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KF/FTZB02-2020供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量索賠辦法(A/3版)XXXX重工有限公司2019年12月14日發(fā)布 2020年01月01日實(shí)施8管理文件文件編號(hào):KF/FTZB02版本狀態(tài):A/3標(biāo)題:供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量索賠辦法頁(yè) 碼:8/88文件審批、更改記錄表 KF/QR423-004一般信息文件名稱/位置 供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量索賠辦法擬 制姓 名部 門職責(zé)/角色日 期檢查/審核姓 名部 門職責(zé)/角色日 期批 準(zhǔn)姓 名部 門職責(zé)/角色日 期修改記錄版本修改頁(yè)碼修改原因修改人日 期1 目的為了督促供方不斷提高產(chǎn)品的供貨質(zhì)量,降低因供方產(chǎn)品質(zhì)量給我司造成的質(zhì)量損失,完善供方產(chǎn)品質(zhì)量索賠流程,制定此實(shí)施辦法。2 適用范圍適用于公司進(jìn)貨檢驗(yàn)、生產(chǎn)加工、出廠檢驗(yàn)、三包維修、配件銷售過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的供方不合格零部件的質(zhì)量索賠。3 術(shù)語(yǔ)和定義無(wú)4 過(guò)程指標(biāo)索賠完成率= 5 工作標(biāo)準(zhǔn)及要求5.1 工作職責(zé) 5.1.1 質(zhì)量保證部 負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)貨檢驗(yàn)、生產(chǎn)加工、出廠檢驗(yàn)過(guò)程中供方產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗(yàn)和監(jiān)控,并根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)出現(xiàn)的不合格品開據(jù)整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單;對(duì)其它部門開具的整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單進(jìn)行確認(rèn);對(duì)供應(yīng)商提出的書面意見(jiàn)進(jìn)行審核、驗(yàn)證并做出是否同意的批復(fù);對(duì)最終的索賠落實(shí)完成情況進(jìn)行監(jiān)督考核;是我公司質(zhì)量索賠工作的歸口管理部門。5.1.2 各事業(yè)部售后服務(wù)部負(fù)責(zé)落實(shí)三包期間因供方產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題造成三包維修零、部件的賠償明細(xì),并開據(jù)整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單;負(fù)責(zé)填報(bào)上月售后三包完成明細(xì)。5.1.3 配件總公司負(fù)責(zé)落實(shí)配件售出后因供方產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題造成的三包退回零、部件的賠償明細(xì),并開據(jù)整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單;負(fù)責(zé)填報(bào)上月配件三包完成明細(xì)。 5.1.4 供應(yīng)處 負(fù)責(zé)向供方宣貫索賠辦法中有關(guān)規(guī)定及其內(nèi)容;負(fù)責(zé)與責(zé)任供方溝通具體的索賠項(xiàng)目及索賠要求,幫助責(zé)任供方對(duì)索賠零、部件進(jìn)行確認(rèn),積極督促責(zé)任供方進(jìn)行賠償;對(duì)有異議的質(zhì)量索賠負(fù)責(zé)將責(zé)任供方的書面意見(jiàn)反饋至質(zhì)量保證部進(jìn)行批復(fù)。5.1.5 儲(chǔ)運(yùn)處負(fù)責(zé)填寫零部件離庫(kù)登記冊(cè);組織索賠件的裝車工作(必要時(shí)負(fù)責(zé)用包裝箱對(duì)供應(yīng)商三包件進(jìn)行包裝);對(duì)待賠零部件進(jìn)行貯存管理并進(jìn)行登記臺(tái)帳管理;對(duì)待賠零部件的換新情況進(jìn)行確認(rèn);每月10日前向質(zhì)量保證部提供物料更換匯總;定期以郵件方式將零部件離庫(kù)情況發(fā)質(zhì)量保證部和各事業(yè)部售后服務(wù)部。5.1.6 橋箱車間橋箱車間每月月底(27日)向質(zhì)量保證部提供當(dāng)月投產(chǎn)加工鑄鍛毛坯數(shù)量。 5.1.7 財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)將最終的賠償金額從供方貨款中扣除。