論文管理軟件的使用.ppt

圖書館信息咨詢部TEL 68903298E mail taoying 文獻管理軟件NoteExpress的有效利用 主要內容 1 NE文獻管理軟件簡介2 收集與導入所需文獻3 管理與分析文獻4 參考文獻的引用與格式化 1 NE文獻管理軟件簡介 數(shù)字化時代 論文和期刊數(shù)量激增 傳統(tǒng)文獻收集方式低效 文獻重復下載 遺忘丟失 檢索結果如何規(guī)范化永久保存在計算機 閱讀時產生的思考如何實時記錄并與文獻本身聯(lián)系起來 寫論文時手工輸入文中標引和文后參考文獻 枯燥繁瑣又容易出錯投稿給不同期刊時要求不同的參考文獻引用格式 能否自動一鍵化完成 NoteExpress是目前流行的參考文獻管理工具軟件 其核心功能 一 檢索二 管理三 分析四 發(fā)現(xiàn)五 寫作 1 1NE文獻管理軟件訪問途徑 圖書館網站 館藏資源 文獻資源管理軟件 NE文獻管理軟件 1 2軟件下載 http www reflib org download chs htm 選擇高校版本列表 在下載列表中選擇首都師范大學圖書館版 說明 軟件安裝后會在本機出現(xiàn)軟件圖標 點擊該圖標即可開始運行該軟件 題錄 即參考文獻的標題 著者 摘要 關鍵詞等信息 參考文獻的原文可作為題錄的附件來管理 2 收集與導入所需文獻 NoteExpress提供了三種方式收集與導入所需文獻 2 1在線檢索導入2 2過濾器導入 即網上數(shù)據(jù)庫導入 2 3手工錄入 2 1在線檢索的優(yōu)勢 無需登陸數(shù)據(jù)庫網站 直接以NoteExpress作為網關進行檢索 多線程下載方式 下載速度快 無需選擇過濾器 導入題錄方便快捷 1 輸入檢索詞 檢索字段 2 開始檢索 3 按照自己需求打鉤選擇題錄 4 保存題錄 選擇確定后 會跳出一個對話框 告訴成功導入題錄 各大數(shù)據(jù)庫導入NE的大體步驟是一致的 只是不同的數(shù)據(jù)庫在具體的操作上有些細節(jié)不一致 2 2過濾器導入 過濾器 顧名思義 即用來 過濾 數(shù)據(jù)的東西 不同數(shù)據(jù)庫檢索結果有不同的格式 導入NoteExpress后需要以相同的格式顯示出來 因此 需要選擇與相應的過濾器 NE集成了幾乎所有常用的數(shù)據(jù)庫的過濾器 1 輸入檢索條件 2 得出檢索結果 3 勾選所需要的文獻 4 點擊 存盤 除了中國知網 重慶維普和萬方數(shù)據(jù)庫 其他的數(shù)據(jù)庫題錄在導入NE的時候都需要選擇相應的過濾器 1 選擇輸出格式 2 點擊 輸出到本地文件 3 跳出 另存為 對話框 選擇將題錄保存在某個文件夾 1 點擊 文件 下拉菜單中的 導入題錄 2 選擇題錄的來源位置 3 選擇題錄的存放位置 4 選擇 開始導入 導入成功后跳出對話框 檢索 1 勾選所需題錄或選擇所有題錄 2 點擊輸出按鈕 選擇輸出格式 一般外文數(shù)據(jù)庫保存題錄時 請選擇輸出格式為RIS格式 Endnote格式 那么過濾器則選擇相應的RIS Endnote 1 將輸出結果全選后復制 2 打開一個記事本 將復制內容粘貼過去 1 點擊 文件 下拉菜單中的 導入題錄 2 選擇 來自剪貼板 3 選擇過濾器 RefMan RIS 4 根據(jù)需要選擇存放位置 各大數(shù)據(jù)庫導入教程 2 3手工錄入 手工錄入費時費力 差錯率高 盡可能使用網上檢索減少手工錄入的勞動 需要手工錄入時 也可以先復制一個與錄入題錄內容較為接近的題錄 然后通過修改這條新題錄來減少手工錄入的勞動強度 手工錄入僅適用于個別沒有固定格式導出的題錄或者由于其他原因 在提錄區(qū)需要添加的題錄下方點擊鼠標右鍵 即出現(xiàn) 新建題錄 點擊選擇即可 在相應字段內容處手工錄入內容 而后保存 2 4導入全文 對于已經下載了大量全文的用戶 