企業(yè)會議瓶頸及對策研究.doc

企業(yè)會議效率瓶頸及對策研究 摘要：會議是進行信息交流形成決策的最有效的途徑，但是現(xiàn)今企業(yè)大多存在著會議的低效率的問題，這就大大的降低了企業(yè)的行事效率和企業(yè)的利益，要解決會議的低效率的瓶頸是不可能的，但是通過對會議前后和會議上的各種規(guī)定和準備，在很大程度上是能夠提高會議的效率，這就要求一套完善的召開會議制度。 關鍵詞：會議 效率 準備 提高 一、會議的瓶頸問題 在現(xiàn)今社會告訴發(fā)展的生活中，科學技術的飛速發(fā)展導致了競爭的異常激烈，這就要求企業(yè)在日常的運行當中，能夠順數(shù)的達到信息的交流和事物進程的不斷更新，達到這樣的有效率的途徑就是開會。會議是實現(xiàn)有效溝通及形成決策的重要方式，開會又是一件成本很高的活動，這樣效率就顯得尤為重要，但是現(xiàn)在企業(yè)面臨的問題就是會議的效率非常低下，大大的增加了企業(yè)運行的成本，下面就介紹一下企業(yè)在會議中的瓶頸問題。 （一）會而不議 現(xiàn)今企業(yè)會議中會議的形式主義色彩還是比較高的由于會議的主持者會是領導者來擔當，所以會議往往會成為領導者的脫口秀，領導者對于工作的牢騷或是想法會在會議當中占到主要地位，或是會議成為領導者現(xiàn)實自己地位的方式，沒事也要開會。還有一種情況就是公司的例會，慣例性的會議給人一種負面情緒，往往使得職員不愿意開會，有時候即使是沒有什么事情也要開例會，這就讓職員不愿意參加例會，當真的有什么重要的事情要在例會上討論時職員的情緒還是像沒事一樣，不會有什么好結(jié)果有時候參會人員的不善于表達會是保持中立的態(tài)度都會導致會而不議的局面 （二）議而不決 會議的目的就是為了通過信息的交換達成決策，但是現(xiàn)在企業(yè)的有些會議根本不是為了交流出決策而是發(fā)布領導領導者的想法，也或是會議上大家討論的非常的激烈，可是往往發(fā)展的方向不是會議的主題而是部門或是個人間利益的論戰(zhàn)，導致會議的失控，還有可能進一步發(fā)展為內(nèi)部的矛盾，這對于組織是非常不利的，在會議上個人的講話時間過長就會導致會的時間過長，這樣就會增加與會人員的不滿，于是大家越是不滿就會越是滔滔不絕的講話，這樣就會沒完沒了。有的組織沒有合理的決策機制，意見是表達了但是究竟要怎么來做決定就是意見很麻煩的事情了，由于種種原因就會遲遲難以作出決定。 （三）決而不行 會議的巨額車達成后需要后期的跟進工作，但是由于在會議上沒有做出明確的責任劃分或是會議的記錄不準確導致了后期的工作無法完成，有時候由于受到當時市場條件的限制，在會議上做出的某些決策在后期的實行當中是困難重重或是根本偶辦法實施。 二、提高會議效率的策略 如何提高會議的效率是每一個會議負責人必須思考的問題，高效會議會使企業(yè)節(jié)約大量的成本會議的成功與否關系到企業(yè)的興衰成敗，這是高效的會議成為企業(yè)運行的重要環(huán)節(jié)，下面我會從會前、會中和會后三個方面進行闡述 （一）會前準備 一個好的會前準備會使會議的效率的道很大的提高，正所謂“臺上一分鐘臺下十年功”要想有一個漂亮的登場就必須有充足的準備，會議的高效與否也是這樣的，如果會議的負責人在會議之前能夠在會場的布置，參會人員的選擇，會議的召開時間，會議的內(nèi)容等方面做好準備就可以在會議中顯得很從容，足以提高會議的效率。 1會議的布置 合適的會場布置會使會議決策的達成概率得到提高，一般企業(yè)開會會把方便的原則放在第一位，但是這只是其中的一個方面。會場的安排至少要有七方面的內(nèi)容：（1）場地必須有空檔可以使用。（2）場地必須夠大以便容納與會者及試聽器材。有人認為平均每一位與會者能夠擁有1,5平方米的空間才算理想。（3）必須擁有包括座椅在內(nèi)的適當家居。會議時間越長，使用的座椅愈應讓與會者感到舒服。不過不能呢個讓與會者舒服到無心開會的地步。（4）必須擁有足夠充足的照明和通風設備。