外企電子郵件中那些奧妙的‘游戲規(guī)則’.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除外企電子郵件中那些奧妙的游戲規(guī)則Email辦公英文的弦外之音當(dāng)小嫩瓜們初入職場(chǎng)時(shí)，對(duì)“CC”、“F.Y.I.”這些郵件詞匯一定是一頭霧水。當(dāng)小嫩瓜們搞清楚了“CC”是抄送，“F.Y.I.”是供參考的字面意思還不夠，還要理解發(fā)件人采用這種發(fā)件方式的用意。職場(chǎng)中充滿了“潛臺(tái)詞”，不讀懂這些弦外之音，難免日后不被“潛規(guī)則”誤傷。1. CCCC是Carbon Copy的縮寫，意思是抄送。對(duì)于抄送的郵件，表示發(fā)件人對(duì)抄送人的一種告知，抄送人是不用回復(fù)的。但是，這種告知是比較詭譎的，發(fā)件人往往真實(shí)的目的是要影響抄送人，而非主收件人。這表示發(fā)件人在“狐假虎威”、在“敲山震虎”，在用主收件人的壓力去影響抄送人。潛臺(tái)詞：“XX，我已經(jīng)告訴你了哦，做不做你看著辦吧，反正大老板都已經(jīng)知道了。而且，我已經(jīng)沒有什么責(zé)任了?！?. F.I.Y.F.I.Y.是for your information的縮寫，意思是供你參考。這句話下面通常緊跟的鏈接和附件資料。潛臺(tái)詞：“XX，這件事與你有關(guān)，隨便看看吧，不用太上心。”3. HighlightHighlight的意思是強(qiáng)調(diào)，在郵件中的特殊意思是有些事情你做起來很吃力了，可能搞不定。但是，作為下級(jí)，不好意思承認(rèn)自己能力有問題完成不了任務(wù)，或是不敢責(zé)怪老板的計(jì)劃不切實(shí)際以至于執(zhí)行上有困難。潛臺(tái)詞：“這個(gè)事情我搞不定，老板，你要投入更多資源和關(guān)注了，而且方案可能需要修改?！?. UnacceptableUnacceptable的意思是不可取。外企很注意形式上對(duì)人的尊重，因此在批評(píng)員工時(shí)用詞也選擇一些不激烈的詞。這些詞通常是表揚(yáng)詞匯(如acceptable)的否定形式。如果老板說“It is unacceptable!”，這就很嚴(yán)重了。潛臺(tái)詞：“你這么做太差勁了，讓我太不滿意了，再這樣下去，我就不客氣了！”5. Great/WonderfulGreat/Wonderful是一般性的夸獎(jiǎng)。正如，廣州人叫你“靚女”、“靚仔”不值得沾沾自喜一樣，老外對(duì)你說“Its great!”，“Wonderful!”，你也不必飄飄然。只要你工作不出差錯(cuò)，這句話就能經(jīng)常在你郵件發(fā)送工作成果后老板的回復(fù)中看到。潛臺(tái)詞：“還可以吧，驗(yàn)收合格?！盓mail常用詞匯addressee 收件人address 地址subject 主題attachment 附件mailing list 郵件列表inbox 收件箱outbox 發(fā)件箱spam 垃圾郵件CC 抄送BCC 密件抄送to block senders 阻止發(fā)件人to send an email 發(fā)郵件to receive an email 收郵件to forward an email 轉(zhuǎn)發(fā)郵件to copy somebody in 抄送給某人國(guó)企到外企的“電郵沖擊” 小王剛從國(guó)企跳到了外企，一進(jìn)入外企，他發(fā)現(xiàn)外企大多數(shù)工作都是在電郵上展開的，甚至同事之間70%的交往是在電郵上進(jìn)行的，經(jīng)過兩個(gè)月的工作，他總結(jié)了三條經(jīng)驗(yàn)：郵件多過公文小王過去在國(guó)企，曾經(jīng)當(dāng)過領(lǐng)導(dǎo)的秘書，國(guó)企盛行的是文本公文，公文都要打成小四號(hào)字的仿宋體。而現(xiàn)在任職的外企除了合約以外，基本是無紙辦公。 絕大多數(shù)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、匯報(bào)都通過電郵，與同事的溝通也都要寫電郵。外企的電郵也有規(guī)范，郵件主體盡量不要出現(xiàn)漢字，漢字只能在附件中出現(xiàn)。