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第一章 采購管理制度基礎一、物料與采購管理系統(tǒng) (一) 材料分類編號 1.原料、物料的劃分 2.常備料與非常備料劃分 3.編號原則設定 (二) 存量控制 1.管理基準設定 2.用料差異管理 (三) 請(采)購作業(yè) 1. 請購方式設定 2. 請購部門設定 3. 請購手續(xù)及權限 4. 請購進度控制 5. 供應廠商的選擇與資料建立 6. 采購方式設定 7. 詢價、議價及訂購作業(yè) 8. 采購進度控制 9. 采購核決權限 10. 進口事務作業(yè) 11. 廠商交貨異常處理 (四) 驗收作業(yè) 1. 收料作業(yè)規(guī)定 2. 超短交料處理 3. 檢驗規(guī)范設定 4. 檢驗結果處理 5. 材料退貨處理 (五) 倉儲作業(yè) 1. 倉位規(guī)劃 2. 料位及料品標示 3. 帳務處理 4. 盤點周期方式及異常處理 5. 倉庫安全管理措施 (六) 領料、發(fā)料作業(yè) 1. 材料領用規(guī)定 2. 以舊換新規(guī)定 3. 材料退庫作業(yè) 4. 外協(xié)加工料交運管理 (七) 成品倉儲管理 1. 倉位規(guī)劃 2. 繳庫核點 3. 出貨控制 4. 退貨處理 5. 滯成品管理 (八) 滯料、廢料管理 1. 滯料、廢料定義2滯料、廢料的處理二、采購管理工作內容 人員工作內容物控請購方式與存量基準的設定、生產用料的統(tǒng)計及預估、生產用料的請購與余料轉用 進料異常與生產管理、采購協(xié)調處理采購建立供應商與價格記錄 采購方式的設定及市場行情調查 詢價、比價、議價、訂購作業(yè) 交料進度控制與逾交督促 進料質量、數量異常處理 內外銷差價、退稅資料提供 付款整理、審查外協(xié)外協(xié)廠商開發(fā)與簽約 建立外協(xié)廠商與工繳記錄 外協(xié)產量、交貨期、尾控制 外協(xié)用料出廠管理 外協(xié)品的質量異常處理 外協(xié)用料與工繳結算材料組進廠材料及外協(xié)品點收及不合格品退回 材料發(fā)放批號管理，余料提報 材料保管及帳務處理 庫位規(guī)劃與整理、安全維護 滯料及有價值廢品的庫存提報 庫存盤點與帳物核對 提供有關庫存動態(tài)資料成品組成品繳庫的點收核對 成品出庫交運處理 成品保管及帳務處理 成品庫位規(guī)劃、整理與安全維護 庫存盤點與帳、物核對 滯存品庫存提報 提供有關成品庫存資料第二章 采購管理制度一、標準采購作業(yè)程序采購作業(yè)內容是從收到輔料采購申請單開始進行分發(fā)采購，由采購經辦人員先核對請購內容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權限，呈核訂購。詳細作業(yè)程序及要點是： 程 序 要 點 接 單 分 發(fā) 1請購單各欄填寫是否清楚 2按分配原則分派請購 3急件優(yōu)先分派辦理 4無法于需用日期辦妥者通知請購部門 5撤銷請購單應先送辦理 詢 價 1充分了解請購材料的品名、規(guī)格 2急件或需用日期接近者應優(yōu)先辦理 3向廠商詳細說明品名、規(guī)格、質量要求、數量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法 4同規(guī)格產品有幾家供應宜均詢價 5有否其他較有利的代用品或對抗品 6應提供同規(guī)格，不同廠牌做比較 7有否必要辦理售后服務及保固年限 8新廠商產品，是否需經檢驗試用 比 價、議 價 1廠商的供應能力是否能按期交貨、質量確認 2是否殷實可靠的生產廠或直接進口商 3其他經銷商價格是否較低 4經成本分析后，設定議價目標 5是否必要向廠商索取型號比較 6價格上漲下跌有何因素 7是否必要開發(fā)其它廠商或轉外購 8規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經理議價或設定議價目標 呈 核 1請購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件 2買賣慣例需超交者應注明 3現場選用較貴材料時，聯(lián)絡請購部門述明原因 4按核決權限呈核 訂 購 1需預付定金，內外銷價需辦退稅、或規(guī)定多少金額以上或有附帶條件等應制定買賣合同 2再向廠商確認價格交貨期質量條件 3分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單 催 交 1約交日期前應再確認交貨期 2無法于約交日期前交貨時聯(lián)絡請購部門并列入交貨期異?？刂票韮却咿k 3已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交 整 理 付 款 1發(fā)票抬頭及內容是否相符 2發(fā)票金額與請購單價格是否相符 3有否預付款或暫借款，應處理 4是否需要扣款 5需要辦退稅的請購單轉告財務部 二、標準采購作業(yè)細則一、請 購第一條 請購單的開立、遞送(一)請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參考庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數量、需求日期及注意事項經部門負責人審核。(二)需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統(tǒng)購材料，請購部門應提出請購。 (三)緊急請購時，由請購部門于請購單上注明原因，以急件遞送。(四)材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應于請購單上注明“試車檢驗”及“預定試車期限”。(五)日常用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制請購單提出請購。