簡易常用-Word文檔使用技巧方法大全(超全).doc

WordWord 文檔使用技巧方法大全文檔使用技巧方法大全 Word2000Word2000 20032003 20072007 20102010 快捷鍵使用大全總結(jié)快捷鍵使用大全總結(jié) 常用快捷鍵常用快捷鍵 快捷鍵 作用 一 字體類 Ctrl BCtrl B 使字符變?yōu)榇煮w使字符變?yōu)榇煮w Ctrl ICtrl I 使字符變?yōu)樾斌w使字符變?yōu)樾斌w Ctrl UCtrl U 為字符添加下劃線為字符添加下劃線 Ctrl Shift DCtrl Shift D 雙下劃線雙下劃線 Ctrl Shift Ctrl Shift Ctrl Shift 增大字號增大字號 Ctrl Ctrl 逐磅增大字號逐磅增大字號 Ctrl Ctrl 逐磅減小字號逐磅減小字號 Ctrl Shift FCtrl Shift F 改變字體改變字體 Ctrl Shift PCtrl Shift P 改變字號改變字號 Ctrl DCtrl D 改變字符格式 改變字符格式 格式格式 菜單中的菜單中的 字體字體 命令 命令 Shift F3Shift F3 切換字母大小寫切換字母大小寫 一次首字母變成大寫 兩次單詞變成大寫一次首字母變成大寫 兩次單詞變成大寫 CTRL SHIFT ACTRL SHIFT A 將所選字母設為大寫將所選字母設為大寫 二 格式類二 格式類 Ctrl Shift CCtrl Shift C 復制格式復制格式 Ctrl Shift VCtrl Shift V 粘貼格式粘貼格式 Ctrl 1Ctrl 1 單倍行距 單倍行距 1 1 為主鍵盤的數(shù)字鍵 為主鍵盤的數(shù)字鍵 Ctrl 2Ctrl 2 雙倍行距雙倍行距 Ctrl 5Ctrl 5 1 51 5 倍行距倍行距 Ctrl 0Ctrl 0 在段前添加一行間距在段前添加一行間距 Shift F1Shift F1 單擊 單擊 需查看文字格式了解其格式的文字需查看文字格式了解其格式的文字 Ctrl ECtrl E 段落居中段落居中 Ctrl JCtrl J 兩端對齊兩端對齊 Ctrl LCtrl L 左對齊左對齊 Ctrl RCtrl R 右對齊右對齊 Ctrl Shift JCtrl Shift J 分散對齊分散對齊 Ctrl MCtrl M 左側(cè)段落縮進左側(cè)段落縮進 Ctrl Shift MCtrl Shift M 取消左側(cè)段落縮進取消左側(cè)段落縮進 Ctrl TCtrl T 創(chuàng)建懸掛縮進創(chuàng)建懸掛縮進 Ctrl Shift TCtrl Shift T 減小懸掛縮進量減小懸掛縮進量 Ctrl Shift SCtrl Shift S 應用樣式應用樣式 Ctrl Shift NCtrl Shift N 應用應用 正文正文 樣式樣式 Alt Ctrl 1Alt Ctrl 1 應用應用 標題標題 1 1 樣式樣式 Alt Ctrl 2Alt Ctrl 2 應用應用 標題標題 2 2 樣式樣式 Alt Ctrl 3Alt Ctrl 3 應用應用 標題標題 3 3 樣式樣式 三 編輯和文字移動三 編輯和文字移動 BackspaceBackspace 刪除左側(cè)的一個字符刪除左側(cè)的一個字符 Ctrl BackspaceCtrl Backspace 刪除左側(cè)的一個單詞刪除左側(cè)的一個單詞 DeleteDelete 刪除右側(cè)的一個字符刪除右側(cè)的一個字符 Ctrl DeleteCtrl Delete 刪除右側(cè)的一個單詞刪除右側(cè)的一個單詞 F2F2 然后移動插入 然后移動插入 移動選取的文字或圖形點并按移動選取的文字或圖形點并按 EnterEnter 鍵 鍵 Alt F3Alt F3 創(chuàng)建創(chuàng)建 自動圖文集自動圖文集 詞條詞條 Alt Shift RAlt Shift R 復制文檔中上一節(jié)所使用的頁眉或頁腳復制文檔中上一節(jié)所使用的頁眉或頁腳 Shift F5Shift F5 移至前一處修訂 對于剛打開的文檔 移至上一次關(guān)閉文檔時移至前一處修訂 對于剛打開的文檔 移至上一次關(guān)閉文檔時 插入點所在位置插入點所在位置 四 文字選定四 文字選定 Shift Shift 下一行下一行 Shift Shift 上一行上一行 Shift EndShift End 行尾行尾 Shift HomeShift Home 行首行首 Ctrl Shift Ctrl Shift 段尾段尾 Ctrl Shift Ctrl Shift 段首段首 Shift PageShift Page