會(huì)議論壇籌備流程及清單.doc

論壇籌備1、 擬定論壇籌備方案1、 確定論壇內(nèi)容2、 論壇時(shí)間、地點(diǎn)、形式、規(guī)模3、 擬邀請嘉賓名單和參會(huì)人員或單位4、 制定論壇流程2、 制定工作分工（1） 會(huì)務(wù)組1、 論壇報(bào)批手續(xù)2、 確定論壇時(shí)間、地點(diǎn)、3、 會(huì)場形式布置4、 擬定論壇方案及流程5、 物料、資料、禮品的準(zhǔn)備與發(fā)放6、 制作論壇服務(wù)手冊（時(shí)間、地點(diǎn)、座位圖、交通圖等）7、 協(xié)調(diào)督導(dǎo)各組工作進(jìn)度（2） 接待組1、 主講嘉賓及參會(huì)單位邀請（擬定邀請方案、制作邀請函）2、 現(xiàn)場參會(huì)人員組織（根據(jù)論壇規(guī)模組織）3、 參會(huì)嘉賓及單位人員酒店預(yù)訂4、 參會(huì)嘉賓及單位人員用餐安排5、 參會(huì)嘉賓及單位人員交通管理（接送站或車票預(yù)訂購買）6、 論壇期間的交通安排（會(huì)場用餐酒店）7、 回訪工作（3） 新聞組1、 對會(huì)場設(shè)備準(zhǔn)備及調(diào)試工作（燈光、音響、投影等）2、 會(huì)場背板（LED或噴繪）及內(nèi)容準(zhǔn)備3、 攝影、攝像安排4、 記者媒體的邀請及安排5、 擬定答記者問流程及內(nèi)容6、 與媒體核實(shí)新聞通稿（核實(shí)通過后方可公開）7、 利用新聞媒介對論壇進(jìn)行宣傳（微信、微博等）8、 資料存檔（4） 后勤組1、 制定應(yīng)急預(yù)案（人員及消防安全）2、 現(xiàn)場設(shè)立醫(yī)務(wù)組3、 現(xiàn)場參會(huì)人員安檢及證件檢查工作4、 制定現(xiàn)場安保方案及執(zhí)行5、 制定場外車場交通秩序方案及執(zhí)行6、 制定進(jìn)場、退場秩序方案及執(zhí)行7、 會(huì)場內(nèi)安保、保潔及搬運(yùn)工作（5） 財(cái)務(wù)組1、 會(huì)前物料的采購工作2、 統(tǒng)籌大會(huì)收支工作3、 票據(jù)報(bào)銷工作4、 勞務(wù)費(fèi)發(fā)放工作5、 收支登記總結(jié)3、 物品籌備清單序號名稱規(guī)格及數(shù)量單價(jià)（元）合計(jì)（元）備注01會(huì)場搭建布置02LED背景板噴繪背景板03音響04燈光05電腦、投影設(shè)備06會(huì)議服務(wù)人員07茶水08礦泉水09小毛巾10桌牌11會(huì)場綠植布置12桌花或講臺花13茶歇點(diǎn)心、水果14電子簽到噴繪背板15簽到桌/筆/本16簽到處接待禮儀