某公司時(shí)間管理的基本原則和技巧(ppt 52頁(yè)).ppt

時(shí)間管理 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理 一 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理一 時(shí)間的定義 1 時(shí)間的數(shù)學(xué)表示 一個(gè)單向橫軸的坐標(biāo)直線 就其時(shí)間本身性質(zhì)而言 它均勻地流逝 與外界毫無(wú)關(guān)系 2 哲學(xué)觀點(diǎn) 是一種特殊的資源 3 我們對(duì)時(shí)間的觀念 實(shí)際上是從物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的周期性來(lái)的 我們從日夜更替 四季循環(huán)的經(jīng)驗(yàn)中得到了最基本的日 年的時(shí)間觀念 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理二 關(guān)于時(shí)間 逝者如斯夫 孔子 匆匆 朱自清 燕子去了 有再來(lái)的時(shí)候 楊柳枯了 有再青的時(shí)候 桃花謝了 有再開(kāi)的時(shí)候 但是 聰明的你告訴我 我們的日子為什么一去不復(fù)返呢 洗手的時(shí)候 日子從水盆里過(guò)去 吃飯的時(shí)候 日子從飯碗里過(guò)去 默默時(shí) 便從凝然的雙眼前過(guò)去 我覺(jué)察他去的匆匆了 伸出手遮挽時(shí) 他又從遮挽著的手邊過(guò)去 天黑時(shí) 我躺在床上 他便伶伶俐俐地從我身上跨過(guò) 從我腳邊飛去了 等我睜開(kāi)眼和太陽(yáng)再見(jiàn) 這算又溜走了一日 我掩著面嘆息 但是新來(lái)的日子的影兒又開(kāi)始在嘆息里閃過(guò)了 1 供給毫無(wú)彈性 時(shí)間的供給量是固定不變的 在任何情況下不會(huì)增加 也不會(huì)減少 每天都是24小時(shí) 所以我們無(wú)法開(kāi)源 2 無(wú)法蓄積 時(shí)間不像人力 財(cái)力 物力和技術(shù)那樣可以被積蓄儲(chǔ)藏 不論愿意與否 我們都必須消費(fèi)時(shí)間 所以我們無(wú)法節(jié)流 3 無(wú)法取代 任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌 也就是說(shuō) 時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源 因此 時(shí)間是無(wú)法取代的 4 無(wú)法失而復(fù)得 時(shí)間無(wú)法像失物一樣失而復(fù)得 它一旦喪失 則會(huì)永遠(yuǎn)喪失 花費(fèi)了金錢 尚可賺回 倘若揮霍了時(shí)間 任何人都無(wú)力挽回 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理三 時(shí)間的特性 一寸光陰一寸金 寸金難買寸光陰人的生命是有限的 但為人民服務(wù)是無(wú)限的 我要把有限的生命投入到無(wú)限的為人民服務(wù)當(dāng)中去 雷鋒 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理四 時(shí)間管理的定義 時(shí)間的供給是有限的 但它的利用卻又是無(wú)限的數(shù)學(xué) 物理學(xué)上的時(shí)間是無(wú)伸縮性的 但生活中的時(shí)間卻有伸縮性 1 時(shí)間管理 所探討的是如何減少時(shí)間浪費(fèi) 以便有效地完成既定目標(biāo) 由于時(shí)間具備四個(gè)獨(dú)特性 所以時(shí)間管理的對(duì)象不是 時(shí)間 而是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的 管理者自己的管理 2 時(shí)間浪費(fèi) 是指對(duì)目標(biāo)毫無(wú)貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理四 時(shí)間管理的定義 樹(shù)立分秒必爭(zhēng)的時(shí)間觀 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理五 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 昨天 是一張已被注銷的支票明天 是一張尚未到期的支票今天 則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金 因此 我們必須珍惜每一個(gè)今天 