告三種。1.例行報(bào)告：根據(jù)本辦法要求在規(guī)定時間內(nèi)必須上報(bào)的計(jì)劃、總結(jié)等資料，包括月報(bào)（月工作計(jì)劃、總結(jié)）、季報(bào)（季度工作計(jì)劃、總結(jié)）和年度報(bào)告（年度工作計(jì)劃、總結(jié)）三種（詳見附表）；2.專項(xiàng)報(bào)告：針對某項(xiàng)具體工作或按總經(jīng)理要求臨時上交的報(bào)告，包括主動報(bào)告（即事件報(bào)告，符合以下標(biāo)準(zhǔn)，可按此類上報(bào)：給事業(yè)部整體運(yùn)營帶來重大影響的行為或事件；阻礙某一項(xiàng)目營銷或運(yùn)營正常有序開展的行為或事件；危及或影響到事業(yè)部財(cái)產(chǎn)、員工人身安全的行為或事件；可能損害到事業(yè)部正常經(jīng)營或利益的自然災(zāi)害，如地震、水災(zāi)、臺風(fēng)等不可抗力因素）、復(fù)命報(bào)告（針對總經(jīng)理臨時問詢提交的報(bào)告）等；3.其他報(bào)告：工作簡報(bào)、口頭報(bào)告等。第五條 報(bào)告形式主要有紙質(zhì)文件、電子版本等形式。紙質(zhì)文件指參照本辦法附件范本制定并打印出的報(bào)告；電子版本即存儲于某種存儲設(shè)備中未打印出的報(bào)告；當(dāng)出現(xiàn)緊急情況不便以上述形式上報(bào)時，也可使用口頭、短信、電話等形式。第六條 報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)：報(bào)告應(yīng)全面體現(xiàn)報(bào)告人、報(bào)告對象、報(bào)告事項(xiàng)、計(jì)劃完成時限、完成標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)際完成情況及未完成原因等因素。第七條 與董事會溝通1.每月初首個星期一，事業(yè)部向董事會提交每月一次的例行工作匯報(bào)；2.月工作匯報(bào)包括當(dāng)月工作匯報(bào)、下一階段工作重點(diǎn)等，主要圍繞市場開發(fā)、項(xiàng)目營銷與運(yùn)營等方面工作進(jìn)行綜述；3.秘書處匯總報(bào)表，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批通過，上報(bào)公司并收取回執(zhí)；4.戴總批示后，秘書處收取批示并呈報(bào)事業(yè)部總經(jīng)理批閱，督辦各部門執(zhí)行指示情況，并及時將結(jié)果反饋給總經(jīng)理。第八條 事業(yè)部間溝通指與其他各事業(yè)部以及各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的工作交流、協(xié)調(diào)與信息共享。主要溝通方式有簡報(bào)和工作協(xié)調(diào)函等,通過紙質(zhì)文件和電子版本兩種形式發(fā)行。1.簡報(bào)指事業(yè)部及事業(yè)部下屬部門根據(jù)具體工作進(jìn)展總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)；2.事業(yè)部工作協(xié)同函指本事業(yè)部需要其他事業(yè)部或各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)予以工作配合、支持或協(xié)調(diào)時，按本辦法范本制定并發(fā)送的函。第九條 事業(yè)部內(nèi)部溝通事業(yè)部內(nèi)部溝通是指事業(yè)部與下屬部門及部門之間的溝通，主要有例行報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告及簡報(bào)三種形式。1.例行報(bào)告：各部門須在每周一12時前上交周工作計(jì)劃、總結(jié)；每月第三個工作日12時之前上交月工作計(jì)劃、總結(jié)；每季度初五個工作日內(nèi)上交季工作計(jì)劃；6月25日前上交年中工作總結(jié)（表格、書面）；12月25日前上交年度工作總結(jié)（表格、書面）。報(bào)告須及時交至秘書處，如有特殊情況不能及時上交，應(yīng)提前三個工作日知會秘書處負(fù)責(zé)人，并填寫報(bào)告延遲說明表報(bào)總經(jīng)理。2.專項(xiàng)報(bào)告：要求各部門根據(jù)具體工作實(shí)際及時反映問題，便于總經(jīng)理對工作進(jìn)展情況實(shí)時把握，并做出準(zhǔn)確決策。根據(jù)主動與復(fù)命兩種報(bào)告類型，流程不同。（1）主動報(bào)告：秘書處接收后對報(bào)告進(jìn)行審核分類后呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時傳達(dá)給上報(bào)部門。（2）復(fù)命報(bào)告：秘書處傳達(dá)總經(jīng)理問詢至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，臨近報(bào)告前給予提醒，及時接收報(bào)告并呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時傳達(dá)。（3）簡報(bào)：部門簡報(bào)由部門負(fù)責(zé)人指定專人結(jié)合部門工作進(jìn)展制定，每季度一期，力求增強(qiáng)簡報(bào)編寫部門凝聚力、榮譽(yù)感，激發(fā)事業(yè)部其他部門創(chuàng)造力，形成爭優(yōu)創(chuàng)先的良性循環(huán)。