xx物業(yè)管理有限公司行政工作手冊(cè).doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632目 錄 一、 前言 二、 管理處行政部的工作職責(zé)三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責(zé)四、 管理處行政制度及流程1 保密規(guī)定2 廉潔守則3 收發(fā)文及檔案管理4 月報(bào)制度5 表格格式的管理規(guī)定6 文件格式的管理規(guī)定7 管理處印章使用管理規(guī)定8 資產(chǎn)管理規(guī)定9 采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定10 物品領(lǐng)用制度11 集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定13 工作任務(wù)單使用辦法14 圖書借閱管理規(guī)定15 制服管理規(guī)定16 車輛使用和管理制度17 宿舍管理制度18 電話接聽制度19 電話管理制度20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定22 辦公行政管理規(guī)定221員工證222更衣柜、鑰匙的管理223電腦使用與管理224復(fù)印使用管理225傳真機(jī)使用管理226辦公費(fèi)用控制六、相關(guān)表格（一） 模版1 公文模版2 信函模版3 傳真模版4 備忘錄模版5 會(huì)議紀(jì)要模版6 內(nèi)部工作聯(lián)系單模版 （二） 表格1 請(qǐng)購(gòu)單2 工作任務(wù)單3 公司車輛使用申請(qǐng)表4 車輛維修申請(qǐng)表5 固定資產(chǎn)申請(qǐng)表6 非固定資產(chǎn)申請(qǐng)表7 實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表8 實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)表9 合同審批流程表10 名片印制申請(qǐng)表11 報(bào)價(jià)分析報(bào)告12 事務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用申請(qǐng)及報(bào)銷申請(qǐng)表13 行政費(fèi)用分析表前 言本行政工作指引手冊(cè)為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理處行政負(fù)責(zé)人為主要聯(lián)絡(luò)人，具體負(fù)責(zé)與公司資源部進(jìn)行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和溝通。物管公司資源部對(duì)本手冊(cè)具有修改權(quán)和解釋權(quán)。資源部 二零零五年七月 管理處行政的工作職責(zé)1、 貫徹落實(shí)物管公司制定的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時(shí)，控制及節(jié)約行政成本；2、 組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全；3、 負(fù)責(zé)管理處的各類物品采購(gòu)和固定資產(chǎn)管理；4、 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。1）管理體系文件的發(fā)放管理。2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。3）管理處合同、協(xié)議、評(píng)審記錄、業(yè)務(wù)信息等其它文件的整理。4）指導(dǎo)管理處各部門的文件資料管理。5）管理處各類書籍的購(gòu)置、分類、保管、借閱、管理。5、 負(fù)責(zé)管理處會(huì)議的組織、安排、記錄及跟蹤落實(shí)；6、 根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進(jìn)行管理處印章管理；7、 按照公司指引編制管理處行政辦公預(yù)算，并嚴(yán)格按照經(jīng)審批預(yù)算執(zhí)行及復(fù)核管理處日常辦公費(fèi)用的支出。8、 完成其他日常行政事務(wù)性工作；物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責(zé)一、 資源部與管理處行政的定位和角色：資源部管理處行政規(guī)章制度的草擬者業(yè)務(wù)的支持者業(yè)務(wù)的監(jiān)督者業(yè)務(wù)咨詢顧問(wèn)規(guī)章制度的執(zhí)行者業(yè)務(wù)的優(yōu)化者業(yè)務(wù)的實(shí)踐者基層信息的提供者二、資源部與管理處行政職責(zé)描述：資源部管理處行政1、 組織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制實(shí)施計(jì)劃與預(yù)算，審核各管理處的實(shí)施計(jì)劃及預(yù)算；2、 修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；監(jiān)督管理處行政的運(yùn)作，為管理處行政協(xié)調(diào)解決疑難問(wèn)題；3、 組織、協(xié)調(diào)公司各類活動(dòng)；4、 制定公司及管理處的檔案管理規(guī)定，按照檔案管理規(guī)定歸口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指導(dǎo)管理處的檔案管理；5、 各項(xiàng)日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌，公司本部日常行政事務(wù)的具體實(shí)施；6、 統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理，具體實(shí)施所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作；具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管理工作；7、 收集各管理處日常運(yùn)行資料，整理公司的運(yùn)行情況資料；8、 負(fù)責(zé)公司與項(xiàng)目管理中心、各管理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作；9、 配合公司各職能部門及管理處的工作。1、 執(zhí)行公司的行政管理制度，按照公司的指引編制管理處行政預(yù)算，認(rèn)真執(zhí)行公司行政預(yù)算，并及時(shí)提出優(yōu)化成本的好建議；2、 嚴(yán)格執(zhí)行各行政和后勤管理制度、工作流程，確保公司行政后勤管理的順利進(jìn)行；接受公司行政的監(jiān)督；3、 組織協(xié)調(diào)管理處各類活動(dòng)及會(huì)議，并配合實(shí)施公司各類活動(dòng)；4、 按照檔案管理規(guī)定管理管理處檔案工作；接受公司檔案管理的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；5、 管理處日常行政事務(wù)的具體實(shí)施；6、 具體負(fù)責(zé)管理處的日常資產(chǎn)管理工作，包括申購(gòu)、采購(gòu)、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、維修、錄入資產(chǎn)卡片、費(fèi)用報(bào)銷；7、 收集、提供管理處日常運(yùn)行情況資料；8、 負(fù)責(zé)管理處與物管公司、所在項(xiàng)目的項(xiàng)目部、銷售部及外部單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作；9、 配合物管公司及管理處其他部門的工作。