善于把握時(shí)機(jī)社區(qū)經(jīng)理管理人員雖然不能控制時(shí)間 但是可以把握時(shí)間 在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中 機(jī)遇是非常稀少的 機(jī)不可失 時(shí)不再來(lái) 在 快魚(yú)吃慢魚(yú) 的時(shí)代 誰(shuí)抓住了機(jī)遇 誰(shuí)就能領(lǐng)先一步 抓住產(chǎn)品機(jī)遇就能迅速擴(kuò)大規(guī)模 抓住市場(chǎng)機(jī)遇就能比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手早占領(lǐng)市場(chǎng) 抓住商機(jī) 就會(huì)帶來(lái)超額利潤(rùn) 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理五 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理五 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 做事思考時(shí)間成本時(shí)間是有價(jià)值的 做任何事情都會(huì)付出 時(shí)間 這個(gè)成本 因此 做任何事情之前都應(yīng)該考慮一下時(shí)間成本 有效益的事情應(yīng)該去做 如果沒(méi)有效益或者效益很小 不應(yīng)該去做 毫無(wú)意義的會(huì)議漫無(wú)目的的談話虛張聲勢(shì)的儀式 時(shí)間管理追求的目的效果 指預(yù)期的結(jié)果效率 用最少的時(shí)間和花費(fèi)獲得結(jié)果效能 用最少的時(shí)間和花費(fèi)獲得最佳的結(jié)果 管理者自己的管理 你必須拋棄陋習(xí) 引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣 包括制定目標(biāo) 妥善計(jì)劃 分配時(shí)間 權(quán)衡輕重和權(quán)力下放 加上自我約束 持之以恒才可提高效率 事半功倍 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理五 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理六 評(píng)估自己的時(shí)間管理狀況 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理六 評(píng)估自己的時(shí)間管理狀況 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理六 評(píng)估自己的時(shí)間管理狀況 第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理六 評(píng)估自己的時(shí)間管理狀況 供給毫無(wú)彈性 無(wú)法蓄積 無(wú)法取代 無(wú)法失而復(fù)得 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則一 樹(shù)立明確的工作目標(biāo) 管理學(xué)界的權(quán)威大師德魯克曾經(jīng)說(shuō)過(guò) 做任何事情 首先要考慮作正確的事情 也就是找準(zhǔn)正確的方向 然后考慮正確地做事 也就是提高效率 因?yàn)榍罢咧苯記Q定我們所做的事情是否有用 以及有多大用處 而要做正確的事 就必須樹(shù)立明確的目標(biāo) 樹(shù)立了明確的目標(biāo) 就邁出了成功時(shí)間管理的第一步 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則二 制定有效的工作計(jì)劃 俗話說(shuō) 凡事預(yù)則立 不預(yù)則廢 作為社區(qū)經(jīng)理管理人員 日常工作是很繁忙的 即使樹(shù)立了明確的目標(biāo) 如果做事沒(méi)有計(jì)劃 也常常會(huì)搞得疲憊不堪 工作效果也不明顯 如果能制定一份思路清晰 簡(jiǎn)單實(shí)用的工作計(jì)劃 合理安排工作時(shí)間 形成井然有序的工作作風(fēng) 那將大大提高工作效率 明確任務(wù)的目標(biāo) 尋找達(dá)到目標(biāo)的各種途徑 并選擇最佳途徑 確定各項(xiàng)任務(wù)的完成時(shí)間 落實(shí)到文字 將計(jì)劃公布于眾 經(jīng)常檢查自己的行動(dòng) 判斷看完成目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性 并根據(jù)環(huán)境變化調(diào)整計(jì)劃 