第二條 請購核決權限(一）內購： 1. 原物料：(1) 請購金額預估在1萬元以下者，由部長核決。(2) 請購金額預估在1萬元至5萬元者，由主管副總核決。(3) 請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。 2.財產支出：(1)請購金額預估在2000元以下者，由部長核決。(2)請購金額預估在2000元至2萬元者，由主管副總核決。(3)請購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。 (二)外購：1.請購金額預估在10萬(含)元以下者，由主管副總核決。2.請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。第三條 采購計劃單的撤銷(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于請購單上注明撤銷原因。(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：1.采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。2.原請購單已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。3. 原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。二、采 購第一條 采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 (二)長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。第二條 采購作業(yè)處理期限采購部門應依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。第三條 詢價、比價、議價(一)采購經辦人員接獲“請購單”后應根據請購部門的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。(二)若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于請購單上予以證明，經主管核發(fā)后，先請使用部門或請購部門簽注意見后呈核。(三)對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。(四)采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第四條 呈核及核決采購經辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經部長審核，并依請購核決權限呈核。第五條 訂購(一)采購經辦人員接到經核決的“請購單”后應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。 (三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應于“請購單”注明“暫借款采購”，以資識別。 第六條 進度控制及事務聯(lián)系(一)采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以控制采購作業(yè)進度。(二)采購經辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應注明原因及“預定完成日期”，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第七條 整理付款(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”送采購部門，經與發(fā)票核對無誤，于翌日前由負責人核章后送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續(xù)。 (二)內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。三、需求審批管理規(guī)定為了進一步加強計劃管理，健全企業(yè)管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，促進資金的合理周轉，堵塞開支過程中的各種漏洞，公司對需求的審批工作做如下通知： (一)審批手續(xù)和權限：發(fā)單人必須填寫大約價值并提出開支(采購)的足夠理由，經部門簽字后，送財務部審批，財務部審批后分類送公司分管領導審批。部門經理審批權限在2萬元以內，公司分管副總經理(含同級領導)審批權限在20萬元以內，每份需求單所列合計金額超過20萬元人民幣必須報總經理審批。(二)對預算外需求的審批，除執(zhí)行以上審批手續(xù)外，一律報總經理審批。(三)各部門需開支(采購)時，凡沒有按上述審批手續(xù)審批的，財務部將拒絕付款。四、進料驗收管理辦法第一條 本公司對物料的驗收以及入庫均依本辦法作業(yè)。第二條 待收料物料管理收料人員于接到采購部門轉來已核準的“采購單”時，按供應商、物料類別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業(yè)。第三條 收料(一)內購收料1.材料進廠后，收料人員必須依“采購單”的內容，并核對供應商送來的物料名稱、規(guī)格、數量和送貨單及發(fā)票并清查數量無誤后，將到貨日期及實收數量填記于“請購單”，辦理收料。2.如發(fā)覺所送來的材料與“采購單”上所核準的內容不符時，應即時通知采購處理，并通知主管，原則上非“采購單”上所核準的材料不予接受，如采購部門要收下該等材料時，收料人員應告知主管，并于單據上注明實際收料狀況，并會簽采購部門。(二)外購收料1.