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辦公室軟體Officesoftware 陳以德助理教授 高醫(yī)大舊二棟210107 3121101轉(zhuǎn)2586itchen kmu edu tw 學(xué)習(xí)目標(biāo) 辦公室軟體Writerv s WordCalcv s ExcelImpressv s PowerPointBasev s AccessMathDraw 文書(shū)處理軟體介紹 文書(shū)處理軟體的功能與特點(diǎn)游標(biāo) 捲動(dòng)軸與基本輸入功能電子文件的基本結(jié)構(gòu)版面設(shè)定字體 字形大小 字型變化格式 表格插入功能樣式文書(shū)處理軟體與WebPage 文書(shū)處理軟體的功能與特點(diǎn) 一 文書(shū)處理勝過(guò)傳統(tǒng)打字機(jī)的地方 使列印和打字工作分離修改容易文書(shū)處理軟體的一般性功能建立文件檔案編輯版面儲(chǔ)存 取回檔案列印文件 文書(shū)處理軟體的功能與特點(diǎn) 二 現(xiàn)代文書(shū)處理軟體的特殊優(yōu)點(diǎn) 所見(jiàn)即所得特性 WYSIWYG 列印預(yù)覽功能修改復(fù)原功能拼字與文法檢查功能結(jié)合其他軟體文件之功能本課程以O(shè)penOffice之Writer為例 游標(biāo) 捲動(dòng)軸與基本輸入功能 基本上有兩種輸入模式 插入與取代 使用Insert鍵切換 游標(biāo) 捲動(dòng)軸 電子文件的基本結(jié)構(gòu) 頁(yè) 版面 分欄 圖文區(qū)塊 文字排列方式 段落 行表格 圖片文字 上標(biāo) 下標(biāo) 其他 標(biāo)號(hào) 附註 索引 數(shù)學(xué)式子 圖表等等 版面設(shè)定 透過(guò) 格式 選項(xiàng)下的 頁(yè)面 可以叫出 上 下 左 右 3 頁(yè)尾 第一章 頁(yè)首 字體 字形大小 字型變化 格式 一 格式 處理文字 段落 分欄等設(shè)定 格式 二 表格 一 表格 處理電子文件裡的表格物件 表格 二 表格結(jié)構(gòu) 儲(chǔ)存格 列 欄 插入功能 透過(guò) 插入 功能 可以將文字編輯軟體與圖片 試算表等等應(yīng)用軟體結(jié)合 插入 手動(dòng)換行 可以造成換頁(yè) 換欄的效果 插入 文字方塊 可製作 sidebar 樣式 一 段落樣式 樣式 其實(shí)在一篇電子文件中 會(huì)使用到的字形 格式與段落設(shè)定是有限的 而且常常不出 標(biāo)題 本文 簽名 附註 等等分類 把常用的幾種分類的格式設(shè)定加以整合 就成了 樣式 文件樣式 範(fàn)本 一個(gè)使用者會(huì)使用到的電子文件種類一般也是相當(dāng)有限的 把使用者會(huì)用到的電子文件之固定內(nèi)容與相關(guān)樣式預(yù)先存起來(lái) 以便未來(lái)叫用而加速電子文件的完成 就稱為範(fàn)本文件 樣式 二 樣式 三 文件樣式 範(fàn)本 的建立 利用 檔案 選項(xiàng)下的 另存新檔 透過(guò)改變檔案類型以建立文件樣式 文書(shū)處理軟體與WebPage Writer的文件可利用 檔案 選項(xiàng)下的 或者是透過(guò)設(shè)定 另存新檔 選項(xiàng)下的 檔案格式 將電子文件轉(zhuǎn)換成HTML格式 網(wǎng)頁(yè) 目前Writer與Word所轉(zhuǎn)換出來(lái)的HTML檔案較手寫(xiě)的HTML檔案大 Word只與IE的相容性高 並且有些特殊的文件格式無(wú)法轉(zhuǎn)換 例如 分欄文件 但不失為一種建立網(wǎng)頁(yè)的好工具 對(duì)於需求較低的文書(shū)處理需求 不妨考慮AbiWord或OpenOffice等軟體 