部門委派專人制作交由秘書處審核，經(jīng)秘書處主任審批，印制后于事業(yè)部內(nèi)部發(fā)行，如有必要傳閱后歸檔。第四節(jié) 會議管理辦法第一條 目的：為規(guī)范事業(yè)部各項(xiàng)會議及培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間、提高會議質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。第三條 會議形式：見面會議、視頻會議、電話會議等。第四條 會議安排：事業(yè)部會議分為總經(jīng)理辦公會議、部門會議、專項(xiàng)會議、事業(yè)部年度大會及其他臨時性會議等。1.總經(jīng)理辦公會議。由總經(jīng)理主持，事業(yè)部高管參加，圍繞重大事件及決策展開，全面掌控事業(yè)部發(fā)展目標(biāo)及管理動向。秘書處負(fù)責(zé)人列席會議并負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的整理和分發(fā)（會議安排詳見附表）。2.部門會議。事業(yè)部所屬各職能部門負(fù)責(zé)人組織召開的會議，包括日、周、月例會。會后形成會議紀(jì)要，1個工作日內(nèi)將會議紀(jì)要備份呈報(bào)至秘書處存檔備案。3.專項(xiàng)會議。事業(yè)部總經(jīng)理確定會議主題及參加會議人員，秘書處下發(fā)會議通知，指定召開時間、地點(diǎn)、會議主題，并在會后形成會議紀(jì)要，跟進(jìn)督辦。 4.事業(yè)部年度大會?？偨Y(jié)全年工作情況，布署工作任務(wù)，表彰獎勵先進(jìn)部門及個人。此項(xiàng)會議由秘書處具體組織實(shí)施，并制發(fā)會議簡報(bào)。5.其他臨時性、凡涉及到多個部門負(fù)責(zé)人參加的會議或由于工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會議通知單報(bào)秘書處，由秘書處進(jìn)行統(tǒng)一安排。第五條 會議管理1秘書處負(fù)責(zé)會議計(jì)劃管理，各類會議經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到秘書處登記備案，秘書處每周、月編排會議安排表；2凡公司已列入會議計(jì)劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應(yīng)提前2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)秘書處調(diào)整會議計(jì)劃，未經(jīng)秘書處調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會議計(jì)劃。3各部門工作例會必須服從事業(yè)部的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會、局部服從整體的原則。4會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排，原則上不可請假、遲到或缺席，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會議布署的各項(xiàng)工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。5各類會議資料除自行存檔外，應(yīng)提交秘書處立卷、存檔。第六條 會議準(zhǔn)備1事業(yè)部級會議由秘書處制發(fā)會議通知，編排會議日程，準(zhǔn)備會議相關(guān)資料，負(fù)責(zé)會議簽到、會議記錄和紀(jì)要制發(fā)；2行政辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議所需相關(guān)設(shè)備用品，并檢查是否正常工作；3禮儀部負(fù)責(zé)會議服務(wù)工作；4企劃部負(fù)責(zé)會議攝影和攝像工作。 第七條 會議紀(jì)律1與會人員須嚴(yán)格按照會議時間出席，提前十分鐘到達(dá)會議室，并填寫會議簽到表；2與會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進(jìn)出，應(yīng)按次序發(fā)言，如有急需說明事項(xiàng)，應(yīng)向會議組織者示意獲準(zhǔn)后發(fā)言；3周會、月會等例行會議要求與會人員主要圍繞當(dāng)期的工作重點(diǎn)、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)，下一步工作重點(diǎn)以及需要其他部門或團(tuán)隊(duì)予以協(xié)同的事項(xiàng)等展開；4會議期間，與會人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成振動狀態(tài)，不準(zhǔn)接聽電話，如有重要電話應(yīng)向會議組織者請假后離場接聽，以免影響會議效果。違者將予以100元處罰；5任何人員不得無故缺席會議，如確有緊急情況，須提前請假（中層干部以上人員請假需總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它人員需向會議組織部門請假），否則視為缺席。違者將視情節(jié)嚴(yán)重性予以100元以上處罰。