會(huì)議管理案例分析.doc

秘書(shū)考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理案例分析案例一 英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問(wèn)題，在會(huì)上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言。如果你是秘書(shū)，請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程表。 英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表 公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會(huì)議室舉行。 宣布議程。 說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。 宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄。 東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。 銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言。 公司銷售人員的招聘和重組。 銷售二部經(jīng)理的人選。 下季度銷售目標(biāo)。 案例二 公司準(zhǔn)備在暑假召開(kāi)一個(gè)各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書(shū)鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過(guò)仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對(duì)便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。 點(diǎn)評(píng)：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。 案例三 名山公司要召開(kāi)2003年度總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。年度大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來(lái)各方面工作的進(jìn)展情況。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，她還搜集齊會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。 點(diǎn)評(píng)：會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作?？荚嚧缶庉嬚戆咐?天地公司年底為表示對(duì)客戶的謝意，召開(kāi)了客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書(shū)鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來(lái)賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫(xiě)時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。 點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。 案例五 某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書(shū)小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒(méi)通，所以沒(méi)有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒(méi)和嘉賓再次確認(rèn)。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡(jiǎn)陋。結(jié)果開(kāi)會(huì)那天，來(lái)的嘉賓很少。 點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)小李的做法有許多不妥之處。邀請(qǐng)嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠(chéng)意。 案例六 某公司舉辦大型服裝新品展銷會(huì)。與會(huì)者是來(lái)自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請(qǐng)。由副市長(zhǎng)代表參加。市長(zhǎng)由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會(huì)即將開(kāi)始時(shí)，市長(zhǎng)卻來(lái)到了。各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就座。但發(fā)現(xiàn)沒(méi)有市長(zhǎng)的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。 點(diǎn)評(píng)：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來(lái)可能性。即使不來(lái)，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。案例七 海潮公司正在召開(kāi)新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書(shū)黃嘉正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來(lái)一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會(huì)場(chǎng)去找，這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來(lái)，告訴她會(huì)議的電源插口有了問(wèn)題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說(shuō)：“今天是周六，我哪知道他在哪?。俊庇谑?，便不再管。過(guò)了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開(kāi)了公司。 點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。 案例八 在公司召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)期間，秘書(shū)鐘苗與媒體進(jìn)行了良好的溝通。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議材料，專門辟出場(chǎng)地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問(wèn)時(shí)間。發(fā)布會(huì)很成功，媒體的報(bào)道內(nèi)容翔實(shí)，很有說(shuō)服力，在社會(huì)上引起了較大的反響。 點(diǎn)評(píng)：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機(jī)會(huì)與時(shí)間了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供了方便。 案例九 華夏企業(yè)協(xié)會(huì)舉辦了“華夏公司融資操作研討會(huì)”，此次會(huì)議邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟(jì)學(xué)家、管理學(xué)家到場(chǎng)發(fā)表演說(shuō)，各大媒體聞風(fēng)而動(dòng)，齊聚會(huì)場(chǎng)。秘書(shū)鄧林負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作。她因事先對(duì)情況估計(jì)不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時(shí)，無(wú)法滿足對(duì)方的要求，協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)向她詢問(wèn)各大媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道情況時(shí)，她也沒(méi)有做好簡(jiǎn)報(bào)收集、留齊各種資料，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。點(diǎn)評(píng)：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書(shū)，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會(huì)議期間，還要及時(shí)做好簡(jiǎn)報(bào)收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。 案例十 風(fēng)雷公司在2002年末召開(kāi)了改革企業(yè)管理制度新春座談會(huì)，會(huì)上各個(gè)部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，公司總經(jīng)理在做會(huì)議總結(jié)之前，讓秘書(shū)許茹收集會(huì)議各方面的信息，許茹從簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄和群眾來(lái)信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認(rèn)為她沒(méi)有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進(jìn)這方面的工作。 點(diǎn)評(píng)：許秘書(shū)在掌握會(huì)議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應(yīng)擴(kuò)大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。 案例十一 某公司日常管理比較混亂，秘書(shū)沒(méi)有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過(guò)幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書(shū)時(shí)，秘書(shū)在自己所保存的文件中無(wú)論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽(tīng)說(shuō)此事后，中止了與該公司的合作。 點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后查找、利用。 案例十二 開(kāi)具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦？ 公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了1600元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開(kāi)具了發(fā)票。小張回來(lái)報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)處說(shuō)發(fā)票無(wú)效不予報(bào)銷，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對(duì)方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒(méi)有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問(wèn)題愿意承擔(dān)責(zé)任?？荚嚧缶庉嬚睃c(diǎn)評(píng)：發(fā)票是報(bào)銷的憑證。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。 案例十三 會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。一段時(shí)間以來(lái)，某公司的一些會(huì)議決定遲遲得不到落實(shí)，有的部