差旅費用管理制度.doc

.差旅費用管理制度第一章 總則第一條 目的：為了規(guī)范費用管理，提高工作效率，做到效率提高與管理控制的科學(xué)平衡，合理控制銷售費用支出風(fēng)險，特制定本制度。第二條 適用范圍：1. 適用上海紅果寶生物技術(shù)有限公司所有出差人員；2. 駐外銷售辦事處人員的市內(nèi)交通費、通信費已列入包干補貼中，不得在本制度規(guī)定范圍內(nèi)再次報銷。第三條 差旅費用的管理原則：采取預(yù)算管理與報銷審查同時進行的原則，費用的使用采取先申請后核銷的管理方式。第二章 定義第四條 差旅費用指從事公司工作發(fā)生的差旅費、交際應(yīng)酬費、駐外辦事處費用，不包括市場推廣、促銷、人員工資等費用。1. 差旅費：指人員因銷售及其它工作的業(yè)務(wù)出差而發(fā)生的交通費、住宿費、餐補以及其他與出差相關(guān)的費用；2. 市內(nèi)交通費：指銷售人員在責(zé)任區(qū)域內(nèi)乘坐市內(nèi)交通工具所發(fā)生的費用；3. 交際應(yīng)酬費：指因工作需要發(fā)生的招待/宴請客戶或者因業(yè)務(wù)需要向客戶饋贈禮品所發(fā)生的費用；4. 各辦事處的辦公費：指辦公場所租賃（含房租、水電費、物業(yè)管理費等）、辦公用品和辦公設(shè)備的費用。第三章 職責(zé)劃分第五條 費用報銷人員：1. 按管理制度要求如實填寫費用報銷單，按時間先后順序粘貼相應(yīng)票據(jù)憑證，核算無誤后提交上級領(lǐng)導(dǎo)審核；報銷費用必須真實發(fā)生、粘貼票證必須真實有效；2. 若費用報銷人員提供虛假票據(jù)和憑證或者虛列項目報銷費用，一經(jīng)查實，除扣除報銷金額外、還處以3倍以上的罰金，并予記大過或開除等行政處分，情節(jié)嚴重的移交司法機關(guān)處理；第六條 費用報銷人員的上級主管（區(qū)域經(jīng)理/部門經(jīng)理及以上職務(wù)）：1. 審核部門/辦事處所屬人員報銷的項目是否真實發(fā)生；審核工作應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成；2. 若審查不認真導(dǎo)致虛報、假報費用情況的發(fā)生，承擔(dān)報銷金額30%的連帶責(zé)任。第七條 銷管部/審計部：1. 負責(zé)審核報銷費用是否經(jīng)過相關(guān)權(quán)責(zé)人的審查確認；2. 審核報銷費用標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，對各報銷事項進行查核確認；3. 審查票據(jù)憑證是否齊全；4. 發(fā)現(xiàn)不符合要求的報銷予以退回處理；發(fā)現(xiàn)前面審核人員審核錯誤、出現(xiàn)漏審、弄虛作假的立即予以查扣，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)舉報；5. 銷管部對報銷費用的審核應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成；6. 若銷管部審核人員審核不認真、違規(guī)予以核銷或與報銷人員相互串通弄虛作假，并造成公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)損失金額40%的賠償責(zé)任。第八條 財務(wù)部：1. 負責(zé)審核報銷費用是否經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)、銷管部審核確認；審核費用是否超出預(yù)算數(shù)額；審核票據(jù)憑證是否規(guī)范、齊全、有效，金額計算是否正確；報銷費用標(biāo)準(zhǔn)是否符合制度要求；審核應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成，超出預(yù)算的費用執(zhí)行預(yù)算外審批程序；2. 