DownDown 下一屏下一屏 Shift PageShift Page UpUp 上一屏上一屏 Ctrl Shift HomeCtrl Shift Home 文檔開始處文檔開始處 Ctrl Shift EndCtrl Shift End 文檔結(jié)尾處文檔結(jié)尾處 Ctrl Shift F8Ctrl Shift F8 縱向文本塊縱向文本塊 按按 EscEsc 鍵取消選定模式鍵取消選定模式 F8 F8 箭頭鍵箭頭鍵 文檔中的某個具體位置文檔中的某個具體位置 按按 EscEsc 鍵取消選定模式鍵取消選定模式 五 五 F1F1 F10F10 鍵鍵 六 特殊字符六 特殊字符 Ctrl F9Ctrl F9 域域 Shift EnterShift Enter 換行符換行符 Ctrl EnterCtrl Enter 分頁符分頁符 Ctrl Shift EnterCtrl Shift Enter 列分隔符列分隔符 Alt Ctrl Alt Ctrl 句點 句點 省略號省略號 七 文檔審閱修改七 文檔審閱修改 查找 替換和瀏覽文本 Ctrl FCtrl F 查找文字 格式和特殊項查找文字 格式和特殊項 Ctrl HCtrl H 替換文字 特殊格式和特殊項替換文字 特殊格式和特殊項 撤消和恢復操作 Ctrl ZCtrl Z 撤消操作撤消操作 Ctrl YCtrl Y 恢復或重復操作恢復或重復操作 用于審閱文檔的快捷鍵 HomeHome 定位至批注開始定位至批注開始 EndEnd 定位至批注結(jié)尾定位至批注結(jié)尾 Ctrl PCtrl P 打印文檔打印文檔 以下分別介紹 word 2003 2000 2007 2010 一 在一 在 WordWord 中快速中快速 粘貼粘貼 或快速重復輸入或快速重復輸入 1 在 Word2000 2002 中要進行粘貼操作時 最常用的是按 粘貼 或按快捷鍵 Ctrl V 其實還有另一種方法更方便 執(zhí)行菜單命令 工具 選項 在打開的對話框中單擊 編輯 選項 單擊 用 INS 鍵粘貼 前的復選框 之后再單擊 確定 按鈕來關(guān)閉該對話 框即可 以后再需要執(zhí)行粘貼操作時 只要按一下鍵盤上的 INS 鍵 即 Insert 鍵 就能快捷實現(xiàn)粘貼了 2 備注 快速重復輸入相同內(nèi)容的目的快速重復輸入相同內(nèi)容的目的 類似 類似 F4F4 在 Word 中當輸完一些內(nèi)容后 按下 Alt Enter 鍵則剛才輸入的內(nèi)容會被自動拷貝一遍 并且適用于拷貝粘貼后的重復粘貼 其實 這個快捷鍵對應的就是編輯菜單中的 重復 命令 與此技巧相同的還有 Ctrl Y 快捷鍵 3 對于重復性的工作 請使用鍵盤上的 F4 鍵 當你按下該鍵時 最后一次操作將重復一次 例如 你可以重復添加邊框的操作 重 復向所選文字添加加粗格式的操作 重復插入文件或圖片的操作 注意 格式刷適合于添加復雜的格式 但如果你只需重復簡單的操作 還是使用 F4 鍵吧 該技巧同樣適用于以下程序 Excel PowerPoint 4 有些時候 某段文字或圖形需要在不同地方重復出現(xiàn) 反復輸入會浪費大量時間 這時使用 Word 的區(qū)域復制功能就會顯得輕松快 捷 方法是 用鼠標在選定段落連擊 3 次 然后同時按住 Shift 和 Alt 健 再同時按上下方向鍵 選定的段落就會隨你的操作移動到 所需位置 5 有時候在 Word 文檔中想多次插入一種小圖標其實可以用 替換 的方法來快速實現(xiàn) 單擊 編輯 替換 命令 打開 查找與替 換 對話框 并點擊 高級 按鈕 在 查找內(nèi)容 框中填入 tu 點擊 替換為 框 再單擊 特殊字符 按鈕 并選 剪貼板 內(nèi)容 選項 按 全部替換 按鈕 即可將全文的字母 tu 一次性替換為剪貼板上的圖片了 二 如果你發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常需要輸入長單詞 就應該考慮設置輸入快捷鍵 二 如果你發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常需要輸入長單詞 就應該考慮設置輸入快捷鍵 1 這樣你只需要輸入單詞的一部分 剩下的由 Word 來完成 例如 我想輸入 電腦報 我只需輸入 DNB 然后按空格鍵 Word 會自動拼寫所有的單詞 1 單擊 工具 自動更正選項 命令 2010 為文件 校對 自動更正 在 自動更正 選項卡中選中 鍵入時自動替換 復選框 2 在 替換為 一欄中 鍵入單詞的完整的拼寫 例如 電腦報 單擊 添加 按鈕 現(xiàn)在你可以利用這個技巧快速地鍵入人名 科技術(shù)語 以及所有你要輸入的詞 而且 