辦公文秘_秘書(shū)工作實(shí)務(wù)基本培訓(xùn)

秘書(shū)工作實(shí)務(wù) 2012年7月 一 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu) 秘書(shū)機(jī)構(gòu)有狹義與廣義之分 狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu) 是指擔(dān)負(fù)文書(shū)性工作 并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門(mén) 如辦公室的秘書(shū) 文書(shū) 機(jī)要等業(yè)務(wù)部門(mén) 廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu) 是指凡具有參謀助手 溝通協(xié)調(diào) 督促檢查的等功能 并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門(mén) 如辦公室的秘書(shū) 文書(shū) 機(jī)要 調(diào)研 協(xié)調(diào) 督察 信訪 接待和值班等業(yè)務(wù) 辦公廳 中央 省 部級(jí)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)名稱 國(guó)務(wù)院辦公廳是協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志處理國(guó)務(wù)院日常工作的機(jī)構(gòu) 其主要職責(zé)有 一 負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院會(huì)議的準(zhǔn)備工作 協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織會(huì)議決定事項(xiàng)的實(shí)施 二 協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織起草或?qū)徍艘試?guó)務(wù)院 國(guó)務(wù)院辦公廳名義發(fā)布的公文 三 研究國(guó)務(wù)院各部門(mén)和各省 自治區(qū) 直轄市人民政府請(qǐng)示國(guó)務(wù)院的問(wèn)題 提出審核意見(jiàn) 報(bào)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批 七 處理群眾來(lái)信 接待群眾來(lái)訪 及時(shí)向黨中央 國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來(lái)信來(lái)訪中提出的重要建議和反映的重要問(wèn)題 辦理黨中央 國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng) 八 根據(jù)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示 組織專題調(diào)查研究 及時(shí)反映情況 提出建議 九 負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院值班工作 及時(shí)向國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重要情況 協(xié)助處理各部門(mén)和各地區(qū)向國(guó)務(wù)院反映的重要問(wèn)題 十 做好行政事務(wù)工作 為國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù) 十一 辦理國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項(xiàng) 摘自國(guó)辦發(fā) 1998 31號(hào)文 中央和省級(jí) 中級(jí)組織 基層 小企業(yè) 機(jī)構(gòu)設(shè)置 二 秘書(shū)工作職責(zé) 秘書(shū)工作職責(zé) 一 參謀政務(wù) 參謀政務(wù)職責(zé)具體體現(xiàn)在綜合文稿寫(xiě)作 信息收集反饋 對(duì)外宣傳報(bào)道 督促工作落實(shí)等等 從這個(gè)意義上說(shuō) 秘書(shū)部門(mén)是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策 促進(jìn)工作落實(shí)的 參謀部 義理 講道理 有見(jiàn)解 考據(jù) 材料準(zhǔn)確 辭章 有好的表現(xiàn)形式 涉及文章的語(yǔ)言 章法和風(fēng)格等許多方面 綜合文稿寫(xiě)作 文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì) 準(zhǔn)確性 鮮明性 生動(dòng)性 準(zhǔn)確性屬于概念 判斷和推理問(wèn)題 這些都是邏輯問(wèn)題 鮮明性和生動(dòng)性 除了邏輯問(wèn)題以外 還有辭章問(wèn)題 