對不符合規(guī)定要求、手續(xù)不齊全、未經(jīng)具有權(quán)責(zé)人員審核簽字確認的退回銷管部處理；3. 發(fā)現(xiàn)弄虛作假的予以查扣，并及時通報相關(guān)部門及人員并報送公司總經(jīng)理；4. 若財務(wù)人員審核不認真，違規(guī)予以核銷，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)損失金額的30%的連帶賠償責(zé)任。第九條 營銷總監(jiān)/總經(jīng)理：負責(zé)差旅銷售費用的審批，特殊情況下可授權(quán)審批。審批時重點查核各級審核人員的審核意見是否符合規(guī)定要求、審核手續(xù)是否齊全，并對批準(zhǔn)的結(jié)果負責(zé)任。應(yīng)在2個工作日內(nèi)作出是否審批結(jié)論；第十條 市場稽查和審計部等相關(guān)部門按照職能和工作計劃進行稽查和審計，若在稽查中發(fā)現(xiàn)有弄虛作 假、違規(guī)審批現(xiàn)象，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)負相應(yīng)責(zé)任。第四章 差旅費用的預(yù)算管理第十一條 差旅費用的管理必須建立在預(yù)算管理基礎(chǔ)上，根據(jù)公司確定的銷售目標(biāo)分解、確定的工作計劃， 并結(jié)合以往的數(shù)據(jù)確定本年度銷售費用預(yù)算的銷售費用率；第十二條 各項費用審批應(yīng)嚴格按公司營銷計劃事項和費用預(yù)算執(zhí)行，費用額度確實不能滿足實際需求或有特殊費用發(fā)生的，需事先報告總經(jīng)理作權(quán)衡處理；第十三條 超過預(yù)算的費用事項一律由總經(jīng)理審批，財務(wù)嚴格按批件進行費用審核；第十四條 預(yù)算內(nèi)差旅銷售費用由總經(jīng)理及各部門分級負責(zé)，即總經(jīng)理對差旅費用總預(yù)算負責(zé)，部門經(jīng)理對（區(qū)域）辦事處差旅費用預(yù)算負責(zé)；第十五條 各省、區(qū)域經(jīng)理根據(jù)確定的預(yù)算按月份控制銷售費用，財務(wù)部應(yīng)按月對銷管部、各區(qū)域發(fā)生費用的預(yù)算執(zhí)行情況進行匯總并分析，同時將結(jié)果反饋給總經(jīng)理，以便制定進一步?jīng)Q策；第十六條 每季度財務(wù)部對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析并根據(jù)銷售工作的需要提出預(yù)算調(diào)整需求。第五章 差旅費用的報銷第十七條 營銷及其它出差人員將需要報銷費用的票據(jù)憑證整理好，經(jīng)主管上級審核后寄、交銷管部銷管專員，報銷時應(yīng)該附齊要求的申請及單據(jù)，包括出差申請表、交際應(yīng)酬費申請表、差旅費報銷單及各種符合要求的原始票據(jù)；已經(jīng)給予補貼的費用不得報銷；第十八條 為了更完整地歸集費用，當(dāng)月產(chǎn)生的費用應(yīng)在次月之內(nèi)報銷完畢，超期隔月的扣10%，超期兩個月的不予報銷；第十九條 銷管部銷管專員按各區(qū)域或部門進行分類整理后審核，審核后于3個工作日內(nèi)傳遞給財務(wù)部審核；第二十條 經(jīng)公司總經(jīng)理審批后財務(wù)于3個工作日內(nèi)將報銷款支付到報銷人賬上；本月的報銷最遲要在下月15之前給予上賬。第二十一條 非駐外營銷人員應(yīng)在出差返回公司后7天內(nèi)，依照有關(guān)規(guī)定填寫“差旅費報銷單”，連同出差單據(jù)按程序經(jīng)審核后，交財務(wù)部根據(jù)規(guī)定報銷，結(jié)清款項；第二十二條 差旅銷售費用報銷流程：報銷人員準(zhǔn)備單據(jù)，主管上級審核，交銷管部人員審核，財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批，財務(wù)部付款，詳見附件：差旅銷售費用報銷流程。