三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述：事務(wù)類型資源部管理處行政1、行政規(guī)章制度起草公司及管理處行政管理制度；執(zhí)行公司行政管理制度；監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度檢查、完善現(xiàn)行各項(xiàng)行政管理制度。執(zhí)行物管公司行政管理制度；匯報(bào)管理處行政手冊(cè)的執(zhí)行情況及提出改進(jìn)建議。2、預(yù)算管理編制公司行政預(yù)算的費(fèi)用指標(biāo)；編制公司本部的行政預(yù)算；協(xié)助管理處完成行政預(yù)算；執(zhí)行公司的行政預(yù)算，對(duì)預(yù)算目標(biāo)負(fù)責(zé)；監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預(yù)算；對(duì)公司及管理處的行政預(yù)算執(zhí)行情況做定期檢討。編制管理處行政預(yù)算；執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政預(yù)算；定期檢查匯報(bào)管理處行政預(yù)算的執(zhí)行情況。3、收發(fā)文管理制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范；負(fù)責(zé)公司本部所有的收發(fā)文事務(wù)；監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。執(zhí)行公司的收發(fā)文管理規(guī)范；負(fù)責(zé)管理處所有的收發(fā)文事務(wù)；匯報(bào)管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議。4、文檔管理制定公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)文件，并統(tǒng)籌實(shí)施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、統(tǒng)一表格格式等；草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。按公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)則，實(shí)施文檔管理工作；正確使用公司文本和表格模式。5、檔案管理制定公司及管理處的檔案管理制度；負(fù)責(zé)公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理；發(fā)揮檔案價(jià)值，保障檔案安全完整；監(jiān)督管理處檔案管理工作；組織實(shí)施公司本部檔案室盤點(diǎn)工作。依照公司檔案管理制度建立管理處檔案管理工作程序；管理好物管公司的所有文檔資料；匯報(bào)管理處的檔案管理情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議；6、印章/用章管理制定公司印章管理規(guī)定、申請(qǐng)蓋章管理規(guī)定及其他相關(guān)制度和流程；監(jiān)督、實(shí)施公司印章、蓋章及其他相關(guān)制度和流程；審批各管理處刻制管理處印章申請(qǐng)；嚴(yán)格執(zhí)行印章管理規(guī)定、申請(qǐng)蓋章管理規(guī)定及其他相關(guān)制度和流程；按工作需要申請(qǐng)刻制管理處印章，并妥善保管；8、資產(chǎn)采購(gòu)及管理制定公司資產(chǎn)管理制度、嚴(yán)格要求實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作；指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理處的資產(chǎn)管理工作；在各管理處之間合理調(diào)配各類資產(chǎn)，組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；制定資產(chǎn)采購(gòu)流程及相關(guān)應(yīng)用表格；按照行政采購(gòu)審批權(quán)限實(shí)施物管公司的資產(chǎn)采購(gòu)工作；公司本部資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。按公司資產(chǎn)管理制度、的職責(zé)要求，嚴(yán)格實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作。對(duì)資產(chǎn)管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的及時(shí)匯總、上報(bào)；配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購(gòu)流程和權(quán)限進(jìn)行實(shí)施采購(gòu)；管理處資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。9、各類日常行政事務(wù)（飲用水、用餐、快遞、車輛調(diào)度、辦公用品采購(gòu)/分發(fā)、辦公設(shè)備的維護(hù)、指定供應(yīng)商的意見反饋等）負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)商的甄選、評(píng)價(jià)、反饋、適時(shí)更換等事務(wù)。制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督實(shí)施情況，提出意見和改進(jìn)建議；優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。負(fù)責(zé)本管理處各類辦公設(shè)備、設(shè)施維護(hù)、調(diào)配等工作；按公司的要求與有關(guān)供應(yīng)商合作，并及時(shí)反饋對(duì)供應(yīng)商的贊許/意見/建議；優(yōu)化本管理處日常行政工作，提高工作效率。11、報(bào)告關(guān)系/類別：1、 行政月報(bào)匯總：2、 半年度行政工作報(bào)告；3、 年度工作報(bào)告；4、 各類會(huì)議紀(jì)要；5、 審核管理處年度行政預(yù)算。1、 行政月報(bào)2、 半年度行政工作報(bào)告；3、 年度工作報(bào)告；4、 各類會(huì)議紀(jì)要；申報(bào)管理處年度行政預(yù)算行政工作制度及流程1 保密規(guī)定為了加強(qiáng)對(duì)公司/管理處信息資料的綜合保護(hù)，完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī)，結(jié)合公司/管理處運(yùn)作之實(shí)際，特制定本規(guī)定。1.1 保密的范圍1.1.1 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營(yíng)信息及公司/管理處認(rèn)定為秘密的其他資料。1.1.2 商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息；或者是因被泄露而引致公司/管理處權(quán)益受損的內(nèi)容。技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司/管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。1.2 保密文件的控制1.2.1 保密文件的界定由物管公司經(jīng)理/管理處主任根據(jù)文件的內(nèi)容與時(shí)效性，界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。1.2.2 保密文件的保管所有保密文件必須由專人負(fù)責(zé)保管。