比亞迪管理制度13.docx

第一節(jié) 應(yīng)收帳款第一條 銷售核算流程：本流程主要是為了加強(qiáng)對應(yīng)收帳款的管理，規(guī)范銷售核算行為，保證有關(guān)憑證的正確傳遞和保存。銷售核算處會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)貨單和發(fā)票、出口報(bào)關(guān)單處理帳務(wù)，制作記帳憑證。貨款收到后，銷售核算處會(huì)計(jì)查詢是哪筆貨款，并填入客戶代碼，制作記帳憑證，會(huì)計(jì)主管審核后歸檔。銷售核算處會(huì)計(jì)隨時(shí)跟蹤貨款到帳情況，掌握各客戶帳期。第二條 執(zhí)行細(xì)則：a) 客戶檔案管理：所有客戶資料必須納入公司統(tǒng)一管理，客戶檔案資料包括：公司名稱，地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)聯(lián)系人，財(cái)務(wù)部電話，國內(nèi)需要增值稅發(fā)票的客戶還須提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，稅務(wù)登記證。b) 定單的管理：公司所有報(bào)價(jià)都必須由市場部經(jīng)理，總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽字確認(rèn)，報(bào)價(jià)按交貨地點(diǎn)不同分兩種價(jià)格，境外交貨為基本報(bào)價(jià)，境內(nèi)交貨無論收取的是外匯還是人民幣都在境外交貨的基礎(chǔ)上另加17%，所有定單由總工辦統(tǒng)一管理，總工辦審核定單報(bào)價(jià)是否合理。由于銷售員與客戶之間達(dá)成的價(jià)格上的變動(dòng)及客戶要提取貿(mào)易傭金和折扣導(dǎo)致與定單不符時(shí)，銷售員應(yīng)要求客戶先按原定價(jià)格如數(shù)支付貨款，不得直接從貨款中扣除。由銷售員向總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后備齊資料交財(cái)務(wù)部，包括與客戶簽定的傭金合同、申請以及其他財(cái)務(wù)部要求的資料，財(cái)務(wù)部在收到資料后的一周內(nèi)付款，因上述手續(xù)未辦造成出貨與回款不符的由銷售員個(gè)人承擔(dān)?？偣まk經(jīng)合同評(píng)審合格后根據(jù)銷售定單安排生產(chǎn)。未進(jìn)行客戶檔案登記的原則上總工辦不安排生產(chǎn)，特殊情況除外, 但由此造成的損失由相關(guān)人員承擔(dān)。c) 出貨管理：生產(chǎn)完畢進(jìn)倉后，總工辦根據(jù)定單開具發(fā)貨單，由財(cái)務(wù)部簽字后送交倉庫，倉庫憑發(fā)貨單發(fā)貨，發(fā)貨單作為財(cái)務(wù)部入帳的依據(jù)之一，因此要求所開發(fā)貨單正確無誤，與出口報(bào)關(guān)單一致，因種種原因造成發(fā)貨單與出口報(bào)關(guān)單不一致的，追究當(dāng)事人責(zé)任。d) 發(fā)票的管理：發(fā)票分為出口銷售發(fā)票與一般銷售發(fā)票，一般銷售發(fā)票又分為增值稅發(fā)票與普通發(fā)票，貨物報(bào)關(guān)出口后根據(jù)發(fā)貨單與出口報(bào)關(guān)單開具出口銷售發(fā)票，國內(nèi)銷售根據(jù)客戶的要求開具增值稅發(fā)票或普通發(fā)票，開具增值稅發(fā)票時(shí)，發(fā)票上客戶名稱必須與發(fā)貨單、定單、收款單客戶名稱一致。境外客戶在境內(nèi)有分公司的，送給分公司的貨物視同內(nèi)銷處理，開具普通發(fā)票。報(bào)價(jià)時(shí)以出口報(bào)關(guān)價(jià)為基數(shù)，在出口報(bào)關(guān)價(jià)的基礎(chǔ)上增加17%。