一旦你在自動更正列表中加入新的條目 在 PowerPoint 和 Outlook 也將起作用 當然了 前提是你已經(jīng)將 Word 設置為你的默認的 E mail 編輯器 三 使用三 使用 F1F1 F12F12 鍵讓鍵讓 WordWord 操作更快捷操作更快捷 F1 打開幫助 Shift F1 打開幫助工具 小問號 F2 剪切選中的文本 將光標移到需要的地方后 按下回車鍵即可粘貼剪切的文本 Shift F2 復制選中文本 將光標移到需要的地 方后 按下回車鍵即可粘貼復制的文本 Alt Ctrl F2 打開文件 Ctrl F2 打印預覽 Alt Shift F2 保存文件 F3 輸入某條 自動圖文集 詞條的名稱后 按下此鍵 即可將名稱轉(zhuǎn)換成該詞條 Shift F3 切換選中的西文字符的大小寫 Alt F3 創(chuàng)建自動圖文集 F4 重復上一步操作 Alt F4 關(guān)閉所有文檔 若沒有保存 將提示保存 并退出 Word F5 打開 查找與替換 對話框 并選定 定位 標簽 Alt F5 或 Ctrl F5 將所有打開的 Word 文檔最大化窗口還原到原來大小 Ctrl Shift F5 寫書簽 F6 在任務窗格與文檔窗口之間切換 Ctrl F6 在多個打開的文檔窗口之間來回切換 至少打開兩個文檔才能看到此操作的結(jié)果 Alt F6 在兩個打開文檔窗口之間反復切換 至少打開兩個文檔才能看到此操作的結(jié)果 F7 實施拼寫檢查 Ctrl F7 當文檔窗口不是最大化時 激活鍵盤上的方向鍵 用以移動窗口 F8 激活擴展 可用鼠標點擊選定相應文本 Alt F8 打開 宏 對話框 用以運行宏命令 Ctrl F8 當文檔窗口不是最大化時 激活鍵盤上的方向鍵 用以調(diào)整窗口的大小 F9 Ctrl F9 插入一個域記號 F10 激活菜單欄 F11 Ctrl F11 鎖定選中的域 防止被更新 只對可能更新的域如 時間域 等有效 Ctrl Shift F11 解除對域的鎖定 需要選中 F12 另存文檔 Ctrl F12 打開文檔 四 四 如果你想在文檔中插入一個特殊的符號 除了用插入圖片的方法外 還有一些更為簡便的方法如果你想在文檔中插入一個特殊的符號 除了用插入圖片的方法外 還有一些更為簡便的方法 1 選擇智能 ABC 輸入法 要輸入 十 百 千 萬 等單位 可以在輸入 i 后輸入 s b q w 然后打回車即可 2 其實 在 Word2002 中可以很容易地實現(xiàn)大小寫之間的轉(zhuǎn)換 只要點擊菜單 插入 數(shù)字 2010 為插入 編號 在 數(shù)字 文本 框中輸入需要的數(shù)字 再在 數(shù)字類型 下拉列表框中選擇需要的方式就可以了 3 另外一種方法是 直接輸入阿拉伯數(shù)字 如 763210 選中它們后 使用 插入 數(shù)字 命令 2010 為插入 編號 在彈出的 數(shù) 字 對話框中 選中 數(shù)字類型 下面的 壹 貳 項后確定 則阿拉伯數(shù)字轉(zhuǎn)換成大寫數(shù)字 反之亦然 可以把大寫數(shù)字變成 小寫數(shù)字 4 利用 Alt Ctrl 數(shù)字小鍵盤上的連接號 組合鍵可以用來輸入破折號 而且在英文狀態(tài)下輸入的破折號中間沒有間斷 就 像一條直線 在中文輸入法狀態(tài)下 可以輸入間斷的破折號 五五 時間和日期 時間和日期 1 按下 Shift Alt D 鍵 即可快速輸入隨系統(tǒng)時間改變而改變的即時日期 時間 2 簡單的單擊 插入 日期和時間 命令 從中選擇 二 二年十一月九日 就可以了 至于日期和時間你可以自行調(diào)整 六 格式修改六 格式修改 1 如果你編輯了一篇長文檔 共有 40 章 而且對所有的文章標題你都使用了 標題 1 樣式 現(xiàn)在你想選中文檔中所有的 40 章標 題 如果我們想對文檔中采用相同格式的文本 例如 標題 統(tǒng)一進行格式修改 可以采用下面的方法 1 單擊 格式 樣式和格式 命令 打開 樣式和格式 任務窗格 2 在文檔中 單擊想要修改的任一個標題 此時 樣式和格式 任務窗格中的 所選文字的格式 下將顯示該格式的描述 3 在 樣式和格式 任務窗格中 單擊 全選 按鈕 則可選中文檔中所有與選定內(nèi)容或插入點所在文本的格式相同的文本 選中 所有標題后 你就可以一次重新定義所有標題的格式 或者使用 復制 粘貼 命令提取文章的標題了 在 Word2010 中則為選擇文本 右鍵單擊顯示右鍵菜單 選擇 樣式 選擇格式相似文本 2 我們在編輯文檔時 如果你在輸入 一 使用方法 后 按下回車鍵 系統(tǒng)會自動將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问?