商務(wù)接待流程及標準.docx

商務(wù)接待流程及標準一、目的為樹立公司品牌形象，提高接待工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)市場客戶接待工作的“雙贏”目標，特制定本流程。二、范圍本標準適用于公司各種接待工作。三、職責 銷售部為公司商務(wù)接待工作的歸口管理部門，總體負責接待工作的安排和管理，由接待發(fā)起人擬定重要客戶的接待計劃，銷售助理協(xié)調(diào)相關(guān)責任人落實接待任務(wù)。公司各部門在接到重要客戶來訪預約后，應(yīng)填好接待申請審批單并發(fā)送郵件給銷售助理，同時郵件要抄送給公司總裁，需公司領(lǐng)導出面或由指定銷售協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前1-2天告知。四、計劃與準備1、接待發(fā)起者在發(fā)起接待時，應(yīng)充分與指定接待人員溝通，將了解客戶的基本情況詳細講訴：客戶職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、逗留日期、目的和接待要求等。在此基礎(chǔ)上擬定相關(guān)接待計劃，編制日程安排表，酌情安排接待標準。2、接待發(fā)起者根據(jù)擬定計劃通知參加會晤的領(lǐng)導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、接待發(fā)起者根據(jù)客戶情況提前按接待標準預定好宴請客戶的酒店，酌情安排酒水、用餐標準；需住宿的應(yīng)提前按接待標準預約好客戶下榻酒店。4、根據(jù)情況計劃安排客戶用餐酒店。5、因會議需要銷售部準備會場花卉、水果、投影設(shè)備、制作歡迎牌，并安排現(xiàn)場攝影攝像等。6、接待發(fā)起者根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，指定接送人員負責客戶接送。7、如有需要接待發(fā)起者應(yīng)根據(jù)情況提前為客戶購買車票及機票。五、接待標準5.1接待標準分類級別對象定義迎接與座談準備物料參與迎接座談資料茶水文具禮品一級戰(zhàn)略客戶副總級以上執(zhí)行總裁、銷售對接人執(zhí)行總裁、張博、項目經(jīng)理公司資料、項目資料水果盤、泡茶紙筆高級禮品普通客戶總經(jīng)理或董事長項目經(jīng)理執(zhí)行總裁、項目經(jīng)理或團隊成員公司資料、項目資料水果盤、泡茶紙筆高級禮品合作洽談副總級以上執(zhí)行總裁、市場負責人執(zhí)行總裁、對接人公司資料薄荷糖、泡茶紙筆無二級戰(zhàn)略客戶總監(jiān)到副總級執(zhí)行總裁銷售對接人、項目經(jīng)理或團隊成員公司資料、項目資料泡茶或咖啡、薄荷糖紙筆普通禮品普通客戶經(jīng)理項目經(jīng)理銷售對接人公司資料、項目資料茶包或咖啡、薄荷糖紙筆無三級普通合作洽談市場負責人市場負責人或?qū)尤斯举Y料茶包或咖啡、薄荷糖紙筆無5.2接待標準說明：1、迎接：高層領(lǐng)導在公司門口迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。不過在介紹各方人士時，通常應(yīng)當由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、公司參觀：接待發(fā)起人視來源情況介紹公司布局，是否需要高層領(lǐng)導陪同。 3、座談：公司人員確保公司環(huán)境整潔、會議室室溫適度、燈光合適、夏天空調(diào)提前20分鐘備好；將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果擺放于接待室?？筛鶕?jù)需要制作領(lǐng)導席簽、橫幅、歡迎牌，調(diào)試好投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接客戶時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導，后同事。10、添茶/咖啡：15分鐘天一次，不超過杯子的三分之二。11、拍照：二級以上接待對象，無特殊要求門口拍照留念，市場部負責。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。七、保密事項接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影