客戶要求境外交貨但是因?yàn)槲宜救藶樵颍ㄈ缍▎蝹鬟f不及時(shí)或生產(chǎn)沒有按時(shí)完成）造成境外交貨來不及，不得不在境內(nèi)交貨的，由責(zé)任人承擔(dān)該定單17%稅款。因境外客戶特殊要求可在提供上述發(fā)票的同時(shí)提供INVOICE，對INVOICE執(zhí)行以下規(guī)定：（一） INVOICE原則上由跟單銷售員制作，財(cái)務(wù)部審核，共三聯(lián)：第一聯(lián)為財(cái)務(wù)部聯(lián)，第二聯(lián)為客戶聯(lián)，第三聯(lián)為銷售員留存聯(lián)。（二） INVOICE一定要注明公司發(fā)貨單號(hào)碼。（三）INVOICE所反映貨物品種、名稱、數(shù)量、金額要與發(fā)貨單一致。（四）INVOICE號(hào)碼編寫按5段12位碼規(guī)則填列：第一段為客戶代碼（總工辦提供），一般為三位；第二段為出貨年，取2位，如2000年取末兩位；第三段為發(fā)貨月，取2位碼；第四段為發(fā)貨日，取兩位。第五段為總順序號(hào)取3位。五、退貨補(bǔ)貨管理：客戶要求退貨時(shí)，銷售員必須與客戶聯(lián)系，確認(rèn)其型號(hào)、數(shù)量、退貨日期，并據(jù)此填寫退貨審核記錄表第一項(xiàng)后傳給總工辦?？偣こ處煷_認(rèn)后，由總辦安排車輛拉回退貨，司機(jī)必須書面與雙方倉庫人員交接清楚。凡屬于總工辦未通知司機(jī)拉的退貨，司機(jī)不得擅自從客戶處拉回退貨，并向客戶說明我司關(guān)于退貨處理的具體情況?？偣まk專人負(fù)責(zé)對退貨電池進(jìn)行編號(hào)（如：TH99001-01），并存檔記錄。倉庫收到退貨后應(yīng)立即清點(diǎn)數(shù)目，發(fā)現(xiàn)與客戶所報(bào)數(shù)目不符的，立即通知總工辦，由銷售員最遲在第二天反饋客戶，客戶服務(wù)部在接到通知后三天內(nèi)向總工辦遞交檢驗(yàn)報(bào)告，并提出處理意見?？偣まk根據(jù)檢驗(yàn)報(bào)告及客戶要求判定處理結(jié)果，決定補(bǔ)貨或由客戶扣款。同時(shí)辦理入庫手續(xù)（開具紅字發(fā)貨單），紅字發(fā)貨單根據(jù)客戶退貨單與所收實(shí)物填寫，形式必須與客戶退貨單保持一致，并注明扣款還是補(bǔ)貨，需要補(bǔ)貨的盡可能當(dāng)月補(bǔ)齊，補(bǔ)貨時(shí)開具發(fā)貨單同時(shí)注明退貨時(shí)紅字發(fā)貨單號(hào)碼，并做好退補(bǔ)貨的登記工作。六、回簽單管理：貨物發(fā)出后，收貨單位必須在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)證明已收到貨物（回簽單），這將作為收取貨款的依據(jù)，因此回簽單的管理尤其重要。針對此種情況，特做如下規(guī)定：總工辦開出發(fā)貨單時(shí)作好登記，司機(jī)送貨時(shí)在登記本上簽字取走客戶、回單兩聯(lián)，司機(jī)送貨回來后交回總工辦有客戶簽字及客戶公章的回單（回簽單），并在總工辦登記本上簽字，總工辦必須保證取得所有發(fā)貨的回簽單，收齊后定期轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)。登記本由總工辦作為檔案妥善保管，工作交接時(shí)作為重要檔案交接的一部分。銷售員需要拿原件向客戶收取貨款的，必須復(fù)制一份留底，并在復(fù)印件上簽字并注明取走日期。登記本格式如下：客戶名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額號(hào)碼日期送貨人回簽單交回人財(cái)務(wù)部七、貨款回收：企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是以實(shí)現(xiàn)收入為目的，因此一筆銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生，直到貨款完全收回才算結(jié)束。