并在下一行添加了 二 字樣 如果你不想使用項目編號 這個自動添加的編號就給你帶來了很大的不便 其實你只要在按過回車鍵后 再順手按一 下 Ctrl Z 即換了一行 同時又將自動添加的項目編號給去掉了 3 如果你在文檔中插入了多個文本框 想把這幾個文本框鏈接起來 可以將鼠標移到第一個文本框邊緣變成十字雙箭頭狀時 右鍵 單擊選擇 創(chuàng)建文本框鏈接 命令 此時鼠標變成茶杯狀 將其移到第二個文框內(nèi)單擊左鍵 就可以在這兩個文本框間建立起鏈接 重復該操作就可以將多個文本框鏈接起來 多個文本框建立了鏈接以后 當我們向第一個文本框中輸入文字時 如果該文本框容納不 下 則文字會自動移至第二個文本框 第三個文本框 4 Word 給我們提供了一種批量復制格式的方法 雙擊格式刷 你可以將選定格式復制到多個位置 再次單擊格式刷或按下 Esc 鍵即 可關(guān)閉格式刷 5 由于網(wǎng)頁排版中的 低 2 格 都是通過插入空格來實現(xiàn)的 我們從網(wǎng)上拷貝下來的文章段落在 Word 中進行段落重排時 因為已經(jīng) 設置了自動 首行縮進 兩個漢字 再加上這 2 個全角空格 就成了段首 4 個漢字空格 手工進行刪除實在是太麻煩 這時我們可以 選中要去掉行首行尾空格的段落 然后按下工具欄中的 居中 按鈕 使段落的對齊方式為居中 這時行首行尾的空格就都被去掉了 最后再按 左對齊 按鈕 使段落恢復原來的對齊方式 七 文本選擇七 文本選擇 1 將鼠標移到文檔的左邊 鼠標變成空心箭頭狀 此時單擊鼠標可以選定一行文字 雙擊則選定整個段落 按住 Ctrl 單擊鼠標 選定 全文 2 將鼠標放在一句話 句號與句號之間 文本中任一位置 按住 Ctrl 鍵后單擊鼠標左鍵 則選中這一句話文本 3 用鼠標將光標移至文本中任意位置 按住 Shift 鍵后 再用鼠標將光標移至下一個位置單擊 則會選中兩處光標之間的所有文本 4 按下 F8 功能鍵 或者雙擊狀態(tài)欄中的 擴展 文字 激活 擴展 狀態(tài) 狀態(tài)欄中的 擴展 按鈕成激活狀 此時可以實現(xiàn)以 下操作 A 按 PageDown 或 PageUp 鍵 即可向下或向上選定文本 B 第二次按 F8 鍵選定光標所在詞 第三次按 F8 鍵選定光標所在句子 兩個句號之間 第四次按 F8 鍵 選定光標所在段 第五次 按 F8 鍵 選定整個文檔 5 先單擊要選擇文本的一角 再按下 Ctrl Shift F8 組合鍵 然后按方向鍵 或 進行選擇 也可以單擊或拖動鼠標進 行選擇 此時 Word 也是按列反白顯示文本 按 Esc 鍵或者在被選中的文本上單擊鼠標左鍵 則取消選擇 八 光標能夠自動定位到上次編輯的位置 八 光標能夠自動定位到上次編輯的位置 1 打開文檔 按 Shift F5 快捷鍵 輸入光標就會迅速跳到上次結(jié)束編輯工作的位置 你很快就可以開始繼續(xù)你的修改工作 實 在是方便極了 提示 Word 可以記錄鍵入或編輯文字的最后 3 個位置 在保存了文檔之后 仍可用此功能回到以前進行編輯的位置 要進到前兩次編 輯的位置 繼續(xù)按下 Shift F5 快捷鍵 直到所需的位置 2 2 當你在 Word 中對長文檔進行操作時 要想記住某個特定信息出現(xiàn)在什么地方是很困難的 但當你使用 就可以快速導航到該信息 隱藏書簽容易添加和使用 你可以把它們放在你想要的任何地方 方法如下 將鼠標移到文檔中要插入書簽的位置 單擊 插入 書簽 命令 打開書簽對話框 在其中為你的書簽命名 點擊 添加 按鈕即可 單擊 編輯 定位 命令打開定位對話框 在 輸入頁號 域中鍵入書簽名 然后單擊 定位 按鈕 就可以到達你用書簽標記過的 文檔位置 3 在用 Word 編輯一篇長文檔時 若想快建定位到某頁 只要按下 F5 鍵 在彈出的對話框中輸人頁碼即可 4 如果你想快速找到某位審閱者的批注 可以用以下方法 單擊 編輯 定位 命令 在彈出的 定位 對話框中單擊左側(cè) 定位目 標 下拉列表框中的 批注 項 在 請輸入審閱者姓名 框中單擊審閱者的姓名 然后單擊 下一處 按鈕 就可以快速找到某位 審閱者的審閱批注 九 插入特殊字符九 插入特殊字符 1 按住 Alt 鍵 并使用小鍵盤輸入字符編碼 例如大括號的編碼為 123 就可以插入相應的符號 是 是 左向 右向 注意 這種方法要求你要記住一些常用的符號編碼 要想知道具體的字符編碼 請單擊 插入 菜單的 符號 命令 并在出現(xiàn)的對 話框中查找編碼 2 首先 輸入一個需轉(zhuǎn)換的字符 接著 將光標移至它的右邊 最后 按下組合鍵 Alt X 此時 Unicode 字符便展現(xiàn)在你眼前 