檔案管理_普陀區(qū)教育系統(tǒng)檔案實務(wù)培訓(xùn)

普陀區(qū)教育系統(tǒng)檔案實務(wù)培訓(xùn) 普陀區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科王勇成聯(lián)系電話 52564588 334513020167225網(wǎng)絡(luò)硬盤 培訓(xùn)內(nèi)容 一 檔案管理制度建設(shè)二 文書 教學(xué)檔案立卷整理三 檔案編研工作四 科技檔案的立卷整理五 實物檔案六 聲像檔案的立卷整理 一 檔案管理制度建設(shè) 制定本單位的檔案歸檔范圍和保管期限制定檔案分類方案 檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)圖制定檔案保管制度 利用制度 保密制度 統(tǒng)計制度 鑒定銷毀制度 檔案庫房管理制度 二 文書 教學(xué)檔案立卷整理 一 立卷的方法按照文件的特征和聯(lián)系將其組成案卷 必須遵循文件材料的形成規(guī)律與特點 保持文件之間的有機聯(lián)系 經(jīng)過整理后的文件材料 要真實 系統(tǒng)地反映每一項工作的來龍去脈 1 正確區(qū)分門類 各學(xué)校根據(jù)教育系統(tǒng)檔案分類基本要求并結(jié)合本單位實際情況確定本校檔案分類方案 根據(jù)歸檔材料的不同內(nèi)容 性質(zhì) 載體先分清類別再進行組卷 文書檔案 人事 財務(wù)制度 崗位職責(zé) 教學(xué)檔案綜合類 教學(xué)管理規(guī)章制度 教學(xué)與科研類 課堂教學(xué)類 教研組工作計劃 小結(jié)或年度科研計劃 科研檔案 科研項目計劃 正式立項 最常見錯誤 各類合同 報告 計劃 總結(jié)或各類請示 批復(fù)組成一卷 2 正確區(qū)分保管期限 每年歸檔時每卷案卷的保管期限要嚴(yán)格按照本單位制訂的文書檔案保管期限表確定 不能按個人理解隨意確定 有些內(nèi)容相同或相近的材料 因保管期限不同 不能組在一個卷中 如 年度計劃總結(jié)和半年 季度或月度計劃總結(jié)不能組一卷 年度統(tǒng)計報表與季度 月度 不同級別的表彰 不同級別的處罰等 3 正確區(qū)分是否歸檔 上級來文 紅頭文件 簡報等 上級下發(fā)周知性 普發(fā)性 需要貫徹 執(zhí)行 具體操作的文件除外 尤其是業(yè)務(wù)性文件 文件不歸入本單位檔案中 可將此類文件簡單分類后組成文件匯編 作為資料備查 如 本單位為該文件的主送單位 該文件內(nèi)容涉及本單位名稱 單位領(lǐng)導(dǎo)或其他工作人員的 該文件應(yīng)歸入單位檔案中 二 案卷的組合方法和要求1 歸檔文件進行調(diào)整檢查檢查應(yīng)歸檔的文件是否齊全完整 檢查歸檔的文件是否屬于本年度 本部門的立卷歸檔范圍 檢查每個卷內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系 反映了本卷的特征 檢查各卷內(nèi)的文件的數(shù)量是否適當(dāng) 2 卷內(nèi)文件的排列按時間排列 即按文件形成時間的先后次序進行排列 適用于單一作者 單一問題 單一名稱組成的案卷 按重要程度進行排列 即按卷內(nèi)文件的重要程度進行排列 適用于按各種特征組成的案卷 按問題 時間排列 可先將卷內(nèi)的文件按問題分開 每個問題內(nèi)的文件 再按文件形成的時間依次排列 適用于一個作者 幾個問題的文件組成的案卷 3 擬寫案卷標(biāo)題 一般不超過50個字 由 作者 責(zé)任者 問題 內(nèi)容 名稱 文種 組成 1 關(guān)于作者 即責(zé)任者 無任是一個還是幾個 一般置于案卷標(biāo)題之首 標(biāo)明全稱或規(guī)范簡稱 卷內(nèi)文件有二 三個作者的 要全部標(biāo)出 作者過多 可標(biāo)出一 二個主要的 后面加上 等 字 2 關(guān)于問題 問題要既具體又概括 卷內(nèi)文件反映的問題單一 直接標(biāo)出問題即可 未運用問題特征立卷的案卷 卷內(nèi)文件反映了幾個問題 一般應(yīng)盡可能標(biāo)出來 如問題太多可標(biāo)明主要問題 其他以 等 字代替 或歸納概括出該卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容 會議文件的標(biāo)法 一般專題的會議 會議名稱能夠反映會議內(nèi)容的 標(biāo)明會議名稱就等于標(biāo)明了內(nèi)容 3 關(guān)于名稱 標(biāo)題中一般不得出現(xiàn) 文書 材料 文件 等模糊性名稱 卷內(nèi)文件名稱不多 可按其重要程度的順序在標(biāo)題中全部標(biāo)出 有些卷內(nèi)文件名稱雖多 但性質(zhì)基本相近 可標(biāo)出具有代表性 