第八條 會議紀(jì)要管理1本著真實(shí)有效的原則撰寫會議記錄，并要求與會人員在會議記錄文件上簽字確認(rèn)，形成會議紀(jì)要文件，并由總經(jīng)理審批后下發(fā)至與會人員；2事業(yè)部所有會議紀(jì)要由秘書處負(fù)責(zé)分類管理，指定專人負(fù)責(zé)備份、編號、登記、存檔；3申請借閱會議紀(jì)要須嚴(yán)格參照借閱流程，辦理相關(guān)審批手續(xù)；4所借閱的會議紀(jì)要檔案須在借閱當(dāng)日17時前歸還，如不能按期歸還，須再次辦理延期借閱手續(xù)；5所借閱的會議紀(jì)要檔案嚴(yán)禁復(fù)印留存；6借閱期間借閱人須保證資料的完整，歸還時如發(fā)現(xiàn)資料破損或改動，則依照獎懲辦法對當(dāng)事人進(jìn)行處罰。第九條 會議決議督辦1督辦范圍：周例會、月例會、各項(xiàng)專項(xiàng)會議決議等；2事項(xiàng)督辦形式：會后由秘書處指定專人進(jìn)行跟進(jìn)督辦，每次督辦須做好記錄工作以備查閱，督辦形式主要包括：電話、手機(jī)短信、傳真、郵箱、現(xiàn)場跟進(jìn)督辦、調(diào)閱部門會議紀(jì)要；3督辦事項(xiàng)記錄要求：督辦人員必須準(zhǔn)確詳實(shí)了解所跟進(jìn)事項(xiàng)進(jìn)展情況，并如實(shí)填寫會議決議跟進(jìn)表。督辦人員應(yīng)根據(jù)所跟進(jìn)事項(xiàng)實(shí)際情況實(shí)時或定期向主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理上報(bào)會議決議跟進(jìn)記錄表。 第十條 附會議管理表格、流程。第五節(jié) 督辦管理辦法第一條 督辦目的：為協(xié)助總經(jīng)理對經(jīng)營管理事業(yè)部各項(xiàng)工作有效管理與跟進(jìn)，進(jìn)一步完善內(nèi)控管理體系，提升管理水平，降低運(yùn)作成本，特制定本督辦管理辦法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。第三條 督辦工作職能1.補(bǔ)充完善事業(yè)部內(nèi)控管理體系，有效提升管理水平；2.記錄總經(jīng)理日常工作計(jì)劃，并進(jìn)行分類管理督辦；3.搜集各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及部門例行工作計(jì)劃、總結(jié)并進(jìn)行統(tǒng)籌管理；4.重點(diǎn)工作跟蹤，定期反饋總經(jīng)理，提供及時有效的決策依據(jù)；5.其他總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的督辦管理。第四條 督辦原則1.為決策服務(wù)原則：提供決策依據(jù)，樹立宏觀統(tǒng)籌、高度協(xié)同的服務(wù)理念；2.實(shí)事求是原則：督辦工作人員要全面、準(zhǔn)確地了解情況，講真話、報(bào)實(shí)情；3.督而不決原則：秘書處在督辦過程中具有監(jiān)督監(jiān)察權(quán)，不得擅自決策和替代督辦對象的職能工作；4.時效性原則：督辦工作快速、高效，確保督辦事項(xiàng)在規(guī)定時間內(nèi)完成；5.保密性原則：秘書處要嚴(yán)格遵守事業(yè)部保密制度，避免信息泄露。一旦泄密將按照事業(yè)部相關(guān)規(guī)定處罰。第五條 督辦對象：各項(xiàng)目公司和部門主要負(fù)責(zé)人，以及其他需督辦人員。第六條 督辦方式：OA辦公系統(tǒng)、電話、傳真、郵件、晤談及其他合理有效方式等。第七條 督辦范圍分為五個層面：1.運(yùn)營管理層面：針對商城的環(huán)境設(shè)施、客戶服務(wù)、人員管理、物業(yè)安全、物流配送、后勤保障和應(yīng)急機(jī)制的督辦管理。2.營銷管理層面：針對市場調(diào)研、文化建設(shè)、品牌定位與傳播、營銷戰(zhàn)略、公關(guān)策劃、招商開業(yè)、促銷活動等進(jìn)行督辦管理。3.市場開發(fā)層面：針對市場開發(fā)策略、政府接洽、商圈概述、選址意向等市場開發(fā)各項(xiàng)工作進(jìn)行督辦管理； 4.行政管理層面：針對日常行政事務(wù)、會議管理、公共關(guān)系、文書檔案、后勤管理和安全保衛(wèi)等進(jìn)行督辦管理。5.人力資源層面：針對公司人員招聘、崗位異動、人員流失、員工晤談、員工關(guān)懷、員工培訓(xùn)、績效考核等工作進(jìn)行督辦管理。第八條 督辦內(nèi)容分為三級：一級督辦內(nèi)容包括集團(tuán)公司的重大戰(zhàn)略部署，重要會議決策，總經(jīng)理重要指示；二級督辦內(nèi)容包括例行督辦、計(jì)劃督辦和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督辦等；三級督辦內(nèi)容包括公司高管的臨時指示，職能部門的工作完成情況等。第九條 督辦問責(zé)規(guī)范1.問責(zé)目的：提升督辦人員工作效率，增強(qiáng)自身管理意識，更好的服務(wù)于事業(yè)部決策層，提升內(nèi)控管理水平。2.問責(zé)對象：督辦組內(nèi)部工作人員3.問責(zé)內(nèi)容：（1）工作缺乏主動性；（2）工作落實(shí)不力；（3）虛報(bào)、瞞報(bào)督辦事項(xiàng)；（4）泄露公司機(jī)密。4.問責(zé)方式：誡勉談話、通報(bào)批評、績效調(diào)整、勸退、辭退。第十條 督辦工作流程1.