房地產(chǎn)合同管理辦法(定稿版).doc

.山西潞安房地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同管理辦法（試行）二一四年八月目 錄第一章 總 則. .-2-第二章 合同管理機構(gòu)及業(yè)務部門職責-2-第三章 合同管理制度.-3- 第一節(jié) 合同的簽訂. -3-第二節(jié) 合同的會審. . .-6-第三節(jié) 重大經(jīng)營事項的前置審核. -9-第四節(jié) 合同的履行.-10-第五節(jié) 合同的變更和解除.-11-第六節(jié) 合同糾紛的處理.-12-第七節(jié) 合同專用章管理.-13-第八節(jié) 合同臺賬、報表及檔案管理.-13-第四章 合同管理獎懲.-14-第五章 附 則-16-第一章 總 則 第一條 為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現(xiàn)公司合同管理的制度化，預防和避免合同糾紛的發(fā)生，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關法律、法規(guī)及公司有關規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本辦法。第二條 本辦法適用于公司一切合同管理活動。本辦法所稱的合同業(yè)務是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中簽訂的建設工程、物資采購、技術、廣告等所有合同的談判、簽訂、履行等行為。第二章 合同管理機構(gòu)及業(yè)務部門職責第三條 經(jīng)營部是公司合同歸口管理部門，負責依法對合同進行統(tǒng)一指導、監(jiān)督、管理。第四條 經(jīng)營部主要職責：1、負責國家相關法律法規(guī)的宣傳；2、建立、健全和完善合同管理辦法；3、根據(jù)公司采購計劃，組織相關部門進行市場調(diào)研；4、參與合同洽談，負責合同的發(fā)起、審批流程的調(diào)度、合同會審及建檔、保管并按季度移交檔案室等工作；5、負責牽頭擬定公司重大項目合同文本并組織相關專家對公司重大事項的合法性、可行性進行論證并出具法律意見書；6、負責規(guī)范公司合同文本；負責公司合同法律條款的審核；7、參與合同糾紛的調(diào)查、調(diào)解等活動；8、辦理其他合同業(yè)務方面的工作。第五條 業(yè)務部門主要職責：工程部：負責提交工程發(fā)包、材料、設備招標采購計劃，負責審核對方主體資格；技術部：負責提交公司設計、測繪、檢測等技術服務合同的簽訂計劃，負責審核對方主體資格；企劃部：負責提交公司廣告宣傳、制作、策劃等宣傳服務方面合同的簽訂計劃，負責審核對方主體資格；辦公室：負責提交公司辦公用品等業(yè)務分管范圍內(nèi)采購合同的簽訂計劃，負責審核對方主體資格；財務部：負責審核合同的付款方式、付款期限等有關條款。公司分管經(jīng)理：負責所分管工作范圍內(nèi)招標（采購）、合同簽訂計劃審批及合同的審核批準?？偨?jīng)理：負責全公司所有合同的審核批準。第三章 合同管理制度第一節(jié) 合同的簽訂第六條 合同的簽訂應當符合國家法律、法規(guī)、政策的規(guī)定，符合公司相關管理辦法的規(guī)定，堅持平等互利、協(xié)商一致、公開公正與誠實信用的原則。第七條 凡以公司名義簽訂的合同，均應加蓋公司的合同專用章，不得用行政章或其它印章代替，公司下屬職能部門更不得加蓋本部門行政章或其它印章簽訂協(xié)議、合同。第八條 公司嚴禁提供任何擔保。