第六章 關(guān)于出差及差旅費管理的規(guī)定第二十三條 出差及差旅費1. 出差須填寫出差申請表并實行直屬上級審批制，同時抄送給銷管部備案；特殊情況的審批可以采取郵件、電話審批后補批的方式；2. 銷售市場區(qū)域經(jīng)理原則上只負責(zé)所管轄的區(qū)域，如有兼管其他區(qū)域者需報備銷管部備案。區(qū)域經(jīng)理如有分管其他市場，出差前必須填寫出差申請單，并交其直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批后的出差申請表，應(yīng)報送銷管部備案。3. 差旅費借款應(yīng)當(dāng)在出差歸來7個工作日內(nèi)報銷或還款；4. 出差人員出差標(biāo)準(zhǔn)及補貼實行包干制，按照出差天數(shù)進行結(jié)算；5. 出差費用標(biāo)準(zhǔn)（住宿、補貼）如下表： 職位級別總經(jīng)理大區(qū)總監(jiān)區(qū)域經(jīng)理/企劃經(jīng)理/銷管專員/部門負責(zé)人業(yè)務(wù)組長/業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)出差地住宿出差補貼住宿出差補貼住宿出差補貼住宿出差補貼直轄市、經(jīng)濟特區(qū)450100350802608020060省會城市或計劃單列市38090300702407018050地、縣級市及其他28080260602006016040出差乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)汽車臥鋪、火車軟臥、動車一等座、飛機經(jīng)濟艙汽車臥鋪、火車硬臥、動車二等座、飛機經(jīng)濟艙汽車臥鋪、火車硬臥、動車二等座汽車臥鋪、火車硬臥、動車二等座第二十四條 關(guān)于出差乘坐交通工具的規(guī)定：1. 出差人員應(yīng)選擇經(jīng)濟合理的行程路線并按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)乘坐汽車/火車/輪船。2. 其他原因需乘坐飛機的,須在出差審批表中交通工具一欄注明并說明理由，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)后有效；若無批準(zhǔn)擅自乘坐飛機或越級乘坐交通工具或席位的，只按公司標(biāo)準(zhǔn)報銷，其差價由出差人自行承擔(dān)；機場到市區(qū)距離較遠，乘坐的出租車費用按長途車費報銷。3. 人員隨同上級人員出差，執(zhí)行同一工作任務(wù)的，同上級人員搭乘同級標(biāo)準(zhǔn)的交通工具；4. 連續(xù)乘坐火車12小時以上或晚上8點至凌晨7點之間連續(xù)乘車6小時以上，方能乘坐火車硬臥鋪；如乘坐火車硬座的可按硬座票價30%發(fā)給補貼，否則只按硬座票金額報銷；5. 員工因工作需要公司已投保險的，不能報銷各種旅途交通保險（含飛機、輪船、火車、汽車）；6. 出差途中的繞道、參觀、游覽的車船費不得報銷。第二十五條 出差住宿規(guī)定：1. 出差住宿以節(jié)儉為原則，出差地為出差人員的家庭所在地或出差期間住宿親友家的，不得報銷住宿費用；2. 到公司其他關(guān)聯(lián)地區(qū)出差、工作、學(xué)習(xí)，已由對方安排住宿的，不得報銷住宿費。第二十五條 出差補貼規(guī)定：1. 到公司其他關(guān)聯(lián)地區(qū)出差、工作、學(xué)習(xí)已由對方統(tǒng)一安排食宿的，只報銷報到日與返回日的補貼；2. 