毛主席 三性說(shuō) 什么是好的機(jī)關(guān)文稿 習(xí)近平副主席在中央黨校的講話 短 實(shí) 新 什么是好的機(jī)關(guān)文稿 什么是文章 文章是客觀事物的反映 文章的目的是反映客觀實(shí)際 反映事物的本質(zhì)和規(guī)律 領(lǐng)導(dǎo)干部 領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的文章 都是圍繞現(xiàn)實(shí)生活和實(shí)際工作提出問(wèn)題 分析問(wèn)題和解決問(wèn)題而展開(kāi)的 李瑞環(huán)在全國(guó)政協(xié)工作經(jīng)驗(yàn)座談會(huì)上的講話 信息收集反饋 信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù) 及時(shí) 準(zhǔn)確 全面地反映重要情況 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策具有重要意義 主要是反映上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研檢查 重要會(huì)議活動(dòng) 年度 季度和階段性重點(diǎn)工作 存在的問(wèn)題及對(duì)策 具有推廣價(jià)值的工作經(jīng)驗(yàn) 有參考價(jià)值的各種專題調(diào)研報(bào)告等 信息報(bào)送要注重時(shí)效性 實(shí)用性 同時(shí)要堅(jiān)持喜憂兼報(bào)的原則 力求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)全面及時(shí)了解情況 在實(shí)際工作中 可以采用定期通報(bào)信息報(bào)送情況 定期發(fā)布信息報(bào)送要點(diǎn)以及量化考核制度 激勵(lì)各單位及時(shí)報(bào)送信息 還發(fā)現(xiàn)信息報(bào)送存在質(zhì)量問(wèn)題 有的基層單位把握不住信息的重點(diǎn) 雖然報(bào)送了很多信息 但反映不出工作的關(guān)鍵點(diǎn) 采用率不高 對(duì)外宣傳報(bào)道 新聞宣傳工作是各單位中心工作的重要組成部分 也是單位的重要窗口 宣傳工作做得好 對(duì)內(nèi)可以統(tǒng)一思想 凝聚力量 調(diào)動(dòng)的積極性 對(duì)外可以樹(shù)立良好形象 形成有利于發(fā)展的輿論環(huán)境 重大事件的宣傳做不好 就有可能會(huì)造成思想混亂 工作被動(dòng) 甚至是無(wú)法估量的損失 洪澇災(zāi)害 干旱缺水 水土流失 水污染 在黨史資料上 可以看見(jiàn)毛澤東多次對(duì)新華社 解放日?qǐng)?bào)社的有關(guān)文章如何發(fā)表的口徑語(yǔ)氣的批示 人民解放軍解放南陽(yáng) 毛澤東親自寫(xiě)了報(bào)道 而那一篇在國(guó)共重慶談判前寫(xiě)下的 沁園春 雪 更是一首出自領(lǐng)袖之手波瀾壯闊 空前絕后的詩(shī)文 讓蔣介石自愧不如 更是埋在蔣思想深處的一顆重磅炸彈 令蔣在談判前遜色三分 督促工作落實(shí) 無(wú)論是機(jī)關(guān) 單位還是企業(yè) 工作落實(shí)都是特別重要的 好的政策 意見(jiàn)得不到落實(shí) 工作就會(huì)陷入被動(dòng) 督辦督查工作是貫徹上級(jí)精神 保證決策實(shí)施 狠抓工作落實(shí)的重要手段 是提高執(zhí)行力的有效途徑 在實(shí)際工作中 可以采取分類督辦的方法 對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示 本單位領(lǐng)導(dǎo)批示 辦公會(huì)研究確定事項(xiàng) 以及重要限時(shí)辦理事項(xiàng)分別建立臺(tái)賬 及時(shí)督辦 二 管理事務(wù) 管理事務(wù)職責(zé)具體體現(xiàn)在公文辦理 會(huì)務(wù) 日程安排 值班安排 檔案 保密等方面 主要是機(jī)關(guān)單位中心工作輔助性的事項(xiàng) 公文辦理流程 收文 登記編號(hào) 初審 擬定擬辦意見(jiàn) 呈單位領(lǐng)導(dǎo)審簽 分辦 督辦 整理歸檔發(fā)文 擬文 報(bào)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審簽 文秘部門(mén)審核 文秘部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審 單位領(lǐng)導(dǎo)審簽 編號(hào) 印刷 用印 發(fā)文 公文處理的依據(jù) 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例 中辦發(fā) 2012 14號(hào) 黨政機(jī)關(guān)公文格式 公文辦理常見(jiàn)問(wèn)題 1 文種使用錯(cuò)誤 最常見(jiàn)的是 報(bào)告 中夾帶 請(qǐng)示 事項(xiàng) 這種情況下 文種須使用 請(qǐng)示 