廣東省材料歸檔方法改革方案.doc

廣東省文件材料歸檔方法改革方案（廣東省檔案局2000年2月16日印發(fā)）1 序言文件材料歸檔，既是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起始點。長期以來，我國的文件材料歸檔方法?；旧鲜茄赜脗鹘y(tǒng)的“六個特征”結合運用的立卷歸檔方法。這種方法在我國文書工作及檔案工作歷史過程中曾起過積極的作用。但是，隨著社會的進步和科學技術的發(fā)展，特別是電子計算機等現(xiàn)代辦公設備在檔案管理中的普遍應用以及辦公自動化進程的加快，傳統(tǒng)的立卷方法越來越顯示出它的局限性。為此，有必要對傳統(tǒng)的立卷歸檔方法進行改革。2 依據(jù)和目的2.1 依據(jù)：中華人民共和國檔案法，廣東省檔案管理規(guī)定，國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定，廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法；主要參考文獻：文書檔案案卷格式（GB9705-88）。2.2 目的：通過對傳統(tǒng)的文書立卷歸檔方法的繼承和改革，建立一種操作簡易、格式規(guī)范、便于保管和利用，同時又能充分發(fā)揮現(xiàn)代科學技術在檔案管理中的作用的歸檔方法，使檔案工作更適應現(xiàn)代化的要求，更好地為社會各方面服務。3 適用范圍本方案適用于各級機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織的文書材料的整理歸檔。實施本方案的前提是使用了電子計算機和國家檔案局推薦的優(yōu)秀檔案管理軟件。4 歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，適合新技術應用的需要，便于保管和利用。5 歸檔要求5.1 按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應歸檔的文件都必須齊全完整。5.2凡是原來文件上有會生銹的金屬物，歸檔時都必須去掉，并用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件縫（粘）合。5.3 凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4規(guī)格進行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱。6 歸檔方法6.1 總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應文件形成時的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。6.2 “件”的含義：6.2.1 單份文件，一份文件為一件。6.2.2 各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件。6.2.3 正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件。6.2.4 文件處理單(表)與被處理文本合為一件。6.3 分類6.3.1 由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，按年度機構保管期限逐級進行分類。6.3.2由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，按年度保管期限逐級進行分類。6.3.3 在分“年度”時，應遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度歸檔；計劃、預決算、總結、報告、統(tǒng)計報表等，應放在文件內(nèi)容針對的年度；長遠規(guī)劃應放在文件內(nèi)容針對的頭一年；多年的總結、報告，應放在文件針對的最后一年；跨年度的案件，應放在結案的一年。不同年度的文件一般應分開排放。6.4 檔案排列6.4.1 由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，先將歸檔文件材料按三個保管期限分開，同一個保管期限的文件材料，按照機構時間先后排列，并且盡可能將關系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。6.4.2 由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，先將歸檔文件按三個保管期限分開，同一個保管期限的文件材料，按照時間先后排列，并且盡可能將關系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。6.4.3 同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，譯文本在后。7 檔案編號7.1 歸檔文件應逐件在首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附件1)，并填寫有關欄目的內(nèi)容。7.2 檔號章的項目及填寫內(nèi)容：7.2.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。7.2.2 類別號：一個立檔單位不同門類檔案的代號。7.2.3 期限：即保管期限，標注歸檔文件保管期限簡稱：永久、長期、短期、30年、10年。7.2.4 年度：填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。7.2.5 機構：填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機構編檔號的單位此欄可空。7.2.6 件號：以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。7.2.7 在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。8 檔案裝盒8.1 檔案編號后，要按照編號順序裝入檔案盒，并在盒的背脊(格式見附件2)上填上“檔號”。檔號的填寫方法參見7.2。8.2 填寫盒內(nèi)備考表(格式見附件3)。8.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。8.2.2 整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人的姓名。8.2.3 日期：填寫歸檔的年、月、日。8.3 由全宗單位內(nèi)各部門整理歸檔的，不同部門的檔案不應裝入同一盒內(nèi)。8.4 檔案盒外形尺寸采用長300mm、寬220 mm的規(guī)格，厚度可根據(jù)需要設置15mm、20 mm、25 mm、30 mm、40 mm、50 mm等多種規(guī)格。9 編制檔案檢索工具9.1 編制檔案目錄9.1.1 檔案目錄由“目錄夾封面與脊背”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分構成。9.1.2 “目錄夾封面”(格式見附件4)內(nèi)容應包括全宗名稱、類別、年度、保管期限四個基本項目，需要時還可增加其它項目；“目錄夾脊背”(格式見附件5)項目由全宗號、類別、年度、期限組成。9.1.3 “歸檔說明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設機構及機關黨、政主要領導人變化情況；本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等)。9.1.4 “歸檔文件目錄”(格式見附件6)應包括以下基本項目：機構、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注，需要時還可增加其它項目。9.1.4.1 機構：參見7.2.5。9.1.4.2 件號：參見7.2.6。9.1.4.3 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，亦即文件的署名者或發(fā)文機關。9.1.4.4 文號：文件的發(fā)文字號。9.1.4.5 題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應當加擬標題，外加“ ”號；原文有標題但不能說明文件內(nèi)容的，應重擬標題，重擬標題外加“ 號附于原標題之后。9.1.4.6 日期：指文件形成的日期。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號。9.1.4.7 頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。9.1.4.8 備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見檔號。9.1.4.9 “歸檔文件目錄”至少應匯編一式二份，其中一份是作為今后進館的移交目錄。9.2 編制其它檢索工具。各單位應根據(jù)實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。附件1：檔號章格式全宗號類別號期 限年 度機 構件 號(全宗名稱)全宗號類別號年 度期 限機 構起止件號附件2：檔案盒背脊式樣注：本式樣已根據(jù)粵檔辦20011號文進行修改。附件3：盒內(nèi)備考表式樣備 考 表盒內(nèi)文件材料情況說明 整理人： 檢查人： 整理時間： 年 月 日附件4：檔案目錄夾式樣檔 案 目 錄全宗名稱 全 宗 號 類 別 期 限 年 度 附件5：檔案目錄脊背式樣檔 案 目 錄全宗號類別號期 限年 度附件6：檔案目錄格式年度期限機構2006永久歸 檔 文 件 目 錄件號責任者文號題 名日期