企業(yè)內(nèi)部控制配套指引二十講PPT課件.ppt

第十六講 合同管理 合同 是指企業(yè)與自然人 法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立 變更 終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議 為加強(qiáng)合同的管理國(guó)家發(fā)布 企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào) 合同管理 根據(jù)16號(hào)指引的精神 在這一講我主要講述以下問題 1 合同管理的意義2 企業(yè)合同管理需要關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)3 合同控制的關(guān)鍵點(diǎn)4 合同訂立的控制5 合同履行的控制6 案例選講 1 1 合同管理的意義 合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容 也是企業(yè)合法經(jīng)營(yíng) 維護(hù)自身權(quán)益的重要方面 企業(yè)加強(qiáng)合同管理對(duì)于企業(yè)依法訂立并履行合同協(xié)議 提高合同履約率 減少合同糾紛 進(jìn)而促進(jìn)改善經(jīng)營(yíng)管理 提高經(jīng)濟(jì)效益 具有重要意義 企業(yè)加強(qiáng)自身合同管理 可以保障自身經(jīng)濟(jì)利益不受侵犯 使權(quán)利與義務(wù)在法律允許范圍內(nèi)得到發(fā)揮 為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展保駕護(hù)航 是企業(yè)用法律手段 2 管理經(jīng)濟(jì)行為的重要形式 隨著 對(duì)外開放 對(duì)內(nèi)搞活 的方針進(jìn)一步貫徹 合同的作用也越來越明顯 企業(yè)每年都有大量的合同簽署 履行 以及變更或者解除 如果僅憑工商行政管理部門和有關(guān)上級(jí)管理機(jī)關(guān)監(jiān)督是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的還必須從企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)管理 企業(yè)的合同是個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過程 管理人員必須用科學(xué)的管理方法來實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo) 圍繞著合同的簽署 履行 變更 解除等活動(dòng)工作 這些工作各自有著自己的內(nèi)容與特點(diǎn) 相互之間又有著密切的聯(lián)系 既給企業(yè)提供法律保護(hù)又帶來法律風(fēng)險(xiǎn) 企業(yè)必須重視合同管理的內(nèi)部控制 切實(shí)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理 又要有一套管理制度并得到嚴(yán)格執(zhí)行 3 2 企業(yè)合同管理需要關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn) 企業(yè)在合同管理過程中 必須關(guān)注風(fēng)險(xiǎn) 主要風(fēng)險(xiǎn)可能來自下列 1 未訂立合同 未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同 合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求 合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐 可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害 2 合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng) 可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗 經(jīng)濟(jì)利益受損 3 合同糾紛處理不當(dāng) 可能損害企業(yè)利益 信譽(yù)和形象 4 3 合同控制的關(guān)鍵點(diǎn) 企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)實(shí)行歸口管理原則 