2 行文關(guān)系錯(cuò)誤 有的同級(jí)部門(mén)之間用 請(qǐng)示 有的越級(jí)行文 有的 請(qǐng)示 主送兩個(gè)單位 有的主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人 3 文件格式錯(cuò)誤 有的文號(hào)六角方括號(hào)寫(xiě)成方括號(hào) 有的 請(qǐng)示 未標(biāo)注簽發(fā)人 有的請(qǐng)示沒(méi)有附注等等 會(huì)務(wù)工作流程 會(huì)前 確定會(huì)議主題與議題 確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期 確定與會(huì)者名單 選擇會(huì)議地點(diǎn) 安排會(huì)議議程和日程 制發(fā)會(huì)議通知 安排食住行 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料 制作會(huì)議證件 布置會(huì)場(chǎng) 會(huì)場(chǎng)檢查 會(huì)議報(bào)到 安排食宿 發(fā)放材料 開(kāi)會(huì) 會(huì)議報(bào)到 會(huì)場(chǎng)檢查 主席臺(tái)座位安排 會(huì)后 會(huì)議宣傳報(bào)道 會(huì)議材料整理歸檔 印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話 會(huì)議貫徹落實(shí)督查 貫徹落實(shí)情況收集反饋 形成綜合材料報(bào)送領(lǐng)導(dǎo) 除了大規(guī)模的會(huì)議以外 一般的機(jī)關(guān) 單位日常工作中都離不開(kāi)會(huì)議 包括領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì) 專題會(huì)等等 秘書(shū)要做好會(huì)議通知 會(huì)議記錄 會(huì)議紀(jì)要 及時(shí)督促落實(shí)等等工作 情景案例 波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì) 參加的有本單位 外單位的人員 總經(jīng)理讓秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)安排 會(huì)上要放映資料電影 進(jìn)行產(chǎn)品操作演示 而公司沒(méi)有放映機(jī) 租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書(shū)劉秘書(shū) 會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整 而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分 劉秘書(shū)打電話給租賃公司 要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳 9日上午 會(huì)議開(kāi)幕前 波揚(yáng)公司的秘書(shū)們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作 劉秘書(shū)一看表 呀 已經(jīng)九點(diǎn)五十分了 放映機(jī)還沒(méi)有送到 劉秘書(shū)馬上打電話去問(wèn) 對(duì)方回答機(jī)器已送出 眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng) 劉秘書(shū)心急如焚 思考 1 假如你是劉秘書(shū) 如果放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到 應(yīng)該如何處理 假如你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程 2 召開(kāi)大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作 包括音響 電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排 日程安排 準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)工作安排 包括重大會(huì)議 重要事項(xiàng) 外出調(diào)研等等 編制日程安排表 為領(lǐng)導(dǎo)安排下一步工作提供參考 值班安排 安排好雙休日 節(jié)假日值班工作 排出值班表 以便出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決 檔案工作 做文秘工作要特別注意資料收集整理 一般是邊工作邊整理 可以準(zhǔn)備若干個(gè)文件夾 每一項(xiàng)工作做完后 及時(shí)將有關(guān)資料存到相應(yīng)文件夾內(nèi) 重要文件編號(hào)管理 辦完后及時(shí)歸檔 重大會(huì)議 重大活動(dòng)結(jié)束后 