5.1.8 成本中心根據(jù)質(zhì)量保證部索賠核算的需要,提供相應(yīng)物料的當(dāng)期采購(gòu)價(jià)格。5.1.9 人力資源部根據(jù)質(zhì)量保證部提供的報(bào)表,及時(shí)對(duì)各車間補(bǔ)助款項(xiàng)進(jìn)行劃撥。5.2 供方應(yīng)賠償金額的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)5.2.1 零部件、材料成本:以該種零部件、材料的當(dāng)期采購(gòu)價(jià)格為計(jì)算依據(jù),該價(jià)格由成本中心提供。5.2.2 加工工時(shí)損失:以公司生產(chǎn)工藝所注工時(shí)為計(jì)算依據(jù); 5.2.3 返修、拆裝工時(shí)損失:以整機(jī)返修、部件拆裝及過(guò)程加工中工時(shí)核算管理規(guī)定為準(zhǔn);5.2.4 鑄鍛件工時(shí)損失:以月度(上月26日至本月25日)毛坯鑄鍛件不合格率為標(biāo)準(zhǔn)(特殊情況如月度供貨數(shù)量很小造成不合格率核算明顯失真的情況下,可以23個(gè)月為核算周期)。不合格率在5以內(nèi)時(shí)不進(jìn)行索賠;不合格率在510之間時(shí)按照1:1比例索賠;不合格率在10以上時(shí)按照1:2比例索賠。5.2.5 三包維修差旅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi):以整機(jī)返修、部件拆裝及過(guò)程加工中工時(shí)核算管理規(guī)定為依據(jù);5.2.6 誤工損失:以誤工的實(shí)際時(shí)間為計(jì)算依據(jù);5.2.7 輔助材料損失、連帶零部件損失:以實(shí)際物料損失為計(jì)算標(biāo)準(zhǔn);5.2.8 三包維修人員工資:以該維修人員每小時(shí)工資額為計(jì)算依據(jù);5.3 進(jìn)貨檢驗(yàn)中的質(zhì)量賠償在進(jìn)貨檢驗(yàn)中因供方質(zhì)量問(wèn)題造成相關(guān)質(zhì)量損失的,按關(guān)于收取有償檢驗(yàn)費(fèi)的通知中規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量索賠。5.4 生產(chǎn)過(guò)程、出廠檢驗(yàn)中的質(zhì)量賠償5.4.1 對(duì)生產(chǎn)過(guò)程、出廠檢驗(yàn)中的供方零、部件出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題: a) 造成報(bào)廢的,供方除予以及時(shí)更換相關(guān)零、部件外,還應(yīng)承擔(dān)誤工損失、拆裝及返修工時(shí)損失、輔助材料損失、連帶零部件損失等一切相關(guān)損失費(fèi)用。b) 造成不合格但可以讓步接收的,供方應(yīng)承擔(dān)返修返工的工時(shí)損失、輔助材料損失、連帶零部件損失等一切損失費(fèi)用。5.4.2 具體賠償金額,由相關(guān)檢驗(yàn)人員根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定負(fù)責(zé)落實(shí),并根據(jù)落實(shí)結(jié)果開據(jù)整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單報(bào)質(zhì)量保證部。5.5 售后服務(wù)過(guò)程中的質(zhì)量賠償5.5.1 整機(jī)售出后,因供方零、部件質(zhì)量問(wèn)題造成故障時(shí),供方除承擔(dān)相關(guān)零、部件材料損失外,還應(yīng)承擔(dān)公司售后服務(wù)費(fèi)用如差旅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、材料費(fèi)、維修人員工資等一切相關(guān)費(fèi)用。5.5.2 由于供方產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)給公司造成較大負(fù)面影響的,經(jīng)公司質(zhì)量總監(jiān)批準(zhǔn),可以向供方索賠不少于10000元的市場(chǎng)形象損失費(fèi);5.5.3 由于供方產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)給用戶造成較大損失并引起相關(guān)法律訴訟或行政執(zhí)法等方面引起的損失,也需由供方全額承擔(dān)。