那個(gè)部門的業(yè)務(wù)就由那個(gè)部門管理 但簽署合同時(shí)必須有法律 財(cái)會(huì)部門參與 合同的條款擬定 審批 執(zhí)行等要有一個(gè)流程與順序 每個(gè)部門的權(quán)利都要授權(quán) 任何人不得越權(quán)處理經(jīng)濟(jì)合同 對(duì)合同的簽署 執(zhí)行 變更 解除等具體工作要有人員或機(jī)構(gòu)定期檢查 評(píng)價(jià) 對(duì)薄弱環(huán)節(jié)及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo) 及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施 合同變更與解除 必須報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)決定 并由法律 財(cái)會(huì)部門參與活動(dòng)始終 5 合同管理必須堅(jiān)持不相容職務(wù)分離 達(dá)到內(nèi)部牽制 制約的原則 合同管理中發(fā)生的舞弊以及商業(yè)賄賂等問題 一般都是沒有形成內(nèi)部牽制的制約關(guān)系 才造成涉案機(jī)會(huì) 合同一經(jīng)簽署 一般情況時(shí)不得隨便變更的 但在執(zhí)行過程中到處充滿風(fēng)險(xiǎn) 每一個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)都不能忽疏 必須堅(jiān)持誰經(jīng)辦的業(yè)務(wù)誰來執(zhí)行 實(shí)行崗位責(zé)任制 合同執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛 必須及時(shí)上報(bào)主管部門和高層領(lǐng)導(dǎo) 至于采取什么應(yīng)對(duì)措施 決不能以個(gè)人說了算 必須集體決策 更不允許未經(jīng)授權(quán)就相對(duì)方作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾 企業(yè)必須建立合同管理評(píng)估制度 對(duì)簽署與執(zhí)行情況作出全面評(píng)價(jià) 及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題 防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生 6 4 合同訂立的控制 企業(yè)對(duì)外發(fā)生的重要經(jīng)濟(jì)行為 均應(yīng)簽訂相關(guān)的合同 合同簽署前 應(yīng)當(dāng)了解調(diào)查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格 信用等情況 確保對(duì)方當(dāng)事人的履約能力 對(duì)方資信調(diào)查是訂立合同前最重要的一件合同管理活動(dòng) 調(diào)查有利于提高合同履約率和經(jīng)濟(jì)交往的安全性 調(diào)查分為資信調(diào)查與主體資格調(diào)查兩個(gè)部分 企業(yè)必須明確哪個(gè)部門那幾個(gè)人具體負(fù)責(zé)那個(gè)合同簽約前的調(diào)查 具體負(fù)責(zé)調(diào)查的人員在工作前必須列出調(diào)查提綱 明確調(diào)查的具體內(nèi)容以及調(diào)查渠道 調(diào)查內(nèi)容一般有 1 對(duì)方是否具有法人與非法人資格 是否公民資格 是否具有合同簽訂主體資格 7 2 經(jīng)營(yíng)范圍是否合法 要看合同簽訂的業(yè)務(wù)是否超出經(jīng)營(yíng)范圍 對(duì)于一些重要資料和特殊商品是否取得許可證 3 其他自然情況是否屬實(shí) 如注冊(cè)地址 聯(lián)系電話 郵編 營(yíng)業(yè)地址 銀行開戶帳號(hào)等 4 有無擔(dān)保人 擔(dān)保人情況如何 5 具體簽約人是否合法 簽約前一定要求對(duì)方簽約人出示簽約資格證明 是法人代表的出示法人代表資格證明 代理人的必須取得法人代表授權(quán) 授權(quán)委托書與本人居民身份證等證件 重點(diǎn)看看代理權(quán)是否超出代理期限 6 簽約方的資產(chǎn)情況 生產(chǎn)規(guī)模 有無履約能力 平常有無不守信事件發(fā)生 8 調(diào)查渠道一般有 1 企業(yè)法人注冊(cè)的工商行政管理部門 工商行政管理部門是我國(guó)依法負(fù)責(zé)企業(yè)法人注冊(cè)和合同協(xié)議管理的行政管理部門 