（5）必須能夠免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。（6）必須令主席及與會者感到方便（7）成本必須低廉。這七方面的內(nèi)容是會議的必要準備。 2參會人員的選擇 參會人員的選擇要非常的慎重，盡量邀請有必要參加的人員，或是說和此次將會以的議題有關的人員參加。如果說有重要的參會人員不能參加那就不要讓別人代替，因為代替者不會遵照會議的目的行事。一些可有可無的人就盡量不讓他們參加，因為無關人員即便是參加也不發(fā)言影響整個會場的氣氛。如果參會人員之間職位差別很大的話可以在會議的召開時讓那些職位比較低的先行開會，然后讓職位高的人員開會，這樣就可以避免說話時的難看，打消員工的顧慮。 3會議召開的時間安排 一般安排在十一點左右，員工的狀態(tài)是最好的開會時價，會議的時間一般是一個小時，這是人能夠接受的最長的時間。會議必須按時開始不管是什么原因，如果有必要的話可以換時間開會。會議的時間安排盡量避免下班的時間，大家都急著回家吃飯，會影響到大家的參會心情，從而影響到會議的結(jié)果;也不要在大家剛到辦公室的時候因為一切的工作都還沒有開始，員工都還未進入工作的狀態(tài)。 4會議內(nèi)容的安排 會議的議題不應該安排的較多，一般在五個以內(nèi)，過多了就很難討論出結(jié)果，而且員工的精力是有限的，要是專門的會議討論一個兩個的問題也是不可取的，這樣會是會議的成本升高。會議中的各種材料要提前發(fā)給每一位與會人員，讓他們明白會議的主題并做好發(fā)言的準備，這樣可以在會上不用留下思考的時間，也能夠使職員在討論的時候不至于跑題，或是保持沉默。 5會前會議 在召開會議前一天最好先開一個小會，在這個小會中可以把下次會議的主要目的睡一下，特別是為了達成某種效果的時候，就可以在這次的小會上做出一定的統(tǒng)戰(zhàn)，這樣就可以避免長時間的爭吵，迅速達成目標。 （二）會中的安排 在會議當中主要有會議的主持者來提高會議的效率，一個好的會議主持者會是會議嚴格的按照會議的章程行事，并保持會議的高效和諧的進行。 1人員講話 在會議當中每一個參會的人員都必須表達自己的觀點，不允許有保持中立者或是保持沉默者。與會人員的講話時間一般要求在十分鐘以內(nèi)，過長就會影響到整個會議的進程，會議的主持人應該提示講話人時間，必要時要打斷講話者，使整個會議處于一個高效的環(huán)境之下。 2主題的應對 在人員講話的過程中，主持者要時刻注意所述主要內(nèi)容的含義，避免偏題，或是跑題，如果發(fā)現(xiàn)跑題就馬上把會議的主題重新述說一遍。成員間相互討論的過程中也要時刻注意，避免成員間的針鋒相對，語言的運用不能進行諷刺或是直接的人身攻擊，避免不必要的誤會，人員間的交流都要站在客觀的立場上。 3會議的總結(jié) 經(jīng)過會議的討論之后就必須做出決策，這就要求會議的組織者運用總結(jié)性的語言對整個會議進行總結(jié)，讓每一個與會者清楚這次會議的結(jié)果，而且在會一直上劃定明確的實施方法和權(quán)責體系，以便于后期的跟進工作。 （一）會后跟進 在會議結(jié)束后才是方案具體的過程，在這個過程中要實施者必須按照會議達成的決策進行行事，這樣才能夠證明此次會議是成功的高效的 1實施人員 決策之后就要進行實施這就要求必須有專業(yè)人員進行實施，這樣可以在一定程度上提高工作的效率，但是還需要與會人員的配合，必要時可以讓與會人員負責整體的控制，并作為考核的內(nèi)容。 2實施方法 會議的實施必須暗戰(zhàn)會議紀要的內(nèi)容，有時候會議紀要不是很清楚，就有必要制定一套具體的實施方案，公司的所有的一般決策的實施按照統(tǒng)一的方法，這樣在一定程度上也會提高會議的效率。 總的來說，要想解決現(xiàn)在企業(yè)會議中的問題這需要多方面的各種努力，特別是會議的主持者的這人十分的重大，從會議的準備到會議的召開再到會議的決策的實施貫穿于整個會議的當中。英明的領導總會有自己獨特的方法使會議盡可能的達到原定的