反之 若需將 Unicode 代碼轉(zhuǎn)換為字符時 和上述操作一樣 先輸一組 Unicode 字符 還是將光標移至它的右邊 按下組合鍵 Alt X 十 十 記憶式輸入記憶式輸入 1 Word2002 也具有智能化功能 可以自動進行 當你在輸入常用詞組和常用句子時 用它可以幫上大忙 方法如下 1 單擊 插入 自動圖文集 自動圖文集 命令 這時會彈出一個自動更正對話框 2 選擇 自動圖文集 選項卡下的 顯示 記憶式輸入 建議 選項 單擊 確定 按鈕 3 這樣當你在進行文字處理 碰到常用的詞組或常用的句子時 你只要選定它們 按下 Alt F3 組合鍵 在彈出的窗口中按下 確定 即可完成準備工作 4 今后 當你輸入這些常用詞組或常用句子時 只要輸入前幾個字符 Word 就會自動給出建議使用的完整詞條項 你只要按回車或 F3 即可接受該建議 若不想采用則繼續(xù)輸入其它字符即可 十一 字體字號十一 字體字號 1 按下 Ctrl Shift PCtrl Shift P 可訪問字號框 注意 這一技巧適用于 Excel FrontPage PowerPoint 2 Word 文檔字號的默認設置最大只能為 72 磅 最小只有 5 磅 那么如何輸入比 72 磅還大或者比 5 磅更小的字呢 操作的步驟是 先選中要修飾的文本 然后點擊 格式 字體 命令 直接在 字號 欄輸入所需的磅值即可 字體大小的磅值范圍為 1 1638 之間 3 要想快速增大或減小 Word 中文字 如果要加大文字 按下 Ctrl Shift 如果要減小文字 按下 Ctrl Shift 注意 該技巧在 PowerPoint FrontPage 中同樣適用 十二 圖片替換文字十二 圖片替換文字 它的操作方法是 首先把圖片復制到剪貼板中 然后打開替換對話框 在 查找內(nèi)容 框中輸入將被替換的文字 接著在 替換為 框中輸入 c 注意 輸入的一定要是半角字符 c 要小寫 單擊 替換 即可 十三 如果你想為十三 如果你想為 WordWord 的某個文本 如一個新名詞 一個英文縮寫等 加注釋 而又不想讓注釋出現(xiàn)在文檔中的某個文本 如一個新名詞 一個英文縮寫等 加注釋 而又不想讓注釋出現(xiàn)在文檔中 下面方法中的任意 下面方法中的任意 一種可以幫你實現(xiàn)一種可以幫你實現(xiàn) 1 先選中需要注釋的文本 單擊 插入 批注 命令 打開 批注 窗口 在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口 則該文本被加上黃色 底紋 不會打印出來 當鼠標移至該文本時 注釋文字則顯示在該文本的上方 2 將光標移至需要加注釋的文本后面 單擊 插入 腳注或尾注 命令 打開 腳注或尾注 對話框 適當設置后確定 則光標移至 該頁文本的左下方 輸入注釋文本 則在上述文本后面出現(xiàn)一個數(shù)字序號 光標移至該序號處 注釋文本即顯示出來 不過該注釋文 本會顯示在文檔下方 并能打印出來 十四 快速刪除換行符和通配符十四 快速刪除換行符和通配符 1 用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩 利用 Word 的 替換 功能 可以快速刪除換行符 方法是 單擊 編輯 替換 命令 在彈出的替換窗口中單擊 高級 按鈕 在 查找內(nèi)容 和 替換為 中使用 特殊字符 在查找內(nèi)容中輸入兩次 段落標記 在替換為中輸入一個 段落標記 然后 2 通配符可以進行模糊匹配 提高效率 在查找文字中得到大量應用 例如要將全文引號中的內(nèi)容設置為統(tǒng)一的格式 而引號中的 內(nèi)容又不一致 這就需要我們使用通配符 通配符有兩個 號和 號 表示多個字符 表示一個字符 操作方法如 下 單擊 編輯 替換 命令 打開替換對話框 單擊 高級 按鈕 在 使用通配符 前打鉤 在 查找內(nèi)容 中輸入通配符 在 替換為 中用鼠標點一下 什么也不輸入 直接打開 高級 選項 設置好格式后全部替換 3 快速刪除文章中的空行 方法是 單擊 編輯 替換 命令 打開 替換 對話框 把光標定位在 查找內(nèi)容 輸入框中 按下 高級 按鈕 選擇 特殊字符 中的 段落標記 兩次 在輸入框中會顯示為 p p 在 替換為 輸入框中用上面的方法插 入一個 段落標記 即 p 然后按下 全部替換 按鍵 可刪除單行的空行 對于多行空行 可進行重復替換 直到刪除全部 空行為止 十五 頁眉頁腳設置十五 頁眉頁腳設置 1 如果你想把頁號設置成 第 X 頁 這種形式 可以直接在頁號前后加上 第 和 頁 即可 以后再增加頁面時 系統(tǒng)就會自動 把你添加的文字顯示出來 利用這種方法你可以把頁號設計成你想要的任何形式 