房地產(chǎn)合同管理辦法(定稿版).doc

.山西潞安房地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同管理辦法（試行）二一四年八月目 錄第一章 總 則. .-2-第二章 合同管理機(jī)構(gòu)及業(yè)務(wù)部門職責(zé)-2-第三章 合同管理制度.-3- 第一節(jié) 合同的簽訂. -3-第二節(jié) 合同的會審. . .-6-第三節(jié) 重大經(jīng)營事項(xiàng)的前置審核. -9-第四節(jié) 合同的履行.-10-第五節(jié) 合同的變更和解除.-11-第六節(jié) 合同糾紛的處理.-12-第七節(jié) 合同專用章管理.-13-第八節(jié) 合同臺賬、報(bào)表及檔案管理.-13-第四章 合同管理獎懲.-14-第五章 附 則-16-第一章 總 則 第一條 為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實(shí)現(xiàn)公司合同管理的制度化，預(yù)防和避免合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本辦法。第二條 本辦法適用于公司一切合同管理活動。本辦法所稱的合同業(yè)務(wù)是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中簽訂的建設(shè)工程、物資采購、技術(shù)、廣告等所有合同的談判、簽訂、履行等行為。第二章 合同管理機(jī)構(gòu)及業(yè)務(wù)部門職責(zé)第三條 經(jīng)營部是公司合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)依法對合同進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督、管理。第四條 經(jīng)營部主要職責(zé)：1、負(fù)責(zé)國家相關(guān)法律法規(guī)的宣傳；2、建立、健全和完善合同管理辦法；3、根據(jù)公司采購計(jì)劃，組織相關(guān)部門進(jìn)行市場調(diào)研；4、參與合同洽談，負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、審批流程的調(diào)度、合同會審及建檔、保管并按季度移交檔案室等工作；5、負(fù)責(zé)牽頭擬定公司重大項(xiàng)目合同文本并組織相關(guān)專家對公司重大事項(xiàng)的合法性、可行性進(jìn)行論證并出具法律意見書；6、負(fù)責(zé)規(guī)范公司合同文本；負(fù)責(zé)公司合同法律條款的審核；7、參與合同糾紛的調(diào)查、調(diào)解等活動；8、辦理其他合同業(yè)務(wù)方面的工作。第五條 業(yè)務(wù)部門主要職責(zé)：工程部：負(fù)責(zé)提交工程發(fā)包、材料、設(shè)備招標(biāo)采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)審核對方主體資格；技術(shù)部：負(fù)責(zé)提交公司設(shè)計(jì)、測繪、檢測等技術(shù)服務(wù)合同的簽訂計(jì)劃，負(fù)責(zé)審核對方主體資格；企劃部：負(fù)責(zé)提交公司廣告宣傳、制作、策劃等宣傳服務(wù)方面合同的簽訂計(jì)劃，負(fù)責(zé)審核對方主體資格；辦公室：負(fù)責(zé)提交公司辦公用品等業(yè)務(wù)分管范圍內(nèi)采購合同的簽訂計(jì)劃，負(fù)責(zé)審核對方主體資格；財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核合同的付款方式、付款期限等有關(guān)條款。公司分管經(jīng)理：負(fù)責(zé)所分管工作范圍內(nèi)招標(biāo)（采購）、合同簽訂計(jì)劃審批及合同的審核批準(zhǔn)?？偨?jīng)理：負(fù)責(zé)全公司所有合同的審核批準(zhǔn)。第三章 合同管理制度第一節(jié) 合同的簽訂第六條 合同的簽訂應(yīng)當(dāng)符合國家法律、法規(guī)、政策的規(guī)定，符合公司相關(guān)管理辦法的規(guī)定，堅(jiān)持平等互利、協(xié)商一致、公開公正與誠實(shí)信用的原則。第七條 凡以公司名義簽訂的合同，均應(yīng)加蓋公司的合同專用章，不得用行政章或其它印章代替，公司下屬職能部門更不得加蓋本部門行政章或其它印章簽訂協(xié)議、合同。第八條 公司嚴(yán)禁提供任何擔(dān)保。第九條 公司所有經(jīng)營業(yè)務(wù)必須按照市場行為，形成書面（合同）約定，金額在1萬元以下的除外。