第三章-文書處理--秘書實務PPT課件.ppt

第三章文書處理 內容提要 文書處理是秘書專項工作中最為重要的內容 本章主要闡述了文書處理的基本知識和要求 介紹了文書制作的基本環(huán)節(jié) 對文書的撰寫 傳遞和處理的基本程序和操作要點做了專門介紹 學習本章內容 可以幫助學生正確認識文書在管理中的作用 掌握文書處理的方法與技能 1 第一節(jié)文書處理的基本知識 一 文書處理的涵義二 文書的分類三 文書處理的基本原則四 文書處理的內容五 文書處理的工作要求 2 一 文書處理的涵義 文書 文件 公文三者的稱呼和用法文書處理又稱文件處理 文書工作 文件管理 是國家機關或社會組織制作 傳遞 使用 保存或銷毀文件等行為的總稱 是行政管理的重要組成部分 3 二 文書的分類 按行文關系分類按制文機關的不同分類按性質作用分類 4 三 文書處理的基本原則 精簡高效實事求是 5 四 文書處理的內容 一 發(fā)文處理 二 收文處理 三 文書管理 四 文書保密 6 五 文書處理的工作要求 及時準確安全統(tǒng)一 信息鏈接 7 信息鏈接 秘書擬寫文書自我測試 1 開始寫公文之前 我能明白這份文件的目的 2 開始寫之前 我能明確考慮讀者的特點 3 每寫一篇之前 我自信我可以寫好它 4 看到什么 感覺到什么 我都會用筆記下來 積累起來 5 我會把最重要的內容放在公文開頭或結尾部分 6 定稿的時候會檢查標題 時間 名稱是否有誤 7 用最簡潔的語言表達最為清晰的意思 8 我總是用以前寫過的文件格式來做樣本 僅做內容上的改動 9 我每次都會抽時間對我的文章進行修改和潤色 10 我不明白的東西不會寫在文章里 以上問題每打一個 得1分 得分低于5分 說明對文書工作缺乏認識 必須認真學習本章內容 得分6 8分 說明有一定文書知識 需要通過本章內容加以總結和提高 得分9 10分 說明有一定文書寫作功底 應該重點學習本章理論性強的內容 8 第二節(jié)文書的撰寫與編輯 一 文書的撰寫二 文書的字體與字號三 文書的排印 9 一 文書的撰寫 一 文書的用語 二 文書中數(shù)字的用法 10 二 文書的字體與字號 一 文書字體 文書的字體分為漢字字體 外文字體和數(shù)碼字體三種 二 文書字號 文書的字號可以分號數(shù)制 點數(shù)制 級數(shù)制三種 11 三 文書的排印 一 公文用紙及版面尺寸 二 排版規(guī)格與印制裝訂要求 三 公文的排版規(guī)范 信息鏈接 12 信息鏈接 文書的稿本一 文書的文稿草稿 草稿是指內容和文字表述都還未成熟的文書原始稿件 定稿 指公文的草稿經過修改并由領導人審閱 簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿 只有定稿才能形成正式文件 二 文書的文本正本 是根據(jù)已經簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本 正本具有標準規(guī)范的格式和生效標志 具有法定效力 其證據(jù)價值得到法律的認可和保護 正本又可分為 定型本 試行本 暫行本 修訂本 副本 是指公文形成之后 由于實際工作的需要 往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本 這種根據(jù)公文正本復制 謄抄的其他文本稱為副本 副本又稱抄本 存本 是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿 定稿以外的印制本 13 第三節(jié)收文處理 收文 是指收進外部送達本機關 單位的公務文書和材料 包括文件 電報 信函 內部刊物 資料等 收文處理是指對來自本組織外部的公文等所實施的處置與管理 14 收文處理 一 收受與分流階段 一 簽收 二 外收文登記 三 啟封 四 內收文登記 五 分辦 六 摘編二 辦理收文階段 一 擬辦 二 批辦 三 承辦 四 注辦三 組織傳閱與催辦查辦階段 一 組織傳閱 二 催辦 三 查辦四 處置辦結公文階段包括 立卷歸檔 清退 暫存 銷毀等規(guī)定程序 15 第四節(jié)發(fā)文處理 一 文稿的形成階段二 文稿的制作階段三 文稿的對外傳遞階段四 處置辦結公文階段 16 一 文稿的形成階段 擬稿會商核稿簽發(fā) 二 文稿的制作階段 注發(fā)繕印用印或簽署 17 三 文稿的對外傳遞階段 分裝發(fā)出 四 處置辦結公文階段 立卷歸檔暫存銷毀 18 第五節(jié)文稿的校對與裝訂 一 校對二 公文的裝訂 19 一 校對 文稿的校對是保證文稿形式規(guī)范 內容正確的重要環(huán)節(jié) 校對的方法有 對校法 折校法 讀校法 20 二 公文的裝訂 公文應左側裝訂 不掉頁 公文的封面與書芯不脫落 后背平整 不空 兩頁頁碼之間誤差不超過4mm 騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1 4處 允許誤差 4mm 平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm 5mm 無壞釘 漏釘 重釘 釘腳平伏牢固 后背不可散頁明訂 裁切成品尺寸誤差 1mm 四角成90 無毛茬或缺損 21 思考與練習 1 秘書文書處理的內容包括哪些 2 規(guī)范的公文由哪些部分組成 各有什么要求