政府辦公自動化軟件系統(tǒng)可行性匯報材料.doc

政府辦公自動化軟件系統(tǒng)可行性匯報材料 一、政府機關(guān)實施辦公自動化系統(tǒng)的必要性1、國際、國內(nèi)信息化建設(shè)的大勢所趨世紀(jì)之交，知識經(jīng)濟(jì)時代正向我們走來，信息化程度的高低已經(jīng)成為一個國家現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標(biāo)志。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展為加快發(fā)展我國國民經(jīng)濟(jì)信息化的進(jìn)程帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)對于政府機關(guān)不僅是一種有效的通信手段，更是一座溝通政府機關(guān)與社會各界的橋梁。從世界范圍來看，推進(jìn)政府機關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)化、自動化、電子化，全面信息共享已是大勢所趨。聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)社會事務(wù)部把推進(jìn)發(fā)展中國家政府信息化作為今后的工作重點，希望通過信息技術(shù)的應(yīng)用改進(jìn)政府組織運作效率，重組公共管理，最終實現(xiàn)辦公自動化和信息資源的共享。而在世界各國積極倡導(dǎo)的“信息高速公路”的五個應(yīng)用領(lǐng)域中，電子政府被列為第一位，可以說政府信息化是社會信息化的基礎(chǔ)。 2、信息傳播、發(fā)布、交流方式的深刻變革我們正進(jìn)入一個信息無所不在、高速發(fā)展的時代，計算機信息技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展使我們的工作和生活方式帶來了巨大的變化和非常深刻的影響，這種影響大到國家的經(jīng)濟(jì)命脈、綜合國力，小到人們的日常生活、衣食住行。傳統(tǒng)的信息傳播和信息交流方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代瞬息萬變的信息更新。特別對于政府機關(guān)而言，使用一個通暢、高效、保密性強大的信息傳播系統(tǒng)是非常必要的。辦公自動化系統(tǒng)能夠為政府機關(guān)的信息流通渠道提供優(yōu)秀的解決方案。3、提高政府辦公效率計算機對辦公效率的提高主要取決于網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用系統(tǒng)。良好的辦公自動化系統(tǒng)可以幫助政府機關(guān)各部門工作人員徹底擺脫繁重的體力勞動，大大縮短公文等待時間，清晰辦公流程，從而達(dá)到提高工作效率的目的。4、政府機關(guān)辦公透明度提高的要求政府機關(guān)采用辦公自動化系統(tǒng)不僅可以提高政府機關(guān)的辦公效率，由于采用辦公自動化，整個辦公的流程均可以跟蹤，大大加強了政府機關(guān)辦公和辦事的透明度，提升政府機關(guān)的良好公眾形象。5、資料、信息的全面管理與共享的要求對于政府機關(guān)而言，每天都要處理大量的公文，同時也產(chǎn)生大量的文件和資料集，采用紙張的方式不但人工工作量巨大，而且不利于整理和保存，檢索和查閱也很困難。采用辦公自動化系統(tǒng)則可以幫助政府機關(guān)建立一個完善的電子圖書館，安全可靠的保存政府機關(guān)的各種文件和文檔，而且方便檢索和查閱，大大提高了檔案管理的水平和檔案利用的效率。6、實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公的要求作為政府工作人員，長期出差或特殊工作情況時無法和其他業(yè)務(wù)部門保持良好的信息溝通。辦公自動化的遠(yuǎn)程辦公模式徹底的解決了這一問題。移動辦公成為可能，出差在外的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員都可以隨時通過網(wǎng)絡(luò)訪問辦公自動化系統(tǒng)安排內(nèi)部的事務(wù)、了解機關(guān)內(nèi)的各種信息。使用辦公自動化系統(tǒng)大大拓展了政府機關(guān)辦公的時間和空間，保證了信息的連續(xù)性和及時性，是未來“電子政府”的一個重要組成部分。二、香農(nóng)辦公自動化系統(tǒng)的特點1、面向服務(wù)(SOA)架構(gòu)強大的用戶自定義功能，政府用戶可根據(jù)本單位內(nèi)部的實際需求，構(gòu)建各種業(yè)務(wù)功能和業(yè)務(wù)流程，以適應(yīng)OA應(yīng)用的不斷發(fā)展和變化。2、各個部門的收發(fā)文管理辦公自動化改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式。通常各部門的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件處理。而利用計算機文字處理技術(shù)產(chǎn)生各種文檔，存儲各種文檔，或采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機、傳真機、掃描儀等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，既節(jié)省了人力和辦公用品支出，又可以節(jié)約大量時間。所以，辦公自動化是實現(xiàn)無紙化辦公、自動化辦公的重要環(huán)節(jié)。3、信息高度共享可實現(xiàn)各種部門文件、軟件和文件檔案自動化管理和快速查詢。統(tǒng)一建立各種部門常用文件、軟件和檔案的電子文檔資料共享，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享，可以提高文件和檔案的管理水平，達(dá)到文件檔案管理與資料檢索查詢的現(xiàn)代化。