掌握高效的秘訣--生活與工作的幸福法則(PPT 52頁).ppt

掌握高效的秘訣 生活與工作的幸福法則 時(shí)間管理不是什么 時(shí)間本身不是問題 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間 而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間不論時(shí)間流逝得快還是慢 我們都不能把它截住 不能把它儲(chǔ)存起來 但我們可以有意義地 積極地去利用它 切記 今天是你余生開始的第一天 時(shí)間管理是什么 時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣 以令自己更富績(jī)效 更富效能把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完 叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃 時(shí)間管理的基礎(chǔ)是信念時(shí)間管理的前提是目標(biāo)時(shí)間管理的重點(diǎn)是規(guī)劃時(shí)間管理的優(yōu)劣在技巧時(shí)間管理的關(guān)鍵是執(zhí)行 課程目錄 時(shí)間管理哲學(xué)通過目標(biāo)和計(jì)劃掌握時(shí)間設(shè)定合理的優(yōu)先級(jí)別培養(yǎng)良好的習(xí)慣時(shí)間管理的工具運(yùn)用 擁有金錢以及金錢能買到的東西固然好 但能確保沒有失去那些金錢買不到的東西就更好了 喬治 賀瑞斯 羅瑞默 浪費(fèi)時(shí)間的原因 1 缺乏明確的目標(biāo)2 拖延3 缺乏優(yōu)先順序 抓不到重點(diǎn)4 專注細(xì)節(jié) 事必躬親5 做事有頭無尾6 缺乏條理與整潔 找東西7 不懂授權(quán)8 不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求9 盲目行動(dòng)10 簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化11 懶惰12 消極思考 客觀方面浪費(fèi)時(shí)間的原因 a 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)浪費(fèi)時(shí)間 開會(huì) 電話 不懂授權(quán) 組織官僚 制度呆板 b 工作系統(tǒng)浪費(fèi)時(shí)間 訪客 官樣文章 員工離職等 c 生活條件浪費(fèi)時(shí)間 通訊 環(huán)境 交通 朋友閑聊 家住郊區(qū)等 平均80歲壽命 我們只有3 3年的時(shí)間去創(chuàng)造價(jià)值 我們?nèi)绾喂芾硭?一寸光陰一寸金 1 20 60 80 忽略不計(jì) 余40項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)比例 睡眠8小時(shí)13 3年33 25 一日三餐2 5小時(shí)4 2年10 50 走路1 5小時(shí)2 5年6 25 談話1小時(shí)1 7年4 25 看電視 上網(wǎng)3小時(shí)5年12 25 看報(bào) 聊天3小時(shí)5年12 25 刷牙 洗臉 洗澡1小時(shí)1 7年4 25 你能支配自己的時(shí)間嗎支配時(shí)間即支配自己 下列問題將有助于你衡量自己支配時(shí)間的能力 請(qǐng)回答 是 或 不 1 你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排 是 不是2 你是否在固定的時(shí)間里處理往來函件 如上午或下午 是 不是3 你是否將無用的文件處理掉 而不是機(jī)械地歸檔 是 不是4 你是否避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的 瑣事 干擾正常工作 是 不是5 你能使每項(xiàng)工作都善始善終 避免頭緒多而亂嗎 是 不是6 