新客戶第一次業(yè)務(wù)必須現(xiàn)款現(xiàn)貨，即財(cái)務(wù)部收妥對方貨款后才允許發(fā)貨，信用證結(jié)算除外。公司所有業(yè)務(wù)必須通過銀行結(jié)算，嚴(yán)禁私自收取現(xiàn)金行為，特殊原因必須收現(xiàn)金的須由客戶自行到公司財(cái)務(wù)部交款，或由財(cái)務(wù)部認(rèn)可，并派專人陪同時(shí)方可收取。針對一些業(yè)務(wù)來往比較久信用比較好的老客戶，公司會(huì)根據(jù)對方的信用情況給予一定的帳期，對于公司給予帳期的客戶，跟單員必須隨時(shí)掌握客戶的經(jīng)營情況，財(cái)務(wù)運(yùn)作情況，并定期拜訪客戶。對于快到帳期的貨款應(yīng)及時(shí)提醒客戶，保證客戶按計(jì)劃付款。對于超過帳期的客戶，應(yīng)分析推遲付款的原因，是客戶一時(shí)資金周轉(zhuǎn)困難還是經(jīng)營遇到了問題，對于經(jīng)營不善的客戶，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其動(dòng)向，及時(shí)調(diào)整銷售策略，避免公司蒙受不必要的損失。對于超過帳期的客戶，跟單員必須及時(shí)書面反映給公司領(lǐng)導(dǎo)，說明原因，必要時(shí)交由司法機(jī)關(guān)解決。對于沒有及時(shí)書面反映情況的跟單員, 從超過帳期的下個(gè)月起從工資中扣除貨款。八、對帳：財(cái)務(wù)部應(yīng)收帳款負(fù)責(zé)人應(yīng)定期與客戶對帳，跟單員應(yīng)積極配合，應(yīng)在財(cái)務(wù)部發(fā)出通知后一周內(nèi)到財(cái)務(wù)部協(xié)助對帳。對于對帳過程中有特殊原因需要調(diào)帳的，銷售員必須在一周內(nèi)寫出書面說明報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，否則按對帳不符造成的差額執(zhí)行扣款。第三條 信用證的管理：在信用證操作過程中，往往存在許多不符點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、 信用證本身存在著我們無法滿足的要求，而銷售員未及時(shí)與客戶聯(lián)系進(jìn)行修改；2、 交單時(shí)間超過信用證規(guī)定的期限，若信用證沒有具體說明在SHIPMENT后*天內(nèi)，則有效期在21天。3、 海運(yùn)提單、空運(yùn)單等運(yùn)輸單據(jù)未嚴(yán)格按信用證要求制作。4、 保險(xiǎn)單的保險(xiǎn)條款不完整或被保險(xiǎn)人與信用證不符。5、 單據(jù)之間的箱嘜、貨物總重量及貨箱尺寸不一致。6、 單據(jù)的出具日期與信用證不符，如：信用證要求的傳真及快遞日期、最晚裝運(yùn)日期等。單據(jù)存在不符點(diǎn)，導(dǎo)致信用證失效，貨款回收無銀行信用作保障，不僅會(huì)使我們承擔(dān)客戶拒付的風(fēng)險(xiǎn)，而且即使客戶愿意到銀行承兌付款，也會(huì)使公司蒙受不符點(diǎn)扣費(fèi)損失。為規(guī)范信用證操作與管理，減少單據(jù)不符點(diǎn)，加快資金回收，維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益，特做如下規(guī)定：1、 客戶正式開立信用證前，銷售員應(yīng)要求客戶把信用證底單傳真到公司財(cái)務(wù)部，并由財(cái)務(wù)部把底單與購貨合同進(jìn)行核對，若一致則由銷售員通知客戶到開證銀行正式開立信用證，否則銷售員要及時(shí)與客戶聯(lián)系進(jìn)行修改并要求其開立與購貨合同一致的信用證。