外出參加會議有統(tǒng)一安排免費用餐的，給予出差補貼的25%作為出租車費、市內(nèi)交通費補助；如會議無伙食補貼，根據(jù)會議組織者出具的證明可按標(biāo)準(zhǔn)享受出差補貼；3. 出差期間若由公司其他管理地區(qū)統(tǒng)一安排免費用餐、自理住宿的，按當(dāng)日的出差補貼標(biāo)準(zhǔn)的50給予報銷；4. 公司外派學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的，不予報銷出差補貼。 第七章 駐外人員的費用管理第二十六條 駐外人員可報銷住房補貼、交際應(yīng)酬費、辦公費等；其中，各種補貼隨工資按月發(fā)放。第二十七條 住房補貼1. 住房補貼適用于駐外大區(qū)總監(jiān)、省區(qū)/區(qū)域經(jīng)理、推廣主任/專員在外無駐點的租房住宿補貼標(biāo)準(zhǔn)；以上人員屬當(dāng)?shù)貞艏矣凶∷膭t不享受該補貼。2. 為節(jié)省開支，各區(qū)域長期駐點的原則上采取租房形式，用以解決辦公及員工住宿等問題；3. 在辦事處住宿的大區(qū)總監(jiān)、省區(qū)/區(qū)域經(jīng)理不再享有住房補貼，如區(qū)域經(jīng)理所管轄的市場未設(shè)有辦事處駐點，區(qū)域經(jīng)理可以享有“住房補貼”，不再另行報銷住宿費用； 4. 區(qū)域內(nèi)如發(fā)生因公出差，不報銷住宿及補貼；特殊原因無法趕回駐點或辦事處時，按照出差管理規(guī)定由上級領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)、總經(jīng)理批準(zhǔn)可給予核銷住宿費用；第二十八條 交際應(yīng)酬費1. 交際應(yīng)酬費實行區(qū)域/部門預(yù)算控制的管理模式，遵循勤儉節(jié)約的原則，能免則免、能省則省。2. 單次計劃內(nèi)應(yīng)酬須事前填寫交際應(yīng)酬費申請表報上級審批，未事前批準(zhǔn)而發(fā)生的費用不予報銷，審批可以電子郵件形式進行，同時抄送給公司銷管部、財務(wù)部；3. 各大區(qū)級、區(qū)域負責(zé)人務(wù)必控制好交際應(yīng)酬費額度。第二十八條 辦公費：主要指辦公房租、辦公發(fā)生的水電、管理費、辦公用品等。1. 駐點辦公租房標(biāo)準(zhǔn)由公司統(tǒng)一確定，由駐點區(qū)域經(jīng)理申請、大區(qū)總監(jiān)核準(zhǔn)、總經(jīng)理審批確定，報銷管部、財務(wù)部備案；2. 租房須提供合法、有效的房屋租賃合同；租房費用需提供有效發(fā)票，由財務(wù)部按合同約定付費給房屋出租人；確實無法提供有效租房費用發(fā)票的情況，由區(qū)域報財務(wù)及總經(jīng)理協(xié)商解決。3. 原則上兩個銷售人員所租房需控制在二室一廳之內(nèi)，人員增加可租更大房間。駐外辦事處辦公場所租賃費用及辦公費用標(biāo)準(zhǔn)如下（元/月）：序號城市類別標(biāo)準(zhǔn)租賃費電話費物業(yè)管理費水電費其他辦公雜費合計1特區(qū)或省會城市A類三房標(biāo)配40003002002503005050B類兩房標(biāo)配300020015020030038502市級城市A類三房標(biāo)配30002001502002003750B類兩房標(biāo)配200020015020020027503縣級城市及其他地區(qū)B類兩房標(biāo)配200020015020020027504. 駐點辦公用品的采購，按月申請，由駐點統(tǒng)一采購。區(qū)域經(jīng)理于每月15日將采購申請表傳至大區(qū)總監(jiān)審核，大區(qū)總監(jiān)于每月20日匯總本省采購匯總表傳至公司銷管部審核，最后由總經(jīng)理審批。