材料進廠后，物料管理收料人員即會同檢驗單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對材料名稱、規(guī)格并清點數量，并將到貨日期及實收數量填于“采購單”。2.開柜(箱)后，如發(fā)覺所載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內容不同時，通知采購部門處理。3.其發(fā)覺所裝載的物料有傾覆、破損、變質、受潮等異常時，經初步計算損失將超過5000元以上者(含)，收料人員即時通知采購人員聯(lián)絡公證處前來公證或通知代理商前來處理，并盡可能維持異狀態(tài)以利公證作業(yè)，如未超過5000元者，則依實際的數量辦理收料，并于“采購單”上注明損失數量及情況。4.對于由公證或代理商確認，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核示后，送財務部門及采購部門督促辦理。第四條 材料待驗進廠待驗的材料，必須于物品的外包裝上貼材料標簽并詳細注明料號、品名規(guī)格、數量及入廠日期，且與已檢驗者分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”以為區(qū)分，收料后，收料人員應將每日所收料品匯總填入“進貨日報表”以為入帳清單的依據。第五條 超交處理交貨數量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部門于收料時，在備欄注明超交數量，經請購部門主管(含科長)同意后，始得收料，并通知采購人員。第六條 短交處理交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但經請購部門主管同意者，可免補交，短交如需補足時，物料管理部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。第七條 材料驗收規(guī)范為利于材料檢驗收料的作業(yè)，質量管理部門就材料重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的材料質量研訂“材料驗收規(guī)范”，呈總經理核準后公布實施，以為采購及驗收的依據。第八條 材料檢驗結果的處理(一)檢驗合格的材料，檢驗人員于外包裝上貼合格標簽，以示區(qū)別，物料管理人員再將合格品入庫定位。(二)不合格驗收標準的材料，檢驗人員于物品包裝貼不合格的標簽，并于“材料檢驗報告表”上注明不良原因，經主管核示處理對策并轉采購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理憑此以辦理退貨，如特采時則辦理收料。第九條 退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單”并檢附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。第十條 實施修正本辦法呈總經理核準后實施。五、設備引進管理規(guī)定（一） 原則1.為了保證我公司設備引進工作的順利進行，使引進工作正?；⒁?guī)范化，特制定本規(guī)定。2.引進設備是一項重要、嚴肅的工作，各級人員必須高度重視，以嚴肅的態(tài)度進行此項工作。3.引進設備必須遵循上級主管單位及本公司的有關規(guī)定。4.引進工作必須堅持原則，秉公辦事，維護公司的利益。堅持綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務”四個方面，要競爭，擇優(yōu)選取。5.引進工作必須根據公司制定的發(fā)展規(guī)劃和技術發(fā)展趨勢，結合公司實際，有計劃地進行。規(guī)定主要適用于引進較大的項目，其他小項目的引進購置，可參照本規(guī)定執(zhí)行。（二） 機構1.設備引進工作在公司總經理的統(tǒng)一領導下進行。由總工程師主持項目的招標和談判工作，公司設立設備引進小組。由總工程師任組長，有關部門代表參加。2.引進小組的職責是，根據需要提出引進項目，報總經理批準立項后，搞好引進項目的技術談判和招投標商務談判。3.不同專業(yè)的設備引進項目，可根據實際需要，臨時吸收相關部門的有關技術人員參與項目的招標和談判。（三） 方法和程序1.設備引進項目由總工提出，然后交引進小組審定，報公司總經理批準后，由引進小組組織有關技術人員進行項目的招標和談判。2.需要招標或詢價的項目，必須通過討論確定招標、詢價的對象。由總工組織制定和發(fā)放招標書，并妥善保管外商的投標資料。3.引進小組組織項目的開標和議標，并確定談判對象及有關事項。4.引進小組負責通知供應商談判。談判時引進小組成員一般不少于總人數的四分之三。 5.開標、議標和談判必須指定專人記錄。記錄資料必須妥善保存。6.供應部負責編制合同書并完成其他商務事項。（四） 紀律1.引進項目的招標、詢價和談判，必須嚴格按照有關規(guī)定和程序進行。2.引進工作人員必須嚴格遵守公司的有關情報和機密。任何人不得單獨與供應商接觸談及引進項目的實質性問題，更不能向對方泄露公司擬定的標底和談判策略，任何人不得將我方的重要信息以任何方式告知對方。3.在引進工作過程中，除正當的業(yè)務或禮節(jié)需要接受少量價值不高的紀念品外，不準單獨接受超額饋贈禮品，確實難以拒絕的應交公司處理。4.對于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分；觸犯刑律的，交司法機關追究其刑事責任。（五） 其他技術培訓、驗收的名單由總工與相關主管領導研究確定報總經理批準，根據工作關系和需要與相關主管領導研究確定。六、物資采購供應工作制度為保證本公司一切生產用物資的正常供應，特訂如下制度：(一)加強物資的計劃管理。根據各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度