保密文件派發(fā)時(shí)，須在文件上注明“密件，不得復(fù)印”字樣。任何人如復(fù)印或抄錄保密文件，公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。對(duì)于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃，草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收，以避免草案或計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。1.2.3 保密文件的傳遞保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人，并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。對(duì)于需分別簽署審批的保密文件資料，經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無(wú)須復(fù)印多份，以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。1.2.4 保密文件的使用保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內(nèi)部借閱，須獲管理處主任/物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn)，更不允許擅自進(jìn)行復(fù)?。还芾硖?部門間的借閱，須經(jīng)被借部門主管/管理處主任批準(zhǔn)，并指定主管或以上職級(jí)的人員方可參閱，被借部門/管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?，有?quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。1.2.5 保密文件的銷毀如因特殊原因須復(fù)印密件，經(jīng)辦人須嚴(yán)格控制復(fù)印的份數(shù)，如復(fù)印錯(cuò)誤或有多印份數(shù)，須立即作銷毀處理，不得用作二次紙循環(huán)再用。1.2.6 網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)谋Ｃ芪募?，員工必須加具密碼儲(chǔ)存，并將有關(guān)的密碼告知主管。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送的保密文件，在接收后須立即進(jìn)行保密存放，并確保存放安全后，馬上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)密件的刪除處理。為加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密文件的安全，加具的密碼應(yīng)避免告知其他無(wú)關(guān)人員。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)打印輸出的保密文件，應(yīng)當(dāng)即時(shí)取回和保管好文件。1.3 員工保密的義務(wù)1.3.1員工負(fù)有對(duì)公司/管理處上述信息及資料保密的義務(wù)，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關(guān)保密資料。1.3.2員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)取得公司/管理處的許可，并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料，以保證不被外泄。1.3.3員工應(yīng)當(dāng)遵守公司/管理處的保密制度，不得違反公司/管理處有關(guān)的保密規(guī)定；不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司/管理處的保密資料；不得披露、使用或幫助他人獲取公司/管理處的保密資料。1.3.4員工有責(zé)任對(duì)工作過(guò)程中所接觸到的敏感資料或保密文件做出特別處理與控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。1.3.5員工不論是以何種原因離開公司/管理處的，以后必須對(duì)公司/管理處的保密資料承擔(dān)保密義務(wù)。1.3.6員工不得在公眾場(chǎng)合談?wù)撚嘘P(guān)屬公司/管理處保密信息或資料的內(nèi)容。1.4 員工泄密的后果與處理1.4.1若因員工泄密而造成公司/管理處損失的，該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任，公司/管理處同時(shí)有權(quán)追繳其違法所得。1.4.2對(duì)于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為，公司/管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究。1.4.3在職員工如違反本保密規(guī)定，公司/管理處有權(quán)依據(jù)勞動(dòng)法有關(guān)規(guī)定即時(shí)解除與員工的勞動(dòng)合同，且不給予任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；造成公司損失的，公司/管理處有權(quán)要求員工賠償。1.4.4對(duì)于泄露公司/管理處資料，無(wú)論員工是否有意，公司/管理處同樣會(huì)對(duì)員工做出紀(jì)律處分或保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。2 廉潔守則2.1 公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源部登記，由公司統(tǒng)一處理。2.2 公司任何員工個(gè)人不得要求和盡量避免受請(qǐng)參加業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)吃。若因工作需要應(yīng)事前向部門經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后始可赴約。2.3 公司任何員工嚴(yán)禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。2.4 公司設(shè)立總經(jīng)理信箱，接受員工及業(yè)務(wù)單位的，對(duì)在廉潔紀(jì)律執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，若金額或物品價(jià)值較大的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。2.5 員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請(qǐng)吃，影響公司形象者，將予警告和通報(bào)批評(píng)處理，屢犯者，將予辭退。3 收發(fā)文及檔案管理3.1 文件定義3.1.1本規(guī)定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。3.2 收發(fā)文管理3.2.1 收文收到的文件（包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件，以及內(nèi)部各部門/管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫收文登記表。3.3 發(fā)件 3.3.1 起草：由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。3.3.2 編號(hào)：對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫發(fā)文登記表。