檔案制度完整版.doc

浙江春暉環(huán)保能源有限公司檔案管理制度為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性、科學(xué)性、有效性和保密性，特制定本制度。一、歸檔的范圍凡記述和反映公司基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研、改建、經(jīng)營(yíng)、管理、黨群工作、外事活動(dòng)、生活后勤等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，包括簿冊(cè)、圖紙、圖書(shū)、計(jì)算材料等都應(yīng)作為公司的檔案保存并歸檔。歸檔內(nèi)容主要可分為以下六大類：1、行政綜合類： 公司所發(fā)的各類通知、紅頭文件、上報(bào)文件、會(huì)議紀(jì)要、年報(bào)、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃與總結(jié)匯報(bào)、政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的各類重要文件。 2、人事培訓(xùn)類：人事勞資管理工作和教育培訓(xùn)中形成的文件材料：包括員工花名冊(cè)、勞動(dòng)保險(xiǎn)、勞動(dòng)合同、員工身份證、技能比賽、教育培訓(xùn)備案等。3、生產(chǎn)技術(shù)類：生產(chǎn)運(yùn)行方面的各類技術(shù)資料：包括檢修、運(yùn)行、調(diào)度、監(jiān)督、節(jié)能、燃料等管理性文件及上級(jí)主管部門(mén)檢查等形成的文件材料。4、基礎(chǔ)建設(shè)類：基礎(chǔ)建設(shè)工程的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)調(diào)查報(bào)告、選址報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、招標(biāo)和投標(biāo)文件、土建資料、事故處理報(bào)告、設(shè)備調(diào)試材料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5、新建項(xiàng)目類：污泥焚燒項(xiàng)目及新建鍋爐項(xiàng)目等。6、物資供應(yīng)類：交易往來(lái)簽訂的技術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同。二、檔案的收集與整理1、本制度范圍內(nèi)的檔案由人事檔案科實(shí)行集中統(tǒng)一管理。任何人不得以任何借口占為己有，公司第一手重要資料必須全部上交。2、檔案管理員向各主管部門(mén)催收應(yīng)該歸檔的原始資料、歷史遺留檔案時(shí)，各部門(mén)應(yīng)積極配合與支持。凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。 3、各部門(mén)在工作中形成的文件材料必須按時(shí)積累，整理；專用的收、發(fā)文件資料，按其重要性確定是否歸檔。 4、部門(mén)職能范圍內(nèi)的其他檔案由各部門(mén)自行保管，如：會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。5、公司新進(jìn)大型設(shè)備，必須在檔案管理員在場(chǎng)情況下，開(kāi)箱驗(yàn)收；所有隨帶資料必須先歸檔，再辦理借閱手續(xù)借閱。三、 檔案的借閱1、查閱檔案原則上在檔案室查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。各部門(mén)原則上只能查閱本部門(mén)形成的檔案，查閱其它部門(mén)的檔案須經(jīng)歸檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案借閱及復(fù)印必須填寫(xiě)相應(yīng)的檔案借閱登記表、復(fù)印登記表予以備案。2、企業(yè)員工借閱資料需經(jīng)檔案室同意方可登記借閱與本人工作有關(guān)的檔案，并辦理借閱手續(xù)。與本職工作無(wú)關(guān)的卷宗一律不借。3、外單位人員來(lái)公司查閱檔案，應(yīng)持公司領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)好的外單位人員借閱聯(lián)系單方可借閱。4、查閱有密級(jí)的檔案，須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意抄錄、復(fù)印、拍照、翻版。5、檔案借閱者必須做到： 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 6、檔案遺失后，借閱者應(yīng)立即報(bào)告檔案室。檔案室應(yīng)積極采取補(bǔ)救措施，并根據(jù)遺失檔案的性質(zhì)進(jìn)行處理?？梢匝a(bǔ)救的檔案，由遺失者補(bǔ)、復(fù)、曬，所需成本計(jì)入所在部門(mén)。四、檔案的保密1、檔案是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案部門(mén)是機(jī)密文件、資料的匯集地，保證檔案機(jī)密是檔案人員的職責(zé)。檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家有關(guān)保密制度，加強(qiáng)管理、防止丟失、泄密。2、檔案室保管的具有密級(jí)的檔案都必須蓋有“密級(jí)印戳”存放在有保障的地方，并經(jīng)常檢查情況。鑰匙應(yīng)放在指定地點(diǎn)，不準(zhǔn)隨意亂放或攜帶外出。五、檔案的銷(xiāo)毀1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。4、對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人事檔案科長(zhǎng)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。六、檔案庫(kù)房管理1、檔案庫(kù)房必須堅(jiān)固、門(mén)窗密封性能好，庫(kù)房必須和辦公室，閱覽室分開(kāi)。2、檔案庫(kù)房應(yīng)有防火，防盜，防潮，防光，防鼠，防蟲(chóng)，防塵，防污染的設(shè)備和安全措施。3、檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度，定期開(kāi)窗通風(fēng)。4、每天下班前應(yīng)關(guān)閉門(mén)窗，切斷電源，做好保衛(wèi)和安全工作。5、檔案的設(shè)置要做到排列有序，便于查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。6、經(jīng)常檢查檔案材料的保管狀況，發(fā)現(xiàn)毀、損或異常情況應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。7、保管膠片，照片，磁帶，磁盤(pán)等特殊載體的檔案應(yīng)有特制的裝具，遠(yuǎn)離化學(xué)、物理污染