導入全文的功能可以快速實現(xiàn)將大量全文用NE管理起來 自動生成題錄并將文獻作為附件 實現(xiàn)文獻管理的基本功能 1 點擊 導入文件 3 選擇 題錄類型 以及準備導入的文件夾 2 選擇 添加目錄 可以導入整個目錄及其子目錄下的所有文件 軟件能自動根據(jù)目錄的結構在數(shù)據(jù)庫中建立對應的文件夾結構 選擇 添加文件 只能添加單個文件 2 5在線更新題錄 作為 導入文件為題錄 功能的補充 解決了 導入文件 信息有限的弊端 在線更新題錄有以下兩種方式 1 手動更新 用于更新某一條選擇的題錄 2 自動更新 用于同時更新多條題錄 檢索結果 候選題錄 在列表中顯示 選擇需要更新的題錄 1 選擇數(shù)據(jù)庫 2 選擇需要更新題錄列表 3 點擊 查找更新 3 管理與分析文獻 1 點擊 新建數(shù)據(jù)庫 2 輸入新建數(shù)據(jù)庫名稱 如 MyTest 3 選擇存放位置 3 1 數(shù)據(jù)庫的建立 擴展名為 nel的文件都是NE2 0的數(shù)據(jù)庫文件 在任何一臺裝有NE2 0的電腦上都能打開 通過建立樹型結構目錄 可以輕松建立和管理多個層次的文件夾 同時打開多個數(shù)據(jù)庫 對題錄進行跨庫操作 3 2 查重 在不同數(shù)據(jù)庫中檢索 或者你的數(shù)據(jù)庫由幾個小數(shù)據(jù)庫合并而成 都不可避免地出現(xiàn)重復題錄 1 重復題錄占用重復的空間 2 對其中一條的進行了修改 別的相同題錄不能同時更新 引用時會造成麻煩 在NoteExpress中 你可以方便快捷地查找并刪除重復題錄 對于一條題錄同屬于兩個文件夾 研究方向 的情況 NE提出虛擬文件夾的概念 1 選擇需要查重的題錄文件夾 2 根據(jù)需要選擇查重的字段 打鉤選擇待查重字段 待查重字段指如果哪些字段完全一致 則認為為重復題錄 一般情況下默認即可 3 3 虛擬文件夾 虛擬文件夾為多學科交叉的當代科研提供了解決辦法 同一條文獻可以屬于多個文件夾但數(shù)據(jù)庫中只保存一條 修改任何文件夾中的該條題錄 在其他文件夾下都會同時修改 刪除其中一個文件夾下的這條題錄 其他文件夾中仍然存在 只有將最后一條題錄刪除掉 這條題錄才會徹底從數(shù)據(jù)庫中消失 高亮選中所需鏈接的題錄 點擊鼠標右鍵 這樣該題錄就會同時存在于 cnki 和 VIP 兩個文件夾中 在 cnki 或者 VIP 中任意一個文件夾編輯該題錄 另外一個文件夾中的該題錄也同步發(fā)生改變 添加附件或筆記 也有同樣效果 3 4題錄的全文下載 1 選擇需要下載全文的題錄 點擊右鍵 2 選擇下載全文 3 選擇數(shù)據(jù)庫 確定 全文作為題錄的附件形式顯示 3 5 添加附件 NE提供添加附件功能 將題錄與全文相關聯(lián)起來進行管理 NE可以將各種類型的文件添加為附件 如PDF word CAJ 圖片 excel等類型的文件 選中需要添加附件的題錄 點擊鼠標右鍵 已有一個全文附件 還想再添加一個網頁鏈接附件 紅色方塊即為添加了附件的題錄的標志 以后添加的附件文件可以自動存放在該文件夾 從而保持附件文件夾與數(shù)據(jù)庫文件相對路徑不變 1 選擇需要添加附件的題錄文件夾 2 選擇附件所在路徑 3 通過 更多 選項 對附件進行限制 4 點擊 開始 后 提示找到了匹配的題錄 5 對顯示的匹配題錄列表中需要修改的 可選中題錄后點擊右鍵進行相應修改 6 修改后或確定不需修改 點擊 應用 題錄列表頭的附件顯示 當該題錄關聯(lián)不同類型的附件時 附件 列會自動顯示不同顏色的小方塊 紅色 文件附件紫色 筆記黃色 文件夾附件棕色 題錄附件 3 6 標簽 對于某一文獻而言 有時可能會對其重要性 關鍵詞等設置特別的一個標簽 用來突出該文獻的重要性 NoteExpress中的標識是可以自定義的 你完全可以根據(jù)個人喜好和需要進行調整 設置你最需要的標識名稱 