企業(yè)協(xié)同辦公平臺建設方案(上報版).doc

the essence of the socialist concept of rule of law leading quality connotation, for the use of the socialist law comprehensive concept to guide their work and the importance of learning should also lack the necessary understanding.Two is the business foundation is not solid, the text level is not high. Their work in the army before, although the understanding of the material, but also just only know fur, text level, writing ability is still in a low level interface. The knowledge is not complete, especially it is very little about professional some departments know knowledge企業(yè)協(xié)同辦公平臺建設方案隨著電子信息技術及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和在辦公領域的深入應用，自動化、智能化辦公越來越多的出現(xiàn)在了現(xiàn)代辦公管理的各個環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)提升管理水平和工作效率。同時，企業(yè)對于網(wǎng)絡及信息系統(tǒng)的積極應用也從一個側(cè)面反應了企業(yè)管理理念的不斷提升，電子化管理工具的全面應用將是未來辦公管理的必然趨勢。一、系統(tǒng)概述協(xié)同辦公平臺，又稱“OA系統(tǒng)”，是采用現(xiàn)代電子技術，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作的應用軟件系統(tǒng)。它改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為公司的管理和決策提供科學的依據(jù)，其管理效果主要體現(xiàn)在：1、保障制度執(zhí)行 制度執(zhí)行規(guī)范統(tǒng)一，管理規(guī)定理解一致； 系統(tǒng)固化制度流程，靈活應用保證執(zhí)行。2、監(jiān)管工作進程 任務分配明確有據(jù)，工作進展實時管控； 工作計劃審核跟蹤，待辦事項提醒反饋； 工作內(nèi)容集中反映，績效考核有理有據(jù)。3、共享知識信息 統(tǒng)一信息發(fā)布平臺，個性設置關注內(nèi)容； 區(qū)分角色推送信息，閱讀與否及時反映； 知識文檔統(tǒng)一留存，設置權限共享學習。4、提高工作效率 流轉(zhuǎn)程序系統(tǒng)執(zhí)行，進展意見實時了解； 待辦流程集中處理，工作期間避免打擾； 提供統(tǒng)一協(xié)調(diào)平臺，內(nèi)部溝通系統(tǒng)記錄； 事務工作系統(tǒng)處理，避免人工重復勞動。5、培養(yǎng)辦公習慣 協(xié)助管理計劃總結(jié)，主動推送待辦事項； 培養(yǎng)電子辦公習慣，奠定系統(tǒng)管理基礎； 無紙辦公節(jié)約成本，協(xié)同平臺減少內(nèi)耗。二、實施內(nèi)容：鑒于協(xié)同辦公平臺是一套針對辦公流程和信息進行管理的現(xiàn)代化電子工具，對它的引入實施將在推動企業(yè)完善、規(guī)范各項制度流程的同時對原有的工作習慣產(chǎn)生一定的沖擊。因此，信息部將采取系統(tǒng)信息量由少到多逐步增加、工作流程完善一個上一個、組織多種形式的系統(tǒng)使用培訓等循序漸進的措施來保障該系統(tǒng)的成功實施。本系統(tǒng)擬初始實施內(nèi)容建議如下：1、信息門戶管理平臺建立統(tǒng)一的集團信息門戶，為企業(yè)信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的各種信息（公告通知、文件、函件新聞資訊、內(nèi)部期刊、管理制度等）的統(tǒng)一管理和發(fā)布，同時為員工的個人辦公提供個性化服務。需求描述公告通知集團/部門級公文及通知信息有效傳達，同時可以歸檔備查制度文件集團/部門級規(guī)章制度信息及修訂發(fā)布新聞信息集團內(nèi)部或外部新聞通訊信息發(fā)布，豐富企業(yè)文化民意調(diào)查針對集團組織的活動或某項決定調(diào)查員工的想法知識訂閱根據(jù)權限獲取他人共享的知識文檔考勤信息員工出勤、請、休假等信息的審批發(fā)布事務信息日常事務的提醒、督促、跟蹤、反饋日程信息日常辦公行程計劃的管理及發(fā)布2、工作流程管理平臺利用軟件系統(tǒng)自由配置、固化成熟的工作流程及表單，以實現(xiàn)制度流程的電子化、規(guī)范化、標準化，減少人為理解原因造成的制度運作不流暢，從而提升集團的整體執(zhí)行力。同時可以對工作的進程予以實施監(jiān)控、催辦和督辦，對流程數(shù)據(jù)及結(jié)果進行分析、統(tǒng)計，繼而進一步完善、優(yōu)化工作流程。