辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí).doc

辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí)1、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)：硬件（hardware）、軟件（software）系統(tǒng)。外觀：主機(jī)箱、外部設(shè)備。功能：運(yùn)算器、控制器、存儲(chǔ)器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備。2、CPU是計(jì)算機(jī)核心部件，對(duì)微機(jī)整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標(biāo)：一是主頻（主頻越高，CPU速度越快）；二字長。3、內(nèi)存儲(chǔ)器：隨機(jī)（RAM）斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會(huì)丟失只讀（ROM）不因斷電丟失數(shù)據(jù)。4、外存儲(chǔ)器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備。5、硬盤使用注意事項(xiàng)：注意保護(hù)0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。盡量避免對(duì)硬盤進(jìn)行格式化，格式化會(huì)丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。6、常用光盤三類：只讀型光盤（CD-ROM）、一次寫入型光盤（寫入重要數(shù)據(jù)）和可擦寫光盤。7、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器（CRT）和液晶顯示器（LCD）維護(hù)、保養(yǎng)和防護(hù)：注意防磁；注意使用屏幕保護(hù)程序（時(shí)間間隔以短為宜，設(shè)密碼）；顯示器窗口不得朝向門窗。8、計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)系統(tǒng)軟件：操作系統(tǒng)（OS）:DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、NetWare、WindowsNT。9、開關(guān)機(jī)：關(guān)閉計(jì)算機(jī)后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔3分鐘以上。熱啟動(dòng)：“Ctrl+Alt+Del”鍵；按主機(jī)箱面板上“Reset”鍵10、“死機(jī)”處理：唯一的恢復(fù)辦法是重新啟動(dòng)系統(tǒng)（熱啟動(dòng)）。造成“死機(jī)”的原因主要有二：操作系統(tǒng)本身存在缺陷；是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資源嚴(yán)重匱乏并導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰。11、清理磁盤步驟：操作時(shí)，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”“附件”“系統(tǒng)工具”“磁盤清理”，程序啟動(dòng)后出現(xiàn)一個(gè)驅(qū)動(dòng)器選擇窗口，通過下拉列表選擇要清理的驅(qū)動(dòng)器，選好單擊“確定”按鈕。12、在Windows開始菜單中選擇“程序”“附件”“系統(tǒng)工具”“磁盤碎片整理程序”，會(huì)出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對(duì)話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程序就會(huì)開始整理所選擇的硬盤。13、計(jì)算機(jī)病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性。14、病毒防治：不濫用磁盤，盡量專機(jī)專用、專盤專用；不用來路不明的軟件；安裝防病毒軟件；不要打開來歷不明的郵件；對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份（異地存放；雙軌質(zhì)紙質(zhì)文件）。15、菜單的約定：命令后“”。當(dāng)選用這類命令，將彈出一個(gè)對(duì)話框，要求用戶輸入必要的信息或做進(jìn)一步的選擇；命令后帶“”。表示在它下面有級(jí)聯(lián)菜單，應(yīng)繼續(xù)做進(jìn)一步的選擇；命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令；命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該字母即可執(zhí)行該命令。16、選取文件或文件夾：要選取多個(gè)連續(xù)對(duì)象，可以用鼠標(biāo)單擊第一個(gè)對(duì)象，再按下“Shift”鍵單擊最后的對(duì)象；也可以自第一個(gè)對(duì)象單個(gè)拖動(dòng)鼠標(biāo)到最后對(duì)象；如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”鍵連續(xù)移動(dòng)光標(biāo)，則光標(biāo)所經(jīng)過區(qū)間的所有對(duì)象都被選中。17、用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)的方法復(fù)制或移動(dòng)對(duì)象：當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在同一磁盤上時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵直接拖動(dòng)對(duì)象可以完成對(duì)象的移動(dòng)，如果按下“Ctrl”鍵再拖動(dòng)對(duì)象可以完成對(duì)象的復(fù)制。 當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在不同的磁盤上時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵將對(duì)象從一個(gè)磁盤直接拖動(dòng)到另一磁盤上完成對(duì)象的復(fù)制，如果按下“Shift”鍵再拖動(dòng)，再完成對(duì)象的移動(dòng)。18、永久刪除：清空回收站；按“Shift+Del”組合鍵；按住“Shift”鍵，再選擇刪除。19、WindowsXP支持星號(hào)（*）和問號(hào)（？）兩個(gè)通配符，星號(hào)表示多個(gè)字符，問號(hào)一個(gè)字符。20、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不易誤刪。21、資源管理器采用雙窗格顯示結(jié)構(gòu)，其窗口分為兩個(gè)區(qū)域。左窗格顯示器整個(gè)系統(tǒng)的文件夾樹。22、具體設(shè)置方法：在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬性”對(duì)話框。