嚴(yán)禁未訂立合同即實(shí)際履行而后補(bǔ)辦簽訂手續(xù)的行為，但突發(fā)事故、設(shè)備搶修、工程搶險(xiǎn)、救災(zāi)等特殊情況不能及時(shí)簽訂合同的，須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后應(yīng)急辦理，并在一周之內(nèi)完善相關(guān)手續(xù)。 第十條 合同的主要條款應(yīng)當(dāng)齊備和明確，必須包括但不限于下列條款：1、雙方當(dāng)事人的詳細(xì)情況（包括名稱、地址、電話、法定代表人、委托代理人、開戶銀行及帳號）；2、標(biāo)的；3、數(shù)量（包括計(jì)量方法）；4、質(zhì)量（包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)）；5、價(jià)款或者報(bào)酬；6、履行期限、地點(diǎn)和方式；7、違約責(zé)任；8、解決爭議的方法；9、合同生效條件；10、簽約日期、簽約地點(diǎn)。第十一條 合同的簽訂：1、經(jīng)營部按照承辦部門提交的計(jì)劃，按照公司相關(guān)管理制度規(guī)定或招標(biāo)的方式確定合作方，牽頭組織承辦部門及相關(guān)部門與對方初步就合同的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行業(yè)務(wù)談判，與承辦部門共同草擬合同條款。2、合同初步達(dá)成一致意見后，經(jīng)法律顧問審核，承辦部門將預(yù)審資料（準(zhǔn)入、計(jì)劃、招標(biāo)、調(diào)研資料、合法有效的資質(zhì)手續(xù)等）經(jīng)經(jīng)營部審核后，由經(jīng)營部將合同及相應(yīng)資料上傳公司OA辦公系統(tǒng)，發(fā)起合同會審流程。 合同按公司合同會審流程進(jìn)行合同會審后，承辦部門負(fù)責(zé)人在合同中經(jīng)辦人位置簽字，經(jīng)經(jīng)營部加蓋審核章，分管經(jīng)理、公司總經(jīng)理簽字后，到辦公室加蓋合同專用章，合同生效。第十二條 合同簽訂注意事項(xiàng)： 1、合同中一般不得約定預(yù)付款或定金條款，如確需約定，由承辦部門提出書面申請，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽訂。原則上預(yù)付款比例不得超過合同總價(jià)或酬金的30%，定金比例不得超過合同總價(jià)或酬金的20%。2、合同中原則上必須扣留質(zhì)保金，質(zhì)量保證期限不得低于半年,質(zhì)量保證金不得低于合同總價(jià)的10%(低值易耗品除外）。法律法規(guī)、公司上級單位另有規(guī)定的，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。簽訂合同時(shí)由經(jīng)營部嚴(yán)格管控。 3、訂立合同時(shí)，約定以訴訟方式解決糾紛的，應(yīng)在合同中明確訴訟管轄地或訴訟管轄地的選擇方法；約定以仲裁方式解決糾紛的，應(yīng)明確仲裁委員會。 4、合同對方原則上必須是單位，簽訂合同時(shí)必須加蓋單位的合同專用章或公章，并由該單位的法定代表人或委托代理人簽字，委托代理人要出示合法有效的授權(quán)委托書，并由各部門統(tǒng)一留存。5、 公司嚴(yán)禁與個(gè)人簽訂合同。確需與個(gè)人簽訂合同的，須經(jīng)總經(jīng)理書面批示，方可按本辦法規(guī)定進(jìn)入合同審批流程。6、合同簽訂的前提是相關(guān)手續(xù)必須齊全（計(jì)劃、招標(biāo)、調(diào)研資料等），按時(shí)簽訂，否則不予辦理。第十三條 合同文本標(biāo)準(zhǔn)化管理1、合同的簽訂一般按公司法律顧問提供的規(guī)范文本使用，需要變更條款內(nèi)容的，承辦部門說明理由，會同經(jīng)營部共同擬定合同條款，經(jīng)法律顧問審核，由經(jīng)營部最終審定使用。2、對方當(dāng)事人提供的格式合同，對其中限制我方權(quán)利和免除對方責(zé)任的條款，必須經(jīng)法律顧問審核后，由公司經(jīng)營部最終審定使用。第二節(jié) 合同的會審第十四條 為強(qiáng)化公司管理，最大限度地防范市場及法律風(fēng)險(xiǎn)，公司合同的簽訂執(zhí)行合同會審制度。第十五條 公司合同的會審需按照公司內(nèi)部會審流程及總公司會審流程執(zhí)行。第十六條 合同會審流程： 公司內(nèi)部會審流程：1、建設(shè)工程合同、工程材料合同的會審流程：經(jīng)營部（發(fā)起并調(diào)度）工程部部長、經(jīng)營部部長工程分管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)營部分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理。