2、 信用證到達(dá)通知行后，由財(cái)務(wù)部通知銷售員出貨及備單。3、 發(fā)票及其他單據(jù)由銷售員備齊，外來單據(jù)（如提單、保險(xiǎn)單、FORM A、商檢證書等）在繕打正本之前由銷售員把底單拿到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，若不符信用證要求，銷售員應(yīng)在及時(shí)修改后方可通知有關(guān)機(jī)構(gòu)繕打正本。4、 銷售員備齊單據(jù)后，應(yīng)及時(shí)把全套單據(jù)交到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核并由財(cái)務(wù)部到銀行交單。5、 需要在香港交單的信用證，操作程序與上述一致，由香港分公司文員傳真到財(cái)務(wù)部審核。6、 信用證要做到單證一致、單單相符，信用證操作實(shí)行責(zé)任分解，按上述程序操作中因特殊情況造成的信用證不符點(diǎn)損失，責(zé)任人承擔(dān)50%，不按上述程序操作造成的不符點(diǎn)損失全部由個(gè)人承擔(dān)。有關(guān)發(fā)貨單、出倉單的管理規(guī)定 公司的發(fā)貨單、出倉單，既是財(cái)務(wù)部記帳的原始憑證，又是財(cái)務(wù)部出具發(fā)票向客戶索要貨款及與客戶對帳的原始依據(jù)，因此發(fā)貨單、出倉單務(wù)必做到正確無誤，否則會(huì)造成財(cái)務(wù)部記帳、回款、對帳等一系列工作的混亂?，F(xiàn)發(fā)現(xiàn)發(fā)貨單、出倉單存在以下錯(cuò)誤：1、 價(jià)格與定單、報(bào)關(guān)單不符或價(jià)格變動(dòng)后總工辦不通知財(cái)務(wù)部調(diào)帳；2、 定單號(hào)不齊或開錯(cuò)，物料編號(hào)開錯(cuò)；3、 實(shí)際送物料與報(bào)關(guān)單、發(fā)貨單、出倉單不符；4、 開單人員在發(fā)貨單、出倉單上更正后不簽章。為加強(qiáng)開單人員的工作責(zé)任感心，堅(jiān)決杜絕 以上錯(cuò)誤，特對發(fā)貨單、出倉單做出以下管理規(guī)定：1、 開錯(cuò)的單據(jù)對責(zé)任人處以一單50元的罰款；2、 價(jià)格變動(dòng)的單據(jù)總工辦必須書面的形式說明并報(bào)財(cái)務(wù)部調(diào)收備案；3、 單據(jù)更正處必須由更正人簽章。第二節(jié) 應(yīng)付帳款第一條 采購結(jié)算業(yè)務(wù)流程：采購員收集正確無誤的發(fā)票原件、進(jìn)倉單原件、合同交財(cái)務(wù)部，采購核算處會(huì)計(jì)人員對單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、合法性進(jìn)行審核。審核項(xiàng)目包括：增值稅發(fā)票形式上和內(nèi)容上的審核；進(jìn)倉單據(jù)是否合法、手續(xù)是否完整；發(fā)票、合同、進(jìn)倉單的一致性，是否完全匹配。無誤后進(jìn)行帳務(wù)處理，制作記帳憑證。采購核算處會(huì)計(jì)將增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)交稅務(wù)業(yè)務(wù)處人員辦理增值稅進(jìn)項(xiàng)抵扣。會(huì)計(jì)主管人員審核后歸檔。付款時(shí)采購人員填制付款申請單，部門負(fù)責(zé)人簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，采購核算處會(huì)計(jì)人員查詢發(fā)票是否入帳，填入供應(yīng)商代碼，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字交由出納付款，制作記帳憑證。