選擇“屏幕保護(hù)程序”選項(xiàng)卡；單擊該選項(xiàng)卡中的“屏幕保護(hù)程序”下拉列表，將會(huì)看到系統(tǒng)提供的所有屏保程序；選取一種屏保程序，單擊“預(yù)覽”按鈕，可顯示該屏幕保護(hù)程序的動(dòng)態(tài)演示外觀；單擊“設(shè)置”按鈕，自定義該屏保的顯示選項(xiàng)；利用“等待”按鈕設(shè)置系統(tǒng)啟動(dòng)屏保程序之前要等待的時(shí)間；設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可。23、Word2003啟動(dòng)操作：“開始”菜單；單擊“開始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定”；快捷方式。24、文件存盤：選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵。 如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對(duì)話框。在該對(duì)話框中，可以重新設(shè)置文件的存儲(chǔ)路徑、文件名以及文件類型等信息。25、Word選取文本：將鼠標(biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動(dòng)；按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本；要選定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo)；要選定整個(gè)文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊；要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動(dòng)即可；要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。26、“復(fù)制”Ctrl+C;“粘貼”Ctrl+V。27、創(chuàng)建表格：使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格；用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格；用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格。28、改變行高或列寬：使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整；使用對(duì)話框進(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單（或表格本身）中的“表格屬性”命令，單擊“行”（“列”）選項(xiàng)卡，精確調(diào)整29、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，可以打開頁面設(shè)置對(duì)話框，該對(duì)話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項(xiàng)卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。30、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實(shí)際的打印效果。打印Ctrl+P31、啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)打開一個(gè)新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“Sheet2”,“Sheet3”.32、單元格選定（選定不相鄰的矩形區(qū)域）有時(shí)需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。33、數(shù)據(jù)輸入輸入文字：Excel默認(rèn)單元格寬度是8個(gè)字符寬（4個(gè)漢字），如果輸入文字超過默認(rèn)寬度，就會(huì)溢出到右邊的單元格內(nèi)注意：輸入郵政編碼、電話號(hào)碼等時(shí)，在其前加上單引號(hào)。輸入文本字符靠左對(duì)齊，如是數(shù)字則靠右對(duì)齊。輸入數(shù)字：Excel將自動(dòng)使用科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”注意：輸入數(shù)字時(shí)，數(shù)據(jù)中的單個(gè)句號(hào)將會(huì)被作為小數(shù)點(diǎn)處理，正號(hào)會(huì)被忽略，負(fù)數(shù)前加“-”號(hào)或用圓括號(hào)括起來。輸入日期和時(shí)間a、時(shí)間格式Excel自動(dòng)為24時(shí)，12時(shí)需鍵入AM或PMb、日期格式2002/3/2或2002-3-2日期和時(shí)間中用空格分隔2002/3/220：00“Enter”確認(rèn)輸入；“Tab”指向右邊的單元格清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容；刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除34、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86選定要增加有效檢查的單元格執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，單擊“設(shè)置選項(xiàng)卡”。在“允許”框中選擇檢驗(yàn)方式，如“小數(shù)”。在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.按下“確定”即可。35、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。36、移動(dòng)、復(fù)制工作表：在同一個(gè)工作簿移動(dòng)工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)。注意：如果在拖動(dòng)前按住“Ctrl”鍵，將會(huì)復(fù)制一張工作表。37、關(guān)閉：Excel中同時(shí)打開了多個(gè)工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時(shí)，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。38、改變數(shù)字格式的步驟是：選定需要格式化的單元格或一個(gè)區(qū)域單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)卡，在“分類”下拉列表選擇一項(xiàng)，比如“數(shù)值”。在右側(cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。39、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點(diǎn)出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對(duì)話框”設(shè)置自動(dòng)折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。