另外 你還可以用鼠標選中頁號 然后為頁號設置 文本格式 比如不同的字體大小和字體類型 2 第 X 頁共 Y 頁 這種形式 要實現(xiàn)這一點 請單擊 視圖 頁眉和頁腳 命令 然后切換到頁腳區(qū)域 接下來不要點擊 插入 頁碼 命令 而是單擊 插入 自動圖文集 第 X 頁共 Y 頁 第 X 頁共 Y 頁 的域代碼就會出現(xiàn)在頁腳之中 Word2010 的 第 X 頁共 Y 頁 設置辦法 1 雙擊頁腳 在頁腳中輸入 第頁共頁 2 將光標放到 第頁 中間 點擊插入 文檔部件 域 在域名中選擇 Page 3 將光標放到 共頁 中間 點擊插入 文檔部件 域 在域名中選擇 NumPages 3 對于任何文檔 我們還可以把文檔的文件名字插入到頁腳 具體方法是 單擊 視圖 頁眉和頁腳 命令 切換到頁腳 單擊 插 入 自動圖文集 然后從菜單選擇 文件名 如果你希望文件路徑也一同出現(xiàn) 請用 文件名字和路徑 代替 文件 4 對于大型文檔 我們常常希望取消第一頁的頁眉和頁腳 你可以用以下方法來實現(xiàn) 在 頁眉和頁腳 工具條上點擊 頁面設置 按鈕 選擇 版式 選項卡 選中 首頁不同 然后單擊 確定 按鈕即可 5 取消首頁的頁眉和頁腳之后 我們往往還要給文檔重新排頁碼 以便后面的頁號從第一頁開始 要實現(xiàn)這一點 請選擇頁腳 然 后用鼠標選中頁號 再點擊 設置頁碼格式 按鈕 把起始頁號設置成 0 然后點擊 確定 這樣 文檔第 2 頁的頁號就變成了 1 6 在字體設置對話框中只要把字體設成 字體 如 宋體 就可以令文字逆時針旋轉(zhuǎn) 90 度了 這種方法對于設置與正文同方向 的頁眉頁腳是非常有用的 7 在頁眉插入信息的時候經(jīng)常會在下面出現(xiàn)一條橫線 如果不想在頁眉留下任何信息也無法自動去除此橫線 這時可以采用下述的 方法去掉它 確認插入點位于頁眉 單擊 格式 邊框和底紋 命令 在彈出的對話框中選擇 邊框 在邊框設置選項選擇 無 應用于 選擇 段落 單擊 確定 即可 8 印刷制品的頁眉經(jīng)常是章節(jié)標題加頁數(shù) 十分漂亮 其實 Word 也可以達到這個功能 分別在奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉插入域代碼 STYLEREF 標題 1 其中 標題 1 為你想使用的樣式名稱 注意這里引號的使用 當指定對象包含空格時 要使用引號 指定對 象的名稱一定要和文檔中實際有的樣式嚴格一致 包括空格的數(shù)目 不然域?qū)⒎祷劐e誤信息 另外使用的引號應該是西文字符 9 我們想讓每章都重新編排頁碼 也就是根據(jù)章節(jié)自動連續(xù)改變頁碼 如第一章有 3 頁 頁碼分別表示為 1 1 1 2 1 3 第二 章有 4 頁 頁碼分別表示為 2 1 2 2 2 3 2 4 這該如何辦呢 單擊 插入 頁碼 命令 打開 頁碼 對話框 設置好顯示 位置 和 對齊方式 后單擊 格式 按鈕 在打開的 頁碼格式 對話框中選中 包含章節(jié)號 選項 選擇好 章節(jié)起始樣式 和 使用分隔符 在 頁碼編排 中選中 起始頁碼 并設為 1 單 擊 確定 按鈕即可 十六 快捷鍵十六 快捷鍵 1 按 Ctrl Shift K 組合鍵 這是一個開關(guān)鍵 小鍵盤 2 上 下標的方法是通過點擊 格式 字體 命令 在字體對話框中進行設置 比較麻煩 其實它們都可用快捷鍵 下標 Ctrl 等號 上標 Ctrl Shift 加號 3 3 在文檔中插入一個分頁符 或者直接按鍵盤上的 Ctrl Enter 組合鍵或 Alt Enter 4 4 通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字里 方法是 將光標移到要連在一起的兩個字之間 按下 Ctrl Shift Space 組合 鍵 這兩個字就被連在一起了 5 Ctrl F9 組合鍵 插入一對標明域代碼的花括號 6 6 標題 1 標題 2 標題 3 的話 你可以直接使用鍵盤快捷方式 它們分別是 Ctrl Alt 1 Ctrl Alt 2 Ctrl Alt 3 123 為主鍵盤數(shù)字鍵 7 對這段文本中字符排版格式不太滿意 那么你不妨選中這段文本 然后按下 Ctrl Shift Z 組合鍵就可以去掉選中文本的一切 修飾 以缺省的字體和大小顯示文本 要求 不能再搜狗輸入法使用 否則打開的是搜狗符號大全 8 8 Ctrl Alt 數(shù)字鍵盤上的加號鍵 這時鼠標符號會變成一個奇怪的形狀 將這個鼠標符號移動到菜單上或工具欄上 左鍵單 擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出 