這樣能更直觀有效的進行題錄管理 自定義標識 3 7 本地檢索 快速定位查找個人數(shù)據(jù)庫中的題錄 筆記等信息 使管理更加便捷有效除了直接在整個數(shù)據(jù)庫中進行檢索以外 還支持在當前文件夾中檢索和在當前文件夾及其子文件夾中進行檢索 輸入檢索條件 敲回車鍵進行檢索 檢索結果列表 簡單檢索 即在當前文件夾對關鍵詞和標題進行檢索 檢索條件會在 最近檢索 中出現(xiàn) 如想保存 可選中后點擊右鍵 可永久保存且自動更新 保存該檢索條件后 以后只要點擊該保存的檢索條件 無論是以前的還是新添的 只要符合這個檢索條件的題錄都會自動推送出來 對于跟蹤某一專業(yè)的研究動態(tài)提供了極大方便 高級檢索 3 8 組織 目前支持作者 關鍵詞和作者機構的展開 如展開 關鍵詞 的時候 能夠將每一個關鍵詞作為一個節(jié)點進行展開 3 9 回收站 1 回收站中題錄可以恢復 避免錯刪誤刪帶來的損失 2 回收站不再只有一個文件夾 而是可以顯示出刪除的題錄所在的文件夾 以方便記憶和管理 3 10 分析 收集的文獻信息過多 需要對某個研究者或期刊的文獻信息進行整理 NoteExpress 1 可以對所有字段進行統(tǒng)計 包括作者 關鍵詞 主題詞等等 這樣你就能夠快速了解某一領域的重要專家 研究機構 研究熱點等 2 可以對整個數(shù)據(jù)庫以及每個文件夾進行統(tǒng)計3 分析結果能導出為txt和csv等多種格式 方便做出精準的報告 選中需要進行統(tǒng)計的文件夾 點擊右鍵 3 11 發(fā)現(xiàn) 3 11 1綜述 可以閱讀文獻題錄盡可能多的信息 包括作者 標題 來源和摘要等 3 11 2筆記 可以隨時記錄下看文獻時的想法和關于研究的設想 這些信息都與你看到的文獻信息關聯(lián)在一起 便于日后進一步展開工作 綜述 培養(yǎng)良好的科研習慣 多數(shù)文章看摘要 少數(shù)文章看全文 2 筆記 整理和閱讀題錄時 下一步研究的想法 因為幾篇相關文章的啟示產生了新的研究思路 某一文獻是你在文章討論中要著墨展開討論的 慣常的方法 隨手寫下來新建word文檔使用筆記軟件你的想法與最初的文獻題錄之間的關聯(lián)被削弱了 1 高亮選中需要添加筆記的題錄 2 點擊 筆記 按鈕 打開新窗口編輯筆記 新建一條筆記 支持一條題錄多條筆記 切換只讀 可寫 即在當前頁面是否可以編輯筆記 NE的筆記功能相當強大 支持Tex公式 并集成了各種常用公式 選擇所需公式后能夠自動生成Tex代碼 并且能夠隨時編輯 隨時看到預覽 4 參考文獻的引用與格式化 4 參考文獻的引用與格式化 對于大多數(shù)使用NE的用戶來說 使用NE管理文獻的主要目的之一便是文章或論文撰寫 NoteExpress內置了多種國內外學術期刊 學位論文和國標的格式規(guī)范 通過NoteExpress插入文獻 然后使用你需要的格式進行格式化 可以快速自動地生成參考文獻 而且可以根據(jù)需要隨時調整參考文獻的格式 NE安裝后 會在Word中自動生成插件 部分插件功能詳解 1 插入引文2 編輯引文3 格式化參考文獻4 定位引文5 查找引文6 插入筆記7 更新題錄信息 1 將光標放在在需要插入引文處 4 點擊 插入引文 圖標 2 切換到NE 3 選擇需要插入的引文題錄 插入引文 4 在文末自動生成參考文獻 編輯引文 1 將光標放在需要編輯的引文處 2 點擊 編輯引文 3 點擊該題錄直接修改 或點擊 編輯 修改 4 點擊需要修改的題錄具體項 5 修改完畢后點擊 保存 格式化參考文獻 1 在打開的word文檔中點擊 格式化參考文獻 圖標 2 點擊瀏覽 選擇樣式 3 根據(jù)需要選擇 定位引文 1 將光標放在需要定位的引文處 2 點擊 定位引文 3 會自動跳轉到該引文對應的參考文獻 插入筆記 1 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