40、處理標(biāo)題在Excel中這一功能的實(shí)現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實(shí)現(xiàn)。步驟：按實(shí)際寬度選擇要居中的標(biāo)題，單擊即可。41、行列高Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。自動(dòng)調(diào)整：“格式”“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。42、單元格地址：相對(duì)地址（Excel2000默認(rèn)狀態(tài)），絕對(duì)地址、混合地址、三維地址。43、自動(dòng)求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動(dòng)求和，用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認(rèn)”即可。44、數(shù)據(jù)排序：使用“排序”對(duì)話框進(jìn)行排序在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格；選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令；單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個(gè)排序字段，在右邊選項(xiàng)按鈕中選中“升序”或“降序”；在“次要關(guān)鍵字”中選定一個(gè)排序字段，右邊選“升/降序”；“確定”使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序，降序。45、PowerPoint2003在其中鍵入文本的區(qū)域是一個(gè)帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。46、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時(shí)要使用備注?？梢酝蟿?dòng)該窗格的邊框以擴(kuò)大備注區(qū)域。47、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)一張新幻燈片，同時(shí)右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿?wù)窗格。48、頁面設(shè)置步驟：打開要進(jìn)行頁面設(shè)置和打印的幻燈片；單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令；在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對(duì)應(yīng)的“寬度”和“高度”。在“方向”選項(xiàng)區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向；49、打印步驟“單擊“文件”菜單上的“打印”命令（打開“打印對(duì)話框”），可設(shè)置打印機(jī)類型、打印范圍和內(nèi)容。單擊“確定”50、應(yīng)用和更好模板的具體步驟：打開要應(yīng)用設(shè)計(jì)模板的演示文稿；單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”，在右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格（如已打開“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格并顯示有配色方案或動(dòng)畫方案，請(qǐng)單擊“設(shè)計(jì)模板”）；在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計(jì)模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設(shè)計(jì)模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。51、制作新的表格幻燈片步驟：單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框。在對(duì)話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時(shí)出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。52、在已有的幻燈片中添加表格單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框，在對(duì)話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。53、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：在顯示要插入圖片的幻燈片；單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對(duì)話框”。在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。單擊“插入”即可。54、啟動(dòng)幻燈片方法：單擊演示文稿滾動(dòng)條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。按“F5”鍵。55、控制幻燈片放映：“”，“”或“PgDown”鍵，進(jìn)入下一張幻燈片；按“”，“”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。56、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計(jì)算機(jī)和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。57、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源58、Tcp/LP協(xié)議特點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行；二是可路由性，這使得用戶可將多個(gè)局域網(wǎng)連成一個(gè)大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。59、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱網(wǎng)絡(luò)適配器。60、調(diào)制解調(diào)器是用于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是撥號(hào)用戶必不可少的設(shè)備只要。61、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。局域網(wǎng)（LAN）：辦公室或?qū)嶒?yàn)室（十米級(jí)網(wǎng)），建筑物的網(wǎng)（百米級(jí)網(wǎng)），校園網(wǎng)（千米級(jí)網(wǎng)）。廣域網(wǎng)