行政工作指引.doc

行政事務(wù)指引本指引旨在讓公司每一位員工盡快找到行政事務(wù)處理的方法及熟知相關(guān)途徑。1. 辦公用品申購流程22. 辦公設(shè)備申購流程33. 電腦軟硬件申請44. 公共設(shè)施/辦公設(shè)備維修（借出）流程55. 請 假 流 程66. 出 差 流 程77. 車輛使用流程88. 宣傳片播放流程99. 名片印制流程1010. 公司信件交寄及收取流程1111. 報刊雜志訂閱、發(fā)放流程1212. 增加電話分機/直線電話/網(wǎng)絡(luò)接口申請流程1313. 如何使用分機電話1414. 會議室的預(yù)訂及使用須知1515. 多方通話設(shè)備/視頻設(shè)備/投影儀的借用1616. 辦公室安全須知171. 辦公用品申購流程相關(guān)表單： 辦公用品月度申領(lǐng)計劃表 具體流程： 填寫辦公用品月度申領(lǐng)計劃表不批準部門經(jīng)理審核批準每月15日前交行政文員在當月20-25日間按通知時間統(tǒng)一到行政部領(lǐng)用注：1、辦公用品指文具類辦公用品；2、如非特殊情況，不接受臨時采購申請，各部門文員及同事做好相應(yīng)采購計劃；3、新同事入職，行政部將配備一套常用文具（鉛筆一支、中性筆一支、軟皮抄一本、橡皮擦一個、鈕扣文件袋一個）即時發(fā)放。2. 辦公設(shè)備申購流程相關(guān)表格： 辦公設(shè)備申購表 具體流程：1、申請部門填寫辦公設(shè)備申購表；2、交上級審批。流程：部門經(jīng)理分管副總；3、核準后交行政文員（分機8000）匯總、采購；4、行政部在收到審批后兩個工作日內(nèi)下單采購，貨到后通知部門領(lǐng)用。注：辦公設(shè)備指：辦公儀器、辦公家具、辦公器材、打印機、復(fù)印機、傳真機等。3. 電腦軟硬件申請相關(guān)表格：電腦及軟件申請表，資產(chǎn)調(diào)配單具體流程：一、新員工入職 或 新購電腦/硬件或軟件1、申請部門填寫電腦及軟件申請表；2、交上級審批，流程：部門經(jīng)理行政部經(jīng)理總經(jīng)理；3、行政部在收到審批后兩個工作日內(nèi)尋找供應(yīng)商，核實價格并下單采購，貨到即通知部門領(lǐng)用。注：申請部門需要至少提前3天申請電腦主機設(shè)備，盡早提單，盡快解決。二、電腦硬件的調(diào)配1、申請部門填寫電腦及軟件申請表，交部門主管審批；2、交行政部，由行政部通知技術(shù)部進行硬件鑒定；3、行政部據(jù)反饋意見進行審批，確定是否需實施調(diào)換。并回饋申請部門。三、調(diào)換電腦整機或顯示器1、調(diào)換前需先征得行政部同意；2、由技術(shù)人員進行實施調(diào)換；3、申請人員填寫資產(chǎn)調(diào)配單一式兩份，分別交行政部及財務(wù)部存檔注：硬件維修無須通過行政部，可直接向技術(shù)部內(nèi)部支持人員報障。4. 公共設(shè)施/辦公設(shè)備維修（借出）流程具體流程： 1、 辦公設(shè)備使用過程中出現(xiàn)異常，請通知行政部相關(guān)人員（分機8000）；2、 發(fā)現(xiàn)公共設(shè)施有損壞，請通知行政部相關(guān)人員（分機8000）；3、 行政部將在1天內(nèi)響應(yīng)，并盡快派人檢查維修。4、 因工作需要將辦公設(shè)備借離辦公區(qū)域，需事先到行政文員（分機8000）處辦理借出登記手續(xù)。注：1、公共設(shè)施指：燈管、天花、地板、地毯、墻、窗、玻璃、洗手間等公共場地的所有相關(guān)設(shè)施。 2、辦公設(shè)備指：辦公儀器、辦公家具（桌、椅、柜）、辦公器材、打印機、復(fù)印機、傳真機等。5. 請 假 流 程 相關(guān)表格：員工請假卡、產(chǎn)檢請假卡具體流程：請假：1、 員工提前一天到公司前臺文員處填寫員工請假卡；2、 交上級審批，1) 請假3天以內(nèi)，由部門經(jīng)理審批；2) 請假5天以上，由分管副總審批；3、 批準后將表交還給行政部前臺，以備月底結(jié)算。產(chǎn)檢假：1、女職工懷孕16周以后，需要按醫(yī)囑進行產(chǎn)檢者，公司每次給予半天帶薪假。2、員工到前臺文員處填寫產(chǎn)檢請假卡，直屬上司審批即可。注：1、根據(jù)員工手冊：請假需提前一天填寫書面申請；2、病假須出具市、區(qū)級醫(yī)院證明，無醫(yī)院證明按事假處理；3、婚假須出具結(jié)婚證；4、喪假僅適用于直系親屬。