試算表軟體 Calc的畫(huà)面範(fàn)例 試算表軟體簡(jiǎn)介 一 將商業(yè)資料表示成表格狀之工作表稱為 試算表 Spreadsheet 其前身就是企業(yè)的 帳簿 試算表的基本單位是 儲(chǔ)存格 儲(chǔ)存格內(nèi)可以存放 數(shù)字 文字 公式 等等 儲(chǔ)存格位址是欄編號(hào) 列編號(hào) A1 B3 C9試算表中最常用到的功能是 自動(dòng)填滿 功能 級(jí)數(shù)會(huì)自動(dòng)增加 一樣的資料會(huì)自動(dòng)填滿另有加總 排序 平均等功能 試算表軟體簡(jiǎn)介 二 公式使用到其他儲(chǔ)存格時(shí) 有絕對(duì)參照 A 1 A 2 相對(duì)參照 A1 A2 兩種現(xiàn)代的試算表 並可以結(jié)合商業(yè)圖表繪製功能 有效的表達(dá)出某因素變化時(shí)整體結(jié)果的改變 what if分析 雖說(shuō)主要是用在商業(yè)上 但是拿來(lái)整理實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)也很好用 簡(jiǎn)報(bào)軟體 簡(jiǎn)報(bào)軟體繪圖軟體 簡(jiǎn)報(bào)軟體之功能與基本結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng)Impress基本操作投影片播放動(dòng)畫(huà)效果列印投影片上網(wǎng)繪圖軟體簡(jiǎn)介 簡(jiǎn)報(bào)軟體之功能與基本結(jié)構(gòu) 簡(jiǎn)報(bào)軟體 用來(lái)製作 播放簡(jiǎn)報(bào)投影片的軟體系統(tǒng)電子簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu) 投影片 內(nèi)容包含文字 圖形 聲音等等 投影片母片 背景 投影片備註 備忘錄 投影片大綱 簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng) 一 一張投影片內(nèi)容不宜過(guò)多 投影片內(nèi)容以涵蓋 講述重點(diǎn) 為準(zhǔn) 善用圖形表達(dá) 字體宜大 顏色不宜使用過(guò)多 注意軟體的 內(nèi)定值 簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng) 二 一張投影片內(nèi)容不要放太多 放太多內(nèi)容會(huì)讓聽(tīng)眾眼花撩亂 一些演講的枝枝節(jié)節(jié)不需要全部放入投影片中 投影片上只要擺一些重點(diǎn)項(xiàng)目即可 那些枝枝節(jié)節(jié)的東西到時(shí)候口頭說(shuō)明即可 這樣才能有效的發(fā)揮投影片的影響力圖形勝過(guò)千言萬(wàn)語(yǔ) 如果可以用圖形來(lái)表達(dá) 就盡量使用圖形來(lái)表達(dá) 這樣會(huì)讓聽(tīng)眾覺(jué)得印象深刻 而且有說(shuō)服力 投影片的字 盡量弄得大一點(diǎn) 清楚一點(diǎn) 否則聽(tīng)眾會(huì)看不清楚投影片的字 PowerPoint內(nèi)定的字體大小很不錯(cuò) 大標(biāo)題大約是40點(diǎn)左右 投影片大約是32到24點(diǎn) 另外 如果用投影機(jī)或廣播系統(tǒng)來(lái)播放投影片 也可以利用彩色來(lái)增加投影片的吸引力 只不過(guò)不要弄巧成拙 弄得太過(guò)花俏 反而讓人無(wú)法專注於報(bào)告的內(nèi)容 Impress基本操作 一 利用 格式 選項(xiàng)內(nèi)的 頁(yè) 來(lái)設(shè)定投影片的大小 A4或螢?zāi)淮笮〉鹊?Impress基本操作 二 