會(huì)議論壇籌備流程及清單.doc

論壇籌備1、 擬定論壇籌備方案1、 確定論壇內(nèi)容2、 論壇時(shí)間、地點(diǎn)、形式、規(guī)模3、 擬邀請(qǐng)嘉賓名單和參會(huì)人員或單位4、 制定論壇流程2、 制定工作分工（1） 會(huì)務(wù)組1、 論壇報(bào)批手續(xù)2、 確定論壇時(shí)間、地點(diǎn)、3、 會(huì)場形式布置4、 擬定論壇方案及流程5、 物料、資料、禮品的準(zhǔn)備與發(fā)放6、 制作論壇服務(wù)手冊(cè)（時(shí)間、地點(diǎn)、座位圖、交通圖等）7、 協(xié)調(diào)督導(dǎo)各組工作進(jìn)度（2） 接待組1、 主講嘉賓及參會(huì)單位邀請(qǐng)（擬定邀請(qǐng)方案、制作邀請(qǐng)函）2、 現(xiàn)場參會(huì)人員組織（根據(jù)論壇規(guī)模組織）3、 參會(huì)嘉賓及單位人員酒店預(yù)訂4、 參會(huì)嘉賓及單位人員用餐安排5、 參會(huì)嘉賓及單位人員交通管理（接送站或車票預(yù)訂購買）6、 論壇期間的交通安排（會(huì)場用餐酒店）7、 回訪工作（3） 新聞組1、 對(duì)會(huì)場設(shè)備準(zhǔn)備及調(diào)試工作（燈光、音響、投影等）2、 會(huì)場背板（LED或噴繪）及內(nèi)容準(zhǔn)備3、 攝影、攝像安排4、 記者媒體的邀請(qǐng)及安排5、 擬定答記者問流程及內(nèi)容6、 與媒體核實(shí)新聞通稿（核實(shí)通過后方可公開）7、 利用新聞媒介對(duì)論壇進(jìn)行宣傳（微信、微博等）8、 資料存檔（4） 后勤組1、 制定應(yīng)急預(yù)案（人員及消防安全）2、 現(xiàn)場設(shè)立醫(yī)務(wù)組3、 現(xiàn)場參會(huì)人員安檢及證件檢查工作4、 制定現(xiàn)場安保方案及執(zhí)行5、 制定場外車場交通秩序方案及執(zhí)行6、 制定進(jìn)場、退場秩序方案及執(zhí)行7、 會(huì)場內(nèi)安保、保潔及搬運(yùn)工作（5） 財(cái)務(wù)組1、 會(huì)前物料的采購工作2、 統(tǒng)籌大會(huì)收支工作3、 票據(jù)報(bào)銷工作4、 勞務(wù)費(fèi)發(fā)放工作5、 收支登記總結(jié)3、 物品籌備清單序號(hào)名稱規(guī)格及數(shù)量單價(jià)（元）合計(jì)（元）備注01會(huì)場搭建布置02LED背景板噴繪背景板03音響04燈光05電腦、投影設(shè)備06會(huì)議服務(wù)人員07茶水08礦泉水09小毛巾10桌牌11會(huì)場綠植布置12桌花或講臺(tái)花13茶歇點(diǎn)心、水果14電子簽到噴繪背板15簽到桌/筆/本16簽到處接待禮儀