督辦類型：督辦分為例行督辦、專項(xiàng)督辦及領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督辦等三種類型。所謂例行督辦是指定期對事業(yè)部各項(xiàng)目公司和部門例行工作的督辦。專項(xiàng)督辦是指對各項(xiàng)目公司和部門專項(xiàng)工作的督辦。領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督辦則是指領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的督辦類工作。2.督辦流程：督辦工作立項(xiàng)向督辦對象下達(dá)督辦通知依據(jù)督辦事項(xiàng)進(jìn)展情況向督辦對象有效提醒整理督辦信息并形成督辦報(bào)告呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批閱根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱指令進(jìn)行跟進(jìn)提醒督辦事項(xiàng)完成后形成報(bào)告并存檔反饋。第十一條 附則1.本管理辦法解釋權(quán)歸經(jīng)營管理事業(yè)部秘書處；2.本管理辦法自公布之日起實(shí)施；3.附督辦問責(zé)記錄表、誡勉談話記錄表。第六節(jié) 檔案管理辦法第一條 管理部門。事業(yè)部秘書處設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。人資、財(cái)務(wù)、營銷、運(yùn)營、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。第二條 歸檔范圍。包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：1管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計(jì)劃、大事記；各類公文、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等；2立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目的可行性報(bào)告、評估報(bào)告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的各種批復(fù)文件等；3證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等；4資信文件：驗(yàn)資、審計(jì)、評估報(bào)告等；5合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等；6項(xiàng)目開發(fā)報(bào)批文件：征地文件、規(guī)劃報(bào)建文件、施工及竣工驗(yàn)收文件等；7設(shè)備和技術(shù)文件：設(shè)備、技術(shù)資料等；8國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等9聲像信息類：事業(yè)部具有重要價值或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資料等。10其他需要?dú)w檔的重要文件。第三條 收集歸檔1檔案在形成過程中，檔案員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地移交檔案室歸檔。 2凡屬歸檔范圍的文件，檔案員應(yīng)在文件辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。3以事業(yè)部名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀(jì)要、往來函件和傳真件等由秘書處負(fù)責(zé)收集、整理，按年度立卷歸檔。4為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第四條 分類編目。檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。第五條 檔案保管1檔案室必須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情，必須立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。3檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據(jù)所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。第六條 檔案借閱1借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)；2借閱非機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件，須報(bào)行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批；3因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)行政副總批準(zhǔn)方可借出；4借閱機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；絕密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；5外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱；6任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作記號、涂改，污損文件。