你能注意縮短用餐 飲茶的時(shí)間嗎 是 不是7 你只歡迎那些實(shí)實(shí)在在 對(duì)公司有益的推銷員或顧客嗎 是 不是8 你除非萬不得已才召開會(huì)議嗎 是 不是9 你只參加那些對(duì)本部門的工作有直接影響的會(huì)議嗎 是 不是10 你收到函件后是否閱后立即處理 是 不是11 你阻止別人給你寄發(fā)各種無用的資料嗎 是 不是 12 你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否先瀏覽全篇大意后 再仔細(xì)閱讀章節(jié) 是 不是13 你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎 能不頻繁地檢查或干擾他們嗎 是 不是14 你鼓勵(lì)部下遇到問題時(shí)要開動(dòng)腦筋 提出獨(dú)立的見解嗎 是 不是15 你手邊有重要工作處理時(shí) 如果同事找你聊天 你能巧妙地拒絕嗎 是 不是16 你能充分利用電話提高效率 不在工作時(shí)間煲 電話粥 嗎 是 不是17 你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃 是 不是18 你能充分利用電腦 復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公用具提高效益嗎 是 不是19 當(dāng)你遇到非得靠專門知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的難題時(shí) 你是否請(qǐng)教專家協(xié)助 而不是單槍匹馬地蠻干 是 不是20 你召開重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)接電話 不會(huì)見未約來訪者 是 不是 四種方式改變你的生活狀態(tài) 你可以多做那些對(duì)你有好處的工作你可以少做那些對(duì)你的工作和個(gè)人生活沒有意義的工作你可以開始做你現(xiàn)在沒有做的工作你可以停止所有工作 呈現(xiàn)最佳表現(xiàn)的12個(gè)原則 時(shí)間管理可以使你提高自己貢獻(xiàn)的價(jià)值你獲得的有形報(bào)酬和無形報(bào)酬總是等于你為他人提供的服務(wù)的價(jià)值良好的時(shí)間管理要求你把自己看作是一個(gè) 工廠 所有事情的實(shí)現(xiàn)與否都取決于你充分利用時(shí)間的能力時(shí)間是最稀缺的資源運(yùn)用時(shí)間管理技能有助于培養(yǎng)判斷力和前瞻力 有利于獨(dú)立和自律集中精力管理時(shí)間將迫使你形成強(qiáng)烈的結(jié)果導(dǎo)向時(shí)間管理讓你更巧妙地工作而不是更辛苦地工作活力 激情和積極的心態(tài)均源自于良好的時(shí)間管理你的成長(zhǎng)與你給自己提出的要求成正比成就感和滿足感是持久動(dòng)力的唯一來源現(xiàn)在 此刻 是你所擁有的全部時(shí)間 有關(guān)時(shí)間效率的7個(gè)練習(xí) 謹(jǐn)記 你的自我形象決定了你的表現(xiàn) 謹(jǐn)記 新習(xí)慣的形成需要21天的練習(xí)和重復(fù) 向自己承諾 使自己成為出色的時(shí)間管理者培養(yǎng)良好的時(shí)間管理習(xí)慣應(yīng)該從存在阻礙進(jìn)步的時(shí)間管理惡習(xí)的某一領(lǐng)域開始著手大力培養(yǎng)新的時(shí)間管理習(xí)慣采用 試驗(yàn)成功法 而不是 試錯(cuò)法 也是最重要的一條 你要絕對(duì)相信自己可以成為出色的時(shí)間管理者 課程目錄 時(shí)間管理哲學(xué)通過目標(biāo)和計(jì)劃掌握時(shí)間設(shè)定合理的優(yōu)先級(jí)別培養(yǎng)良好的習(xí)慣時(shí)間管理的工具運(yùn)用 設(shè)定目標(biāo)的基本原則 構(gòu)建偉大的夢(mèng)想以現(xiàn)在時(shí)態(tài)寫下目標(biāo)每天改寫目標(biāo)定期確認(rèn)目標(biāo)維持目標(biāo)的平衡你真正想要什么 