6. 出 差 流 程相關(guān)表格：差旅申請表填寫差旅申請表具體流程： 部門經(jīng)理審核不批準退回申請人 批準行政文員填寫住宿安排項 行政部前臺文員(訂購機票）總裁審批不批準批準行政部將機票(及住宿)詳情告知當事人退回申請部門注：1、因公出差所需的機票及住宿，統(tǒng)一由行政部安排。行政部接到申請單后在24小時內(nèi)回復(fù)情況。2、如有不需行政部訂機票及安排住宿的（如：客戶負責機票及住宿費用），仍需填寫差旅申請表遞上級主管，審批后交行政部，行政部留存作為考勤憑據(jù)。7. 車輛使用流程相關(guān)表格： 用車申請變具體流程：1、 因公需用車的，請各部門申請人提前兩天提出申請并填寫用車申請表交至行政部，行政部審核后安排出車。2、 駕駛員憑用車單出車。用車人、駕駛員需按要求協(xié)調(diào)用車單。任務(wù)結(jié)束后，將用車登記單交由辦公室行政部。并將車輛停放在公司指定區(qū)域，并將車鑰匙交至公司行政部。3、 員工因公需用車，但車輛都已有安排，不能滿足用車需求的，可憑用車申請表中行政部會注明無車可用，并簽名），采取如下措施：一般情況下，員工可使用交通工具（如公交車、地鐵等）到達目的地。員工需保留相關(guān)發(fā)票，事后至財務(wù)部報銷。如遇緊急事件，需立即處理的，可向部門主管申請乘坐出租車，部門主管審批，經(jīng)公司副總及以上級別人員批準后，可乘坐出租車。員工需保留相關(guān)發(fā)票，事后至財務(wù)部報銷。 8. 宣傳片管理流程1、 在使用企業(yè)宣傳片過程中，使用人一定要注意保護宣傳片不受損害。2、 宣傳片放置于專用袋內(nèi)，要注意防潮、防塵、防震。3、 前臺負責播放企業(yè)宣傳片時，須根據(jù)行政人事部同意安排和排片要求，按時播放，并在播放過程中注意影像、聲音清晰度，如有 問題及時反應(yīng)報修。4、 前臺不得隨意播放電視內(nèi)容，按照要求播放公司宣傳片時，適時做好宣傳工作和客人的接待工作。5、 公司員工在其他媒介上播放公司宣傳片時，涉及保密性的招投標演示，注意保密和備份；公司對外的宣傳片播放，及時做好宣傳和廣告作用。6、 原則上我司播放宣傳片時上午一次，下午一至二次，如有特殊情況請根據(jù)排片表需求操作。9. 名片印制流程相關(guān)表格：名片印制申請表 具體流程：填寫名片印制申請表 不批準部門經(jīng)理審批退給申請人批準交給行政文員（分機8000）下周二領(lǐng)取注：1、 常規(guī)名片印制每周一次，具體時間安排為：本周五接受申請表，下周二領(lǐng)取名片； 2、 除有銷售性質(zhì)的同事外，原則上處于試用期的同事，暫不印制名片。10. 公司信件交寄及收取流程具體流程：郵件包裹交寄：1、 信件包裹填寫完畢交前臺文員；2、 交遞快件，到前臺處領(lǐng)取文件袋，填寫快遞單，連同需交寄物品一起交給前臺文員。郵件收?。?、 EMS物件，前臺文員即時知會當事人領(lǐng)取。2、 其他信件，前臺文員代收、登記，當日知會當事人領(lǐng)取、簽收；3、需本人親自領(lǐng)取的物品，由前臺通知，即時領(lǐng)取。注：1、 所有對公郵件交寄均由行政部前臺文員統(tǒng)一辦理。2、 為便于管理，公司每天下午五點前統(tǒng)一交寄物品。如超過時間，須延至下個工作日發(fā)出。3、 辦理個人快遞或信件寄出服務(wù)的，請自行付費。4、 行政部每月底匯總交寄的清單，并交由相應(yīng)部門經(jīng)理審核。5、 快遞及需本人親自領(lǐng)取的物品，由前臺文員即時知會當事人領(lǐng)取，為確保物件安全，不得由前臺文員代為領(lǐng)取。6、 其他信件，由前臺代收，當日知會當事人領(lǐng)取。11. 報刊雜志訂閱、發(fā)放流程具體流程：不批準批準每年11月行政部下發(fā)訂閱通知各部門申報訂閱計劃行政部匯總、訂購部門經(jīng)理審批退回申請人 領(lǐng)取流程：到前臺文員處領(lǐng)取前臺文員收到報刊雜志知會各部門接口人 注：1、如臨時增訂報刊雜志，需另行申請，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，報主管副總審批，批準后交行政文員（分機8000）辦理訂閱手續(xù)。2、在接到前臺文員知會當日，須及時將雜志報刊領(lǐng)走。12. 