自定義鍵盤 對話框 將光標放到 請按新快捷鍵 輸入框中 按想要 新建的快捷鍵后 輸入框中會顯示你的快捷鍵組合 9 9 按下 Shift F10 組合鍵 就可以彈出右鍵快捷菜單 這在鼠標右鍵失靈時很有用 1010 Ctrl Alt F 組合鍵便可快速插入腳注 11 要刪除光標前的英文單詞或漢字句子時 可利用 Ctrl BackSpace 組合鍵進行 而要刪除光標后的英文單詞或漢字句子時 可 利用 Ctrl Del 組合鍵進行 12 Shift Home 使光標處選至該行開頭處 Shift End 從光標處選至該行結(jié)尾處 Ctrl Shift Home 從光標處選至文件開頭處 Ctrl Shift End 從光標處選至文件結(jié)尾處 Shift 移動光標 逐字逐行地選中文本 用于一邊看一邊選取文本 Shift Alt 鼠標左鍵單擊 可選中原光標所在位置至后鼠標左鍵單擊光標位置的矩形區(qū)域 13 Ctrl ECtrl E 段落居中 段落居中 Ctrl LCtrl L 左對齊 左對齊 Ctrl RCtrl R 右對齊 右對齊 Ctrl JCtrl J 兩端對齊 兩端對齊 Ctrl Shift DCtrl Shift D 分散對齊 分散對齊 Ctrl MCtrl M 左側(cè)段落縮進 左側(cè)段落縮進 Ctrl Shift MCtrl Shift M 取消左側(cè)段落縮進 取消左側(cè)段落縮進 Ctrl TCtrl T 創(chuàng)建懸掛縮進效果 創(chuàng)建懸掛縮進效果 Ctrl Shift TCtrl Shift T 減小懸掛縮進量 減小懸掛縮進量 Ctrl QCtrl Q 刪除段落格式 刪除段落格式 十七 編號編碼十七 編號編碼 1 有時你需要中斷一個編號列表以便插入一段常規(guī)文本 要想在下一段上快速恢復編號 請單擊 格式 工具欄上的 編號 按鈕 然后 當 自動更正選項 智能標記出現(xiàn)時 選擇 繼續(xù)編號 選項 編號將從你停止的地方繼續(xù) 注意 如果 自動更正選項 按鈕沒有自動出現(xiàn) 可以單擊 工具 菜單中的 自動更正 選項 然后選中顯示 自動更正選項 按 鈕復選框 接下來 單擊 鍵入時自動套用格式 選項卡 然后選中 自動編號列表 復選框 十八 表格十八 表格 1 按 Alt 5 數(shù)字鍵盤上的數(shù)字 且 NumLock 鍵處于關(guān)閉狀態(tài) 就可以快速選定整張表格 再按 Ctrl X 可快速刪除表格 2 選擇表格的第一行或多行 單擊 表格 標題行重復 命令 現(xiàn)在 Word 能夠自動在后續(xù)頁的頂端重復表格的標題 注意 只有在自動分頁時 Word 才能夠自動重復表格標題 如果你手工插入分頁符 表格標題將不會重復 而且 重復的表格標題只 要在打印預覽視圖或當你打印文檔時才可見 3 利用一個 號開始一行 然后不停輸入 號 直至達到合適的列寬度 要想添加一個新列 再次輸入 號 在輸入最后一個 號后按 下回車 Word 將把文本轉(zhuǎn)換為表格 要想向表格添加更多的行 移到表格的最后一個單元格并按下 Tab 鍵 注意 如果這一技巧不起作用 那么你需要打開 Word 中的自動套用格式特性 單擊 工具 自動更正 命令 然后單擊 鍵入時自動 套用格式 選項卡并選中 表格 復選框 4 選定需要進行編號的行或列后 單擊工具欄中的 編號 或 項目符號 按鈕就可以自動對單元格逐項進行編號 這種方法不但 對單個的行或列起作用 對整個表格也可以使用 5 要在表格頂端加一個非表格的空白行 可以使用 Ctrl Shift Enter 組合鍵通過拆分表格來完成 將表格一分為二 首先在要 拆分的表格行中任一處單擊 然后按下 Ctrl Enter 組合鍵 就會把表格一分為二并分頁設置 6 Word 中的表格兩側(cè)不能插入其它表格 不過把一個表格 一分為二 可間接得到雙表 方法是 選定表格中間作為 分隔 的某 列后 然后右鍵單擊 選擇 邊框和底紋 命令 通過 邊框和底紋 對話框中的預覽圖取消所有的橫邊框 就可得到 雙表 7 將鼠標移動到一行左格線和文本之間的空白處 指針變?yōu)橄蛴壹^后雙擊可選定整行內(nèi)容 將鼠標移動到一列最上方邊線處 指 針變?yōu)橄蛳录^后單擊可選定整列內(nèi)容 8 我們在制作大型表格時 會發(fā)現(xiàn)分頁后行號顯示不正確 這是因為在分頁時如果分頁符拆分了表格中單獨的一行 對于新的一頁 上位于該行以外的其它各行 Word 有時會在狀態(tài)欄中顯示不正確的行號 如果需要準確的行號 可以禁止表格跨頁斷行 方法是 單 擊 表格 表格屬性 命令 選擇 行 選項卡 清除 允許跨頁斷行 復選框 最后單擊 確定 