區(qū)域/省區(qū)經(jīng)理大區(qū)總監(jiān)銷管部 總經(jīng)理匯總申請審核審核審批第八章 借款管理第二十九條 借款一般僅限于出差、業(yè)務(wù)招待、經(jīng)營費用支出、辦公用品購買等資金需要。1. 有權(quán)直接向公司借款的人員為區(qū)域經(jīng)理/部門負責(zé)人級別以上人員，業(yè)務(wù)主管或業(yè)務(wù)代表因公出差可向區(qū)域經(jīng)理/部門負責(zé)人以個人形式借款。區(qū)域經(jīng)理人員/部門負責(zé)人借款額度3000元/次；大區(qū)總監(jiān)借款額度6000元/次。2. 出差人員出差借款須填寫借款單，并按照有關(guān)程序?qū)徟娇山杩睿?. 借款實行逐級審批制度：直屬上級主管一級審核（審核出差必要性、借款金額合理性）、財務(wù)部部門經(jīng)理（審核以前欠款歸還情況）二級審核、總經(jīng)理三級審批；第三十條 其他臨時性借款，借款期限僅限1個月。借款人務(wù)必遵守信用，按時清帳，前款不清后款不得再借。財務(wù)部直接從其相應(yīng)報銷中沖抵借款，報銷費用少于借款的由報銷人自行歸還，有余額的再支付給報銷人。第三十一條 關(guān)于取得差旅費用發(fā)票的注意事項：1. 報銷人員在填寫費用報銷支出憑證時，所填寫的報銷內(nèi)容必須與后附的報銷發(fā)票項目一致。凡發(fā)票開具辦公用品、運輸費、郵寄費的須附明細清單。2. 除行政事業(yè)類收據(jù)外，其他收據(jù)不得做費用報銷單據(jù)使用。3. 與營銷人員關(guān)系密切的差旅類發(fā)票項目有：長途汽車發(fā)票、火車票、住宿發(fā)票等，因此盡量取得以上發(fā)票。4. 發(fā)票上必須有開票單位的發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。發(fā)票各項目要求填寫規(guī)范、完整，大小金額一致。取得發(fā)票時請注意檢查，若未加蓋章或項目填寫不規(guī)范將不予報銷。5. 費用只能由地稅類發(fā)票開具（發(fā)票上稅務(wù)監(jiān)制章有注明地方稅務(wù)局字樣），貨物銷售發(fā)票（發(fā)票上稅務(wù)監(jiān)制章有注明國家稅務(wù)局字樣）只開具銷售商品項目，不得開具費用類項目，在取得發(fā)票時應(yīng)注意。發(fā)生費用不得由對方以銷售商品的形式開具發(fā)票給我公司，但允許以地稅發(fā)票開具咨詢費、服務(wù)費等項目。第九章 附則第三十三條 本制度由財務(wù)部審核，經(jīng)總經(jīng)理及董事長審批核準(zhǔn)后執(zhí)行。第三十四條 本制度由公司財務(wù)部負責(zé)解釋。第三十五章 附件 1. 差旅費用報銷流程流程說明：流程步驟事項申請與執(zhí)行主體責(zé)任主體費用報銷人直接上級參與方銷管部、費用報銷人隔級領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)容與責(zé)任1、 費用報銷人根據(jù)需要或上級任務(wù)安排，進行事項申請，上級審批2、 事項經(jīng)批準(zhǔn)后報銷管部、隔級領(lǐng)導(dǎo)備案，隔級領(lǐng)導(dǎo)和銷部有對事項進行審核審查的責(zé)任。流程步驟費用報銷與審批主體責(zé)任主體費用報銷人、費用報銷人直接上級、財務(wù)部、總經(jīng)理參與方無內(nèi)容與責(zé)任1、 費用報銷人粘貼相關(guān)費用發(fā)票，填寫報銷單據(jù)，報上級審核；2、 直接上級審核事項真實性；3、 銷管部審核出差標(biāo)準(zhǔn)；4、 財務(wù)部審核出差發(fā)票及預(yù)算執(zhí)行，不符合要求的按照規(guī)定處理；5、 總經(jīng)理最終審批；6、 財務(wù)部和總經(jīng)理認為超預(yù)算的，按照預(yù)算外流程處理。流程步驟費用付款主體責(zé)