目的 你為什么想實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo) 你怎么樣實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo) 了解主要的既定目標(biāo) 怎樣確定你真正想要什么 分析你的生活無限遐想通過優(yōu)先級(jí)別規(guī)劃目標(biāo)選出最重要的目標(biāo)制定詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃 顯著提高實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的能力 將目標(biāo)冥想為事實(shí)激活萬有引力定律信念原理 不管你相信什么 只要你確信無疑 就一定能夢(mèng)想成真 精神原理 思維能自我印證 積極地確認(rèn)目標(biāo) 已實(shí)現(xiàn) 為結(jié)果承擔(dān)全部責(zé)任懷著信念前進(jìn)堅(jiān)持每天做某件事 問自己恰當(dāng)?shù)膯栴} 我想要做什么我要怎么做這件事我真正的目標(biāo)是什么我的人生目標(biāo)是什么 我的工作目標(biāo)是什么 家庭目標(biāo)是什么 我為實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)而活 我到底想做什么 課程目錄 時(shí)間管理哲學(xué)通過目標(biāo)和計(jì)劃掌握時(shí)間設(shè)定合理的優(yōu)先級(jí)別培養(yǎng)良好的習(xí)慣時(shí)間管理的工具運(yùn)用 設(shè)定優(yōu)先級(jí)別的5個(gè)關(guān)鍵問題 我為什么能領(lǐng)到這份薪水什么活動(dòng)最有價(jià)值我的關(guān)鍵績(jī)效區(qū)間是什么如果某件我能勝任 并且只有我能勝任的事情在出色完成后將帶來巨大影響 那么這件事情是什么 現(xiàn)在 怎樣使用時(shí)間最有價(jià)值 時(shí)間管理的方法和技巧 使用時(shí)間規(guī)劃工具總是照單辦事通過優(yōu)先級(jí)別規(guī)劃清單使用你喜歡的任何時(shí)間管理系統(tǒng)建立有45個(gè)表格的歸檔系統(tǒng) 時(shí)間價(jià)值的分析 分析你的時(shí)間價(jià)值你的每一天 每一分鐘都有很大價(jià)值工作業(yè)績(jī)需要過程管理 是工作時(shí)間的每一分鐘工作成果的累積確定自己的時(shí)間價(jià)值 肯定自己的價(jià)值規(guī)劃你的時(shí)間 將寶貴的 有限的時(shí)間資源用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上 總計(jì) 16 30 17 00 16 00 16 30 15 30 16 00 15 00 15 30 14 30 15 00 14 00 14 30 13 30 14 00 13 00 13 30 12 30 13 00 12 00 12 30 11 30 12 00 11 00 11 30 10 30 11 00 10 00 10 30 9 30 10 00 9 00 9 30 8 30 9 00 8 00 8 30 原因 浪費(fèi) 超時(shí) 實(shí)際用時(shí) 計(jì)劃用時(shí) 活動(dòng)事項(xiàng) 時(shí)間 時(shí)間清單分析表 總計(jì) 原因 無計(jì)劃用時(shí) 延誤 浪費(fèi) 實(shí)際時(shí)間 計(jì)劃時(shí)間 工作事項(xiàng) 姓名 日期 年月日 工作清單分析表 使用標(biāo)注 ABCDE 的方法 強(qiáng)迫效率定律 個(gè)人規(guī)劃的7個(gè)方法 在前一晚做好準(zhǔn)備擬定日程提早開始一天的工作使用規(guī)劃合理的歸檔系統(tǒng)在黃金時(shí)間做重要的工作使用口述記錄機(jī)或錄音機(jī)讓空中旅行更有效率 