增加電話分機/直線電話/網(wǎng)絡(luò)接口申請流程相關(guān)表格： 增加線路申請表 具體流程：到前臺處填寫增加線路申請表 部門經(jīng)理審批不批準 退給申請人批準行政文員匯總退回原部門，并說明理由行政經(jīng)理審批不批準批準行政部執(zhí)行注：1、 增加直線電話時，請注明是否需要開通長途，如需要，請列明原因。2、 行政部收到審批的申請后，24小時內(nèi)響應(yīng)，并盡快安排實施。13. 如何使用分機電話1、私人電話應(yīng)控制在最低限度。2、電話在使用過程中，發(fā)現(xiàn)異常請及時知會行政部（分機8000）。3、分機轉(zhuǎn)接電話：1）分機互相轉(zhuǎn)接方法：快速短按叉簧+ 轉(zhuǎn)接分機號碼2）撥分機方法：提機+分機號碼3）代接來電： 4、分機撥打 市話 9 +上海市內(nèi)的電話號碼 14. 會議室的預(yù)訂及使用須知具體流程：咨詢前臺文員會議室閑置取消/改其他時間段否 是向前臺文員預(yù)訂在預(yù)訂時間前領(lǐng)取鑰匙注：1、使用投影儀的會議室需提前預(yù)訂，并遵守所預(yù)訂的使用時間，以保證下一部門的順利使用。2、會議室使用完畢須知：1）將座椅歸位，收拾用過的紙杯及雜物，保持會議室的整潔和衛(wèi)生；2）關(guān)好門窗、開關(guān)及空調(diào)；3）將網(wǎng)線及電話線放回原位；4）及時將鑰匙歸還給前臺文員。15. 多方通話設(shè)備/視頻設(shè)備/投影儀的借用具體流程：咨詢行政文員 設(shè)備閑置取消/改其他時間段否是預(yù)訂、登記、借用用畢歸還注：1、 多方通話設(shè)備/視頻設(shè)備/投影儀的借用采取預(yù)訂原則；2、 使用完畢后須及時歸還給行政文員；3、 如造成儀器丟失或者人為損壞，由登記借用人負責賠償。辦公室安全須知為了保障公司人員以及有形或無形的財產(chǎn)的安全，公司制定了以下程序，目的是為各部門的工作提供一個通用的指引，以確保安全。我們的安全方案的基本項目包括： 阻止未經(jīng)許可進入公司 對敏感資料的全面保護 保護公司和個人的有形財產(chǎn)1進入公司內(nèi)部/佩帶員工卡所有員工上班時均應(yīng)佩帶員工卡，行政部對周圍任何不認識或沒帶合適的員工卡的人可以詢問，并要求員工佩帶員工卡。2清理辦公桌每天工作結(jié)束時或當辦公桌有一段時間沒有人照看時，應(yīng)將辦公桌上的文件或資料等（特別是那些帶有保密信息的文件）清理保存好。3敏感資料的廢棄處理保密和不宜外傳的內(nèi)部資料，不再使用時應(yīng)用碎紙機進行粉碎，所有與敏感資料有關(guān)的圖表、表格、無用的復(fù)印件、速記本、微縮膠卷等也應(yīng)以同樣方式處理。特別是在下班時應(yīng)將所有文字處理設(shè)備包括磁盤等鎖好。4復(fù)印設(shè)備敏感性材料不要留在復(fù)印機上，或未經(jīng)粉碎就丟棄這類資料。5電腦每位員工對自己電腦里所存儲的信息負責，要求每位員工設(shè)定密碼來保護自己電腦上儲存的信息，并將設(shè)定的密碼告知部門主管備案。每位員工在下班時要關(guān)閉計算機，因工作需要24小時開機的，可以例外。6公司財產(chǎn)任何人不得私自拿取公司財產(chǎn)或產(chǎn)品。盜竊公司的財產(chǎn)或產(chǎn)品一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即開除，公司有權(quán)追究其刑事責任。7保護個人財產(chǎn)個人負責保護自己在辦公室里或在執(zhí)行任務(wù)時所帶的個人物品，公司不保障這些物件的安全，也不對個人物品包括現(xiàn)金的丟失負任何責任。若您在公司以內(nèi)遭遇到個人財產(chǎn)的丟失或是損壞，您應(yīng)立即向行政部匯報。8吸煙公司不允許在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙，杜絕火災(zāi)隱患。9安全事件的匯報發(fā)現(xiàn)下述情況，應(yīng)立即通知行政部：1）公司錢款的不正常使用或失蹤2）惡意損壞或破壞公物3）涉嫌/證實擅自泄露敏感信息4）針對公司/或公司人員的威脅恐嚇5）侵犯公司財產(chǎn)6）將非法資產(chǎn)混入公司財產(chǎn)中7)有無法判斷的少量煙霧來源、塑料燒焦的味道及幼小火苗的出現(xiàn)10疏散程序當發(fā)生火警時，您應(yīng)采