需要予付款的隨付款申請單付定貨合同。月末，倉庫已收貨而發(fā)票未到的，暫估入帳。第二條 執(zhí)行細(xì)則1 采購：采購科接到請購單即從合格供應(yīng)商名單中選擇性能價(jià)格比合理的供應(yīng)商作為采購對象，并與供應(yīng)商簽定合同，該合同經(jīng)物料部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理核準(zhǔn)后正式生效，成為供求雙方交易的依據(jù)。2 收料：供應(yīng)商應(yīng)依照合同規(guī)定的時(shí)間、型號(hào)、數(shù)量送貨上門。貨物運(yùn)到后，由收料房點(diǎn)大數(shù)并開出收料單予送貨人，收料單上詳細(xì)填列貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、收料時(shí)間、供應(yīng)商名稱及雙方人員簽名，并加蓋“大數(shù)已點(diǎn)小數(shù)未核”章。收料單一式5份，收料房、采購、送貨人、財(cái)務(wù)部、IQC各執(zhí)一份。3 檢驗(yàn)：IQC負(fù)責(zé)對收到的貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，每批次材料檢驗(yàn)時(shí)間不得超過3天，檢驗(yàn)合格的材料應(yīng)粘貼合格標(biāo)識(shí)，檢驗(yàn)不合格的應(yīng)由物料部與供應(yīng)商聯(lián)系退貨。4 進(jìn)倉：收料房負(fù)責(zé)將檢驗(yàn)合格的材料仔細(xì)清點(diǎn)后入倉，由收料房填寫進(jìn)倉單，進(jìn)倉單應(yīng)與收料單相匹配，即開在一張收料單上的同一批次的材料必須也開在同一張進(jìn)倉單，進(jìn)倉單一式五份，倉庫、財(cái)務(wù)部、物料部、供應(yīng)商各執(zhí)一份。若點(diǎn)小數(shù)時(shí)發(fā)現(xiàn)有短缺，按實(shí)際數(shù)量進(jìn)倉，如需補(bǔ)貨應(yīng)立即通知供應(yīng)商補(bǔ)貨，補(bǔ)貨的材料進(jìn)倉時(shí)應(yīng)注明補(bǔ)貨字樣，并附原進(jìn)倉單日期號(hào)碼送交財(cái)務(wù)部、物料部。進(jìn)倉單上應(yīng)加蓋庫別章、供應(yīng)商名稱應(yīng)完整、準(zhǔn)確地填寫，同時(shí)保證原材料編碼正確無誤。經(jīng)IQC檢驗(yàn)不合格材料，開具紅字收料單，由供應(yīng)商簽字拉回。在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)不合格材料，開具不合格品處理單由生產(chǎn)車間拉長、車間主任、品管、物控簽字并注明退貨原因退到收料房，采購科反饋給供應(yīng)商，同時(shí)車間與倉庫辦理退補(bǔ)料手續(xù)，開具紅字領(lǐng)料單退料，藍(lán)字領(lǐng)料單補(bǔ)料。收料房開具紅字進(jìn)倉單，由供應(yīng)商簽字拉回。5 收料房帳務(wù)：從貨物進(jìn)入公司大門，不管是否進(jìn)倉，我司都承認(rèn)了此批貨物，因此收料房一定要作好流水帳的登記工作，根據(jù)收料單日期號(hào)碼順序登記入帳，根據(jù)進(jìn)倉單日期號(hào)碼一一核銷，退貨及與各分廠之間交接一定要對方在流水帳上簽字，以做到每批貨物去向清楚，收料員每天都要盤點(diǎn)未核銷貨物，以保證帳實(shí)相符。月末上報(bào)流水帳報(bào)表及盤點(diǎn)表給財(cái)務(wù)部采購部。車間退回物料帳務(wù)操作程序同上。財(cái)務(wù)部采購部應(yīng)付帳款管理人員必須每月抽查收料房盤點(diǎn)情況，對于收料房現(xiàn)存退貨物料及時(shí)清理。