第九條 公司所有經(jīng)營業(yè)務必須按照市場行為，形成書面（合同）約定，金額在1萬元以下的除外。嚴禁未訂立合同即實際履行而后補辦簽訂手續(xù)的行為，但突發(fā)事故、設備搶修、工程搶險、救災等特殊情況不能及時簽訂合同的，須報總經(jīng)理批準后應急辦理，并在一周之內(nèi)完善相關手續(xù)。 第十條 合同的主要條款應當齊備和明確，必須包括但不限于下列條款：1、雙方當事人的詳細情況（包括名稱、地址、電話、法定代表人、委托代理人、開戶銀行及帳號）；2、標的；3、數(shù)量（包括計量方法）；4、質(zhì)量（包括執(zhí)行標準）；5、價款或者報酬；6、履行期限、地點和方式；7、違約責任；8、解決爭議的方法；9、合同生效條件；10、簽約日期、簽約地點。第十一條 合同的簽訂：1、經(jīng)營部按照承辦部門提交的計劃，按照公司相關管理制度規(guī)定或招標的方式確定合作方，牽頭組織承辦部門及相關部門與對方初步就合同的相關內(nèi)容進行業(yè)務談判，與承辦部門共同草擬合同條款。2、合同初步達成一致意見后，經(jīng)法律顧問審核，承辦部門將預審資料（準入、計劃、招標、調(diào)研資料、合法有效的資質(zhì)手續(xù)等）經(jīng)經(jīng)營部審核后，由經(jīng)營部將合同及相應資料上傳公司OA辦公系統(tǒng)，發(fā)起合同會審流程。 合同按公司合同會審流程進行合同會審后，承辦部門負責人在合同中經(jīng)辦人位置簽字，經(jīng)經(jīng)營部加蓋審核章，分管經(jīng)理、公司總經(jīng)理簽字后，到辦公室加蓋合同專用章，合同生效。第十二條 合同簽訂注意事項： 1、合同中一般不得約定預付款或定金條款，如確需約定，由承辦部門提出書面申請，報總經(jīng)理批準后方可簽訂。原則上預付款比例不得超過合同總價或酬金的30%，定金比例不得超過合同總價或酬金的20%。2、合同中原則上必須扣留質(zhì)保金，質(zhì)量保證期限不得低于半年,質(zhì)量保證金不得低于合同總價的10%(低值易耗品除外）。法律法規(guī)、公司上級單位另有規(guī)定的，按相關規(guī)定執(zhí)行。簽訂合同時由經(jīng)營部嚴格管控。 3、訂立合同時，約定以訴訟方式解決糾紛的，應在合同中明確訴訟管轄地或訴訟管轄地的選擇方法；約定以仲裁方式解決糾紛的，應明確仲裁委員會。 4、合同對方原則上必須是單位，簽訂合同時必須加蓋單位的合同專用章或公章，并由該單位的法定代表人或委托代理人簽字，委托代理人要出示合法有效的授權(quán)委托書，并由各部門統(tǒng)一留存。5、 公司嚴禁與個人簽訂合同。確需與個人簽訂合同的，須經(jīng)總經(jīng)理書面批示，方可按本辦法規(guī)定進入合同審批流程。6、合同簽訂的前提是相關手續(xù)必須齊全（計劃、招標、調(diào)研資料等），按時簽訂，否則不予辦理。第十三條 合同文本標準化管理1、合同的簽訂一般按公司法律顧問提供的規(guī)范文本使用，需要變更條款內(nèi)容的，承辦部門說明理由，會同經(jīng)營部共同擬定合同條款，經(jīng)法律顧問審核，由經(jīng)營部最終審定使用。2、對方當事人提供的格式合同，對其中限制我方權(quán)利和免除對方責任的條款，必須經(jīng)法律顧問審核后，由公司經(jīng)營部最終審定使用。第二節(jié) 合同的會審第十四條 為強化公司管理，最大限度地防范市場及法律風險，公司合同的簽訂執(zhí)行合同會審制度。第十五條 公司合同的會審需按照公司內(nèi)部會審流程及總公司會審流程執(zhí)行。