2、其他合同的會審流程：經(jīng)營部（發(fā)起并調(diào)度）承辦部門部長、經(jīng)營部部長承辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)營部分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理。 總公司會審流程：經(jīng)營部（調(diào)度）法律顧問、總公司分管領(lǐng)導(dǎo)總公司總經(jīng)理。第十七條 合同審核實(shí)行承辦負(fù)責(zé)制。 1、承辦部門要按照公司準(zhǔn)入條件對簽訂合同的主體進(jìn)行資格預(yù)審，對合同的合法性負(fù)責(zé)。（1）審查簽訂合同當(dāng)事人是否是經(jīng)過有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的法人、個(gè)體工商戶；是否是具備與簽訂合同相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的公民。審查對方的法人營業(yè)執(zhí)照及年檢情況、經(jīng)營范圍、組織機(jī)構(gòu)代碼證（如是否合法注冊、是否存在未年檢或被吊銷營業(yè)執(zhí)照等）、相應(yīng)資質(zhì)(對法律法規(guī)規(guī)定需要具備相應(yīng)資質(zhì)條件或經(jīng)營許可的合同項(xiàng)目，要根據(jù)合同內(nèi)容審查對方的資質(zhì)現(xiàn)狀，即是否獲得相應(yīng)資質(zhì)及目前效力情況)；合同主體是個(gè)人的，可以要求其提供相應(yīng)的個(gè)人身份信息，如姓名、身份證號、詳細(xì)地址。（2）審查負(fù)責(zé)簽訂合同的單位或個(gè)人是否具有相應(yīng)的合法授權(quán)，有無簽約權(quán)限。對對方代理人身份有無代理權(quán)、代理權(quán)限范圍、期限等進(jìn)行必要的審查；企業(yè)法人的分支機(jī)構(gòu)簽訂合同時(shí)需由法人授權(quán)。有擔(dān)保人的合同，審查擔(dān)保人是否具有擔(dān)保能力和擔(dān)保資格，必要時(shí)進(jìn)行工商登記查詢。（3）審查對方資信能力、業(yè)績、人員等。對對方的履約能力進(jìn)行必要評估，如根據(jù)經(jīng)營現(xiàn)狀、以往合作情況以及其他客戶評價(jià)等因素對其履行能力及信用程度進(jìn)行考量，以保證簽約后順利履行合同，必要時(shí)應(yīng)要求對方提供資信證明。一般重大工程項(xiàng)目、重要項(xiàng)目或者較大額度的采購合同，應(yīng)要求對方出具履約保證金函。2、承辦部門對合同條款認(rèn)真把關(guān)，對合同有效性負(fù)責(zé)。承辦部門要按照合同性質(zhì)對合同主體、標(biāo)的物、質(zhì)量、數(shù)量、工程造價(jià)、承包方式、履約時(shí)間、安全等主要條款認(rèn)真把關(guān)，并對其有效性負(fù)責(zé)。其他審核部門進(jìn)行協(xié)助審核，法律顧問對合同的法律文本審核。第十八條 申請合同會審時(shí)應(yīng)提供下列資料：1、工程招標(biāo)的全套文件及中標(biāo)通知書；2、合同對方的資質(zhì)、資信資料【營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證、安全生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證、個(gè)人身份證、出具授權(quán)委托書（單位、個(gè)人）等證明材料】；3、參加會審部門認(rèn)為有必要提供的其它相關(guān)資料。第十九條 合同會審的主要內(nèi)容：1、合同的實(shí)質(zhì)性審查。主要審查合同的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，包括但不限于按照合同性質(zhì)對合同主體、標(biāo)的物、質(zhì)量、數(shù)量、工程造價(jià)、承包方式、履約時(shí)間、安全等主要條款的審查；2、合同的形式審查。主要對合同文本所涉法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審查。 第二十條 聯(lián)營、協(xié)作單位以公司名義對外洽談工程合同除進(jìn)行上述合同會審?fù)?，工程部還必須對該單位全面履行本合同的能力進(jìn)行審查，審查合格后，辦理資格準(zhǔn)入手續(xù)，申請合同會審時(shí)，必須如實(shí)填寫清楚，不得弄虛作假，隱瞞真相。第二十一條 會審過程中，審核部門提出明確修改意見的，承辦單位應(yīng)進(jìn)行修改或繼續(xù)與對方當(dāng)事人協(xié)商。