按鈕 9 如果 Word 表格長度超過了一頁 而且在頁面末尾被切斷 下一頁的內(nèi)容沒法正確顯示 你可以選中表格 單擊 表格 表格屬性 命令 然后單擊 表格 選項卡 在 文字環(huán)繞 標題下 選擇 無 最后單擊 確定 按鈕即可 10 在用 公式 命令計算表格數(shù)據(jù)時 發(fā)現(xiàn)有一個問題 就是不能用一個公式計算很多行的數(shù)值 此時有一個好的方法 先將 SUM LEFT 公式復制一下 然后在要計算的表格欄內(nèi)按 Ctrl F9 出現(xiàn) 標志 此時就處在輸入公式的狀態(tài) 按 Ctrl v 將公式粘貼進來 依此類推 很快就可以將要計算的表格單位全部打上公式 此時選中整個表格 按 F9 就可以通過公 式算出所要的數(shù)值 值得注意的是 在 Excel 中 如果表格中的源數(shù)據(jù)出現(xiàn)變化 結(jié)果是及時更新的 而在 Word 中源數(shù)據(jù)變化 結(jié) 果是不會自動更新的 要重新選擇整個表格 然后按 F9 更新所選域數(shù)據(jù)才會更新 11 在調(diào)整表格時 可以在按住鼠標左鍵的同時按住鍵盤上的 Alt 鍵實現(xiàn)微調(diào) 怎么也對不齊 只差那么一點點 這時候你可以用鼠 標選中這條線然后雙擊左鍵 表格線就會自動合成一條了 有時這樣調(diào)整后差距會轉(zhuǎn)移到最右邊的線上 這時只需雙擊一下這條線即 可 十九 頁面設置十九 頁面設置 1 某些特殊文檔需要混合設置頁面 例如第一頁縱向第二頁橫向 這時可以將光標放到需要改變頁面方向的頁首處 單擊 插入 分節(jié)符 命令打開對話框 然后單擊 文件 頁面設置 命令 選擇好頁面方向并 確定 WordWord 的實用技巧增加版的實用技巧增加版 一 一 頁眉頁腳頁眉頁腳 1 1 去除頁眉的橫線方法兩則去除頁眉的橫線方法兩則 1 方法一 選中頁眉的內(nèi)容后 選取 格式 選項 選取選取 邊框和底紋邊框和底紋 邊框設置選項設為 邊框設置選項設為 無無 應用于應用于 處選擇處選擇 段落段落 確 定即可 2 方法二 當設定好頁眉的文字后 鼠標移向 樣式樣式 框 在框 在 字體選擇字體選擇 框左邊 把樣式改為框左邊 把樣式改為 頁腳頁腳 正文樣式正文樣式 或或 清除格清除格 式式 便可輕松搞定 2 2 編輯長文件更輕松 編輯長文件更輕松 將鼠標移動到滾動條上面的適當位置 分隔條 鼠標移動到滾動條上面的適當位置 分隔條 發(fā)現(xiàn)鼠標指針變成雙箭頭 此時按住鼠標左鍵向下拖動 發(fā)現(xiàn)鼠標指針變成雙箭頭 此時按住鼠標左鍵向下拖動 文檔編輯區(qū)會被一分為二 任意單擊分隔條 還原 任意單擊分隔條 還原 3 3 在 在 WordWord 中巧劃線中巧劃線 一條單一直線的時候 只要連續(xù)按鍵盤上的減號三次 然后按回車鍵 一條單一直線的時候 只要連續(xù)按鍵盤上的減號三次 然后按回車鍵 生成兩條平行線呢 很簡單 按鍵盤上的等號三次 然后按回車鍵生成兩條平行線呢 很簡單 按鍵盤上的等號三次 然后按回車鍵 加一條波浪線 在一空行內(nèi) 連續(xù)輸入三個以上的波浪號 加一條波浪線 在一空行內(nèi) 連續(xù)輸入三個以上的波浪號 按回車鍵 就出現(xiàn)一條波浪線 按回車鍵 就出現(xiàn)一條波浪線 加多條線 在一空行內(nèi) 連續(xù)輸入三個以上的井號 加多條線 在一空行內(nèi) 連續(xù)輸入三個以上的井號 按回車鍵 就出現(xiàn)由二條細線和一條粗線組成的線 按回車鍵 就出現(xiàn)由二條細線和一條粗線組成的線 4 4 WordWord 表格中快速復制公式表格中快速復制公式 某單元格進行公式計算后 不要進行任何操作 立即進入需要復制公式的單元格按某單元格進行公式計算后 不要進行任何操作 立即進入需要復制公式的單元格按 F4F4 鍵即可鍵即可 5 5 多級編號 多級編號 每次回車后 下一行的編號級別和上一段的編號同級 只能用每次回車后 下一行的編號級別和上一段的編號同級 只能用 TABTAB 鍵才能使當前行成為上一行的下級編號 若要讓當前行編號成為上鍵才能使當前行成為上一行的下級編號 若要讓當前行編號成為上 一級編號 則要同是同時按下一級編號 則要同是同時按下 shift TAB shift TAB 組合鍵才行組合鍵才行 6 頁面設置快速進行調(diào)整 頁面設置快速進行調(diào)整 頁面設置頁面設置 只需用鼠標左鍵雙擊標尺上沒有刻度的部分就可以打開頁面設置窗口 只需用鼠標左鍵雙擊標尺上沒有刻度的部分就可以打開頁面設置窗口 7 7 快速調(diào)整快速調(diào)整 Word 行間距行間距 C