可以直接向其申請(qǐng)查詢注冊(cè)資料 2 行業(yè)主管部門或企業(yè)主管部門 我國(guó)的行業(yè)主管部門隨著政企分開的體制改革進(jìn)行 雖然不再下達(dá)指令性計(jì)劃 但仍有宏觀指導(dǎo)的職能 與企業(yè)仍然存在隸屬關(guān)系 可以提供企業(yè)基本情況 3 專業(yè)銀行 銀行本是結(jié)算與融資的專業(yè)部門 了解客戶結(jié)算預(yù)存款情況 也掌握一些企業(yè)信用資料數(shù)據(jù) 我們完全可以通過銀行了解情況 4 請(qǐng)專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)或中介機(jī)構(gòu)調(diào)查 要求出具調(diào)查報(bào)告 5 通過其他客戶了解情況 9 6 通過網(wǎng)上查詢 7 企業(yè)平時(shí)從報(bào)刊雜志等媒介收集資料 企業(yè)的調(diào)查工作指定調(diào)查人以后 還必須約定調(diào)查期限 到時(shí)要向合同管理部門提交調(diào)查報(bào)告 形成報(bào)告制度 調(diào)查報(bào)告制度必須明確調(diào)查人的責(zé)任 如因個(gè)人調(diào)查失職 調(diào)查的信息不實(shí) 給企業(yè)造成損失 應(yīng)規(guī)定處罰辦法 企業(yè)的合同應(yīng)建立審核和內(nèi)部會(huì)簽制度 必須有法律 財(cái)會(huì)部門參與 會(huì)簽合同時(shí)重點(diǎn)考慮合同的合規(guī)性 經(jīng)濟(jì)性 可行性 嚴(yán)密性等相關(guān)內(nèi)容 第一 合法性 主要指合同的主體 內(nèi)容和形式合服法律要求 合同訂立的程序符合規(guī)定 結(jié)算方式合法 資產(chǎn)動(dòng)用的手續(xù)完備 條款規(guī)定內(nèi)容沒有違法內(nèi)容 10 這一點(diǎn)必須高度重視 一旦合同條款中出現(xiàn)違法現(xiàn)象 就會(huì)形成無效合同 比如 某企業(yè)與甲公司簽訂購(gòu)買原材料合同 在合同中規(guī)定必須以現(xiàn)金直接支付給對(duì)方價(jià)款8萬元 這是一款違反國(guó)務(wù)院現(xiàn)金管理?xiàng)l例的行為 由于合同條款違法 自然就是無效合同 幸虧銀行發(fā)現(xiàn)問題 提出疑問 付款方終止了合同 才沒有發(fā)生法律后果 否則 一旦執(zhí)行 付款企業(yè)就要因違反現(xiàn)金管理?xiàng)l例而承擔(dān)罰款處罰 教訓(xùn)就是簽訂合同的人員不懂法 才會(huì)有此違法條款 第二 經(jīng)濟(jì)性 所謂經(jīng)濟(jì)性就是合同內(nèi)容符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益 簽此合同能給企業(yè)帶來利益 絕不是損失或者危害 11 第三 可行性 這是指簽約方資信可靠 有履行合同的能力 并不是指空賣空 并沒有與他人發(fā)生違約失信現(xiàn)象 其所買賣標(biāo)的產(chǎn)權(quán)明確 擔(dān)保方式可靠等 第四 嚴(yán)密性 一般說來 嚴(yán)密性是建立在合法性的基礎(chǔ)上 合同條款齊備 完整 文字表述準(zhǔn)確 附加條件適當(dāng) 合法 合同約定的權(quán)利 義務(wù)明確 數(shù)量 單價(jià) 金額等標(biāo)示準(zhǔn)確 手續(xù)完備 這個(gè)嚴(yán)密性一是合法 二是懂得合同要求的技術(shù)知識(shí) 外行人起草的合同不可能嚴(yán)密 因?yàn)樗痪邆鋵I(yè)知識(shí) 有漏洞也會(huì)不知道 更沒有感覺 所以 合同簽署不但業(yè)務(wù)部門參與 還要求法律 財(cái)會(huì)部門參與 就是達(dá)到合同簽署人員專業(yè)知識(shí)齊全 保持嚴(yán)密性 12 我講一個(gè)案例大家分析一下 這是我剛來山東的上個(gè)世紀(jì)80年代中期 剛剛改革開放的山東從東北購(gòu)進(jìn)木材 由于木材奇缺 再加之運(yùn)輸問題 山東的木材是緊俏商品 一家不法商人就利用此機(jī)會(huì)詐騙了一家企業(yè) 當(dāng)時(shí)木材二道販子說直徑20厘米園木 大小頭不相差4厘米 紅松材質(zhì) 德州火車站交貨 單價(jià)每立方米600元 沒車皮50立方米 先交錢在發(fā)貨 保證交款后15日內(nèi)到貨 錢到不能如期交貨 承擔(dān)150 賠償責(zé)任 合同也是按此擬定條款 當(dāng)時(shí)市場(chǎng)上20厘米原木紅松800元左右一立方米 