郵件字體一般要求英文用Verdana，漢字用細(xì)等線簡(jiǎn)體。匯報(bào)，口頭不如電郵在國(guó)企的時(shí)候，小王經(jīng)常去處長(zhǎng)的辦公室口頭匯報(bào)工作，而且誰去匯報(bào)得越頻繁，誰就越被同事認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)的紅人。可是現(xiàn)在到了外企，老板從來沒有叫他去匯報(bào)工作。過了兩周，小王還在納悶，被老板叫去問話：“你怎么從來不用郵件向我和同事匯報(bào)工作進(jìn)度和反饋執(zhí)行情況？”這一問，小王才知道外企不流行口頭匯報(bào)工作，他才意識(shí)到外企一天的工作量可能是國(guó)企的4-5倍，領(lǐng)導(dǎo)沒有那么多時(shí)間面對(duì)面聽取工作匯報(bào)，而且領(lǐng)導(dǎo)也更健忘，需要郵件提醒。抄送還是不抄送小王在國(guó)企的時(shí)候，通常是對(duì)外才會(huì)使用郵箱，郵箱里面一周能收到4-5封電郵；而他來外企之后，一天就能收到15-30封電郵。經(jīng)常同事會(huì)把一些與小王無關(guān)的郵件抄送到小王的郵箱里面來，一開始，小王還會(huì)詫異同事是不是發(fā)錯(cuò)了。有一天，同事終于忍不住問小王：“小王，你怎么從來不把你的郵件抄送給我們呀，我們都是快銷組的呀！”小王原來以為一個(gè)客戶既然由自己負(fù)責(zé)，就沒必要事無巨細(xì)抄送其他同事，無故增加他人的郵件瀏覽量。而事實(shí)是，同一個(gè)團(tuán)隊(duì)的同事需要知道他在做什么，更需要知道客戶在做什么，這樣整個(gè)團(tuán)隊(duì)才能協(xié)同前進(jìn)。于是，小王開始了向團(tuán)隊(duì)和老板抄送，過了一段時(shí)間，老板又找小王麻煩了，“你怎么什么雞毛蒜皮都抄送給我呀？”經(jīng)過了一個(gè)半月，小王才掌握到了郵件抄送的尺度。外企電郵門道多很難想象，外企的電郵系統(tǒng)如果癱瘓上幾天，公司的運(yùn)營(yíng)和管理會(huì)出現(xiàn)為什么樣的狀況。據(jù)統(tǒng)計(jì)，80%的外企職場(chǎng)人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發(fā)郵件。70%的職場(chǎng)人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認(rèn)沒有尚未處理的緊急郵件。30%的職場(chǎng)人，即使下班或周末在家休息，也要強(qiáng)迫癥式地登錄公司郵箱，查有沒有漏掉緊要的任務(wù)。電郵與每個(gè)白領(lǐng)的職業(yè)發(fā)展關(guān)系也是如此緊密，不要把電郵簡(jiǎn)單地理解為一封信，應(yīng)該把電郵理解成為一種最重要的職場(chǎng)溝通方式。別小看了電郵功能中的抄送、暗送、轉(zhuǎn)發(fā)等功能，簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞，里面大有玄機(jī)。面對(duì)面抄送是為了明晰責(zé)任非外企人士經(jīng)常會(huì)嘲笑，外企白領(lǐng)寫電郵寫到癡迷的程度，無論大事小事都寫電郵，即使面對(duì)面坐著也要寫電郵。對(duì)此，外企白領(lǐng)Emily的答復(fù)是：如果當(dāng)面說或者在電話里講，對(duì)方左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此“死無對(duì)證”。電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰也賴不掉。最近有同事不按規(guī)矩出牌，用即時(shí)通訊工具給Emily傳重要公文，結(jié)果Emily漏掉了。現(xiàn)在Emily即時(shí)通訊工具簽名上多了一條 ，“請(qǐng)不要通過QQ和MSN傳文件！”施壓用抄送相信大家看過宮廷劇，宮廷劇上大臣最喜歡說的是：“明兒個(gè)我參他一本，讓他好看！”最先上奏折的是低級(jí)官員，然后雙方陣營(yíng)逐級(jí)往上添奏折，最后丞相和太師才露臉“互掐”。