如修改確實(shí)困難，應(yīng)經(jīng)法律顧問審核，審核部門最終確認(rèn)后，方可加蓋合同專用章。凡未按規(guī)定經(jīng)審核會簽的合同，辦公室不得用印。第二十二條 合同會審時(shí)間為提高合同審批效率，合同上傳OA及時(shí)審批。參加合同會審部門自接到合同之日起，審批時(shí)間不得超過24小時(shí)。特殊復(fù)雜的合同，與承辦部門溝通后，可做相應(yīng)延長。第三節(jié) 重大經(jīng)營事項(xiàng)的前置審核第二十三條 重大經(jīng)營事項(xiàng)是指公司的重大投資、資產(chǎn)處置、改制改組、公司上市、發(fā)行債劵，股權(quán)轉(zhuǎn)讓、分立、合并、破產(chǎn)、解散及重大招標(biāo)、合同、擔(dān)保等。 第二十四條 公司各有關(guān)重大經(jīng)營事項(xiàng)的承辦部門，應(yīng)當(dāng)在立項(xiàng)、調(diào)研階段書面通知公司經(jīng)營部參加，并將全部材料報(bào)送公司經(jīng)營部。公司經(jīng)營部安排法律顧問應(yīng)對相關(guān)事項(xiàng)的法律風(fēng)險(xiǎn)及建議向有關(guān)部門出具法律意見書，報(bào)公司總經(jīng)理。 第二十五條 公司經(jīng)營部要對重大事項(xiàng)進(jìn)行全過程參與，直至該事項(xiàng)的法律程序結(jié)束。 第二十六條 前置審核的方式： 1、參加有關(guān)重大經(jīng)營事項(xiàng)的會議或召開與法律審核事項(xiàng)有關(guān)的會議； 2、參與有關(guān)重大技改、基建工程項(xiàng)目前期調(diào)研的活動； 3、查閱有關(guān)重大經(jīng)營事項(xiàng)的資料； 4、了解有關(guān)重大經(jīng)營事項(xiàng)執(zhí)行、落實(shí)情況，必要時(shí)要求有關(guān)部門和單位負(fù)責(zé)人作出說明。 第二十七條 公司各部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行法律意見書，使其承辦的重大經(jīng)營事項(xiàng)合法化和規(guī)范化。未執(zhí)行法律意見書的，應(yīng)當(dāng)作出書面說明，報(bào)送公司總經(jīng)理和經(jīng)營部，并存檔備查。第二十八條 上述重大事項(xiàng)前置審核通過后，須經(jīng)公司經(jīng)理辦公會會議通過。之后，按公司合同會審流程辦理合同簽署事宜。第四節(jié) 合同的履行第二十九條 公司簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同，由合同承辦部門負(fù)責(zé)履行。第三十條 合同的履行應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和合同中的相關(guān)約定進(jìn)行。具體程序是：1、合同標(biāo)的業(yè)務(wù)承辦部門或使用部門負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定對合同標(biāo)的進(jìn)行驗(yàn)收，對質(zhì)量與技術(shù)是否與合同約定及法律法規(guī)的要求相一致負(fù)責(zé)；2、合同標(biāo)的業(yè)務(wù)承辦部門或使用部門按合同約定對合同標(biāo)的驗(yàn)收時(shí)，如對產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)要求有異議，按照約定書面向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出異議；3、保修期滿，使用部門未提出質(zhì)量異議的，支付質(zhì)保金。第五節(jié) 合同的變更和解除第三十一條 合同簽訂后不得隨意變更或解除。如確需變更或解除的，按照以下流程辦理。由承辦部門提出書面申請，分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，將原合同收回交經(jīng)營部辦理變更或解除手續(xù)。第三十二條 有下列情況之一，允許變更或解除合同。1、經(jīng)當(dāng)事人協(xié)商同意；2、由于不可抗力致使合同約定的義務(wù)不能履行；3、由于一方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同。第三十三條 合同對方要求變更合同時(shí)，必須有書面變更協(xié)議，我公司應(yīng)在約定的期限內(nèi)將意見以書面形式回復(fù)對方，嚴(yán)禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而擅自憑口頭約定變更原合同。