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 小組練習(xí)1 上午10點(diǎn) 你的待辦事宜中 還有幾件事 查修障礙 當(dāng)日所接工作單 發(fā)現(xiàn)社區(qū)經(jīng)理小張最近情緒不高 準(zhǔn)備找他談話我包區(qū)客戶委托我交電話費(fèi) 當(dāng)天是月底 且17 00營(yíng)業(yè)停止收款 幾封來(lái)自廣告公司 出版社的信函 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 小組練習(xí)2 下午3點(diǎn) 你的待辦事宜中 還有幾件事 查修障礙 當(dāng)日所接工作單 發(fā)現(xiàn)社區(qū)經(jīng)理小張最近情緒不高 準(zhǔn)備找他談話我包區(qū)客戶委托我交電話費(fèi) 當(dāng)天是月底 幾封來(lái)自廣告公司 出版社的信函 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的 重要程度 重要程度 即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小 盡管如此 我們也不應(yīng)全面否定按事情 緩急程度 辦事的習(xí)慣 但在考慮行事的先后順序時(shí) 應(yīng)先考慮事情的 輕重 再考慮事情的 緩急 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 重要而且緊急 重要性 緊急性 重要而不緊急 不重要但緊急 不重要也不緊急 馬上辦 1好好規(guī)劃2抓住時(shí)機(jī) 不拖延 1馬上辦 但只花一點(diǎn)時(shí)間2請(qǐng)人代辦3集中處理 1有空再辦2根本不辦 100 100 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 我們生活中大多數(shù)所謂重要的事情都不是緊急的 可以稍后再做 不要把重要但不緊急的事情 拖延為重要且緊急的事情 如果你每天的工作中 重要且緊急的事特別多 你就會(huì)感覺(jué)非常疲憊 說(shuō)明你的工作方式有問(wèn)題 要把主要精力放在獲得回報(bào)最大的事情上 而別將時(shí)間花費(fèi)在對(duì)成功無(wú)益或很少益處的事情上 盡管它們有時(shí)也很緊急 只有抓住最重要的事 才是最佳的時(shí)間管理 平時(shí)想不到的打擾太多 造成工作中大多數(shù)人都是先 救急 而忽視了重要的事 輕重緩急是由幾件事相比而得出的 是相對(duì)的 而非絕對(duì) 要根據(jù)事情發(fā)生的時(shí)間 地點(diǎn)和當(dāng)時(shí)所處的客觀環(huán)境等多方面因素而決定 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 重要而且緊急 0 重要性 緊急性 重要而不緊急 不重要但緊急 不重要也不緊急 1不速之客2一些會(huì)議3簽字 100 100 1突發(fā)事件2投訴處理3關(guān)鍵人員離職 1客戶關(guān)系2預(yù)防工作 1廣告信函2無(wú)聊的應(yīng)酬3無(wú)關(guān)緊要的電話 1壓力人 2有計(jì)劃的人 4無(wú)用 3無(wú)聊 逐漸減少 逐漸增加 控制 刪除 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則四 合理地安排工作時(shí)間 60 40規(guī)則 把任務(wù)安排在60 的工作時(shí)間里 留下40 的時(shí)間處理未納入計(jì)劃和沒(méi)有預(yù)料到的事情 對(duì)于一個(gè)8小時(shí)的工作日而言 可以計(jì)劃的時(shí)間5小時(shí)左右 剩下時(shí)間為彈性時(shí)間 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則四 合理地安排工作時(shí)間 鼬鼠與獅子 案例 案例分析 這只獅子無(wú)疑是明智的 因?yàn)樗浅Ｇ宄?