3.3.3 打?。河砂l(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。3.3.4 校對(duì)、簽署由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。3.3.5 申請(qǐng)蓋章由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。3.3.6 發(fā)出：由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。3.3.7 內(nèi)部傳閱收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。3.3.8 歸檔具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。3.3.9 管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的發(fā)文登記表。3.4 文件保管及處理3.4.1 物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。3.4.2 管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。3.4.3 文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。3.4.4 定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：對(duì)于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人（管理處主任/物管公司經(jīng)理）等；對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上；3.5 檔案管理3.5.1 文件的移交對(duì)于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下：重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。一般工作性文件，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請(qǐng)，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后，予以簽名確認(rèn)。3.5.2 檔案的保管公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類存放。3.5.3 檔案信息的使用復(fù)印檔案公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫檔案復(fù)印記錄表。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。檔案原件的借用1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫檔案原件借用申請(qǐng)表，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。2）檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。 檔案原件的歸還1）借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。2）檔案管理員將檔案原件借用申請(qǐng)表復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續(xù)。 檔案原件的處理由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。4 月報(bào)制度4.1 月報(bào)制度：每月25日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。4.2 香港月報(bào)制度：每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。5 表格格式的管理規(guī)定5.1 適用范圍5.1.1公司（“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。5.1.2不包括只在部門內(nèi)部使用的表格。5.2 表格格式5.2.1 表頭內(nèi)容：公司標(biāo)志，加“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”，下款是表格名稱。廣 州 新 世 界 物 業(yè) 管 理 有 限 公 司車輛使用申請(qǐng)表位置：公司標(biāo)志在表頭的最左邊，其右邊為“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠標(biāo)志的右邊）。 例：字體：“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”用隸書，字號(hào)為三號(hào)；表格名稱用華文楷體，字號(hào)為小三號(hào)。5.2.2 表尾 內(nèi)容：表格編號(hào)和頁(yè)號(hào)數(shù)表格編號(hào)的規(guī)則：1） 表格編號(hào)由：制表部門表格編號(hào)（以用途分類）版次生效日期 組成 例如：資源人事08版1200507182） 編號(hào)的字體：宋體，9號(hào)。3） 表格編號(hào)的位置：在表尾的左邊。 頁(yè)號(hào)數(shù)的規(guī)則（適用于總頁(yè)數(shù)在1頁(yè)以上的表格；對(duì)于只有1頁(yè)的表格，不需加頁(yè)號(hào)數(shù)）：1） 頁(yè)號(hào)數(shù)內(nèi)容：第 頁(yè)，共 頁(yè)。2） 頁(yè)號(hào)數(shù)的字體：宋體，9號(hào)。3） 頁(yè)號(hào)數(shù)的位置：在表尾的中間。5.2.3 表格的正文 字體版：華文楷體。 字體大?。焊鶕?jù)具體表格的排版而自行確定。5.3 表格管理5.3.1 表格的編制各部門負(fù)責(zé)編制相應(yīng)的表格，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并將編制好的表格報(bào)資源部，如有更新，應(yīng)及時(shí)告知資源部。5.3.2 表格的管理資源部負(fù)責(zé)表格編號(hào)分類、登記及檢查、督促等管理工作。5.3.3 所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。6 文件格式的管理規(guī)定6.1 適用對(duì)象本規(guī)定適用于公司/管理處所有對(duì)內(nèi)和對(duì)外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。6.2. 公司標(biāo)志公司標(biāo)志在文件上端的最左邊，具體如下： 6.3 文件編號(hào)的規(guī)則：1） 文件編號(hào)由：物管公司/項(xiàng)目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號(hào) 組成例如： G80 /RMS/CW /M1/ 0001 檔號(hào) 文件種類 發(fā)文部門 項(xiàng)目物管處 物管公司 詮釋：物管公司G80文件類型內(nèi)部工作聯(lián)系單W項(xiàng)目物管處時(shí)代RMA備忘錄M嶺南RMS會(huì)議紀(jì)要MU逸彩RMY電子郵件E發(fā)文部門資源部ZY傳真F財(cái)務(wù)部CW物管公司0工程部GC項(xiàng)目管理中心1客服部KF合作公司2保安部BA往來(lái)公司3檔號(hào)0001始6.3 日期的格式統(tǒng)一有以下兩種6.3.1中文式XXX年X月X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡(jiǎn)稱為中文文字日期）、或2005年1月31日（簡(jiǎn)稱為中文式數(shù)字日期）。