5.5.4 上述賠償費(fèi)用,由各事業(yè)部售后服務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)落實(shí):a) 若三包損壞零、部件無(wú)需拉回時(shí),由各事業(yè)部售后服務(wù)部填寫書面現(xiàn)場(chǎng)鑒定材料和整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單后,并征得供應(yīng)商的同意由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,一同轉(zhuǎn)交質(zhì)量保證部,質(zhì)量保證部確認(rèn)蓋章后將索賠單據(jù)發(fā)至供應(yīng)處開展相關(guān)索賠工作b) 三包損壞零、部件需拉回鑒定的,各事業(yè)部售后服務(wù)部及時(shí)將舊件返廠、送質(zhì)量保證部鑒定,并根據(jù)售后服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告將確屬供方質(zhì)量問(wèn)題的零、部件,按月匯總成整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單(匯總單)的形式,在當(dāng)月27日前反饋至質(zhì)量保證部,其中涉及到運(yùn)輸費(fèi)用、差旅費(fèi)用的應(yīng)附有相關(guān)發(fā)票復(fù)印件并交質(zhì)量保證部備案(如果數(shù)額確實(shí)很小,無(wú)發(fā)票時(shí)可酌情處理),以便供應(yīng)商查詢。 c) 由于供方質(zhì)量問(wèn)題返廠的三包件,各事業(yè)部售后服務(wù)部應(yīng)在返廠30日內(nèi)開據(jù)整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單。5.6 配件售出后的質(zhì)量賠償配件售出后,在質(zhì)量保證期內(nèi)(具體按配件公司相關(guān)規(guī)定)因供方產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題造成的三包退回零部件,配件公司填寫整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單并攜帶相關(guān)舊件、具體情況說(shuō)明、銷售發(fā)票或清單復(fù)印件,一并轉(zhuǎn)交質(zhì)量保證部確認(rèn)。5.7 其它損失賠償因供方產(chǎn)品出現(xiàn)批次質(zhì)量問(wèn)題而造成公司檢驗(yàn)成本大幅增加的(包括全檢、挑檢、計(jì)量、理化試驗(yàn)等),供方還需交納全檢費(fèi)、計(jì)量、理化試驗(yàn)檢驗(yàn)費(fèi)(正常抽檢過(guò)程中需要做破壞性試驗(yàn)檢驗(yàn)的產(chǎn)品除外)。具體實(shí)施辦法按照產(chǎn)品有償檢驗(yàn)規(guī)定執(zhí)行。5.8 待賠零部件的移交與貯存管理5.8.1 生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的待賠零部件的移交與貯存管理儲(chǔ)運(yùn)處應(yīng)將車間交回的待賠零部件按照名稱、件號(hào)、廠家分類分區(qū)妥善保管,做好臺(tái)帳管理及零部件離庫(kù)登記冊(cè)及沖帳登記。5.8.2 三包返廠待賠零部件的移交與儲(chǔ)存管理a) 三包返廠待賠零部件鑒定后,各事業(yè)部售后服務(wù)人員將系有故障標(biāo)簽的舊件按照儲(chǔ)運(yùn)處保管員的安排放置到指定的位置,之后儲(chǔ)運(yùn)處依據(jù)質(zhì)量保證部鑒定后的售后服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告建立三包件入庫(kù)登記表并將收條返回質(zhì)量保證部。b) 儲(chǔ)運(yùn)處三包庫(kù)應(yīng)將交回的待賠零部件按照名稱、件號(hào)、廠家分類分區(qū)妥善保管,并做好入庫(kù)、出庫(kù)及沖帳登記。c) 儲(chǔ)運(yùn)處收到上述待賠零部件后,應(yīng)確保待賠零部件上攜帶的故障標(biāo)簽及舊件故障證據(jù)的長(zhǎng)期完整,為后期的質(zhì)量索賠工作提供充分的依據(jù)保證。5.8.3 待賠零部件的儲(chǔ)存期原則上為3個(gè)月(個(gè)別零部件由于返回運(yùn)費(fèi)比舊件原值還高,可能在三個(gè)月內(nèi)無(wú)法拉走,可積攢到一定數(shù)量再拉走,但供應(yīng)處必須事先與供方溝通,以免長(zhǎng)期存放造成責(zé)任不清),若3個(gè)月內(nèi)沒(méi)有拉走的舊件,由儲(chǔ)運(yùn)處提供包裝箱,供應(yīng)處安排發(fā)運(yùn),將舊件返給廠家,供應(yīng)處將所發(fā)生的包裝費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、人工費(fèi)等一并計(jì)入索賠項(xiàng)目中。超過(guò)儲(chǔ)存期未處理的待賠零部件,儲(chǔ)運(yùn)處可將物資移交生產(chǎn)制造部作廢舊物資處理(需要延長(zhǎng)儲(chǔ)存期的,由供應(yīng)處向儲(chǔ)運(yùn)處提出書面申請(qǐng)或發(fā)郵件予以反饋。5.8.4 在儲(chǔ)存期內(nèi)發(fā)生待賠零部件及所附證據(jù)丟失,造成質(zhì)量索賠無(wú)法執(zhí)行的,相關(guān)損失由儲(chǔ)運(yùn)處承擔(dān)。