課程目錄 時(shí)間管理哲學(xué)通過目標(biāo)和計(jì)劃掌握時(shí)間設(shè)定合理的優(yōu)先級(jí)別培養(yǎng)良好的習(xí)慣時(shí)間管理的工具運(yùn)用 例 你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例 工作效率低 辦事拖拉 時(shí)間觀念差 工作時(shí)磨磨蹭蹭 工作時(shí)眉毛胡子一把抓 經(jīng)常找不到主次 經(jīng)常被電話 不速之客干擾 任由發(fā)展 不會(huì)說不喜歡推遲和拖延工作 上班時(shí)間不緊湊 晚上加班干 什么事情都愿意認(rèn)為自己很忙才好 愿意下屬多請(qǐng)示 多匯報(bào)才有權(quán)威 沒有目標(biāo) 沒有計(jì)劃 人云亦云 零碎時(shí)間都被隨意打發(fā)掉 不會(huì)利用零碎時(shí)間 沒有時(shí)間安排表 由別人來安排 不會(huì)休息 不會(huì)娛樂 沒有空閑如果你有以上這樣一些壞習(xí)慣 你就要消除這些自設(shè)的障礙 修正自己的習(xí)慣 性格以至于某些習(xí)以為常的觀念 痛下決心加以改正 徹底根治浪費(fèi)時(shí)間和精力的個(gè)人習(xí)慣 你應(yīng)按照我們前面的原則做下去 逐漸養(yǎng)成這樣的一些工作修改和時(shí)間管理的習(xí)慣 一般人的習(xí)慣安排 先做喜歡做的先做懂的先做容易的先做花時(shí)間少的先做資料齊全的先做已排定的先做經(jīng)過籌劃的先做別人的先做有趣的 必須養(yǎng)成的習(xí)慣 你每天要花30分鐘做計(jì)劃 你要有書面的日計(jì)劃 月度計(jì)劃和周計(jì)劃 你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時(shí)間習(xí)慣 你每周都將你的工作排出優(yōu)先的順序 你能在高效的時(shí)間里做完你的重要工作 你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式 你已養(yǎng)成對(duì)付干擾的工作作風(fēng) 你有明確的生活和工作目標(biāo) 你保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾 會(huì)有效利用零星時(shí)間 有得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備 文件柜或辦公桌整潔 條理清楚 在固定的時(shí)間里處理往來的函件 盡量將無用的文件處理掉 能使每件工作善始善終避免頭緒多而亂 除非萬不得已才召開會(huì)議 常年使用工作效率手冊(cè) 一 睡眠 利用白天瞬間睡眠 培養(yǎng)隨時(shí)隨地入睡的能力 注重睡眠質(zhì)量 不注重長(zhǎng)短 良好的睡眠環(huán)境與條件 心理訓(xùn)練 自我暗示與身心放松 從點(diǎn)滴開始養(yǎng)成良好習(xí)慣 二 學(xué)習(xí) 向成功者學(xué)習(xí)成功的方法 一天一小時(shí)可以創(chuàng)建奇跡 參加研習(xí)會(huì) 長(zhǎng)期與短期的學(xué)習(xí) 并養(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣 高效的閱讀 從點(diǎn)滴開始養(yǎng)成良好習(xí)慣 三 娛樂 選擇對(duì)身心健康的活動(dòng) 選擇具有創(chuàng)造性的活動(dòng) 要干就要達(dá)到一定水平 要適度 從點(diǎn)滴開始養(yǎng)成良好習(xí)慣 四 提升精力 按時(shí)睡覺和起床 少食多餐 每天5 6餐 每天吃早餐 每天喝48 64盎司水 工作90分鐘短暫活動(dòng)一下 每天進(jìn)行身體鍛煉 每星期2次力量訓(xùn)練 做自己喜歡的事 從點(diǎn)滴開始養(yǎng)成良好習(xí)慣 五 家庭生活 每天保持積極的心態(tài) 建立良好的人際關(guān)系 