6.2.2英文式年/月/日，例如：2005/1/31。6.3 使用規(guī)定63.1對(duì)外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。6.3.2其他種類文件（包括電子郵件），其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。7 管理處印章使用管理規(guī)定7.1 目的：規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。7.2 使用范圍：新世界物業(yè)管理有限公司下屬各管理處印章管理。7.3 職責(zé)：7.3.1管理處主任為印章的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章日常保管、使用審批，并在休息時(shí)以面授權(quán)形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。7.3.2管理處行政人員按印章申請(qǐng)使用流程辦理蓋章手續(xù)。7.4 工作程序：見印章申請(qǐng)使用流程不同意申請(qǐng)使用印章部門填寫印章使用申請(qǐng)表將印章使用申請(qǐng)表及文件一并交人事行政助理人事行政助理審核管理處主任人事行政助理向管理處主任口頭匯報(bào)（文件內(nèi)容）審查人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)）在申請(qǐng)表上簽字使用部門在印章使用登記表登記蓋章文件復(fù)印存檔不同意7.5 使用規(guī)定：7.5.1 管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來(lái)；不得用于發(fā)往外部單位、政府部門及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)。7.5.2 使用印章應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)單，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。7.5.3 加蓋的印章應(yīng)端正、清晰，加印位置應(yīng)“齊年蓋月”。7.5.4 不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。7.5.5 行政助理要嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，嚴(yán)格核對(duì)印章使用申請(qǐng)單上注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對(duì)不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。8 資產(chǎn)管理規(guī)定8.1 本文件的適用范圍適用于對(duì)公司及公司轄下各管理處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理。8.2資產(chǎn)的定義泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。其中，單位價(jià)值在RMB2000以上（含RMB2000元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為A類資產(chǎn)；單位價(jià)值在RMB2000元以下的資產(chǎn)，屬非固定資產(chǎn)類，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為H類資產(chǎn)。8.3 資產(chǎn)的分類所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財(cái)務(wù)賬相一致的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類的，具體為：8.31辦公設(shè)備類（包括家私、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）；8.3.2電腦網(wǎng)絡(luò)類（包括服務(wù)器、PC、外設(shè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電腦軟件等）；8.3.3交通設(shè)備類（包括汽車、摩托車、電池車等）；8.3. 4房屋類；8.4 資產(chǎn)管理和主管部門8.4.1管理處行政部為管理處的資產(chǎn)管理部門。負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、調(diào)配、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的登記等工作，并對(duì)資產(chǎn)安排適當(dāng)?shù)木S護(hù)，以保證公司資產(chǎn)的實(shí)物和資產(chǎn)的記錄統(tǒng)一一致。8.4.1資源部為公司所有資產(chǎn)主管部門。負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)管理處的資產(chǎn)管理工作。 8.5 資產(chǎn)使用部門資產(chǎn)使用部門是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理和使用的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)部門資產(chǎn)日常維護(hù)工作的執(zhí)行部門。8.6 資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責(zé)任8.6.1 資產(chǎn)所有權(quán)資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負(fù)擔(dān)其成本費(fèi)用的物管公司或管理處。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。8.6.2 資產(chǎn)管理部門責(zé)任負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)等組織、登記手續(xù)，并對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行必要的維護(hù)安排。8.6.3 資產(chǎn)使用部門責(zé)任資產(chǎn)作用部門應(yīng)清楚本部門所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、或使用地點(diǎn)變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時(shí)通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理；資產(chǎn)管理部門已對(duì)管理處所有資產(chǎn)及其使用人進(jìn)行了編號(hào)并登記，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛(ài)惜使用。負(fù)責(zé)本部門的資產(chǎn)盤點(diǎn)工作。8.7 固定資產(chǎn)的折舊固定資產(chǎn)每月折舊費(fèi)用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門/管理處承擔(dān)。8.8 資產(chǎn)的取得8.8.1申請(qǐng)購(gòu)買資產(chǎn)作購(gòu)買前的準(zhǔn)備，填寫“固定資產(chǎn)申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時(shí)適用）、或填寫“非固定資產(chǎn)/費(fèi)用申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時(shí)適用），然后將申請(qǐng)表匯總到資源部審核，由資源部進(jìn)行調(diào)配，無(wú)庫(kù)存則再由資源部組織購(gòu)買。