確因工作原因需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；7借閱檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。第七條 檔案移交檔案需移交時，應(yīng)將檔案移交的詳細(xì)目錄上報(bào)行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批，方可移交。第八條 檔案銷毀檔案銷毀須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由檔案管理員和秘書處負(fù)責(zé)人同時在場監(jiān)督。第九條 其他人事、財(cái)務(wù)、營銷、運(yùn)營等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點(diǎn)增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負(fù)責(zé)。第七節(jié) 保密管理辦法第一條 保密范圍：1政府、董事會下發(fā)的內(nèi)部參閱、秘密級以上文件；2重大決策中的秘密事項(xiàng)；3尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策；4開發(fā)報(bào)建、設(shè)計(jì)施工、訴訟或仲裁事項(xiàng)及糾紛的解決方案等；5章程、合同、協(xié)議、意向書、制度、規(guī)定及可行性研究報(bào)告；6各部門上報(bào)、下發(fā)和相互交換的內(nèi)部文件、資料；7各部門每個時期的工作計(jì)劃、總結(jié)和情況綜合文件、資料；8各類行政、業(yè)務(wù)會議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀(jì)要；9財(cái)務(wù)運(yùn)作、資金運(yùn)作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、金融管理部門的原始數(shù)據(jù)、資料；10人事檔案，員工個人工資、獎金及勞務(wù)性收入資料，員工情況綜合材料；11在經(jīng)營過程中形成的市場調(diào)查、預(yù)測、投資項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目招商、項(xiàng)目評估、項(xiàng)目進(jìn)展情況等專題報(bào)告及有關(guān)資料；12招商、營銷策略等資料；13招投標(biāo)資料、底價及競爭對手的有關(guān)情況等；14工程預(yù)算、結(jié)算書和各種圖紙；15事業(yè)部管理層住址、電話、行蹤；16所有印章、財(cái)務(wù)用章、法人章等；17各部門所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息；18意外或突發(fā)事件，其它經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第二條 密級確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應(yīng)分類編定為秘密、機(jī)密、絕密三個密級。1公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；2公司的規(guī)劃、公司經(jīng)營情況、重要會議記錄為機(jī)密級；3公司人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。第三條 保密措施1密件應(yīng)由各級行政管理部門分別蓋上相應(yīng)密級的印章。2密件應(yīng)有專人監(jiān)制、保管，存放在保險(xiǎn)箱或保險(xiǎn)柜內(nèi)；條件一時不具備的，也應(yīng)存放在上鎖的資料柜、抽屜內(nèi)。3機(jī)密級（含）以上的文件傳閱至公司領(lǐng)導(dǎo)；秘密級文件傳閱各副總以上級別人員。非經(jīng)以上人員批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘抄或傳閱。4密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由秘書處或主管副總經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經(jīng)辦人或電腦管理員負(fù)責(zé)保密。5外出攜帶密件，由指定人員負(fù)責(zé)保密并采取必要的安全措施。6查閱、借閱密件，須要經(jīng)總經(jīng)理同意，并經(jīng)密件保存部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。機(jī)密件須先經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人審批，再經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后方能借閱，并要求當(dāng)日歸還。7凡涉及保密內(nèi)容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。