4、信息的迅速傳達(dá)電子公告為政府用戶建立了一個電子公告欄，用戶可以發(fā)布通知、通告和各種消息，并提供方便瀏覽公告牌的手段，使用戶可以在最短時間內(nèi)得到信息。5、會議管理會議管理對政府機關(guān)內(nèi)部的會議實現(xiàn)電腦化管理，主要包括會議安排、會議紀(jì)要、會議室的管理。會議安排管理主要是進(jìn)行會議時間安排和地點安排、登記會議議程、參會人員、議題、主持人等。會議安排資料可以通過網(wǎng)絡(luò)送達(dá)相關(guān)人員。6、實現(xiàn)異地辦公當(dāng)工作人員不在本單位時，可以通過Internet網(wǎng)絡(luò)登陸到辦公自動化系統(tǒng)上處理相應(yīng)事務(wù)或知曉單位近期開展的工作。以上列舉了香農(nóng)辦公自動化的幾個最主要的功能。此外，辦公自動化還有很多其他的輔助功能，如資料管理、車輛管理、日程安排、督辦管理、值班記錄、電子期刊、內(nèi)部短消息、公共通訊錄等，在此不一一贅述。三、OA應(yīng)用效果實例以以往的實施案例分模塊來詳細(xì)闡述一下使用辦公自動化系統(tǒng)前后的工作情況：模塊名稱使用辦公自動化系統(tǒng)之前使用辦公自動化系統(tǒng)之后業(yè)務(wù)流程自定義政府機關(guān)業(yè)務(wù)流程繁多、涉及范圍較廣。若新進(jìn)職員或工作人員不清楚實際的辦事規(guī)范，將文件錯誤報送、分發(fā)，導(dǎo)致單位整體上缺乏規(guī)范性，進(jìn)而降低了辦事效率。1、梳理出整個單位內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)流程，并在系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)。工作人員只需在系統(tǒng)中找到所辦業(yè)務(wù)的分類，即可根據(jù)事先設(shè)定好的規(guī)范流程辦理各種業(yè)務(wù)。2、作為申請人，還可實時查看文件在流轉(zhuǎn)過程中的情況。3、靈活的回退、回收功能符合平時的辦公習(xí)慣。發(fā)文管理1、文件擬稿后要文秘送給部門領(lǐng)導(dǎo)去審核，然后要送給某部門領(lǐng)導(dǎo)去會簽，如果領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室就要重新送，這個過程可能會重復(fù)很多遍；如果領(lǐng)導(dǎo)出差或是有事情，文件可能要滯后很長時間，而且也浪費了傳送者的很多時間。2、如果文件擬好后領(lǐng)導(dǎo)看完不合格要重新起草，這樣會浪費很多紙張。3、如果很多領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容進(jìn)行修改，會導(dǎo)致文件的頁面非?；靵y。4、文件辦結(jié)后分發(fā)時要印出很多份，極大的浪費了紙張。5、要查看以往的文件時，需要人為去借閱，還要說出文件題目或是編號等比較具體的信息，并且一份文件一次只能由一個人借閱。6、據(jù)實際用戶反映最快發(fā)一個文件要一周左右。7、一般情況發(fā)一個文件要用到10份以上的紙張。8、文件不規(guī)范、不統(tǒng)一。1、擬稿人直接在系統(tǒng)中擬稿，秘書只需要點一個按鈕，文件就會自動送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，秘書隨時可以監(jiān)控文件的情況，如果領(lǐng)導(dǎo)出差或是長時間未處理，可以隨時把文件收回，送給其他領(lǐng)導(dǎo)簽署。處理一份文件最快的情況只需要幾分鐘2、領(lǐng)導(dǎo)看完文件覺得不合格可以直接回退，擬稿人可以修改之后重新流轉(zhuǎn)。3、多個領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容修改也不會導(dǎo)致頁面的美觀度，需要查看留痕時，只需要點擊“查看留跡”按鈕即可用不同顏色顯示領(lǐng)導(dǎo)的修改痕跡。4、文件分發(fā)也只需要選定分發(fā)的對象即可發(fā)送給相關(guān)人員查看，不需要打印很多份。5、要查閱文件可以到文件瀏覽里查看，所有的文件都會保存在文件庫里，還支持模糊查詢。6、發(fā)一個文件最快6分鐘，效率大大提高。7、發(fā)一個文件最多只需打印出一份文件存檔，甚至不用打印。8、文件得到了規(guī)范，文件的傳遞更加人性化、合理化會議管理某政府單位在沒用我們的系統(tǒng)之前，開會首先要打電話去預(yù)定會議室，并要聯(lián)系相關(guān)的人員整理會議室，申請一個會議需要很長時間，并且領(lǐng)導(dǎo)要隨時去詢問自己的會議情況，很不方便。在使用我們系統(tǒng)后，該政府單位的會議預(yù)定就快捷了很多，并且會議形成了周表，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查看自己的會議安排情況。信息發(fā)布某單位的信息情況基本是采用人通知人的方式或?qū)⑿畔⒋蛴〕鰜?，分發(fā)至各個部門，很不利于信息的共享且浪費資源。信息可以分成不同的版塊，并設(shè)置不同權(quán)限的用戶查看不同級別的信息，使得信息的管理上更加規(guī)范，更加合理，也使信息的傳遞效率得到了大幅度的提高。簽報管理某單位的簽報（請示、報告）很不規(guī)范，打了請示后沒有經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核或是部門級的會簽就直接送到辦公室，或是需要會簽的部門遲遲不予辦理，使文件滯后，給工作上帶來了很多不便。使用系統(tǒng)后，使得簽報的呈送得到了規(guī)范，并且簽報的流轉(zhuǎn)過程都可以監(jiān)控到。報賬管理某單位內(nèi)部組織機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常變