8.8.2資產(chǎn)購(gòu)入后的驗(yàn)收資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達(dá)后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正常使用。當(dāng)物品送到時(shí)，申請(qǐng)人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點(diǎn)：物品與資產(chǎn)申請(qǐng)單上物品一致。來(lái)的物品與送貨單上物品一致。物品質(zhì)量是合格的。注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門/管理處責(zé)任人必須通知資源部，并作有關(guān)的協(xié)調(diào)，保證對(duì)資產(chǎn)情況的及時(shí)了解。8.9 資產(chǎn)的編號(hào)8.9.1資產(chǎn)轉(zhuǎn)移所申請(qǐng)的資產(chǎn)是從庫(kù)存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號(hào)，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。8.9.2當(dāng)一項(xiàng)物品被認(rèn)定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個(gè)新的資產(chǎn)編號(hào)，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號(hào)的標(biāo)簽粘貼在該物品上。8.10 資產(chǎn)的簽收資源部將該資產(chǎn)編號(hào)填寫在申請(qǐng)表的“取得登記欄”中，再由申請(qǐng)人或使用人在“取得登記欄”上簽收。8.11 資產(chǎn)資料的存檔資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申請(qǐng)表、購(gòu)買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。8.12 資產(chǎn)購(gòu)買款的支付由資源部負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)購(gòu)買款的支付手續(xù)，并將已填寫“取得登記欄”的申請(qǐng)表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財(cái)務(wù)部。8.13 資產(chǎn)的處理資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn)批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部操作。8.13.1由于使用中損壞而處理的，在歸檔時(shí)必須附有損壞報(bào)告。8.13.2由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時(shí)必須附有遺失（或被盜）報(bào)告。8.13.3需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考。8.13.4固定資產(chǎn)的變賣，必須附有變賣的有關(guān)資料，包括變賣報(bào)告、手續(xù)、票據(jù)復(fù)印件等。8.13.5其它8.14 定期資產(chǎn)檢查兩種周期性的維護(hù)來(lái)保持記錄的精確、真實(shí)：8.14.1資產(chǎn)的年報(bào)（由資源部負(fù)責(zé)）8.14.2周期性盤點(diǎn)（由資源部主持各部門配合）8.14.3資產(chǎn)的年報(bào)資源部于每年12月31日前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤點(diǎn)的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司/管理處資產(chǎn)的年報(bào)，交檔案室歸檔；同時(shí)將各部門/管理處的資產(chǎn)年報(bào)發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責(zé)任人。8.14.4周期性的盤點(diǎn)周期性的盤點(diǎn)為每年的3月和9月。9 采購(gòu)管理規(guī)定9.1 目的規(guī)范物管公司各管理處物品采購(gòu)，物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序，確保采購(gòu)物品符合規(guī)定要求。9.2 適用范圍適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購(gòu)工作，供應(yīng)商管理及倉(cāng)庫(kù)管理等。9.3 職責(zé)9.3.1各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單，并負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理作及貨款報(bào)銷、采購(gòu)資料存檔管理工作。9.3.2各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評(píng)審管理工作。9.3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。9.3.6倉(cāng)管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用，庫(kù)存物品的管理。9.4 采購(gòu)制度要點(diǎn)9.4.1維修物料的采購(gòu)原則：實(shí)行補(bǔ)倉(cāng)制，由各管理處行政助理與倉(cāng)管員核準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量。每月保持物品庫(kù)存量在倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量之間。倉(cāng)存金額最高限額在10,000元內(nèi)，零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉(cāng)的采購(gòu)每月的次數(shù)不超過(guò)（含）三次。9.4.2 采購(gòu)行為分類固定資產(chǎn)類指單位價(jià)值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。 非固定資產(chǎn)物品/費(fèi)用類指單位價(jià)值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/費(fèi)用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。9.4.3采購(gòu)方式長(zhǎng)期協(xié)議范圍：?jiǎn)T工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。固定供應(yīng)商范圍：文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)置維保、電腦設(shè)備購(gòu)置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。