與老鼠比賽的麻煩在于 即使贏了 你仍然是一只 獅子 這只獅子也是善于科學(xué)管理時(shí)間的專家 因?yàn)樗纼A注100 的心血把好鋼用在刀刃上 要善于把有限的時(shí)間用在最有效和最有生產(chǎn)力的地方 在這個(gè)問(wèn)題上 帕累托法則 也即80 20法則 告訴我們 一定要 集中精力在能獲得最大回報(bào)的事情上 而盡可能不要花費(fèi)時(shí)間在對(duì)成功無(wú)益的事情上 換言之 就是你要100 地對(duì)待生命中的80 而不是20 第二節(jié) 時(shí)間管理的基本原則四 合理地安排工作時(shí)間 80 20原則 就是說(shuō)避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上 因?yàn)榫退慊?0 的時(shí)間 也只能取得20 的成效 所以 應(yīng)該將時(shí)間花在重要的少數(shù)問(wèn)題上 因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題 只需花20 的時(shí)間 即可取得80 的成效 重要而且緊急 重要而不緊急 不重要但緊急 不重要也不緊急 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧一 活用記事本有效管理時(shí)間 找一本口袋大小的記事本帶在身邊 記事本里最好有常用電話號(hào)碼 待辦私人事務(wù) 待辦公務(wù) 日期約會(huì)欄及雜記欄 列出待辦事項(xiàng) 可以分為每天 每周或未來(lái)數(shù)周 把預(yù)定做的事登錄到預(yù)定的日程里 確定的事項(xiàng)用鋼筆書(shū)寫(xiě) 可能有變化的先用鉛筆書(shū)寫(xiě) 隨時(shí)記錄一些新的想法 完成的項(xiàng)目要認(rèn)真做好標(biāo)記 標(biāo)識(shí) 可以用螢光筆標(biāo)顏色來(lái)區(qū)分事情的重要性或優(yōu)先性 也就是說(shuō) 記錄時(shí)用一只筆 事后再用螢光筆標(biāo)記重要性或優(yōu)先性 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧二 運(yùn)用逆勢(shì)操作法有效管理時(shí)間 它的核心思想是把握做某事的高峰期 當(dāng)別人沒(méi)有來(lái)得及做某事的時(shí)候 逆勢(shì)操作去做 這樣避免了一窩蜂 可以省下等待或排隊(duì)時(shí)間 從而提高效率 案例學(xué)習(xí) 某區(qū)域經(jīng)理今年已經(jīng)五十多歲了 但每天上班都提前一個(gè)小時(shí)到公司 整理一下資料 清理自己的辦公桌 別人問(wèn)他為什么這么早 他說(shuō) 早點(diǎn)來(lái)公司安靜 不受打擾 可以安心做自己想做的工作 而且避開(kāi)了交通高峰的時(shí)間 他還說(shuō) 到公司后 可以先過(guò)濾一下自己的工作思路并調(diào)整一天的工作 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧三 改變拖延的工作習(xí)慣 明日歌 明日復(fù)明日 明日何其多 我生待明日 萬(wàn)事成蹉跎 世人若被明日累 春去秋來(lái)老將至 朝看水東流 暮看日西墜 百年明日能幾何 請(qǐng)君聽(tīng)我 明日歌 錢鶴灘 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧三 改變拖延的工作習(xí)慣 改變拖延的六個(gè)方法 1 問(wèn)自己 現(xiàn)在最重要的是做什么 這件事情的最后期限是何時(shí) 2 先把最令人討厭 最困難的事解決掉 不要讓它一直困擾自己 3 將工作分解成幾個(gè)較小的部分 使工作容易進(jìn)行 4 不要等所有資料都到手后才開(kāi)始工作 邊工作邊收集信息 5 擺脫 人遇到壓力才會(huì)有最好的結(jié)果 的想法 6 設(shè)定誘因激勵(lì)自己準(zhǔn)時(shí)不拖延 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧四 了解自己的精力周期 合理安排時(shí)間 1 在效率最高的時(shí)段 可以集中精力處理最棘手或最困難的問(wèn)題 創(chuàng)造性思考 復(fù)雜的工作 討論或制定工作計(jì)劃等事情 2 在效率中等的時(shí)段 可以專心做與他人交換意見(jiàn) 規(guī)劃行程表等事情 3 在效率最差的時(shí)段 可以處理電話聯(lián)絡(luò)等事情 典型的精力周期圖 生理專家研究結(jié)果表明 每個(gè)人在一天中不同時(shí)間的精力狀況不同 人的工作效率也會(huì)隨著不同的精力狀況而改變 生理時(shí)鐘不像真的時(shí)鐘那么有規(guī)律 要了解自己的精力周期 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧五 有效利用不同的時(shí)間段 案例 有的人總是這樣說(shuō) 無(wú)論我的工作多忙 行程安排得多滿 如果要逼一下的話 還是可以多做些事的 這樣的時(shí)間管理是什么 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧五 有效利用不同的時(shí)間段 首要時(shí)間 A 思考一天的工作大塊時(shí)間 B 學(xué)習(xí) 例如聽(tīng)廣播 