檔案管理_會計檔案整理培訓教材1

會計檔案整理 宮曉敏徐州市檔案局2015 5 13 規(guī)范性文件 會計檔案管理辦法 會計檔案案卷格式 江蘇省檔案局1991年發(fā)布 關(guān)于改變總預算會計賬冊 憑證保管期限的通知 徐州市事業(yè) 行政單位會計檔案整理辦法 一 會計檔案的定義 類別及保管期限 1 定義 機關(guān) 社會組織 包括團體 企事業(yè)單位 或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟活動中形成的 具有查考利用價值 按照一定原則和方法立卷歸檔保存的會計核算專業(yè)材料 2 類別 會計憑證類會計賬簿類財務(wù)報告類其他類 各單位的財務(wù)計劃 各項財務(wù)管理規(guī)定 財務(wù)情況調(diào)查報告 工作總結(jié) 財務(wù)合同 勞保福利開支標準 立案審查的經(jīng)濟案件等文件材料 不是會計檔案的歸檔范圍 3 保管期限 會計檔案管理辦法 將會計檔案的保管期限分為永久 定期兩類 定期保管期限又分為3年 5年 10年 15年 25年五類 會計檔案的保管期限 從會計年度終了后的第一天開始算起 二 會計檔案的整理 需明確的問題 分清責任核算單位保持原貌整理步驟 分清責任 根據(jù) 會計檔案管理辦法 各單位每年形成的會計檔案 應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求 負責整理立卷 裝訂成冊 編制會計檔案保管清冊 核算單位 會計檔案必須按照獨立核算單位進行整理 一個核算單位的會計檔案不能分開 不同核算單位的會計檔案不能混淆 保持原貌 整理會計檔案時 要在現(xiàn)有的檔案材料基礎(chǔ)上進行 不能根據(jù)個人的主觀意志增刪 修改原有檔案材料的數(shù)量和內(nèi)容 不能動輒拆封重裝 對于個別需要拆封重新整理的 應(yīng)該會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同進行 以便明確責任 整理步驟 分類 組卷 卷內(nèi)文件排列 案卷裝訂 案卷排列 粘貼標簽 編目 裝盒 1 財務(wù)報告的整理 1 立卷 按不同的保管期限分別進行整理年度財務(wù)報告必須每年單獨立卷同年度的月度 季度財務(wù)報告可合并立卷 2 卷內(nèi)文件材料的排列 財務(wù)報告卷內(nèi)文件材料應(yīng)排列有序 統(tǒng)一編制頁號 在卷首放置卷內(nèi)文件目錄 卷末放置卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)備考表 3 裝訂 用財務(wù)報告卷皮裝訂采用三孔一線的裝訂方式 財務(wù)報告卷皮 4 填寫卷皮封面 5 粘貼 填寫標簽 距卷脊底邊4cm處向上粘貼標簽永久保存的年度財務(wù)報告粘貼紅色標簽定期保存的月度 季度財務(wù)報告粘貼藍色標簽 永久紅色標簽 定期藍色標簽 2 會計賬簿的整理 1 立卷與裝訂 訂本賬簿維持原裝活頁賬抽出空白賬頁 留存部分編制頁號 并裝訂電算化形成的賬簿打印紙質(zhì)版 并裝訂 2 粘貼 填寫封面 3 粘貼 填寫標簽 賬簿在距脊背底邊2cm處向上粘貼藍色條形標簽 4 裝盒與粘貼標簽 會計賬簿裝賬簿盒保存 可一盒一卷 亦可一盒數(shù)卷 不同保管期限的賬簿不得裝入同一盒內(nèi) 賬簿盒在距盒脊底邊4cm處向上粘貼藍色條形標簽 會計賬簿盒 3 會計憑證的整理 1 包角封裝 按照原有的包角封裝進行整理 一般不可拆封重裝對只有裝訂線而沒有包角封裝的 應(yīng)進行包角封裝包角封裝處需要加蓋騎縫章 2 粘貼梯形標簽 每一冊憑證都需要在包角脊背處加貼梯形標簽 梯形標簽 3 裝盒 整理好的會計憑證裝憑證盒保存 可一盒一卷 亦可一盒數(shù)卷 但不同保管期限的會計憑證不得裝入同一盒內(nèi) 會計憑證盒 4 粘貼 填寫標簽 每一個憑證盒都要在距盒脊底邊2cm處向上粘貼條形標簽 5 工資花名冊的整理 每年的工資花名冊需要單獨立卷 可以使用財務(wù)報告卷皮進行裝訂 貼藍色標簽 單獨存放 6 其他需單獨立卷的憑證 涉及林 地 房屋產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓的契約有關(guān)證券職工轉(zhuǎn)正定級審批表金銀移交憑證公私傷亡支付憑證對人的經(jīng)濟問題處理材料落實政策材料 4 案卷號與案卷目錄的編制 1 案卷號的編制 按照不同類別 不同保管期限分別編制案卷號每年不斷號 2 案卷目錄的編制 按照不同類別 不同保管期限分別編制案卷目錄案卷目錄的項目 案卷順序號 案卷題名 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注等 會計檔案案卷目錄 案卷目錄封面 不管是使用專用的檔案管理軟件 還是使用word excel所形成的機讀案卷目錄 必須打印出相應(yīng)的紙質(zhì)目錄 同時脫機保存一至兩份案卷目錄用藍殼夾裝訂 一式三份 一份存會計部門備查 二份隨會計檔案移交檔案部門保存 三 會計檔案的移交 利用與銷毀 1 移交 當年形成的會計檔案 在會計年度終了后 可暫由會計機構(gòu)保管一年一年期滿后 由會計機構(gòu)編制移交清冊 移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管填寫會計檔案移交清單 一式兩份 會計 檔案機構(gòu)各一份 會計檔案移交清單 2 利用 各單位應(yīng)當建立健全會計檔案查閱 復制登記制度會計檔案不得借出 如有特殊需要 需經(jīng)本單位負責人批準會計檔案借閱必須認真填寫借閱檔案登記簿 3 銷毀 會計檔案的銷毀要把握兩個重點 一是內(nèi)容的鑒定 二是銷毀的程序 1 內(nèi)容的鑒定 幾種到期不能銷毀的會計檔案 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證涉及其他未了事項的原始憑證建設(shè)單位在項目建設(shè)期間的會計檔案 2 銷毀程序 由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見 編制會計檔案銷毀清冊單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見檔案機構(gòu)和會計機