5.9 質(zhì)量索賠的落實(shí)5.9.1 質(zhì)量保證部將確認(rèn)后的整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單按月匯總成整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單(匯總單)的形式,于每月3日前(逢節(jié)假日后延)發(fā)至供應(yīng)處,供應(yīng)處保證在接到索賠單據(jù)后的6個(gè)工作日內(nèi)以書面形式傳遞到責(zé)任供方。a) 責(zé)任供方應(yīng)在收到整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單后兩日內(nèi)做出答復(fù)。b) 責(zé)任供方提出異議時(shí),供應(yīng)處負(fù)責(zé)與其協(xié)調(diào)溝通;對(duì)于接到我公司整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單后,置之不理、推卸責(zé)任拒不回復(fù)的供應(yīng)商,由供應(yīng)處提出凍結(jié)、扣除供方貨款的書面申請(qǐng),經(jīng)質(zhì)量總監(jiān)同意后,供應(yīng)處通知財(cái)務(wù)中心,財(cái)務(wù)中心可對(duì)供方的貨款進(jìn)行暫時(shí)凍結(jié)或直接扣除索賠款項(xiàng)。c) 若責(zé)任供方堅(jiān)持認(rèn)定不是自身責(zé)任,供應(yīng)處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決并要求供方提出書面反饋意見(jiàn),由供應(yīng)處將書面反饋意見(jiàn)交質(zhì)量保證部,質(zhì)量保證部三個(gè)工作日內(nèi)給予書面回復(fù),供應(yīng)處依據(jù)質(zhì)量保證部書面回復(fù)意見(jiàn)協(xié)調(diào)執(zhí)行,直到問(wèn)題的解決,必要時(shí)責(zé)任供方需提供國(guó)家權(quán)威機(jī)構(gòu)出據(jù)的第三方檢測(cè)報(bào)告。5.9.2 責(zé)任供方認(rèn)可后應(yīng)在整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單中“供方反饋意見(jiàn)”欄內(nèi)加蓋供方財(cái)務(wù)專用章或公章。供應(yīng)處落實(shí)索賠后,將加蓋“供方財(cái)務(wù)專用章或公章(紅章)”的整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單月底前集中報(bào)送公司財(cái)務(wù)中心,5.9.3 財(cái)務(wù)中心在接到責(zé)任供方認(rèn)可的整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單后,負(fù)責(zé)在責(zé)任供方的貸款中扣除相關(guān)賠償。5.9.4 對(duì)于以舊換新的零部件,供應(yīng)處應(yīng)督促落實(shí)責(zé)任供方在接到整機(jī)、零部件返修(賠償)通知單后的60個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)舊件從公司拉走。(廠家不供貨的待三包件返廠后作一次性處理)。a) 責(zé)任供方暫不認(rèn)可的,供應(yīng)處應(yīng)與責(zé)任供方積極協(xié)調(diào);若責(zé)任供方堅(jiān)持不認(rèn)可,必須提供書面反饋意見(jiàn),由供應(yīng)處交質(zhì)量保證部,質(zhì)量保證部依據(jù)供方反饋意見(jiàn)三個(gè)工作日內(nèi)書面回復(fù)是否索賠,相應(yīng)舊件在同意索賠后的二周內(nèi)拉走。b) 需做第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)鑒定認(rèn)可的或不能按期將舊件拉走的,供應(yīng)處應(yīng)提前以書面或郵件形式與儲(chǔ)運(yùn)處聯(lián)系,要求其延長(zhǎng)待賠零部件的儲(chǔ)存時(shí)間,否則超過(guò)儲(chǔ)存期無(wú)舊件可查的,責(zé)任由供應(yīng)處承擔(dān)。5.9.5 待賠零部件的移交a) 為了避免待賠零部件不同廠家混淆,供方在拉走前,必要時(shí)供應(yīng)處可協(xié)調(diào)質(zhì)量保證部、儲(chǔ)運(yùn)處、責(zé)任供方共同對(duì)待賠零部件進(jìn)行再次確認(rèn)。b) 對(duì)有爭(zhēng)議的待賠零部件,由質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)重新落實(shí)處理,并將落實(shí)結(jié)果反饋供應(yīng)處,由供應(yīng)處通知相關(guān)責(zé)任供方。c) 待賠零部件出庫(kù)前,供應(yīng)處業(yè)務(wù)員、儲(chǔ)運(yùn)處庫(kù)管員(必要時(shí)相關(guān)責(zé)任供方)需共同在零部件離庫(kù)登記冊(cè)上簽字。