概括性的 其他的從略 如 報告 匯報 簡報 等可標(biāo) 報告 計劃 規(guī)劃 要點 綱要 打算 等 可標(biāo)出計劃 4 關(guān)于時間 案卷標(biāo)題中的時間是指卷內(nèi)文件內(nèi)容針對的時間 不是指形成文件的時間 不是每個案卷標(biāo)題都需要標(biāo)明時間 只有定期性的計劃 總結(jié) 統(tǒng)計報表 預(yù)決算 會議記錄等一類有時間針對性的文件材料組成的案卷的標(biāo)題 才標(biāo)明時間 標(biāo)明時間必須具體確切 不要籠統(tǒng) 含糊 年度要標(biāo)明全數(shù) 小學(xué)二00三年黨政領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會記錄 小學(xué)二00四學(xué)年度公開課教案 小學(xué)第一屆說課比賽通知 獲獎名單 小結(jié)及教案 小學(xué)二00四學(xué)年度初二學(xué)生社會實踐活動方案 小結(jié) 小學(xué)二00四學(xué)年度畢 結(jié)業(yè)證書發(fā)放清單及存根 小學(xué)二00四學(xué)年度2005屆 7 班學(xué)生學(xué)籍卡 小學(xué)參加 體彩杯 上海市第三屆青少年運動會及 泰山杯 舉重 柔道比賽成績冊 小學(xué)王麗麗榮獲普陀區(qū)二00六年度優(yōu)秀教師稱號光榮冊 上海市教委 普陀區(qū)教育局 小學(xué)關(guān)于調(diào)整高級教師職務(wù)津貼通知 實施意見 名冊 填寫卷內(nèi)目錄 4 填寫卷內(nèi)目錄 序號 每件文件的排列序號 責(zé)任者 制發(fā)文件的組織或個人 即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者 學(xué)校2007年度科研計劃責(zé)任者填寫 學(xué)?？蒲惺夜ぷ饔媱澵?zé)任者填寫 學(xué)校科研室科研組長年度工作計劃責(zé)任者填寫 科研組長姓名 文號 文件的發(fā)文字號 題名文件的題名 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的 可自擬標(biāo)題 例 通知 請示等過于簡單的文件標(biāo)題 會議記錄將每次會議主要議題輸入簡報將主要信息內(nèi)容歸納輸入介紹信存根將第一份登記全稱 后面的只登記具體名字 3個同志或6個同志登記一條目錄 上級下發(fā)的干部任免通知書涉及本單位人員的將本單位人員名字納入文件標(biāo)題組成題名輸入 在整理文件材料時 經(jīng)常遇到一些表格 常見的如統(tǒng)計報表 各種申報表 審批表 調(diào)查表等 編制卷內(nèi)目錄的方法一般有三種 一種是 如果表格作為一份正式文件的附件 一般正文的末端會標(biāo)注 附 xxx表 的字樣 這種情況下 抄寫卷內(nèi)目錄時 可只登記正件 不登記附件 第二種是 表格作為一份正式文件的附件 但未在正文的末端標(biāo)注附件 這屬于公文處理不規(guī)范的問題 為了檢索的方便 必須逐份登記卷內(nèi)目錄 第三種情況是 表格作為獨立的文件出現(xiàn) 如年終統(tǒng)計報表 這種情況 抄寫卷內(nèi)目錄也須逐份登記 可以照實登錄每份表格文件的名稱和責(zé)任單位 也可以第一份文件登記全稱 后面文件只登記責(zé)任單位 日期 文件的形成日期 以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)出年月日 如2005 03 04 頁數(shù) 每一件歸檔文件的頁數(shù) 備注 文件需說明的情況 5 填寫案卷封面 立檔檔案欄 立檔單位全稱內(nèi)部結(jié)構(gòu)欄 內(nèi)部機構(gòu) 科室 名稱案卷標(biāo)題欄 案卷標(biāo)題起止時間 卷內(nèi)文件最早和最晚形成時間 保管期限 短期件號 文件總件數(shù) 卷內(nèi)文件目錄最后一個序號數(shù) 頁數(shù) 卷內(nèi)文件總頁數(shù)歸檔時案卷號 年度內(nèi)案卷排列編號全宗號 目錄號 案卷號欄 不填 此一欄如檔案需要移交進檔案館 由檔案館編制 填寫案卷封面 立檔單位全稱 內(nèi)部結(jié)構(gòu)欄 案卷標(biāo)題 起止時間 保管期限 文件總件數(shù) 歸檔案卷號 6 備考表 立卷人 科室檔案工作網(wǎng)絡(luò)人員檢查人 科室負(fù)責(zé)人立卷時間 具體立卷年月 填寫備考表 三 裝訂的要求 1 案卷裝訂要求 案卷應(yīng)采用三孔一線的方式裝訂 裝訂要求牢固 整齊 不影響閱讀 裝訂前要對那些無裝訂位置 裝訂線上有字跡而不便裝訂的文件材料 用無字的白紙條粘貼加邊 對卷內(nèi)常出現(xiàn)的小簽條 便條等可粘貼在16開 或A4 的白紙上 對破損的文件材料應(yīng)進行一定的修裱工作 