要花時(shí)間與家人在一起 豐富多彩的生活方式 從點(diǎn)滴開始養(yǎng)成良好習(xí)慣 課程目錄 時(shí)間管理哲學(xué)通過目標(biāo)和計(jì)劃掌握時(shí)間設(shè)定合理的優(yōu)先級(jí)別培養(yǎng)良好的習(xí)慣時(shí)間管理的工具運(yùn)用 創(chuàng)造一個(gè)完全個(gè)性化的 郵件時(shí)間節(jié)約法 每天最多用兩三次的時(shí)間專門回復(fù)電子郵件 不要用電子郵件跟你的鄰桌交流 最好還是直接說話 這樣通常既快又親切 早上不要立即打開電腦和下載郵件 先簡(jiǎn)單想想 今天有哪些事情 必要時(shí)還可以用手寫下幾點(diǎn) 五條適合你個(gè)人的離線策略 不要在吃早餐的時(shí)候就把手機(jī)放在桌上 到了辦公室再開機(jī) 午休時(shí)候不妨去散散步 但把手機(jī)放在辦公桌上 再添置一部私人手機(jī) 這點(diǎn)開支是值得的 你的工作手機(jī)只在普通上班時(shí)間打開 私人手機(jī)號(hào)碼只告訴家人和朋友 你可以向別人聲明 每周至少一個(gè)晚上不用手機(jī) 為了不讓家里人試圖破壞規(guī)矩 你可以把手機(jī)放在無人能拿到的地方 讓手機(jī)像以前的老式電話機(jī)那樣 任它一直響 從前人們不想接電話的做法就是讓人以為沒有人在家 獲得更多休閑和生活樂趣的四點(diǎn)策略 經(jīng)常用點(diǎn)時(shí)間向窗外眺望和空想 因?yàn)榭障氩⒉皇羌兇獾睦速M(fèi)時(shí)間 而是對(duì)我們很有好處的 在空想的時(shí)候 那些無意識(shí)的東西浮現(xiàn)在面前 這是思想和創(chuàng)造力的精華 在完成一項(xiàng)緊張的項(xiàng)目之后享受一個(gè)下午的空閑 不提什么目的 就給你自己 去散散步 到書店里去翻翻 或者看一部電影 做一點(diǎn)跟你的工作毫無關(guān)系 和你的事業(yè)成就也完全不相干的事情 一個(gè)星期里要留出一個(gè)晚上不安排什么事情 下午之后泡一杯熱茶 舒心地看著茶杯里的熱氣緩緩上升 然后問自己 現(xiàn)在喜歡干什么 聽音樂 翻看老照片 還是給老朋友打個(gè)電話聊上幾句 星期天一個(gè)上午不要做任何事情 睡懶覺 慢悠悠地用早餐 翻翻雜志 讀讀以前的情書 看看天上的云朵 這才是真正的放松 處理電話干擾的7種方法 將電話作為商業(yè)工具來使用檢查電話不接電話明確回電的時(shí)間將電話集中起來事先為電話做好規(guī)劃做好詳細(xì)的記錄 應(yīng)對(duì)突然來訪的客人 為工作創(chuàng)造安靜的時(shí)間迅速起身結(jié)束討論安排特定的時(shí)間會(huì)面避免浪費(fèi)別人的時(shí)間 在會(huì)議中節(jié)省你的時(shí)間 確定會(huì)議成本7種讓會(huì)議更有效率的方法會(huì)議有必要嗎 寫下議程按時(shí)開始 按時(shí)結(jié)束先說最重要的事項(xiàng)概括總結(jié)分配具體的責(zé)任做好會(huì)議記錄并相互傳閱 優(yōu)柔寡斷與不良決策 4類決策只有你能制定的決策你能分派的決策無法制定的決策不可避免的決策 制定更好的決策將制定決策的任務(wù)分派給他人為決策的制定設(shè)定截止日期在制定決策之前搜集事實(shí)勇往直前克服失敗的恐懼 16種克服拖拉的方法 1 把工作寫在紙上進(jìn)行思考2 在開工前備齊所有必要的資料和工具3 從小事做起4 將任務(wù)分成若干環(huán)節(jié) 分別進(jìn)行處理5 瑞士的奶酪技巧6 從外部開始 先完成較小的任務(wù)7 從內(nèi)部開始 先完成重大的任務(wù)8 完成你最擔(dān)心 最害怕的任務(wù) 9 從處理最棘手的問題開始一天的工作10 思考沒能處理或完成該任務(wù)會(huì)有什么負(fù)面影響11 想一想在處理和完成任務(wù)的過程中你能獲得多少好處12 白天處理項(xiàng)目時(shí)給自己預(yù)留15分鐘13 抑制完美主義14 選出一個(gè)拖拉會(huì)讓你遭受損失的領(lǐng)域