第十六條 合同會審流程： 公司內(nèi)部會審流程：1、建設工程合同、工程材料合同的會審流程：經(jīng)營部（發(fā)起并調(diào)度）工程部部長、經(jīng)營部部長工程分管領導、經(jīng)營部分管領導、財務部分管領導公司總經(jīng)理。2、其他合同的會審流程：經(jīng)營部（發(fā)起并調(diào)度）承辦部門部長、經(jīng)營部部長承辦部門分管領導、經(jīng)營部分管領導、財務部分管領導公司總經(jīng)理。 總公司會審流程：經(jīng)營部（調(diào)度）法律顧問、總公司分管領導總公司總經(jīng)理。第十七條 合同審核實行承辦負責制。 1、承辦部門要按照公司準入條件對簽訂合同的主體進行資格預審，對合同的合法性負責。（1）審查簽訂合同當事人是否是經(jīng)過有關部門批準成立的法人、個體工商戶；是否是具備與簽訂合同相應的民事權(quán)利能力和民事行為能力的公民。審查對方的法人營業(yè)執(zhí)照及年檢情況、經(jīng)營范圍、組織機構(gòu)代碼證（如是否合法注冊、是否存在未年檢或被吊銷營業(yè)執(zhí)照等）、相應資質(zhì)(對法律法規(guī)規(guī)定需要具備相應資質(zhì)條件或經(jīng)營許可的合同項目，要根據(jù)合同內(nèi)容審查對方的資質(zhì)現(xiàn)狀，即是否獲得相應資質(zhì)及目前效力情況)；合同主體是個人的，可以要求其提供相應的個人身份信息，如姓名、身份證號、詳細地址。（2）審查負責簽訂合同的單位或個人是否具有相應的合法授權(quán)，有無簽約權(quán)限。對對方代理人身份有無代理權(quán)、代理權(quán)限范圍、期限等進行必要的審查；企業(yè)法人的分支機構(gòu)簽訂合同時需由法人授權(quán)。有擔保人的合同，審查擔保人是否具有擔保能力和擔保資格，必要時進行工商登記查詢。（3）審查對方資信能力、業(yè)績、人員等。對對方的履約能力進行必要評估，如根據(jù)經(jīng)營現(xiàn)狀、以往合作情況以及其他客戶評價等因素對其履行能力及信用程度進行考量，以保證簽約后順利履行合同，必要時應要求對方提供資信證明。一般重大工程項目、重要項目或者較大額度的采購合同，應要求對方出具履約保證金函。2、承辦部門對合同條款認真把關，對合同有效性負責。承辦部門要按照合同性質(zhì)對合同主體、標的物、質(zhì)量、數(shù)量、工程造價、承包方式、履約時間、安全等主要條款認真把關，并對其有效性負責。其他審核部門進行協(xié)助審核，法律顧問對合同的法律文本審核。第十八條 申請合同會審時應提供下列資料：1、工程招標的全套文件及中標通知書；2、合同對方的資質(zhì)、資信資料【營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證、安全生產(chǎn)許可證、稅務登記證、個人身份證、出具授權(quán)委托書（單位、個人）等證明材料】；3、參加會審部門認為有必要提供的其它相關資料。第十九條 合同會審的主要內(nèi)容：1、合同的實質(zhì)性審查。主要審查合同的實質(zhì)內(nèi)容，包括但不限于按照合同性質(zhì)對合同主體、標的物、質(zhì)量、數(shù)量、工程造價、承包方式、履約時間、安全等主要條款的審查；2、合同的形式審查。主要對合同文本所涉法律風險進行審查。 第二十條 聯(lián)營、協(xié)作單位以公司名義對外洽談工程合同除進行上述合同會審外，工程部還必須對該單位全面履行本合同的能力進行審查，審查合格后，辦理資格準入手續(xù)，申請合同會審時，必須如實填寫清楚，不得弄虛作假，隱瞞真相。第二十一條 會審過程中，審核部門提出明確修改意見的，承辦單位應進行修改或繼續(xù)與對方當事人協(xié)商。