職場(chǎng)的電郵世界也經(jīng)常上演古老的宮廷劇，白領(lǐng)們也在跟帖上奏折“參”對(duì)方陣營(yíng)一本。有的電郵被反復(fù)Reward(回復(fù))，拖著長(zhǎng)長(zhǎng)的尾巴。逐條看下去，像是看一場(chǎng)沒有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)。記者曾經(jīng)看一個(gè)郵件在短短30分鐘，這封郵件被外企同事RE(回復(fù))20次。原來是A部門的項(xiàng)目沒有得到B部門的支持，給搞砸了，客戶很生氣，不僅不準(zhǔn)備付款，而且不打算再與他們合作了。第一封電郵是客戶發(fā)給A部門總監(jiān)的，是一封拒絕付款的投訴信。但是，這封信卻并沒有被A部門的總監(jiān)轉(zhuǎn)發(fā)，而是由A部門的一個(gè)小小的項(xiàng)目經(jīng)理“開球”，把郵件群發(fā)給了A部門4個(gè)小組的成員，希望大家找出責(zé)任人。然后小組成員接二連三地RE這個(gè)郵件，開始有A部門組員開始說B組壞話，還附上了證人與證詞。后來，A部門總監(jiān)寫了一封悔過書并連同那封被RE(回復(fù))了20次的電郵一并抄送給了大老板。從此B部門總監(jiān)知道了A部門總監(jiān)的威力，不敢再拆臺(tái)。邀功也用抄送外企不流行口頭匯報(bào)，發(fā)電郵是回報(bào)業(yè)績(jī)的主要方式。這個(gè)場(chǎng)面在許多職場(chǎng)小說上都屢見不鮮，比如米婭，快跑上，David寫了一個(gè)洋洋灑灑的Email，發(fā)給了包括亞太區(qū)甚至是美國(guó)總部在內(nèi)的相關(guān)團(tuán)隊(duì)，狠狠地吹了一把。他甚至用了這樣的語句：“請(qǐng)?jiān)徫业倪@個(gè)郵件寫得如此之長(zhǎng)，因?yàn)槲覔?dān)心任何的一點(diǎn)刪減都會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目的輝煌。”不止是邀功，連自戀都溢于言表。通常，相關(guān)被抄送人不能沉默，要表示祝賀。于是，大家真心實(shí)意地、虛情假意地都RE(回復(fù))上Congratulations!(祝賀！)，郵件越滾越大，大家周而復(fù)始地玩這個(gè)模式化的游戲。記著用秘密抄送小雯在外企是公關(guān)專員，她有一次因?yàn)槌头矫娴牟惶⒁?，被主管?yán)厲批評(píng)。有一次很重要的公關(guān)活動(dòng)，小雯將一份媒體統(tǒng)稿發(fā)給了8家媒體，而且8家媒體記者的郵箱都沒有加密，記者之間都互相看得到。主管教訓(xùn)小雯她犯了兩個(gè)錯(cuò)誤：一個(gè)是針對(duì)不同的媒體，要寫不同風(fēng)格、題材和體裁的稿件，不能用通稿；另一個(gè)是，每個(gè)媒體都希望相關(guān)單位只請(qǐng)了他們這一家媒體，而發(fā)給他們的消息是獨(dú)家消息。當(dāng)一個(gè)記者看到一篇統(tǒng)稿被抄送給8個(gè)人時(shí)，他甚至連這篇文章都不想看了。還有一次，小雯因?yàn)閷?duì)主管沒有秘密抄送也被批評(píng)，主管說：“給客戶的郵件一定得抄送給我，這樣我才能監(jiān)控全局的工作。但是，你發(fā)給我的時(shí)候，一定要用密送功能。否則，在客戶面前，我張口打哈哈裝不知道就玩不轉(zhuǎn)了?！盓mail也是聊天工具Lucy某外企銷售人員，她十分注意維護(hù)那些許久沒有見面的客戶關(guān)系。只要小雯看到什么幽默好玩的郵件，都會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)給她的朋友和客戶們。這些郵件包括養(yǎng)生秘訣、笑話、一組趣味圖片等。如果遇到有共鳴的話題，朋友們還會(huì)回復(fù)，這一回復(fù)，所有人都會(huì)接收到。大家持續(xù)回復(fù)下去，就變成了接龍，郵箱就變成了BBS。所以，客戶對(duì)于Lucy的印象總是很深刻。不過，Lucy每次發(fā)這樣的搞笑郵件 都挖空了心思，需要到貓撲、大旗網(wǎng)這些地方搜羅好多資源。因?yàn)樗?，發(fā)搞笑郵件是有風(fēng)險(xiǎn)的。如果確實(shí)搞笑，就聯(lián)絡(luò)了感情；如果不搞笑，那么就是給客戶發(fā)了一封