金愷月辦公室5S管理方法PPT課件.ppt

北京金愷月機(jī)電設(shè)備公司 培訓(xùn)內(nèi)容 文件管理5S是什么如何做好5S 第一部分 文件管理 文件管理 文件 信息及其承載媒體 媒體可以是紙張 計(jì)算機(jī)磁盤 光盤或其他電子媒體 照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品 或他們的組合 一組文件 如若干個(gè)規(guī)范和記錄 通常被稱為 documentation 某些要求 如易讀的要求 與所有類型的文件有關(guān) 然而對規(guī)范 如修訂受控的要求 和記錄 如可檢索的要求 可以有不同的要求 文件管理 記錄 闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件 記錄可用于為可追溯性提供文件 并提供驗(yàn)證 預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù) 通常記錄不需要控制版本 文件管理 文件分類 重要度 保存期限 來源 版本 緩急 文件管理 管理技巧 分門別類 程序化 規(guī)范 專業(yè)化 專人負(fù)責(zé) 索引 專門化 文件管理 簽字 以舊換新 文件收發(fā) 可追溯性 認(rèn)可 蓋章生效 連貫性 有效性 授權(quán) 第二部分 5S是什么 5S是什么 區(qū)分要物與不要物 將不要物處理掉 將要物規(guī)范放置 使尋找時(shí)間為零 使工作環(huán)境變得無灰塵 干凈整潔 保持前3個(gè)S 制度化 規(guī)范化 形成習(xí)慣 提高整體素質(zhì) 演變 5S是什么 5S是一種管理需要全員的積極參與和長時(shí)間的堅(jiān)持不懈每日每日堅(jiān)持5S管理 一點(diǎn)一滴持續(xù)的改善 5S是什么 企業(yè)形象 5S是什么 可以及時(shí)拿到需要的東西隨時(shí)確認(rèn)自己的工作是否按計(jì)劃執(zhí)行保證工作順利進(jìn)展整理干凈不是最終的目的 而是避免浪費(fèi) 提高工作效率 5S是什么 第三部分 如何做好5S 整理 含義 將需要的和不需要的物品明確分開 并處理不需要的物品 目的 騰出空間防止誤用 5S差 5S好 現(xiàn)場檢查 要領(lǐng) 馬上要用的 暫時(shí)不用的 長期不用的 要區(qū)分對待 要領(lǐng) 將需要的物品的數(shù)量降到最低程度 例如 減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時(shí)間縮短會議時(shí)間 要領(lǐng) 對可有可無的物品 應(yīng)堅(jiān)決處理掉 決不手軟 要領(lǐng) 為何會有這么多廢品 分析 檢查 改善 問題點(diǎn)在哪里 提問 1 圖片中存在什么問題 3 會產(chǎn)生什么樣的影響 4 我們應(yīng)該怎樣做 2 為什么會產(chǎn)生這樣的問題 整頓 含義 將需要的物品 擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài) 即尋找時(shí)間為零 目的 工作場所一目了然消除找尋物品的時(shí)間井井有條的工作秩序 確定物品放置場所 物品分類擺放 進(jìn)行標(biāo)識 定位 標(biāo)識方法 連接線標(biāo)識 影繪表示 形跡管理 問題點(diǎn) 怎么辦 問題點(diǎn) 怎么辦 如何整頓你的文件柜 提問 管理責(zé)任者 管理此架責(zé)任者姓名 架子表示標(biāo)簽 表示架子種類的標(biāo)簽 柜子內(nèi)表示標(biāo)簽 用此標(biāo)簽表示下段的內(nèi)容 文件柜如何整頓 要領(lǐng) 徹底整理 只留下需要的物品 合理利用空間 100 定位放置 要領(lǐng) 根據(jù)種類 空間 區(qū)域 防護(hù)規(guī)定擺放方法 要領(lǐng) 利用各種顏色 數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)識 問題點(diǎn)在哪里 問題點(diǎn)在哪里 清掃 含義 經(jīng)常清掃保持清潔 將各個(gè)角落的臟物清理掉 目的 保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)達(dá)到零故障 零損耗 如何清掃 看不見的地方 也要徹底打掃干凈 經(jīng)常打掃 使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵 污穢 徹底清掃 電源插座 電腦側(cè)面 主機(jī)座 要領(lǐng) 自己動手 不依賴外人 所有部門 人員都一起執(zhí)行 清掃責(zé)任分區(qū) A1區(qū) 張 B1區(qū) 趙 C1區(qū) 王 C2區(qū) 沈 C3區(qū) 李 A2區(qū) 胡 E1區(qū) 賈 D1區(qū) 霍 要領(lǐng) 清潔 含義 將整理 整頓 清掃進(jìn)行到底 并且標(biāo)準(zhǔn)化 制度化 目的 成功慣例和制度是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開始形成 整潔的辦公桌 如何保持 連續(xù)不斷的進(jìn)行整理 整頓 清掃活動 要領(lǐng) 花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度 要領(lǐng) 要領(lǐng) 每天保持5S評價(jià)的心情 不斷改善辦公5S 素養(yǎng) 含義 對于規(guī)定了的事情 大家都按要求去執(zhí)行 并養(yǎng)成一種習(xí)慣 目的 讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精神 問候 禮貌語 您好 早上好 下午好 大家好 語言 著裝 離位時(shí) 要點(diǎn) 1 2 3 4 持續(xù)推動4S活動直至習(xí)慣化 嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度 不斷地培養(yǎng)責(zé)任感 改變意識 充滿熱情的開始每一天的工作 要領(lǐng) 要主動整理 整頓傳真 傳真是客戶傳遞過來的信息 對公司和我們的工作都是非常重要的 不管是不是發(fā)給我的傳真 我都應(yīng)該認(rèn)真對待 主動把我認(rèn)識的人的傳真送過去 以便同事可以及時(shí)得到客戶的寶貴信息 打印前 我們應(yīng)該做什么 確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作 小故障請按照提示排除 無法解決時(shí) 請及時(shí)與管理員聯(lián)系 確認(rèn)打印紙 及時(shí)更換所需的紙型 以免產(chǎn)生作廢文件 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時(shí) 請及時(shí)丟到紙簍內(nèi) 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時(shí) 請及時(shí)領(lǐng)取 如何維持 整理 整頓 清掃 辦公室中 小組討論 辦公室5S活動 早上5S 1 檢查你的著裝狀況和清潔度2 檢查是否有物品掉在地上 將掉在地上的物品都撿起來3 整理和徹底清潔桌面4 檢查存放文件的位置 將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5 扔掉不需要的物品 包括抽屜內(nèi)的私人物品6 檢查文件柜 書架等 將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來 辦公室5S活動 下班前5S 1 實(shí)施早上5S活動的所有內(nèi)容2 用抹布擦干凈電腦 傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備3 固定可能脫落的標(biāo)簽4 清潔地面5 傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6 檢查電源開關(guān) 門窗 空調(diào)等是否已關(guān)上 文件的5S 整理 把文件區(qū)分為必要 有效 和不要 過期無效 的無效和不需要的文件及時(shí)回收或銷毀 整頓 清掃 清潔 素養(yǎng) 將文件分門別類保存制作目錄索引 便于查找 防潮 防塵 防蟲定期修補(bǔ)維護(hù) 專人管理 責(zé)任分明文件管理制度 程序 使用完后及時(shí)歸位愛護(hù)文件 節(jié)省用紙按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料 小測試 整理是把 物品與