如修改確實困難，應經(jīng)法律顧問審核，審核部門最終確認后，方可加蓋合同專用章。凡未按規(guī)定經(jīng)審核會簽的合同，辦公室不得用印。第二十二條 合同會審時間為提高合同審批效率，合同上傳OA及時審批。參加合同會審部門自接到合同之日起，審批時間不得超過24小時。特殊復雜的合同，與承辦部門溝通后，可做相應延長。第三節(jié) 重大經(jīng)營事項的前置審核第二十三條 重大經(jīng)營事項是指公司的重大投資、資產(chǎn)處置、改制改組、公司上市、發(fā)行債劵，股權(quán)轉(zhuǎn)讓、分立、合并、破產(chǎn)、解散及重大招標、合同、擔保等。 第二十四條 公司各有關重大經(jīng)營事項的承辦部門，應當在立項、調(diào)研階段書面通知公司經(jīng)營部參加，并將全部材料報送公司經(jīng)營部。公司經(jīng)營部安排法律顧問應對相關事項的法律風險及建議向有關部門出具法律意見書，報公司總經(jīng)理。 第二十五條 公司經(jīng)營部要對重大事項進行全過程參與，直至該事項的法律程序結(jié)束。 第二十六條 前置審核的方式： 1、參加有關重大經(jīng)營事項的會議或召開與法律審核事項有關的會議； 2、參與有關重大技改、基建工程項目前期調(diào)研的活動； 3、查閱有關重大經(jīng)營事項的資料； 4、了解有關重大經(jīng)營事項執(zhí)行、落實情況，必要時要求有關部門和單位負責人作出說明。 第二十七條 公司各部門應當認真執(zhí)行法律意見書，使其承辦的重大經(jīng)營事項合法化和規(guī)范化。未執(zhí)行法律意見書的，應當作出書面說明，報送公司總經(jīng)理和經(jīng)營部，并存檔備查。第二十八條 上述重大事項前置審核通過后，須經(jīng)公司經(jīng)理辦公會會議通過。之后，按公司合同會審流程辦理合同簽署事宜。第四節(jié) 合同的履行第二十九條 公司簽訂的各類經(jīng)濟合同，由合同承辦部門負責履行。第三十條 合同的履行應嚴格按照相關法律法規(guī)和合同中的相關約定進行。具體程序是：1、合同標的業(yè)務承辦部門或使用部門負責按照公司規(guī)定對合同標的進行驗收，對質(zhì)量與技術是否與合同約定及法律法規(guī)的要求相一致負責；2、合同標的業(yè)務承辦部門或使用部門按合同約定對合同標的驗收時，如對產(chǎn)品質(zhì)量、技術要求有異議，按照約定書面向?qū)Ψ疆斒氯颂岢霎愖h；3、保修期滿，使用部門未提出質(zhì)量異議的，支付質(zhì)保金。第五節(jié) 合同的變更和解除第三十一條 合同簽訂后不得隨意變更或解除。如確需變更或解除的，按照以下流程辦理。由承辦部門提出書面申請，分管領導審核同意后，報總經(jīng)理批準，將原合同收回交經(jīng)營部辦理變更或解除手續(xù)。第三十二條 有下列情況之一，允許變更或解除合同。1、經(jīng)當事人協(xié)商同意；2、由于不可抗力致使合同約定的義務不能履行；3、由于一方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同。第三十三條 合同對方要求變更合同時，必須有書面變更協(xié)議，我公司應在約定的期限內(nèi)將意見以書面形式回復對方，嚴禁未取得對方當事人的書面材料而擅自憑口頭約定變更原合同。我公司因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因并請求對方書面回復，盡快與對方當事人溝通達成變更或解除合同的協(xié)議。第三十四條 變更或解除合同的通知或協(xié)議，一律采用書面形式。