8秘書處檔案室、打字室和有關(guān)部門資料室設(shè)為保密室，未經(jīng)同意，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入保密室。各領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，未經(jīng)本人同意，不得進(jìn)入。9全體員工要嚴(yán)格遵守保密制度，預(yù)防丟失或被竊取文件資料；不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密?0具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議及其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：（1）選擇具備保密條件的會議場所；（2）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項(xiàng)的人員予以指定；（3）依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；（4）確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。11任何員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)被泄露或可能被泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時報(bào)告秘書處負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)處理。12各部門在經(jīng)營中如遇有可能給公司造成負(fù)面影響的緊急情況，在場員工應(yīng)立即處理，無法處理時應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。對有負(fù)面影響的突發(fā)事件除有義務(wù)協(xié)助司法機(jī)關(guān)調(diào)查取證外，不得對外發(fā)布任何消息；確有必要時對外發(fā)言時，應(yīng)由籌建處負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)指定專人進(jìn)行或在統(tǒng)一口徑的情況下經(jīng)籌建處負(fù)責(zé)人同意或認(rèn)可后進(jìn)行。13.員工請長假、長休、辭職，必須將與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料、合同協(xié)議、客戶檔案、電子文檔填寫詳細(xì)清單并上交部門負(fù)責(zé)人。第四條 公司員工應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，公司有權(quán)對其進(jìn)行背景調(diào)查。第五條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：1本事業(yè)部秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；2使事業(yè)部秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。第六條 罰則出現(xiàn)下列情況之一的，予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、辭退，情節(jié)嚴(yán)重的依據(jù)公司法、保密法、刑法有關(guān)規(guī)定，追究法律責(zé)任。1、泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；2、違反保密管理程序的；3、泄露公司秘密但采取有效補(bǔ)救措施的；4、故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；5、違反保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；6、利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。第八節(jié) 對外接待管理辦法第一條 為使事業(yè)部接待工作有所遵循，特制定本制度。第二條 本制度適用于事業(yè)部接待工作。第三條 秘書處、行政辦公室負(fù)責(zé)制度解釋。第四條 接待事務(wù)分類A類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、主流媒體、外賓及參觀團(tuán)或政府部門的接待；B類：業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待；C類：普通接待。指一般來客的接待。第五條 接待場所管理1總經(jīng)理辦公室、會議室用于貴賓接待；2VIP商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待；3休閑廳用于普通接待，待客必須在指定區(qū)域。第六條 接待職責(zé)分工1接待是窗口工作，對于塑造企業(yè)良好形象具有十分重要的意義，相關(guān)部門人員必須高度重視、規(guī)范操行。