d) 若某種待賠零部件供方暫不或已停止供貨,供應(yīng)處應(yīng)與責(zé)任供方協(xié)調(diào),待售后三包件全部返廠后,供應(yīng)處征得供應(yīng)商同意索賠后,確保三周內(nèi)將待賠零部件一次性通知責(zé)任供方拉走或直接以現(xiàn)金抵扣,否則儲(chǔ)運(yùn)處有權(quán)向質(zhì)量保證部進(jìn)行投訴,由質(zhì)量保證部對(duì)供應(yīng)處進(jìn)行相應(yīng)考核。e) 若賠償?shù)男录l(fā)現(xiàn)有以舊充新、以次充好的現(xiàn)象,質(zhì)量保證部有權(quán)對(duì)責(zé)任供方處以不低于2000元的罰款、或按公司有關(guān)流程進(jìn)行處理。5.9.6 賠償?shù)男录敫鱾}(cāng)庫(kù)辦理交檢手續(xù)后,由各倉(cāng)庫(kù)保管員在sap系統(tǒng)或供應(yīng)商寄售庫(kù)存中,沖抵供應(yīng)商三包件并通知售后服務(wù)部辦理沖抵手續(xù);三包庫(kù)保管員辦理零部件離庫(kù)登記冊(cè)沖銷手續(xù)。月底由售后服務(wù)部將供應(yīng)商更換零部件情況報(bào)表報(bào)質(zhì)保部統(tǒng)計(jì)確定供應(yīng)處索賠完成率。對(duì)于供應(yīng)處采用給供應(yīng)商開具發(fā)票返銷供應(yīng)商的索賠件,財(cái)務(wù)執(zhí)行后由供應(yīng)處負(fù)責(zé)通知儲(chǔ)運(yùn)處三包庫(kù)進(jìn)行記錄注銷,形成完整的閉環(huán)。5.9.7 對(duì)于三包返修件經(jīng)鑒定確認(rèn)須廠內(nèi)相關(guān)車間修復(fù)的,質(zhì)量保證部三包鑒定員下發(fā)質(zhì)量鑒定報(bào)告,由生產(chǎn)制造部或各事業(yè)部生產(chǎn)部安排進(jìn)行修復(fù),完工后按新件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后辦理入庫(kù),同時(shí)質(zhì)量保證部相關(guān)檢驗(yàn)員開具三包索賠新件檢驗(yàn)通知單(注明檢修的零部件明細(xì)、工時(shí)等費(fèi)用,此項(xiàng)由承修部門提供,費(fèi)用列支各事業(yè)部售后服務(wù)費(fèi)),并傳遞至相關(guān)部門,各事業(yè)部售后服務(wù)部據(jù)此到財(cái)務(wù)中心辦理紅票(費(fèi)用沖抵后)沖帳手續(xù)。5.10 其它相關(guān)規(guī)定5.10.1 供應(yīng)處應(yīng)于每月月底前向質(zhì)量保證部提供上月供應(yīng)商索賠完成情況報(bào)表,報(bào)表經(jīng)財(cái)務(wù)中心蓋章認(rèn)可后方才有效。5.10.2 橋箱車間每月月底(27日)向質(zhì)量保證部提供經(jīng)統(tǒng)計(jì)后的當(dāng)月車間投產(chǎn)毛坯、鑄鍛件數(shù)量。5.10.3 儲(chǔ)運(yùn)處每月10日前向質(zhì)量保證部、供應(yīng)處提供上月供應(yīng)商更換零部件情況報(bào)表。5.10.4 由于供方原因造成車間額外工時(shí)的,由質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)每月5日前向人力資源部提供需返還各車間金額,由人力資源部將相關(guān)款項(xiàng)補(bǔ)給車間。5.10.5 同時(shí),質(zhì)量保證部還要根據(jù)上述兩報(bào)表計(jì)算出供應(yīng)商索賠完成率,每月3日(逢節(jié)假日后延)前向供應(yīng)處下發(fā)上月索賠完成率及下月索賠計(jì)劃統(tǒng)計(jì)表,結(jié)果與供應(yīng)處質(zhì)量績(jī)效記分卡相關(guān)指標(biāo)掛鉤,同時(shí)將已完成金額從公司質(zhì)量成本損失中扣除。5.10.6 各事業(yè)部售后服務(wù)部門零部件的損失補(bǔ)償參照配件領(lǐng)發(fā)料管理辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.11 考核5.11.1 由于售后判斷失誤引起供應(yīng)商投訴的,質(zhì)量保證部落實(shí)后,情況確鑿可對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行50至200元的處罰,并由各事業(yè)部售后服務(wù)部承擔(dān)相應(yīng)的差旅、維修等費(fèi)用。5.11.2 由于過(guò)程檢驗(yàn)失誤引起供應(yīng)商投訴的,質(zhì)量保證部落實(shí)后,情況確鑿可對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行50元以上的處罰。5.11.3 公司各部門應(yīng)積極主動(dòng)的支持質(zhì)量索賠工作,對(duì)于不積極配合,影響索賠工作順利開展的部門,一經(jīng)落實(shí),可對(duì)相關(guān)部門責(zé)任人進(jìn)行100至200元的處罰。6 工作流程圖 無(wú)7 工作
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