第三十五條 在合同履行過程中對方當事人客戶名稱或主體資格變更，應提供工商登記機構(gòu)或原客戶單位出具的證明材料。第三十六條 發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同實施單位應當催促當事人采取有效措施，同時要收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據(jù)，及時向公司經(jīng)營部報告。如遇有不可抗力或者其它原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。第六節(jié) 合同糾紛的處理第三十七條 合同未能按約定全面履行，雙方或一方當事人主張另一方承擔違約責任而形成合同糾紛。 第三十八條 合同履行中非因不可抗力因素出現(xiàn)下列情況之一的，承辦單位應及時通知公司經(jīng)營部：1、對方拒絕履行；2、對方遲延履行；3、對方履行不適當；4、對方不能履行，但拒不返還定金、預付款；5、因我公司原因，不能接受對方履行；6、其他導致合同糾紛的情形。 第三十九條 發(fā)生合同糾紛后，承辦單位應向經(jīng)營部說明與糾紛有關的事實，并提供相應的書面證據(jù)材料。 第四十條 發(fā)生合同糾紛后，與對方當事人進行解決合同糾紛的交涉期間，承辦單位未與經(jīng)營部協(xié)商確定，不得向?qū)Ψ匠鼍呷魏螘娉兄Z。第四十一條 是否就糾紛事宜提起訴訟或仲裁，經(jīng)營部應提供以下意見以供公司領導參考： 1、法律關系和事實的分析； 2、訴訟發(fā)生費用的估算； 3、訴訟利益得失的判斷。第四十二條 公司訴訟及仲裁事務報總公司企業(yè)管理部，由企業(yè)管理部牽頭處理，公司經(jīng)營部配合。第四十三條 公司需要外聘律師的，公司提出申請，由總公司企業(yè)管理部統(tǒng)一負責。第七節(jié) 合同專用章管理第四十四條 公司合同專用章由辦公室統(tǒng)一刻制，統(tǒng)一備案，統(tǒng)一發(fā)放使用，統(tǒng)一管理，并到總公司企業(yè)管理部備案。禁止任何部門擅自刻制各類合同專用章。 第四十五條 合同專用章由公司指定專人管理，并建立合同專用章使用臺帳。合同專用章管理人員對合同必須嚴格審核后，方可加蓋印章。禁止在空白合同上加蓋合同專用章。第四十六條 合同專用章不得擅自攜往外地。合同專用章遺失的，應立即登報聲明作廢，并將情況向總公司企業(yè)管理部匯報。 第八節(jié) 合同臺賬、報表及檔案管理第四十七條 公司經(jīng)營部負責建立公司合同臺帳、合同檔案。第四十八條 合同臺賬分為電子臺賬和紙質(zhì)基礎臺賬。合同臺賬應對合同編號、標的類別、標的名稱、雙方當事人、標的物的規(guī)格和數(shù)量、履行期限、履行記錄等情況進行登記。第四十九條 合同報表內(nèi)容主要包括合同簽訂情況、履行情況，分為合同月度、季度、年度報表。公司合同管理員應按照總公司企業(yè)管理部的要求，上報公司合同報表。經(jīng)營部每季度末向總經(jīng)理報送公司本季度合同簽訂和履行情況報表，每年初報送上一年度公司合同簽訂和履行情況報表。第五十條 公司合同管理人員應將合同及有關材料及時歸檔。檔案材料應包括：合同審批表、合同正本、招標相關資料，客戶營業(yè)執(zhí)照、許可證書等復印件（必須加蓋單位公章），客戶簽約人員的授權(quán)委托書，客戶報價材料，變更、解除、異議處理等有關合同履行的往來函件等。第五十一條 合同自加蓋公司合同專用章起即由經(jīng)營部留存。 經(jīng)營部每年3月份以前將上一年度的合同臺帳及合同原件交公司檔案室歸檔。 第四章 合同管理獎懲第五十二條 有下列情形之一的，將對有關部門及