企業(yè)看出有便宜 就決定簽合同 大家看看此合同技術(shù)上有什么問題 13 企業(yè)付款后 果然如期到貨 但很多原木已經(jīng)糟朽 失去使用價(jià)值 但紅松材質(zhì) 20厘米粗沒有問題 兩家打起官司 對(duì)方以發(fā)貨完全符合合同要求不承擔(dān)責(zé)任 這個(gè)合同就在于簽約者不懂木材專業(yè)知識(shí) 沒有在合同中標(biāo)注 無蟲蝕 無糟朽 當(dāng)年新伐木材 人家完全可以說是按合同發(fā)貨 20厘米粗 紅松園木 大小頭不差4厘米 就是都是很直的圓木 至于你合同沒有規(guī)定的 現(xiàn)在你要求是沒有道理的 加之80年代中期 中華人民共和國(guó)合同法 還沒有頒發(fā) 當(dāng)時(shí)法制不健全 只是 合同條例 官司沒有打贏 企業(yè)白白遭受損失三萬多元 我曾經(jīng)請(qǐng)教過一位糧食局的專職采購(gòu)業(yè)務(wù)員 面粉采購(gòu) 14 2020 2 4 15 應(yīng)該注意什么問題 當(dāng)然我們非常熟悉 他告訴我說 光看面粉白度和書面的標(biāo)準(zhǔn)沒用 因?yàn)槊娣郯撞话卓梢蕴砑釉霭讋?標(biāo)準(zhǔn)是寫在紙上的官話 你得抓一把面粉放到嘴里用吐液和面 細(xì)細(xì)唨嚼 才能發(fā)現(xiàn)有沒有土 是不是 芽面 在唨嚼中品嘗出 面筋 是多少 每次嘗完面粉 要漱口幾分鐘都漱不干凈 感覺合格 還要用信封封存三袋作為樣品 雙方加蓋公章封口 以后發(fā)貨與樣品不符 可以拆封化驗(yàn) 沒有封存樣品 日后就沒有辦法說清楚訂貨時(shí)的標(biāo)準(zhǔn) 所以 我強(qiáng)調(diào)合同文本的語言嚴(yán)密性 而且由技術(shù)知識(shí)決定你能不能嚴(yán)密 合同訂立后 副本及相關(guān)資料要由管理部門歸檔 16 5 合同履行的控制 企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行合同 并且密切注意對(duì)方履約情況 合同履行過程中 我方如有特殊原因 包括不可抗力自然災(zāi)害 不能履約 或者需要延遲履約等情況 必須立即上報(bào)高層管理者 立即采取應(yīng)對(duì)措施或者補(bǔ)救措施 做出妥善處理 盡量取得對(duì)方原諒 把損失壓縮到最低限度 盡量維護(hù)企業(yè)的聲譽(yù)和社會(huì)形象 17 合同一經(jīng)簽訂 一般不得隨意變更 因政策調(diào)整 市場(chǎng)變化或者遭到不可抗力自然災(zāi)害時(shí) 應(yīng)盡力協(xié)商 按規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同終止或變更 一定堅(jiān)持誠(chéng)信為本 不得損害對(duì)方利益 一旦出現(xiàn)合同糾紛 應(yīng)根據(jù)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的指示 盡量協(xié)商處理 協(xié)商無效的必須經(jīng)高層批準(zhǔn)才能訴諸法律 法律是維護(hù)我們權(quán)益的武器 但不是唯一的或者必須使用的武器 而是沒有其他辦法解決的前提下無奈選擇的辦法 合同糾紛的解決辦法 1 經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的 應(yīng)重新簽訂合同或協(xié)議 或者增加補(bǔ)充協(xié)議 由雙方蓋章后生效 2 合同糾紛協(xié)商無效的 必須及時(shí)向高層管理者匯報(bào) 18 并依合同或協(xié)議約定的仲裁或訴訟方式解決 合同管理部門要把合同移交法律部門辦理 3 糾紛處理過程中 任何單位或部門未經(jīng)授權(quán)均不得向?qū)Ψ阶鞒鰧?shí)質(zhì)性答復(fù)和承諾 合同執(zhí)行完畢 要整理存檔 定期進(jìn)行合同管理評(píng)估 總結(jié)經(jīng)驗(yàn) 防范風(fēng)險(xiǎn) 19 6 案例選講 案例1 百威公司合同案例百威公司是一家外商投資企業(yè) 公司的內(nèi)部控制在幾年中不斷發(fā)展 合同管理中有一套制度 采購(gòu)時(shí)一直按照填制請(qǐng)購(gòu)單 詢價(jià)比較 選擇供應(yīng)商 合同評(píng)審 合同簽訂的流程控制 但當(dāng)月初詢價(jià)時(shí) 采購(gòu)員要求供應(yīng)商報(bào)價(jià) 而報(bào)來的材料規(guī)格 型號(hào)與要求不符 沒辦法只好由業(yè)務(wù)員電話詢價(jià) 