一般供應(yīng)商經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查，固定供應(yīng)商無(wú)法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供應(yīng)商，采購(gòu)品單價(jià)在300元（含）以上，或總價(jià)值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行比較、核價(jià)。9.4.4 采購(gòu)審批權(quán)限按廣州新世界物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限執(zhí)行。9.5 其他采購(gòu)要求:9.5.1 盡量要求按時(shí)送貨，如需外出采購(gòu)，行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。9.5.2 采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。9.5.3 對(duì)于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。9.6 采購(gòu)程序一般分請(qǐng)購(gòu)、詢/比/議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。9.6.1請(qǐng)購(gòu)倉(cāng)管員于每月月底編制好倉(cāng)庫(kù)存量報(bào)表，以便審核各部門提交的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃（附請(qǐng)購(gòu)清單），依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。資源部匯總審核各管理處的資金使用計(jì)劃，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。急需及臨時(shí)需采購(gòu)的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下，由申請(qǐng)部門填寫請(qǐng)購(gòu)表交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購(gòu)，價(jià)值在人民幣五百元以上，一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。大件貴重物品除按照資金使用程序報(bào)批外，仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。固定資產(chǎn)（1000元以上）采購(gòu)需填寫固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表。9.6.2 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購(gòu)清單或請(qǐng)購(gòu)表的緩急，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，若因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于請(qǐng)購(gòu)單上注明并填報(bào)獨(dú)家特約委托方/供應(yīng)商審批表外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析后議價(jià)。行政助理應(yīng)獲取正式書面的報(bào)價(jià)資料，內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí)，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料，必要時(shí)要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。9.6.3 呈核、訂購(gòu)行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總，歸納整理報(bào)價(jià)分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于請(qǐng)購(gòu)單上，依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購(gòu)清單上載明的有出入或?qū)俅闷?，行政助理?yīng)在請(qǐng)購(gòu)單上注明并附上詳細(xì)資料，一同呈報(bào)使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。采購(gòu)材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí)，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把請(qǐng)購(gòu)單交使用部門確認(rèn)無(wú)誤后，才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。 行政助理接到核準(zhǔn)后的請(qǐng)購(gòu)單后，應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。9.6.4 驗(yàn)收驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉(cāng)管員會(huì)同使用部門人員共同檢驗(yàn)，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在送貨單上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗(yàn)貨人填寫不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單超過(guò)一定數(shù)量，取消供貨資格，另?yè)Q其它供貨商。倉(cāng)管員須及時(shí)做好貨品的入倉(cāng)進(jìn)帳紀(jì)錄，對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門，并作出跟進(jìn)。行政助理持手續(xù)完備的請(qǐng)購(gòu)表、入倉(cāng)單、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。9.6.5 存檔跟蹤管理購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立檔案，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。貨品的保修、使用說(shuō)明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。行政助理應(yīng)定期整理資料，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息。采購(gòu)記錄及規(guī)程須接受各部門、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。9.7倉(cāng)庫(kù)管理9.7.1. 物品出倉(cāng)各部門出倉(cāng)物品范圍：請(qǐng)購(gòu)單中申購(gòu)的物品；必需的辦公用品。各部門根據(jù)出倉(cāng)物品范圍憑工作任務(wù)單向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)。行政助理將每天出倉(cāng)的物品數(shù)量登記在庫(kù)存物品盤點(diǎn)表上。9.7.2 物品盤點(diǎn) 每月25日前，人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。 根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫庫(kù)存物品盤點(diǎn)表。 