2接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：（1）警衛(wèi)值班：提供安全保障及來客導(dǎo)入；（2）禮儀中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時清掃工作；（3）總臺文員：提供信息溝通保障、調(diào)度控制及來客記錄；（4）經(jīng)辦部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終；（5）秘書處：管理總經(jīng)理辦公室、貴賓室，負(fù)責(zé)招待服務(wù)并陪同洽談及參觀。3.行政辦公室主任對接待工作負(fù)全面責(zé)任。第七條 接待方式1貴賓接待：秘書迎接來客于總經(jīng)理辦公室或會議室入座，事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等招待，如需就餐由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于酒店就餐。2業(yè)務(wù)接待：營銷部門、招商主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談，以香煙、飲料、糖果等招待。如需就餐，原則上安排工作餐，營銷、招商經(jīng)辦人陪同。如需安排外出就餐，由副總或指派人員陪同。3普通接待：業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù)，以純凈水招待，如需就餐由部門指定人員陪同于餐廳就餐。第八條 接待規(guī)則1接待一般程序：警衛(wèi)值班問清來由后指導(dǎo)路線并通報(bào)總臺，總臺禮儀、文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報(bào)接待部門及服務(wù)人員，接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室接待洽談。2接待禮儀要點(diǎn)：（1）接待人員須嚴(yán)格遵守事業(yè)部相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；（2）總臺禮儀、文員于接待進(jìn)行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行；（3）接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋、禮貌拒絕。3.接待用品準(zhǔn)備：（1）通用備品：煙及配套用品、水及水具、糖果、報(bào)紙、便箋及鉛筆等；（2）特殊備品：速溶咖啡、冷飲、茶品及專用茶具、水果等。 4環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)：（1）物品擺放整齊，表面無灰塵；（2）地面干凈，空氣流通清新；（3）室溫適宜，燈光適中，演示設(shè)備調(diào)好待機(jī)；（4）備品齊全。 5、參觀規(guī)定（1）參觀須請示行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；（2）參觀介紹由禮儀或部門接待人員負(fù)責(zé)；（3）參觀所到之處，工作人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。第九節(jié) 總經(jīng)理日程管理辦法第一條 日程是總經(jīng)理的工作質(zhì)量、工作效率、工作成果的表現(xiàn)之一，總經(jīng)理工作日程安排是秘書處的一項(xiàng)基本工作，是輔助工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理日程，有利于總經(jīng)理高效工作，更全面地處理事業(yè)部各方面事務(wù)。第二條 日程安排原則1了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況； 2優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍； 3了解公事業(yè)部業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；4對計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程，及時整理日程表，以免安排沖突；5明確工作事項(xiàng)優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順、排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；6定期與總經(jīng)理溝通，使雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達(dá)成共識，以利工作開展；7日程安排做到張弛有度、松緊適當(dāng)。第三條 秘書處負(fù)責(zé)總經(jīng)理工作日程計(jì)劃安排。1每周確定總經(jīng)理工作計(jì)劃安排表；2依據(jù)計(jì)劃安排制定每日總經(jīng)理工作備忘錄；3每天將總經(jīng)理交辦的工作及完成、進(jìn)展情況登記匯總。第四條 總經(jīng)理工作安排包括：日程安排、出差日程安排、會議安排、大型活動和突發(fā)來訪等部分組成。1日常工作安排：總經(jīng)理日常工作分為兩種，即事先有計(jì)劃的相對固定的工作（匯報(bào)、會議、出差、接待、文件簽批等）和突發(fā)性工作（臨時安排事項(xiàng)）。秘書處每日需將計(jì)劃內(nèi)事項(xiàng)預(yù)先填入擬好的日程表中，同時靈活安排突發(fā)隨機(jī)事件。各部門需提交總經(jīng)理處理或決定的事務(wù)，一律提交秘書處予以登記安排，以便列入總經(jīng)理日程表中；各部門每日在上午8：