取齊 習(xí)慣中一般指右 下齊 實際是兩邊齊 這樣既能保持檔案的原貌 便于利用 又能照顧案卷的整齊 美觀 2 表格型材料裝訂要求 橫行打印的表格 16開或A4型紙 表頭靠左側(cè)裝訂 8開型紙 表頭向上 一卷內(nèi)有單張或幾張此類紙折疊成手風(fēng)琴型 如整本都是 裝訂后整本向內(nèi)折疊即可 3 不規(guī)則材料裝訂要求 一卷內(nèi)同時有16開和A4型紙 無需粘貼或裁剪 裝訂時右 下取齊 編制案卷目錄 4 案卷目錄裝訂要求 每年的文書或教學(xué)檔案一般可以單獨裝訂成冊 也可以幾年的目錄編頁 編制案卷目錄索引后裝訂成冊 其他門類 檔案不多時 可一個大門類裝訂一本目錄 如實物檔案 當(dāng)一個門類中某一小類檔案特別多時 該小類檔案目錄可單獨裝訂成冊 如聲像檔案中的光盤檔案 三 檔案編研工作 一 大事記各個單位應(yīng)將編寫大事記作為日常工作來安排當(dāng)月記載隔月印發(fā)年終匯編成冊 二 基礎(chǔ)數(shù)字匯編是以數(shù)字的形式反映一個地區(qū) 一個單位或某一方面基本情況的參考資料 市根據(jù)實際工作需要 選取散存于檔案中的有關(guān)統(tǒng)計數(shù)字進行匯總的工作 對于掌握情況 研究問題 總結(jié)經(jīng)驗 制定計劃以及進行宣傳教育 都有重要參考作用 種類有綜合性數(shù)字匯編和專題性數(shù)字匯編 如 學(xué)?；A(chǔ)數(shù)字 可將歷年教職工人數(shù) 黨 團員 其他黨派人數(shù) 學(xué)歷 職稱情況 開班情況 招生人數(shù) 畢業(yè)人數(shù) 財務(wù)情況 教育設(shè)施投入等可進行量化分析的情況進行全面的統(tǒng)計 三 組織沿革是系統(tǒng)記載一個機關(guān) 企業(yè) 地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制 組織機構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料 1 基本概況單位成立和撤并的時間和原因 名稱演變 隸屬關(guān)系的變更 機關(guān) 事業(yè) 2 單位性質(zhì)任務(wù) 事業(yè)單位 3 內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置 職能4 下屬單位5 主要領(lǐng)導(dǎo)人情況 四 全宗介紹全宗介紹是以文章的敘述形式介紹和揭示檔案館室所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價值的一種材料 又稱全宗指南 是一種書本式檢索工具 1 立檔單位和全宗的歷史概況 此部分可簡要地敘述立檔單位成立的時間 人數(shù) 機構(gòu)設(shè)置情況 主要領(lǐng)導(dǎo)的配備 立檔單位的性質(zhì) 任務(wù)及主要職能活動情況 隸屬關(guān)系以及全宗歷史的沿革等 2 全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹 這是全宗介紹的主體部分 其敘述方式 首先介紹全宗內(nèi)檔案的構(gòu)成及數(shù)量 其次 以檔案內(nèi)容或以組織機構(gòu)為主線分別介紹檔案情況 突出有價值的內(nèi)容 第三 介紹全宗內(nèi)檔案的整理 分類 編目 及保管情況 3 全宗介紹的輔助材料 此部分主要包括 關(guān)于利用全宗內(nèi)檔案材料的說明 利用方式 服務(wù)手段 利用效果 有關(guān)立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料情況 自編參考資料的種類 數(shù)量 等 五 全宗卷全宗卷是檔案館 室 在管理某一全宗過程中形成的 能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷 1 全宗卷編制原則檔案館 室 對其所管的每個全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷 全宗卷的各種文件材料 包括憑據(jù) 清冊 報表應(yīng)做到準(zhǔn)確 齊全 規(guī)范 全宗卷內(nèi)的文件材料 應(yīng)按照其固有的特點 保持文件材料間的有機聯(lián)系 反映全宗管理的歷史面貌 以便于保管和利用 2 全宗卷的主要內(nèi)容 四 科技檔案的立卷整理 一 基建檔案 二 設(shè)備檔案1 設(shè)備設(shè)施檔案歸檔范圍 1 設(shè)備設(shè)施訂購的文件 合同 訂貨單 卡 2 隨機的全部技術(shù)文件 裝箱證 合格證 使用操作維修說明書 結(jié)構(gòu)圖紙和線路圖 備件規(guī)格 驗收清單等 3 安裝調(diào)試記錄及驗收報告 4 使用過程中 定期檢修記錄和更換