以插入投影片建立投影片基本上Impress的使用與Writer或Word的使用類似字體 字型 排列狀況 項(xiàng)目符號(hào) 行距 文字方塊 等等以 檢視 功能表在繪圖 投影片 大綱等區(qū)域中切換 以 檢視 裡面的 背景 來(lái)檢視各種投影片背景 母片 Impress有六種檢視投影片的模式 Impress基本操作 三 以投影片母片來(lái)建構(gòu)整個(gè)簡(jiǎn)報(bào)投影片的標(biāo)準(zhǔn)格式 投影片母片包含標(biāo)題區(qū) 物件區(qū) 內(nèi)容區(qū) 與相關(guān)圖形 投影片母片的修改影響整份簡(jiǎn)報(bào)的投影片 以 檢視 中的 背景 中的 投影片母片 來(lái)修改投影片母片 擷取電腦畫(huà)面按鍵 PrintScreen 抓整個(gè)桌面Alt PrintScreen 抓作用的視窗 Impress基本操作 四 以 插入 或Copy Paste來(lái)整合 圖片 影像 聲音 與其他軟體 Impress附有美工圖案 使用 畫(huà)廊 插入 以繪圖功能完成簡(jiǎn)單的圖形繪製 左邊的ICON按久一點(diǎn)會(huì)出現(xiàn)選項(xiàng)Impress是向量繪圖方式 需要注意物件順序 Impress基本操作 五 可以使用 格式 中的 頁(yè) 中的 背景 來(lái)套用背景 如writer Word一般 可以利用 檔案 裡的 開(kāi)啟新檔 來(lái)使用預(yù)先設(shè)計(jì)好的範(fàn)本 如果臨時(shí)要套用已經(jīng)設(shè)計(jì)好的範(fàn)本 可用 格式 樣式 投影片設(shè)計(jì) 來(lái)變更 要更換整個(gè)投影片的樣式 請(qǐng)?jiān)?投影片母片 中變更 投影片播放 一 用 簡(jiǎn)報(bào)投影片 裡的 投影片放映 F5鍵或按對(duì)應(yīng)的icon來(lái)進(jìn)行放映 設(shè)定放映簡(jiǎn)報(bào)投影片 用來(lái)設(shè)定畫(huà)筆 箭頭與播放開(kāi)始點(diǎn) 投影片播放 二 播放期間 按Shift F5鍵可以叫出播放助手 更換 畫(huà)筆 或 指標(biāo) 等等 動(dòng)畫(huà)效果 一 基本上可以分為 投影片切換動(dòng)畫(huà) 與 內(nèi)容顯示動(dòng)畫(huà) 投影片切換動(dòng)畫(huà) 可用 簡(jiǎn)報(bào)投影片 中的 投影片切換 選項(xiàng)來(lái)設(shè)定 內(nèi)容顯示動(dòng)畫(huà) 可用 簡(jiǎn)報(bào)投影片 中的 自訂動(dòng)畫(huà) 選項(xiàng)來(lái)設(shè)計(jì) 使用動(dòng)畫(huà)效果 要有 物件 的觀念 動(dòng)畫(huà)效果 二 變換投影片 換頁(yè)聲音 最好不要有聲音 套用 運(yùn)作速度 效果名稱 動(dòng)畫(huà)效果 三 自訂動(dòng)畫(huà) 動(dòng)畫(huà)效果 動(dòng)畫(huà)出現(xiàn)順序 動(dòng)畫(huà)範(fàn)例 簡(jiǎn)報(bào)軟體之功能與基本結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng)PowerPoint基本操作投影片播放動(dòng)畫(huà)效果投影片上網(wǎng) 列印 一 利用 檔案 選項(xiàng)內(nèi)的 列印 來(lái)列印簡(jiǎn)報(bào)資料 列印 二 選擇列印的 其他 按鈕 可以列印 備註 講義 大綱 等等 講義 按 檢視 講義頁(yè) 可看到講義格式 按 版面配置 可以設(shè)定講義格式建議用 四頁(yè)一張 投影片上網(wǎng) 利用 檔案 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