了解本行業(yè)有關(guān)經(jīng)濟(jì)新聞等零碎時(shí)間 C 完成計(jì)劃內(nèi)未完成的工作固定時(shí)間 D 開(kāi)例會(huì)彈性時(shí)間 E 閱讀 整理文件 清整辦公室 完成一些小事等交通時(shí)間 F 做最重要的工作安靜時(shí)間 G 鍛煉 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧五 有效利用不同的時(shí)間段 課堂教授聽(tīng)到這樣的回答后 點(diǎn)了點(diǎn)頭 微笑道 答案不錯(cuò) 但并不是我要告訴你們的重要信息 說(shuō)到這里 這位教授故意停頓了一下 用眼睛向全班同學(xué)掃了一遍說(shuō) 我想告訴各位最重要的信息是 如果你不先將大的石塊放進(jìn)罐子里去 你也許以后永遠(yuǎn)沒(méi)機(jī)會(huì)把它們?cè)俜胚M(jìn)去了 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧五 有效利用不同的時(shí)間段 課堂案例啟示每一天我們都在忙 每一天我們所做的事情好像都很重要 每一天我們都不斷地往罐子里灌進(jìn)小碎石或沙子 你有沒(méi)有想過(guò) 自己工作中哪一項(xiàng)才是石塊 社區(qū)經(jīng)理面對(duì)繁多的工作 切不可胡子眉毛一把抓 不要手忙腳亂 靜下心來(lái) 清晰判斷出哪些事情是最重要的 首先要做好那些最重要的事情 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧六 避免貪求過(guò)多造成的時(shí)間浪費(fèi) 貪求過(guò)多表現(xiàn)為 長(zhǎng)時(shí)間工作 工作時(shí)間增加 休閑時(shí)間減少 過(guò)多地承擔(dān)工作等 認(rèn)識(shí)貪求過(guò)多的后果 記住每個(gè)人的精力是有限的 制定優(yōu)先順序與計(jì)劃 避免將許多事情積攢到一起 工作時(shí)間估算要切合實(shí)際 不要急于求成 適當(dāng)授權(quán) 不要工作欲太強(qiáng) 引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員掌握時(shí)間管理技能 團(tuán)隊(duì)效率的提高 案例 張某是一個(gè)支局的的支局長(zhǎng) 自認(rèn)為做事效率很高 但是老覺(jué)得力不從心 他仔細(xì)想了一下他的下屬在干什么 發(fā)現(xiàn) 1 他的下屬總是等待他示意 開(kāi)始 才著手工作 2 下屬很少向他提建議 3 下屬只是機(jī)械的執(zhí)行命令 缺乏工作的主動(dòng)性 4 當(dāng)他不在場(chǎng)時(shí) 他的下屬只是例行公事的工作 5 一旦發(fā)生緊急的 意外的事情 他的下屬束手無(wú)策地等待他親自處理 6 他常常被下級(jí)請(qǐng)示工作而 干擾 7 他認(rèn)為日常工作占去了他大量的時(shí)間 以致沒(méi)有時(shí)間思考問(wèn)題 進(jìn)修 娛樂(lè)等 8 他不斷地被電話干擾 9 他常常無(wú)法在規(guī)定的期限內(nèi)完成工作 請(qǐng)您分析一下 張某究竟錯(cuò)在哪里 是什么原因造成的 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧七 通過(guò)授權(quán)來(lái)節(jié)約時(shí)間 張某最大的錯(cuò)誤在于不知道如何授權(quán)或者不愿意授權(quán) 不愿意授權(quán)的原因可能有以下幾點(diǎn) 1 找不到授權(quán)對(duì)象 2 擔(dān)心下級(jí)犯錯(cuò)誤 3 擔(dān)心喪失對(duì)下級(jí)的控制 4 擔(dān)心下級(jí)工作表現(xiàn)太好 5 不愿放棄得心應(yīng)手的工作 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時(shí)間管理技巧七 通過(guò)授權(quán)來(lái)節(jié)約時(shí)間 一旦忙碌起來(lái) 許多人恨不得有三頭六臂 其實(shí) 只要掌握了授權(quán)的要領(lǐng) 就能使您左右逢源 分身有術(shù) 1 找出事實(shí)上您不需要親自做的工作 2 確定人選 把這些工作交給下屬去做 能力 不沖突 3 清楚地描述需要完成的任務(wù) 4 給被委托者支持和鼓勵(lì) 5 監(jiān)控被委托者的工作進(jìn)程 通過(guò)授權(quán)可以使社區(qū)經(jīng)理管理人員省出很多時(shí)間做其他的事情 同時(shí)可以培養(yǎng)您的下屬 使他們有機(jī)會(huì)提高自己的能力 成為您的左膀右臂 第