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檔案管理論文分享的范文 【摘要】在科研項(xiàng)目檔案管理中，電子檔案和紙質(zhì)檔案都屬于其中的重要組成部分。兩者各有優(yōu)勢，同時(shí)也存在不同之處，本文擬從兩種不同形式的檔案的整合與利用方面展開闡述。 【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用 改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案工作也越來越多?？蒲许?xiàng)目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對其加以利用。 一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn) （二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。科研項(xiàng)目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。 二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用 （一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將長期共存共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。 （二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用。科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚ЯΓ朔矫娌豢商娲膬?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。 三、結(jié)束語 在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。 【參考文獻(xiàn)】 1李捷，陳鳳蘭，李秋風(fēng)等.高校學(xué)報(bào)檔案管理雙套制芻議J.城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，xx(29)：