我公司因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因并請求對方書面回復(fù)，盡快與對方當(dāng)事人溝通達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。第三十四條 變更或解除合同的通知或協(xié)議，一律采用書面形式。第三十五條 在合同履行過程中對方當(dāng)事人客戶名稱或主體資格變更，應(yīng)提供工商登記機(jī)構(gòu)或原客戶單位出具的證明材料。第三十六條 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同實(shí)施單位應(yīng)當(dāng)催促當(dāng)事人采取有效措施，同時(shí)要收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向公司經(jīng)營部報(bào)告。如遇有不可抗力或者其它原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。第六節(jié) 合同糾紛的處理第三十七條 合同未能按約定全面履行，雙方或一方當(dāng)事人主張另一方承擔(dān)違約責(zé)任而形成合同糾紛。 第三十八條 合同履行中非因不可抗力因素出現(xiàn)下列情況之一的，承辦單位應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)營部：1、對方拒絕履行；2、對方遲延履行；3、對方履行不適當(dāng)；4、對方不能履行，但拒不返還定金、預(yù)付款；5、因我公司原因，不能接受對方履行；6、其他導(dǎo)致合同糾紛的情形。 第三十九條 發(fā)生合同糾紛后，承辦單位應(yīng)向經(jīng)營部說明與糾紛有關(guān)的事實(shí)，并提供相應(yīng)的書面證據(jù)材料。 第四十條 發(fā)生合同糾紛后，與對方當(dāng)事人進(jìn)行解決合同糾紛的交涉期間，承辦單位未與經(jīng)營部協(xié)商確定，不得向?qū)Ψ匠鼍呷魏螘娉兄Z。第四十一條 是否就糾紛事宜提起訴訟或仲裁，經(jīng)營部應(yīng)提供以下意見以供公司領(lǐng)導(dǎo)參考： 1、法律關(guān)系和事實(shí)的分析； 2、訴訟發(fā)生費(fèi)用的估算； 3、訴訟利益得失的判斷。第四十二條 公司訴訟及仲裁事務(wù)報(bào)總公司企業(yè)管理部，由企業(yè)管理部牽頭處理，公司經(jīng)營部配合。第四十三條 公司需要外聘律師的，公司提出申請，由總公司企業(yè)管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第七節(jié) 合同專用章管理第四十四條 公司合同專用章由辦公室統(tǒng)一刻制，統(tǒng)一備案，統(tǒng)一發(fā)放使用，統(tǒng)一管理，并到總公司企業(yè)管理部備案。禁止任何部門擅自刻制各類合同專用章。 第四十五條 合同專用章由公司指定專人管理，并建立合同專用章使用臺帳。合同專用章管理人員對合同必須嚴(yán)格審核后，方可加蓋印章。禁止在空白合同上加蓋合同專用章。第四十六條 合同專用章不得擅自攜往外地。合同專用章遺失的，應(yīng)立即登報(bào)聲明作廢，并將情況向總公司企業(yè)管理部匯報(bào)。 第八節(jié) 合同臺賬、報(bào)表及檔案管理第四十七條 公司經(jīng)營部負(fù)責(zé)建立公司合同臺帳、合同檔案。第四十八條 合同臺賬分為電子臺賬和紙質(zhì)基礎(chǔ)臺賬。合同臺賬應(yīng)對合同編號、標(biāo)的類別、標(biāo)的名稱、雙方當(dāng)事人、標(biāo)的物的規(guī)格和數(shù)量、履行期限、履行記錄等情況進(jìn)行登記。第四十九條 合同報(bào)表內(nèi)容主要包括合同簽訂情況、履行情況，分為合同月度、季度、年度報(bào)表。公司合同管理員應(yīng)按照總公司企業(yè)管理部的要求，上報(bào)公司合同報(bào)表。經(jīng)營部每季度末向總經(jīng)理報(bào)送公司本季度合同簽訂和履行情況報(bào)表，每年初報(bào)送上一年度公司合同簽訂和履行情況報(bào)表。第五十條 公司合同管理人員應(yīng)將合同及有關(guān)材料及時(shí)歸檔。檔案材料應(yīng)包括：合同審批表、合同正本、招標(biāo)相關(guān)資料，客戶營業(yè)執(zhí)照、許可證書等復(fù)印件（必須加蓋單位公章），客戶簽約人員的授權(quán)委托書，客戶報(bào)價(jià)材料，變更、解除、異議處理等有關(guān)合同履行的往來函件等。第五十一條 合同自加蓋公司合同專用章起即由經(jīng)營部留存。 經(jīng)營部每年3月份以前將上一年度的合同臺帳及合同原件交公司檔案室歸檔。 第四章 合同管理獎懲第五十二條 有下列情形之一的，將對有關(guān)部門及