6 交單與理單：進(jìn)倉單財(cái)務(wù)聯(lián)、采購聯(lián)、回單聯(lián)由倉管員每天上交主管，再由主管登記單號(hào)后分別送交財(cái)務(wù)部、采購科，財(cái)務(wù)部、采購科確認(rèn)單號(hào)連續(xù)、無遺漏后記錄單號(hào)、日期并簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)與采購分別將進(jìn)倉單按供應(yīng)商分類整理、分開保管。理單時(shí)應(yīng)檢查單上信息填寫是否清晰、規(guī)范。采購應(yīng)每周寄一次單據(jù)給供應(yīng)商，月末最后一天寄本月最后一批單據(jù)。供應(yīng)商根據(jù)我公司進(jìn)倉單，按進(jìn)倉時(shí)間順序如實(shí)開具發(fā)票并填制供貨清單，清單內(nèi)容包括進(jìn)倉單日期、號(hào)碼、名稱、數(shù)量、金額，應(yīng)付帳款管理人員核對無誤后入帳，按發(fā)票日期確定一定帳期，到帳期按發(fā)票金額付款，做到單單清楚，發(fā)票上的供應(yīng)商名稱應(yīng)與進(jìn)倉單上的一致。7 金蝶倉庫管理系統(tǒng)未啟用前，由采購科提供采購單價(jià)給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部材料三級(jí)帳管理人員依據(jù)倉庫送交的進(jìn)倉單、領(lǐng)料單、材料自制（委外加工）進(jìn)倉單、材料自制（委外加工）出倉單，將數(shù)據(jù)輸入我司自行開發(fā)的倉庫管理信息處理系統(tǒng)，經(jīng)過審核后可以生成原材料明細(xì)帳，提供原材料收、發(fā)、存的確切數(shù)據(jù)，并為成本核算提供原材料加權(quán)平均單價(jià)。金蝶倉庫管理系統(tǒng)啟用后單據(jù)處理程序另行規(guī)定。8 月末財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳款管理人員將上述進(jìn)倉數(shù)據(jù)引出，篩選出本月已進(jìn)倉未開發(fā)票的材料暫估入帳，同時(shí)核對并保證本月進(jìn)倉金額與三級(jí)帳一致。9 帳齡分析：應(yīng)付帳款管理人員根據(jù)供應(yīng)商到票情況及暫估情況分別做出帳齡分析，帳齡起算點(diǎn)分別為發(fā)票到日及收貨日，每月編制后三個(gè)月應(yīng)付帳款資金計(jì)劃，詳細(xì)說明該月應(yīng)付的帳款，供應(yīng)商名稱。10 付款：由物料部提出申請，財(cái)務(wù)部對照帳齡分析與資金計(jì)劃，審核無誤后付款。關(guān)于發(fā)票管理的規(guī)定 近段時(shí)期以來，某些公司利用發(fā)票偷騙稅現(xiàn)象愈演愈烈，我公司也被動(dòng)地卷入，成為襲擊的對象，為了加強(qiáng)內(nèi)部管理，保證國家稅收的嚴(yán)肅性，避免不必要的財(cái)產(chǎn)損失。經(jīng)研究，特作以下規(guī)定：1. 采購員所采購的貨物，必須取得對方經(jīng)過年審的加蓋公章的稅務(wù)登記證副本（國稅）、增值稅一般納稅人資格證明、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、購銷合同。然后根據(jù)實(shí)際的購貨數(shù)量，由供貨單位開具增值稅專用發(fā)票，提供發(fā)票時(shí)必須同時(shí)附對方的“發(fā)票驗(yàn)舊供新表，XX國家稅務(wù)局發(fā)票銷售收據(jù)”原件（樣本見復(fù)印件），或者把這兩資料復(fù)印一份請稅務(wù)局蓋章后提供給我司，還可以采用把開具給我司的發(fā)票復(fù)印一份請稅務(wù)局蓋章后提供給我司?！鞍l(fā)票驗(yàn)舊供新表”與“XX國家稅務(wù)局發(fā)票銷售收據(jù)”上記錄的