將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)。 在次月1日前將前月庫(kù)存物品盤點(diǎn)表、入倉(cāng)單、出倉(cāng)單交人事資源部主任審核。9.7.3 倉(cāng)庫(kù)管理 倉(cāng)庫(kù)物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 倉(cāng)庫(kù)除倉(cāng)管員外，無(wú)特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 倉(cāng)庫(kù)應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉(cāng)管員休息或不在崗位時(shí)，應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。9.8 物品供應(yīng)商評(píng)審管理9.8.1 評(píng)審范圍長(zhǎng)期供貨合作的供應(yīng)商/委托方；成交標(biāo)的大額的供應(yīng)商/委托方9.9 行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔，包括以下內(nèi)容：9.9.1 供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊(cè)地址9.9.2 營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件9.9.3 資質(zhì)等級(jí)證書9.9.4 評(píng)審結(jié)果和記錄9.9.5 其他證明材料9.10 物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)審一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體要求：9.10.1 掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況9.10.2 委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化9.10.3 社會(huì)信譽(yù)的變化9.10.4 同本管理處合作的情況跟蹤9.10.5 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素9.11 跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置9.11.1 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評(píng)審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。9.11.2 委托方/供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象，可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。9.12 物品采購(gòu)流程采購(gòu)流程預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外是否為?？匚锲沸枧R時(shí)應(yīng)急采購(gòu)物品價(jià)值是否=1000元?管理處主任審核書面同意貨比三家報(bào)價(jià)分析各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計(jì)劃(附請(qǐng)購(gòu)單)。公司資源部匯總審核報(bào)公司總經(jīng)理審批管理處擬寫書面申請(qǐng)報(bào)告提交管理處主任通過(guò)行政助理跟進(jìn)往后采購(gòu)流程否直接與特約供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)填報(bào)特約供應(yīng)商審批表呈公司資源部核準(zhǔn)由申購(gòu)部門填寫詳細(xì)請(qǐng)購(gòu)單或提供相關(guān)樣品是依審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批安排貨期驗(yàn)收通過(guò)否登記入倉(cāng)，填寫入庫(kù)登記表及入倉(cāng)單退貨跟進(jìn)資產(chǎn)登記，粘貼標(biāo)簽使用部門領(lǐng)用，出倉(cāng)填寫出庫(kù)登記表及出倉(cāng)單財(cái)務(wù)報(bào)銷建檔否是備注：每月22日前各管理處提交下月采購(gòu)物品計(jì)劃（注明到貨時(shí)間），并填寫好物品采購(gòu)單。10 物品領(lǐng)用制度10.1 物品領(lǐng)用前先填寫工作任務(wù)單或用料單，確部門主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門主管須跟進(jìn)物料使用情況。10.2 對(duì)用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，監(jiān)管材料是否得到合理使用。10.3 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門提出申請(qǐng)，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。104 每月25日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉(cāng)管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用料。物料領(lǐng)用流程領(lǐng)用人部門主管批準(zhǔn)后簽名領(lǐng)用物品總價(jià)值是否在300元以內(nèi)領(lǐng)用人憑工作任務(wù)單/領(lǐng)料單領(lǐng)料管理處主任審核后簽名否是否是行政助理/倉(cāng)管員憑單發(fā)貨行政助理/倉(cāng)管員憑單進(jìn)行銷帳領(lǐng)料人攜舊物料交行政助理/倉(cāng)管員辦理出倉(cāng)手續(xù)，并對(duì)舊物品進(jìn)行處理是否以舊換新物品倉(cāng)管/行政助理復(fù)核庫(kù)存數(shù)備注：1物料領(lǐng)用審批時(shí)間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時(shí)，可通過(guò)電話請(qǐng)批，后補(bǔ)簽名。11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定11.1手機(jī)所有手機(jī)為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，手機(jī)與手機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級(jí)以上員工使用。 11.2手機(jī)使用管理11.2.1 CDMA手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用CDMA手機(jī)時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。11.2.2 MA手機(jī)統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。11.2.3 員工在使用CDMA手機(jī)時(shí)，必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開機(jī)，如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無(wú)故關(guān)機(jī)，無(wú)法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。11.3手機(jī)費(fèi)用管理11.3.1 CDMA手機(jī)交由員工使