要及時(shí)將相關(guān)資料整理歸檔 同時(shí) 檔案工作也是對(duì)機(jī)關(guān) 單位工作歷程的完整記錄 做好檔案工作十分關(guān)鍵 保密工作 每個(gè)公民都有保密工作的職責(zé) 特別是秘書(shū)崗位 保密工作異常重要 不僅要保守國(guó)家秘密 還要保守商業(yè)秘密和個(gè)人隱私 三 做好服務(wù) 后勤服務(wù) 主要包括辦公室管理 水 電 空調(diào) 車輛等工作 工作繁雜 事務(wù)很多 需要分清主次 耐心細(xì)致做好 公務(wù)接待 公務(wù)接待工作也是樹(shù)立形象的重要工作 要安排妥當(dāng)時(shí)間 地點(diǎn) 會(huì)場(chǎng) 材料 用餐 車輛等等 同時(shí)又要考慮到對(duì)方的習(xí)慣等多方面的因素 做好公務(wù)接待也是非常難的 三 秘書(shū)工作的原則 綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一秘書(shū)部門(mén)不是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén) 而是機(jī)關(guān)的綜合部門(mén) 所涉及的內(nèi)容和范圍相當(dāng)廣泛 具有較強(qiáng)的綜合性 包括起草綜合性的文電 提供綜合性的信息 進(jìn)行綜合性的調(diào)研 處理綜合性的事務(wù) 綜合各部門(mén)的情況 辦理不屬于業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù) 綜合性又不完全等同于廣泛性 更重要的是對(duì)各種情況或信息進(jìn)行去粗求精 去偽存真 由此及彼 由表及里的分析 歸納 抽象和概括 使之由個(gè)別上升到一般 由現(xiàn)象深入到本質(zhì) 總結(jié)出規(guī)律性的東西 這種綜合才是秘書(shū)工作的真正內(nèi)涵 這就要求秘書(shū)工作人員必須有全局觀念 立足工作全局 站在領(lǐng)導(dǎo)的高度觀察 分析和處理問(wèn)題 必須要有較寬的知識(shí)面 成為本系統(tǒng) 本單位的 通才 和 雜家 以適應(yīng)駕馭全局的工作需要 另一方面 秘書(shū)工作又具有很強(qiáng)的專業(yè)性 秘書(shū)工作有著自己獨(dú)特的工作規(guī)律和職業(yè)技能 從事文秘工作的人員要熟悉公文辦理 公務(wù)接待 會(huì)務(wù)安排等各項(xiàng)工作流程 對(duì)繁瑣的工作要能做到得心應(yīng)手 主動(dòng)性與被動(dòng)性相統(tǒng)一由于秘書(shū)主要是為領(lǐng)導(dǎo) 為機(jī)關(guān) 為基層服務(wù) 受到各種因素制約 所以 工作的被動(dòng)性非常強(qiáng) 沒(méi)有上班下班 經(jīng)常加班加點(diǎn) 但是 秘書(shū)工作又不能完全陷于被動(dòng)之中 要超前謀劃 主動(dòng)作為 做到 例行公事提前辦 信息工作隨手做 資料收集不能停 突發(fā)事件立即辦 宏觀的被動(dòng)之中 尋求微觀主動(dòng) 整體被動(dòng)的態(tài)勢(shì)下 尋求局部主動(dòng) 做到不越位 不盲從 忙而不亂 有序推進(jìn)各項(xiàng)工作 原則性與靈活性相統(tǒng)一做任何工作 都要堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一 原則性是由事業(yè)的方向 目標(biāo)決定的 失去原則性 就失去了大方向和總目標(biāo) 即使工作取得一點(diǎn)成績(jī)也沒(méi)有意義 靈活性是由事業(yè)的復(fù)雜性 艱巨性和曲折性決定的 許多事情人們無(wú)法預(yù)料 也不可能按人們?cè)O(shè)計(jì)的方向發(fā)展的 在大是大非面前 要堅(jiān)持原則 毫不動(dòng)搖 遵守法律法規(guī) 維護(hù)大局利益 在細(xì)節(jié)方面 要堅(jiān)持有利于工作 有利于解決問(wèn)題 靈活處理 隨機(jī)應(yīng)對(duì) 不拘泥于陳規(guī) 四 秘書(shū)工作的要求 突出一個(gè) 文 字文字能力是機(jī)關(guān)工作 文秘工作的最重要的能力之一 可以說(shuō) 文字能力是秘書(shū)工作者的安身立命之本 文字能力不僅體現(xiàn)在對(duì)語(yǔ)言文字的駕馭上 更體現(xiàn)在對(duì)工作的了解程度上 一篇好的文稿 不僅要在謀篇布局 遣詞造句上下功夫 而且要做到正確傳達(dá)上級(jí)精神 準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖 如實(shí)反映現(xiàn)實(shí)情況 具有很強(qiáng)的針對(duì)性 可操作性 這是需要相當(dāng)高的綜合素質(zhì)和分析綜合能力才能做得到 不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的 突出一個(gè) 細(xì) 字文秘工作無(wú)小事 任何一點(diǎn)疏忽大意 都有可能造成無(wú)法估量的后果 后患無(wú)窮 任何