而采購(gòu)員最后訂貨的價(jià)格比同類廠家高出10萬元 采購(gòu)員沒有說明供應(yīng)商的增值稅發(fā)票情況 向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)只說價(jià)格是最低的 造成主管審批失誤 20 供貨商發(fā)貨到達(dá)時(shí) 采購(gòu)業(yè)務(wù)遠(yuǎn)沒有按規(guī)定驗(yàn)收入庫 而是星期天供應(yīng)商送貨 趁倉庫無人而將原材料直接送到生產(chǎn)車間 交貨后沒有及時(shí)結(jié)算 而是單證壓在業(yè)務(wù)員手中 結(jié)算時(shí)財(cái)會(huì)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不具有納稅主體 開出的增值稅發(fā)票不合格 沒有扣稅功能 但此時(shí)原材料已經(jīng)使用完畢 生米已經(jīng)做熟了飯 只能如此 但百威公司依據(jù)合同繼續(xù)調(diào)查 順線索摸出采購(gòu)業(yè)務(wù)員改為不合格公司進(jìn)貨 拿了人家回扣 案例分析 百威公司雖然有了內(nèi)部控制制度 但對(duì)合同控制沒有到位 首先缺少供應(yīng)商主體資格調(diào)查 導(dǎo)致小規(guī)模納稅人供貨 21 企業(yè)沒能得到增值稅扣稅 直接損失一萬元 企業(yè)商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)失控 產(chǎn)生缺陷 詢價(jià) 談判和簽訂合同由同一個(gè)人負(fù)責(zé) 沒有制約 所以發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)員受賄 百威公司合同起草沒有有關(guān)部門參加 而是有一人完成 不相容職務(wù)沒有分離 可見 內(nèi)部控制在合同管理中何等重要 案例2 安徽河肥面粉公司處理合同實(shí)例安徽河肥面粉公司幾年來一直與大華糧油公司合作 銷售其生產(chǎn)的面粉 每月發(fā)貨一節(jié)火車50噸 合作非常好 雙方度很守信 一方每月發(fā)貨50噸 一方每月結(jié)算50噸的貨款 突然 去年三月大華公司收貨完畢提出本批貨物短缺 22 6袋面粉 共計(jì)150公斤 價(jià)格180元 面粉公司業(yè)務(wù)員聽到信息后立即請(qǐng)示總經(jīng)理 然后回答說 不必查找原因 本次按合同結(jié)算 下月發(fā)貨保證多裝6袋 給予補(bǔ)足 下月不補(bǔ)足在雙倍扣貨款 大華公司同意如此處理 糾紛立即解決 案例分析 合肥面粉公司的做法正確 因?yàn)槎倘?袋面粉 實(shí)在是難以查出原因 到底是發(fā)貨少發(fā)了 還是運(yùn)輸途中丟失 還是其他原因 查找的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于承擔(dān)損失 所以還是自己公司承擔(dān)為好 不傷和氣 保持長(zhǎng)久合作伙伴關(guān)系 雖然損失6袋面粉 但公司是最大贏家 23 案例3 甲公司與乙連鎖超市訂立合同銷售冰箱10臺(tái) 合同約定為BX215型 每臺(tái)售價(jià)1800元 乙超市早已付款 甲公司按時(shí)發(fā)貨 但乙超市接到貨物驗(yàn)收入庫時(shí)發(fā)現(xiàn)發(fā)來冰箱均為BX205型 與合同不符 經(jīng)交涉 確系甲公司發(fā)貨人員責(zé)任事故 錯(cuò)發(fā)了商品 但所發(fā)商品均為合格品 品牌 樣式相同 只是容積 型號(hào)不為合同所訂 甲公司立即承認(rèn)錯(cuò)誤 要求對(duì)方接受這批商品 同時(shí)再按合同規(guī)定另發(fā)商品10臺(tái)BX215型 對(duì)方不太同意 但甲公司同意降低價(jià)格10 乙超市同意接受 同時(shí)要求再補(bǔ)發(fā)合同規(guī)定型號(hào)冰箱 雙方皆大歡喜 協(xié)商解決糾紛 24 案例分析 甲公司合同管理存在缺陷 發(fā)貨人沒有完成崗位責(zé)任 但公司沒有監(jiān)督檢查人員 也沒有復(fù)核人員 合同執(zhí)行中內(nèi)部控制有缺陷 發(fā)貨一個(gè)人負(fù)責(zé) 沒有不相容職務(wù)分離 但出現(xiàn)差錯(cuò)后 挽救措施及時(shí) 雖然減價(jià)10 還比退貨損失要小 說明應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)措施良好 案例4 郵局郵丟包裹的要約賠償合同顧客張某到郵政局營(yíng)業(yè)所給親人郵寄包裹 內(nèi)有羊絨大衣一件 商店