需求描述通用流程內(nèi)部溝通（自由流程）、工作聯(lián)系單、工作計劃和總結(jié)法務辦公公文管理、印章管理、合同會簽、信息發(fā)布、檔案利用行政事務名片印制、發(fā)送快遞、物品采購、車輛使用人力資源招聘管理、入職流程、離職流程、人員調(diào)動、請假審批財務管理現(xiàn)金報銷、付款申請、借款申請3、知識共享管理平臺打破知識文檔分散儲存在不同員工及部門，依據(jù)權限統(tǒng)一管理集團所有知識文檔，沉淀日常工作中產(chǎn)生的成果并在合理范圍內(nèi)共享，提高內(nèi)部經(jīng)驗的分享利用率，改進企業(yè)創(chuàng)新能力、快速響應能力，提高工作效率及員工技能素質(zhì)，避免因員工流失帶來的企業(yè)知識流失，減少管理培訓成本。需求描述通知公告集團/部門級公文及通知、公告信息審批后發(fā)布、歸檔供查閱管理制度集團及部門規(guī)章管理制度信息展示工作職能員工崗位職責界定信息查閱工作流程集團內(nèi)部工作流程信息查閱及梳理計劃報告集團及部門計劃總結(jié)報告信息查閱備忘員工關系集團內(nèi)部員工座談會紀要、員工關系、溝通與交流、建議與意見等部門知識部門通知公告、部門工作計劃、部門管理制度、部門技術文檔合同管理經(jīng)會簽、審批后各類合同歸檔供有條件查閱管理法律法規(guī)集團所需各類法律法規(guī)文件信息查閱管理會議信息集團會議紀要及處理結(jié)果等信息查閱等管理管理知識庫集團所需管理類知識信息管理管理培訓教材集團管理類培訓信息管理4、個人辦公管理平臺通過系統(tǒng)中的個人辦公事務小工具，幫助企業(yè)員工對自身工作內(nèi)容進行計劃、記錄和總結(jié)，提高員工個人的辦公效率；支持領導對下屬工作任務的派發(fā)、監(jiān)管和協(xié)助，為準確考核員工績效提供決策依據(jù)。需求描述日程安排員工行程的計劃、總結(jié)、存檔便于統(tǒng)籌工作安排集團論壇實現(xiàn)員工多角度信息互動名片管理工作業(yè)務往來信息收集管理及共享工作日志日常工作的記錄和備忘通訊錄集團內(nèi)、外交流溝通信息參考及時通訊集成RTX等，實現(xiàn)通過RTX辦公流程在線提醒5、人力資源管理平臺整合人事信息、考勤管理、薪資福利、培訓管理、績效考核于一體，借助協(xié)同辦公系統(tǒng)處理人力資源事務性工作，實現(xiàn)人員信息電子化、信息錄入流程化、事務工作自動化，有效提升企業(yè)內(nèi)部管理、增進人事管理效率。需求描述組織架構(gòu)組織機構(gòu)編制、定崗定編、崗位設置、用人需求、人員調(diào)動、辭職、辭退開除、工作交接招聘管理計劃內(nèi)、外招聘、面試復試、錄用、入職、試用考核、轉(zhuǎn)正、本/跨部門調(diào)動、合同續(xù)簽、薪資調(diào)整、離職申請人員信息信息歸檔、調(diào)整、調(diào)閱、注銷、審批違紀管理人員違紀報批、歸檔、調(diào)閱、注銷培訓管理員工需求/計劃培訓、課程審批、技能評估、內(nèi)/外部培訓實施、培訓報告提交審批考勤管理員工加班、出差、請假操作管理薪資管理員工薪資規(guī)劃、發(fā)放、調(diào)整等6、移動辦公管理平臺： 系統(tǒng)平臺支持遠程登錄，方便員工在網(wǎng)絡允許的情況下隨時隨地處理辦公事務。 移動設備平臺：基于集團移動辦公的需要，實現(xiàn)移動設備對系統(tǒng)的登錄、查閱、發(fā)起、操作、審批等移動辦公功能。三、建設設想：1、組織保證：由信息部牽頭，組織系統(tǒng)實施涉及到的相關部門負責人組成項目實施小組，配合軟件供應商共同完成對流程的梳理、知識文檔的分類等系統(tǒng)實施工作。2、建設原則：整體規(guī)劃、分步實施，充分考慮公司管理的個性化和現(xiàn)有的辦公習慣，力求在短期內(nèi)快速見到效果再逐漸深入推進。3、環(huán)境配合：軟硬件和網(wǎng)絡環(huán)境部署充分考慮現(xiàn)有條件，適當進行改造和升級。4、系統(tǒng)開發(fā)：協(xié)同辦公平臺軟件在技術有一定的先進性，預留接口，滿足不同業(yè)務信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接以及今后業(yè)務、組織的變化和需求的擴展。5、合作伙伴：選擇有豐富經(jīng)驗的知名協(xié)同辦公平臺供應商合作，要求協(xié)同辦公軟件供應商滿足“流程配置靈活、方便，技術設計先進、科學，應用功能成熟、穩(wěn)定，售后服務及時、優(yōu)質(zhì)”等基本要求。充分借鑒他們的成功案例經(jīng)驗，最大化降低項目風險，最短期內(nèi)快速取得效果。6、時間計劃： 2012年9月上旬完成專業(yè)供應商的詢價、必選、合同簽訂工作。 2012年10月底前完成信息整理、流程梳理及系統(tǒng)搭建等實施工作。 2012年11月中旬完成權限配置、系統(tǒng)培訓及推廣等實施工作。 2012年12月底前完成系統(tǒng)試運行、后續(xù)改進、完善等工作。信息管理部2012年8月28日write some simple briefing. Other work is not enough, and leadership There is a considerable gap between the requirements. And in the encounter the tedious work, complex things, sometimes take the method of escape, that bridge the boat to the bridge straight , not their own force please find countermeasures, but to wait for the self, the lack of a spirit of hard research.Two, theIn 1944, the amounts sent